Apakah Sistem Pengumpulan Data Otomatis Hemat Biaya? Cara Membenarkan Investasi Anda

Sistem pengumpulan data otomatis seringkali merupakan investasi besar, terutama bagi perusahaan yang pertama kali menerapkan inisiatif di seluruh perusahaan yang melibatkan ribuan aset. Juara pengumpulan data otomatis dalam organisasi sering kali ingin membuktikan ROI untuk membenarkan upaya dan biaya. Untungnya, membenarkan investasi dalam pengumpulan data otomatis dapat dilakukan, dan sering kali dalam kerangka waktu yang wajar.
Mengikuti Inovasi Ada Manfaatnya
Pengadopsi awal di berbagai industri memiliki beban untuk membuktikan nilai dari merangkul kemajuan teknologi. Pada titik awal inilah sebagian besar investasi teknologi menjadi paling mahal, dengan harga yang biasanya turun seiring dengan efisiensi yang diperoleh dan kemajuan berkembang dari yang baru dan inovatif menjadi standar dan diharapkan.
Pengambilan data otomatis (ADC) telah terbukti hemat biaya dan bahkan menguntungkan di banyak industri. Sementara beberapa industri baru mulai mengadopsi standar peraturan yang mengharuskan perusahaan untuk menggunakan pelacakan aset dan metode pengumpulan data yang efisien, yang lain pertama kali menemukan nilai pengumpulan data otomatis dalam meningkatkan proses bisnis.
Fakta bahwa ADC bukanlah hal baru inovasi namun juga tidak cukup jenuh di seluruh industri menciptakan peluang unik bagi perusahaan di banyak vertikal. Dengan kata lain, Anda mendapatkan keuntungan dari biaya yang lebih rendah ditambah dengan kepercayaan untuk mengadopsi teknologi yang telah terbukti. Cari kisah sukses dari perusahaan tidak hanya di industri Anda tetapi juga di vertikal lain dengan proses dan sistem bisnis yang sebanding yang memanfaatkan otomatisasi dalam berbagai bentuk.
Meyakinkan para pemimpin bisnis untuk mengadopsi pengumpulan data otomatis adalah langkah pertama, tetapi Anda akan diharapkan untuk membenarkan investasi yang telah Anda perjuangkan setelah implementasi. Untungnya, membenarkan investasi ADC relatif sederhana bila Anda melihat ke data yang benar.
Identifikasi Metrik yang Dapat Diukur dengan Mudah
Membenarkan investasi dalam pengumpulan data otomatis harus mencakup penghematan langsung dan ROI serta manfaat lunak yang lebih spesifik namun terkadang lebih sulit diukur, atau manfaat nyata vs. tidak berwujud.
Manfaat nyata dan terukur paling mudah untuk mengukur dan dengan demikian adalah jalan termudah untuk pembenaran. Metrik yang mudah diukur ini meliputi:

• Biaya Tenaga Kerja – ADC mengurangi tuntutan pada staf, memungkinkan perusahaan mewujudkan penghematan biaya lembur, pajak, dan manfaat lainnya.
• Biaya Pengoperasian – Dengan mengurangi permintaan tenaga kerja dan mengoptimalkan proses, perusahaan dapat mencapai lebih banyak dengan waktu yang lebih sedikit (output yang lebih besar dari sumber daya yang sama atau lebih sedikit meningkatkan keuntungan) dan ruang (penyimpanan inventaris, aset bersama, dll.).
• Investasi Aset Tetap – Salah satu area terbesar untuk potensi keuntungan adalah di bidang investasi aset tetap. ADC memungkinkan untuk memantau dan memelihara peralatan, mesin, dan aset lain yang mahal dengan lebih baik, yang pada gilirannya memperpanjang masa pakai banyak aset. Dengan demikian, bisnis dapat memperoleh lebih banyak dari investasi dan memperpanjang waktu antara perbaikan dan penggantian.

Karena biaya ini biasanya sudah diukur dalam beberapa bentuk atau lainnya oleh sebagian besar organisasi, menentukan ROI dari inisiatif ADC yang baru diimplementasikan semudah membandingkan angka sebelum dan sesudah, asalkan tidak ada variabel lain yang dapat mengubah data.
Membuat Garis Dasar
Saat menerapkan inisiatif ADC, identifikasi metrik terukur dan terukur di awal proyek yang berfokus pada area di mana Anda berharap untuk mewujudkan keuntungan. Misalnya, pengumpulan data otomatis dapat mempercepat waktu dokumentasi dan mengurangi kesalahan. Kedua tujuan ini dapat dikuantifikasi.
Tentukan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas pengumpulan data tanpa sistem ADC – baik untuk tugas tertentu atau selama durasi waktu tertentu. Demikian juga, hitung kesalahan yang diidentifikasi dan/atau diperbaiki selama jangka waktu yang telah ditentukan sebelumnya atau pada tugas pengumpulan data yang diberikan sebelum memperkenalkan ADC. Perbandingan sebelum dan sesudah menjadi sederhana jika Anda meluangkan waktu untuk menetapkan dasar sebelum penerapan.
Jangan Abaikan Manfaat Terukur Lainnya
Banyak manfaat dari pengumpulan data otomatis yang bersifat lunak, atau tidak mudah diukur atau mudah diikat kembali ke ADC sebagai penyebabnya. Sendirian, manfaat ini terkadang tidak cukup untuk meyakinkan para pemimpin yang berorientasi pada data dan berfokus pada garis bawah bahwa investasi tersebut dapat dibenarkan. Tetapi memanfaatkan sumber data yang luas saat ini untuk menawarkan kemajuan terukur di area ini sangat kuat bila dikombinasikan dengan data lain yang menggambarkan penghematan biaya yang jelas di area lain seperti biaya tenaga kerja, overhead, dan aset tetap. Jangan abaikan manfaat lunak seperti:

• Peningkatan Penjualan – Penjualan dapat meningkat karena aksesibilitas data yang lebih baik untuk staf penjualan, seperti perwakilan penjualan lapangan, pada faktor-faktor seperti tingkat inventaris saat ini dan informasi produk mendetail.
• Kepuasan Karyawan – Karyawan yang dipersenjatai dengan alat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif umumnya lebih bahagia, dan sebagai hasilnya, mereka bekerja lebih keras, menghasilkan hasil yang lebih baik, dan loyal kepada atasan mereka.
• Efisiensi – Peningkatan efisiensi di satu area cenderung memiliki efek domino yang diwujudkan di seluruh organisasi (seperti efek riak dalam rantai pasokan). Dengan demikian, ADC sering kali menghasilkan peningkatan efisiensi di departemen yang terkena dampak langsung oleh ADC serta departemen lain.
• Pengalaman Pelanggan dan Kepuasan – Karyawan yang bahagia memiliki interaksi yang lebih baik dan lebih positif dengan pelanggan. ADC dapat berkontribusi pada pengiriman layanan yang lebih baik, pengiriman dan pengiriman produk yang lebih cepat, informasi dan komunikasi produk yang akurat, dan lebih sedikit inventaris dan kesalahan pengiriman, sekelompok efek yang bersama-sama memiliki dampak substansial pada kepuasan pelanggan.

Analisis dan tinjauan komprehensif yang mencakup manfaat berwujud dan tidak berwujud adalah cara paling efektif untuk membuktikan ROI investasi ADC – bahkan kepada eksekutif yang paling kritis sekalipun. Ketika Anda membuktikan keuntungan yang direalisasikan di hampir setiap aspek organisasi, nilai sistem ADC tidak mungkin disangkal.