Saatnya Memajukan Sistem S&OP, Data, dan Perencanaan Anda

Untuk konferensi pelanggan tahunan kami di bulan Maret, kami merombak agenda kami untuk fokus pada tantangan perencanaan yang ditimbulkan oleh pandemi COVID-19 global. Tahun ini, presentasi pelanggan penuh dengan bahasa seperti "penggantian komersial", "pemfilteran permintaan luar biasa", dan "permintaan palsu". Semua istilah ini menjelaskan pengecualian darurat yang memerlukan simbiosis optimal antara manusia dan sistem perencanaan otomatis.

“Simbiosis optimal” terdengar seperti sesuatu yang diinginkan semua orang — tetapi apa yang sebenarnya diperlukan untuk mencapainya?

Kematangan S&OP. Pelanggan kami hampir dengan suara bulat akan setuju bahwa di sisi manusia, ini membutuhkan perencanaan dan pengambilan keputusan yang kolaboratif dan lintas fungsi. Tanpa kecuali, mereka yang telah mencapai hubungan simbiosis tersebut telah menerapkan proses seperti perencanaan penjualan dan operasi (S&OP, atau varian seperti IBP, atau SIOP, atau SOE).

Memiliki proses S&OP yang mapan sangat penting selama krisis. Ketika ketegangan memuncak, agenda pribadi, bias, dan tekanan waktu dapat mengubah penilaian pengambilan keputusan oleh satu orang atau tim yang tertutup. Sebagai perbandingan, pemeriksaan dan keseimbangan yang melekat dalam proses S&OP membantu menghasilkan rencana yang andal, sehat, dan menghasilkan hasil bisnis yang optimal.

Namun, untuk mengelola dengan sukses melalui periode krisis, Anda harus melampaui apa yang didefinisikan Gartner sebagai kedewasaan Tahap 2. Ini pada dasarnya adalah proses "dari dalam ke luar" untuk mengumpulkan data historis dari berbagai sumber, menggabungkannya ke dalam spreadsheet, dan mengadakan pertemuan bulanan untuk menyepakati rencana pasokan operasional. Tetapi untuk mengatasi situasi yang sedang berlangsung dan belum pernah terjadi sebelumnya seperti COVID-19, Anda tidak dapat didorong oleh pasokan atau mengandalkan sejarah. Anda harus setidaknya berada di Tahap 4, dengan proses “dari luar ke dalam” untuk dapat membaca dan belajar dari sinyal permintaan untuk membuat prediksi yang akurat.

Untuk menangani pengecualian yang muncul dalam krisis, Anda juga perlu melibatkan berbagai pemangku kepentingan dalam S&OP. Membawa pemasaran, misalnya, menciptakan peluang untuk memperkenalkan aktivitas pembentuk permintaan seperti promosi untuk menangani situasi kelebihan persediaan. Melibatkan pengembangan produk baru (NPD) membantu tim memutuskan apakah akan meluncurkan item baru untuk mendukung pelanggan dalam krisis, dan juga mengukur dampaknya terhadap permintaan, sumber strategis, serta kapasitas operasional dan logistik.

Kematangan data. Sebelum membahas sistem, mari kita bahas dasar-dasarnya dan bicara tentang kebersihan data. Jika Anda mengalami krisis dengan data kotor yang bias, tidak akurat, tidak tersegmentasi dengan benar, atau dalam format yang salah, Anda tidak akan pernah bisa mengatasi situasi tersebut. Terlalu banyak kerumitan yang harus dihadapi begitu krisis sedang berlangsung. Berikut adalah beberapa skenario yang dihadapi pelanggan kami selama COVID-19, yang semuanya mengandalkan kebersihan data yang baik untuk memandu pengambilan keputusan:

• Merencanakan makanan dan obat-obatan yang mudah rusak yang memerlukan transit dan penyimpanan dingin.
• Cara melayani semua pelanggan saat beberapa menimbun — atau lebih mungkin, membeli “sedikit ekstra”.
• Meminimalkan keusangan dan pemborosan akibat kemacetan dalam rantai pasokan yang tepat waktu.
• Kekurangan pasokan bahan dan barang jadi "bersumber jauh".
• Perubahan pada jaringan distribusi dan saluran penjualan; misalnya, menggunakan gerai ritel tertutup atau “toko gelap” sebagai gudang mini untuk mengatasi lonjakan penjualan online.
• Bagaimana merencanakan untuk kembali ke "normal".

Dalam krisis, Anda benar-benar melihat manfaat dari memiliki berbagai sumber data, tersegmentasi oleh sinyal permintaan dan pola penyimpangan, menjadi faktor dalam perencanaan Anda. Ini melibatkan perluasan di luar sumber data perusahaan tradisional untuk memasukkan informasi kausal eksternal seperti prakiraan cuaca, sentimen pelanggan di umpan media sosial, dan data lokasi. Semakin beragam sumber data yang dapat Anda integrasikan ke dalam perencanaan, semakin akurat prediksi Anda.

Sistem perencanaan. Terakhir, jika Anda akan mempertimbangkan beragam dan data besar, Anda pasti tidak dapat mengandalkan spreadsheet dan sistem perencanaan kuno yang menggunakan data historis, dan menggunakan metodologi tanggal dan sederhana seperti rata-rata bergerak tertimbang. Sistem ini tidak cocok untuk kompleksitas bisnis modern, apalagi krisis. Saatnya menyimpannya di museum!

Cawan suci S&OP adalah Tahap 5, yang menurut Gartner mencakup "langkah menuju SCP algoritmik [perencanaan rantai pasokan] dengan otomatisasi yang tepat dari elemen kunci pengambilan keputusan." Kami telah lama menganjurkan agar perkiraan dibuat seotomatis mungkin, sehingga orang yang terlibat dalam perencanaan dibebaskan untuk menerapkan pengetahuan kontekstual tentang keadaan yang luar biasa dan berubah — dalam beberapa kasus, untuk mengesampingkan dan menyesuaikan perkiraan.

Dengan waktu luang ekstra ini, mengapa tidak memanfaatkan salah satu kekuatan terbesar S&OP:penggunaan rencana skenario untuk membuat model "bagaimana-jika" dari berbagai gangguan permintaan dan pasokan? Dengan begitu, ketika data mulai menunjukkan bahwa Anda mengarah ke salah satu skenario tersebut, Anda telah menyusun rencana lintas fungsi. Ini memungkinkan Anda untuk bereaksi lebih cepat terhadap perubahan di pasar, dan idealnya mendapatkan keunggulan kompetitif dari respons yang lebih cepat.

Perangkat lunak terbaik untuk mendukung S&OP menggunakan metode prakiraan "stokastik" atau probabilitas, yang bekerja seperti sistem prakiraan cuaca, memberikan berbagai kemungkinan hasil, dengan bobot di sekitar hasil yang paling mungkin.

Berikut adalah beberapa cerita perencanaan COVID-19 pengecualian.

Ulabox:memenuhi permintaan yang meningkat untuk pengiriman makanan rumahan. Bagi beberapa perusahaan, COVID-19 membawa lonjakan permintaan. Ulabox, supermarket online murni pertama di Spanyol, bereaksi secara efisien terhadap lonjakan permintaan yang luar biasa. Perusahaan dapat memahami dampak perubahan pada waktu pengiriman, kendala kapasitas, masalah masa simpan, dan faktor lain dalam lingkungan multi-eselonnya. Dengan mengubah satu hal — dalam hal ini, perkiraan — sistem memahami cara menyimpan dan di mana masalah mungkin muncul. Kemampuan "penggantian komersial" ini membantu Ulabox mencapai tingkat layanan target untuk semua "kelas-A", bahkan dalam kondisi krisis.

Franke:berkolaborasi untuk lebih memahami permintaan. Franke, produsen peralatan dapur yang berbasis di Swiss, menggunakan perangkat lunak perencanaan canggih di lebih dari 50 wilayah global. Untuk mendukung proses S&OP, ia memanfaatkan berbagai kemampuan untuk meminimalkan gangguan rantai pasokan, termasuk penggantian komersial, penyaringan permintaan yang luar biasa, menambahkan permintaan palsu, dan memperhitungkan penutupan sebagian kalender penjualan. Fungsi ini memungkinkan Franke menghasilkan perkiraan yang lebih akurat di tengah perubahan permintaan yang ekstrem.

Nilai perkiraan yang disesuaikan ini dibagikan melalui "pusat kolaborasi", di mana pasar regional memiliki waktu dua hari untuk menyempurnakan perkiraan yang disesuaikan untuk wilayah mereka sebelum penggantian komersial diimpor kembali ke sistem perencanaan.

McDonald's Mesoamérica:menghadapi tantangan restoran. Dampak COVID-19 pada restoran sangat signifikan. Untuk McDonald's Mesoamérica, tantangan utama adalah pengurangan volume dan perkiraan ketidakpastian. Timnya juga harus memenuhi tingkat layanan yang sangat tinggi sambil mengelola produk yang mudah rusak. Perusahaan dapat melihat semua inventaris berdasarkan gudang, lokasi, dan item hampir secara real time. Itu juga dapat dikonsolidasikan berdasarkan wilayah untuk kategori, apakah produk daging sapi, susu atau roti; di selatan atau utara, atau di negara atau gudang tunggal.

Tim saat ini sedang mengerjakan peramalan jangka pendek. Alih-alih mengandalkan informasi empat tahun, mereka menggunakan informasi dua hari untuk memodelkan realitas COVID-19. Alat ini telah membuat perusahaan sangat efisien dalam membuat keputusan penting.

Memajukan kematangan perangkat lunak S&OP, data, dan perencanaan Anda tidak hanya untuk mengelola melalui krisis. Ini akan membuat perusahaan Anda tangguh, kompetitif, dan siap menghadapi apa pun — termasuk dapat memanfaatkan, dan mendapat untung dari, perubahan pasar yang positif.

David Barton adalah manajer umum untuk Amerika Utara dengan ToolsGroup.