Tingkatkan Sistem S&OP, Data, dan Perencanaan Anda untuk Kesuksesan di Masa Depan

Untuk konferensi pelanggan tahunan kami di Maret, kami mengubah agenda untuk fokus pada tantangan perencanaan yang ditimbulkan oleh pandemi COVID-19 global. Tahun ini, presentasi pelanggan penuh dengan bahasa seperti "commercial overrides," "exceptional demand filtering" dan "dummy demand." Semua istilah ini menjelaskan pengecualian darurat yang membutuhkan simbiose optimal antara manusia dan sistem perencanaan otomatis.

"Simbiose optimal" terdengar seperti sesuatu yang semua orang inginkan—tapi apa yang sebenarnya dibutuhkan untuk mencapainya?

Kematangan S&OP. Pelanggan kami hampir tanpa eccei akan setuju bahwa di sisi manusia, ini memerlukan perencanaan dan pengambilan keputusan kolaboratif lintas fungsi. Tanpa eccei, mereka yang telah mencapai hubungan simbiotik itu telah menerapkan proses seperti penjualan dan perencanaan operasional (S&OP, atau varian seperti IBP, atau SIOP, atau SOE) di tempat.

Memiliki proses S&OP yang established sangat penting selama krisis. Ketika tegangannya tinggi, agenda pribadi, bias, dan tekanan waktu dapat merusak penilaian pengambilan keputusan satu orang atau tim terisolasi. Secara perbandingan, check and balance yang inherent dalam proses S&OP membantu menghasilkan rencana yang andal, solid dan menghasilkan hasil bisnis optimal.

Namun, untuk mengelola dengan sukses melalui periode krisis, Anda perlu pergi jauh di luar apa yang didefinisikan Gartner sebagai Stage 2 maturity. Ini esensialmente proses "inside-out" untuk mengumpulkan data historis dari sumber yang berbeda, mengkonsolidasinya ke dalam spreadsheet, dan mengadakan pertemuan bulanan untuk setuju pada rencana pasokan operasional. Tetapi untuk mengatasi dengan baik situasi yang berlangsung dan belum pernah terjadi seperti COVID-19, Anda tidak boleh didorong pasokan atau bergantung pada sejarah. Anda perlu setidaknya di Stage 4, dengan proses "outside-in" yang dapat membaca dan belajar dari sinyal permintaan untuk membuat prediksi yang akurat.

Untuk menangani pengecualian yang timbul dalam krisis, Anda juga perlu melibatkan berbagai macam pemangku kepentingan dalam S&OP. Membawa pemasaran, misalnya, menciptakan kesempatan untuk memperkenalkan aktivitas shaping demand seperti promosi untuk menangani situasi inventaris berlebih. Melibatkan pengembangan produk baru (NPD) membantu tim memutuskan apakah meluncurkan item baru untuk mendukung pelanggan dalam krisis, dan juga mengukur dampaknya pada permintaan, sourcing strategis dan kapasitas operasional dan logistik.

Kematangan data. Sebelum membahas sistem, mari kita kembali ke dasar dan berbicara tentang kebersihan data. Jika Anda masuk ke krisis dengan data yang kotor yang bias, tidak akurat, tidak tersegmentasi dengan baik, atau dalam format yang salah, Anda tidak akan pernah mengungguli situasi. Hanya ada terlalu banyak kompleksitas untuk ditangani setelah krisis sedang berlangsung. Berikut adalah beberapa skenario yang dihadapi pelanggan kami selama COVID-19, semuanya bergantung pada kebersihan data yang baik untuk memandu pengambilan keputusan:

• Perencanaan untuk makanan mudah busuk dan obat yang membutuhkan transit dan penyimpanan dingin.
• Bagaimana melayani semua pelanggan ketika beberapa melakukan pembelian berlebihan—atau lebih mungkin, membeli "sedikit lebih banyak."
• Meminimalkan usang dan limbah yang timbul dari bottleneck dalam rantai pasokan just-in-time.
• Kekurangan pasokan bahan "berasal dari jauh" dan barang jadi.
• Perubahan pada jaringan distribusi dan saluran penjualan; misalnya, menggunakan toko ritail yang ditutup atau "dark stores" sebagai mini-gudang untuk mengatasi lonjakan penjualan online.
• Bagaimana merencanakan untuk kembali ke "normal."

Dalam krisis, Anda benar-benar melihat manfaat dari memiliki berbagai macam sumber data, segmen berdasarkan sinyal permintaan dan pola deviasi, yang dipertimbangkan dalam perencanaan Anda. Ini melibatkan melampaui sumber data perusahaan tradisional untuk menyertakan informasi eksternal, sebab-akibat seperti prakiraan cuaca, sentimen pelanggan dalam feed media sosial, dan data lokasi. Semakin beragam sumber data yang dapat Anda integrasikan ke dalam perencanaan, semakin akurat prediksi Anda akan menjadi.

Sistem perencanaan. Terakhir, jika Anda akan mempertimbangkan data yang beragam dan big data, Anda tentu tidak dapat bergantung pada spreadsheet dan sistem perencanaan kuno yang mengandalkan data historis, dan menggunakan metodologi kuno dan sederhana seperti weighted moving averages. Sistem ini tidak cocok untuk kompleksitas bisnis modern, entah saja krisis. Saatnya untuk menempatkan mereka di museum!

Grail S&OP adalah Stage 5, yang menurut Gartner termasuk "gerakan menuju SCP algoritmik [supply chain planning] dengan otomatisasi yang sesuai atas elemen kunci pengambilan keputusan." Kami lama mendukung agar forecasting seotomatis mungkin, sehingga orang yang terlibat dalam perencanaan dibebaskan untuk menerapkan pengetahuan kontekstual tentang keadaan luar biasa dan yang berubah—dalam beberapa kasus, untuk mengganti dan menyesuaikan prakiraan.

Dengan waktu ekstra yang terbebas ini, mengapa tidak memanfaatkan salah satu kekuatan terbesar dari S&OP: penggunaan scenario plans untuk menciptakan model "what-if" dari berbagai gangguan permintaan dan pasokan? Dengan cara itu, ketika data mulai menunjukkan Anda sedang menyendok menuju salah satu skenario ini, Anda telah merancang rencana lintas fungsi. Ini memungkinkan Anda untuk bereaksi lebih cepat terhadap perubahan di pasar, dan idealnya mendapatkan keunggulan kompetitif dari respons yang lebih cepat.

Perangkat lunak terbaik untuk mendukung S&OP menggunakan metode forecasting "stochastic" atau probabilitas, yang bekerja seperti sistem prakiraan cuaca, memberikan rentang kemungkinan hasil, bobot di sekitar yang paling mungkin.

Berikut adalah beberapa cerita perencanaan pengecualian COVID-19.

Ulabox: memenuhi permintaan yang meningkat untuk pengiriman makanan ke rumah. Untuk beberapa perusahaan, COVID-19 membawa lonjakan permintaan. Ulabox, supermarket online pertama murni di Spanyol, bereaksi secara efisien terhadap lonjakan permintaan yang luar biasa. Perusahaan dapat memahami dampak perubahan pada waktu pengiriman, keterbatasan kapasitas, kekhawatiran shelf-life dan faktor lainnya dalam lingkungan multi-echelonnya. Dengan mengubah satu hal—dalam hal ini, prakiraan—sistem memahami cara menyimpan dan di mana masalah mungkin muncul. Kemampuan "commercial override" ini membantu Ulabox mencapai tingkat layanan target untuk semua "A-class," bahkan dalam kondisi krisis.

Franke: berkolaborasi untuk lebih memahami permintaan. Franke, produsen peralatan dapur berbasis di Swiss, menggunakan perangkat lunak perencanaan lanjutan di lebih dari 50 wilayah global. Untuk mendukung proses S&OP, mereka menggunakan berbagai kemampuan untuk meminimalkan gangguan rantai pasokan, termasuk commercial overrides, exceptional demand filtering, menambahkan dummy demand, dan mempertimbangkan penutupan parsial kalender penjualan. Fungsi-fungsi ini telah memungkinkan Franke untuk menghasilkan prakiraan yang lebih akurat di tengah perubahan permintaan yang ekstrim.

Nilai prakiraan yang disesuaikan ini dibagikan melalui "collaboration hub," di mana pasar regional memiliki dua hari untuk menyesuaikan prakiraan yang disesuaikan untuk wilayah mereka sebelum commercial overrides diimpor kembali ke sistem perencanaan.

McDonald’s Mesoamérica: mengatasi tantangan restoran. Dampak COVID-19 pada restoran telah signifikan. Untuk McDonald’s Mesoamérica, tantangan utama adalah penurunan volume dan ketidakpastian prakiraan. Timnya juga harus memenuhi tingkat layanan yang sangat tinggi sambil mengelola produk mudah busuk. Perusahaan dapat melihat semua inventaris oleh gudang, lokasi dan item dalam waktu dekat real-time. Ini juga dapat mengkonsolidasikan oleh wilayah untuk kategori, baik daging, susu atau produk roti; di selatan atau utara, atau di negara atau satu gudang tunggal.

Tim saat ini sedang bekerja pada prakiraan jangka pendek. Alih-alih bergantung pada empat tahun informasi, mereka menggunakan dua hari informasi untuk memodelkan realitas COVID-19. Alat ini telah membuat perusahaan sangat efisien dalam membuat keputusan kunci.

Meningkatkan maturitas S&OP, data dan perangkat lunak perencanaan Anda bukan hanya untuk mengelola melalui krisis. Ini akan membuat perusahaan Anda tangguh, kompetitif dan siap untuk segalanya—termasuk dapat mengambil keuntungan dan untung dari perubahan pasar positif.

David Barton adalah general manager for North America di ToolsGroup.