Tingkatkan Produktivitas dengan Izin Pengguna

Setiap kali Anda membuat pengguna baru di CMMS Anda (dan sebenarnya kapan saja setelah itu), menyetel izin yang tepat adalah cara sederhana namun ampuh untuk meningkatkan produktivitas.

Apa itu izin pengguna?

Itulah yang dapat dilakukan pengguna di dalam perangkat lunak CMMS. Pada tingkat dasar, izin mengontrol apa yang dapat dilakukan pengguna:

• lihat

• tambahkan

• edit

• hapus

Jadi Anda dapat memiliki satu pengguna yang hanya dapat melihat perintah kerja. Pengguna kedua dapat melihat, menambah, dan mengedit perintah kerja sementara pengguna ketiga dapat melihat, menambah, mengedit, dan juga menghapusnya. Tapi itu hanya untuk perintah kerja. Dengan tiga pengguna yang sama ini, Anda dapat memiliki kombinasi izin yang berbeda untuk denah lantai digital. Pengguna pertama hanya dapat melihatnya, tetapi pengguna kedua dan ketiga dapat melihat, menambah, mengedit, dan menghapusnya.

Bagaimana cara memutuskan izin mana yang harus ditetapkan untuk setiap pengguna?

Biasanya tidak masuk akal untuk membuat satu set izin unik untuk setiap pengguna. Sebagai gantinya, Anda harus memutuskan satu set izin untuk setiap jenis pengguna.

Setiap organisasi berbeda, tetapi bagi banyak pelanggan kami, Hippo menyiapkan:

• Admin Sistem

• Admin

• Sumber daya

• Pemohon

Cara cepat untuk memahami tipe pengguna ini adalah dengan menghubungkan masing-masing ke karakter dari Batman. Tetaplah bersamaku di sini.

Admin Sistem adalah Alfred, kepala pelayan. Duduk di balik dinding monitor di Batcave, Alfred dapat melihat dan mengendalikan semuanya berkat Batcomputer yang sangat kuat. Jika ada sesuatu yang mungkin dalam perangkat lunak, dia bisa melakukannya.

Adminnya adalah Batman. Dialah yang berada di lapangan untuk mengambil keputusan, dengan kontrol penuh atas alur kerja perintah kerja dan jadwal PM. Jika sebuah permintaan masuk, dia dapat memilih untuk menyerahkannya kepada Robin atau menolaknya sama sekali.

Sumber daya adalah Robin. Mereka dapat melihat perintah kerja. Bergantung pada bagaimana izinnya diatur, dia bisa melihat semua atau hanya sebagian dari perintah kerja. Batman juga dapat mengaktifkan dan menonaktifkan kemampuan Robin untuk menutup perintah kerja sendiri. (Pembaca yang cerdik akan menunjukkan bahwa Batman memiliki sabuk utilitas yang keren dan karenanya harus menjadi Sumber Daya. Penggemar berat akan tahu bahwa Robin juga memiliki sabuk utilitas yang keren.)

Para Pemohon adalah Komisaris Gordon. Mereka terbatas untuk menyalakan Bat-Signal ketika mereka membutuhkan sesuatu. Terserah Batman untuk meninjau permintaan dan memutuskan mana yang akan menjadi perintah kerja yang ditetapkan.

Bagaimana cara menentukan jenis pengguna saya sendiri?

Apakah mereka harus menjadi karakter dari Batman? Tidak, jangan khawatir. Sebaliknya, cara yang baik adalah memulai dengan membuat daftar kelompok orang yang akan menggunakan CMMS. Kemungkinan paling mudah untuk pergi berdasarkan jabatan. Jika Anda bekerja di pabrik, misalnya, Anda memiliki:

• CEO
• Kepala departemen pemeliharaan
• Teknisi senior
• Teknisi junior
• Operator

Untuk setiap kelompok, tuliskan apa yang Anda butuhkan agar mereka dapat melakukannya dalam CMMS. Kepala departemen pemeliharaan, misalnya, harus dapat melihat, menambah, mengedit, dan menghapus hampir setiap bagian data dalam CMMS. Jauh di bawah daftar, operator kemungkinan hanya perlu dapat mengirimkan permintaan.

Penyedia CMMS yang baik akan membantu Anda menyelesaikan ini selama proses orientasi. Karena itu, Anda menempatkan diri Anda beberapa langkah di depan dengan terlebih dahulu mencoba mencari tahu jenis pengguna yang Anda perlukan.

Di mana saya melihat peningkatan produktivitas?

Bahkan sebelum Anda menjalankan dan menjalankannya, dengan membagi pengguna menurut jenisnya, Anda dapat menyederhanakan proses pelatihan. Sementara Admin Sistem Anda (Alfred) akan membutuhkan peluang untuk mempelajari semua seluk beluk platform CMMS, Sumber Daya (Robin) mungkin bisa mendapatkan sebagian besar dari apa yang mereka butuhkan dalam beberapa sesi. Dengan membatasi apa yang dapat dilakukan orang di dalam perangkat lunak, Anda mengurangi waktu pelatihan mereka.

Setelah Anda aktif dan berjalan, manfaatnya bergantung pada cara Anda menyetel izin.

Pengguna hanya dapat melihat perintah kerja yang ditetapkan Dengan membatasi apa yang bisa mereka lihat, Anda memudahkan mereka untuk menemukan dan fokus pada pekerjaan mereka sendiri. Pertama, Anda mengurangi kekacauan visual, dan klik dan gulir yang disimpan itu bertambah seiring waktu. Kedua, karyawan yang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengkhawatirkan apa yang dilakukan karyawan lain sekarang tidak terlalu khawatir. Tidak setiap organisasi memiliki tipe karyawan seperti ini, tetapi beberapa pasti memilikinya.

Pengguna dapat melihat semua perintah kerja terkait Katakanlah departemen pemeliharaan memiliki sepuluh teknisi, dan tiga di antaranya adalah teknisi listrik. Dengan mengaturnya untuk melihat perintah kerja terkait, setiap teknisi listrik dapat melihat perintah kerja mereka sendiri ditambah semua perintah kerja yang ditugaskan ke teknisi listrik lainnya. Jika seseorang tutup lebih awal, mereka tahu persis ke mana harus pergi untuk membantu.

Pengguna tidak dapat menutup perintah kerja sendiri Teknisi baru mendapat manfaat dari memiliki karyawan yang lebih berpengalaman untuk memeriksa ulang pekerjaan mereka untuk memastikan mereka mengikuti praktik terbaik internal, dan cara sederhana untuk menerapkannya adalah dengan menghapus izin untuk menutup perintah kerja yang ditugaskan. Dengan CMMS berbasis cloud yang baik yang diperbarui dan dicadangkan secara real-time, staf senior tidak perlu melihat pekerjaan secara langsung untuk menutup perintah kerja. Mereka dapat mengonfirmasi dari jarak jauh bahwa daftar periksa perintah kerja telah selesai dan meninjau catatan yang diunggah.

Pengguna hanya dapat mengirimkan permintaan Cara yang bagus untuk menemukan masalah kecil sebelum menjadi masalah yang menguras anggaran adalah dengan memiliki sebanyak mungkin mata dan telinga yang bekerja untuk Anda. Jika orang melihat sesuatu, Anda ingin mereka mengatakan sesuatu. Di bidang manufaktur, operator, orang yang setiap hari bekerja langsung dengan aset, adalah sistem peringatan dini Anda. Dalam pendidikan, gurunya.

Tetapi yang tidak Anda inginkan adalah mereka dapat membuat perintah kerja sendiri. Anda akan dibanjiri dengan positif palsu. Dan dalam kasus di mana mereka benar, harus ada perintah kerja, mereka tidak akan menghasilkan yang baik untuk Anda. Seberapa besar kemungkinan mereka mengetahui bagian-bagian, manual O&M, dan diagram lantai yang perlu disertakan dalam perintah kerja yang kaya data?

Dengan membatasi pengguna ini untuk mengirimkan permintaan, Anda dapat menjaga alur kerja perintah kerja dengan benar. Hanya perintah kerja yang tepat yang dihasilkan, dan dibuat dengan benar.

Langkah selanjutnya

Ingat, untuk mendapatkan manfaat dari izin pengguna, Anda memerlukan CMMS. Jika Anda tidak memilikinya, mulailah menghubungi penyedia. Jika Anda sudah memiliki CMMS tetapi izin Anda tidak diatur seperti yang Anda inginkan, hubungi penyedia Anda saat ini dan minta bantuan. Jika mereka bagus, mereka benar-benar ingin Anda mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak mereka.