Tingkatkan Efisiensi CMMS dengan Izin Pengguna Strategis

Setiap kali Anda membuat pengguna baru di CMMS Anda (dan sebenarnya kapan saja setelah itu), menetapkan izin yang tepat adalah cara sederhana tetapi ampuh untuk meningkatkan produktivitas.

Apa itu izin pengguna?

Itu adalah apa yang dapat dilakukan pengguna di dalam software CMMS. Pada tingkat dasar, izin mengontrol apa yang dapat dilakukan pengguna:

• melihat

• menambahkan

• mengedit

• menghapus

Jadi Anda dapat memiliki satu pengguna yang hanya dapat melihat work order. Kedua dapat melihat, menambahkan, dan mengedit work order sementara ketiga dapat melihat, menambahkan, mengedit, dan juga menghapusnya. Tetapi itu hanya untuk work order. Dengan ketiga pengguna yang sama, Anda dapat memiliki kombinasi izin yang berbeda untuk rencana lantai digital. Pengguna pertama hanya dapat melihatnya, tetapi kedua dan ketiga dapat melihat, menambahkan, mengedit, dan menghapusnya.

Bagaimana saya memutuskan izin mana yang akan diberikan kepada setiap pengguna?

Biasanya tidak masuk akal untuk membuat satu set izin yang unik untuk setiap pengguna. Sebaliknya, Anda harus memutuskan satu set izin untuk setiap tipe pengguna.

Setiap organisasi berbeda, tetapi untuk banyak pelanggan kami, Hippo menyiapkan:

• System Admins

• Admins

• Resources

• Requesters

Cara cepat untuk memahami tipe pengguna ini adalah menghubungkan setiap satu dengan karakter dari Batman. Ikuti saya di sini.

System Admin adalah Alfred, pembantu. Duduk di balik dinding layar di Batcave, Alfred dapat melihat dan mengontrol semua berkat Batcomputer yang canggih. Jika sesuatu mungkin di software, dia dapat melakukannya.

Admin adalah Batman. Dia adalah orang yang di lapangan mengambil keputusan, dengan kontrol penuh atas alur kerja work order dan jadwal PM. Jika ada permintaan masuk, dia dapat memilih untuk menyerahkannya kepada Robin atau menolaknya sama sekali.

Resources adalah Robin. Mereka dapat melihat work order. Bergantung pada cara izinnya diatur, dia dapat melihat semua atau hanya sebagian work order. Batman juga dapat mengaktifkan dan menonaktifkan kemampuan Robin untuk menutup work order sendiri. (Pembaca yang cermat akan menyarankan bahwa Batman memiliki tas alat keren dan oleh karena itu harus menjadi Resources. Penggemar setia akan tahu bahwa Robin juga memiliki tas alat keren.)

Requesters adalah Komisioner Gordon. Mereka terbatas pada menyalakan Bat-Signal ketika mereka membutuhkan sesuatu. Tergantung pada Batman untuk meninjau permintaan dan memutuskan mana yang akan menjadi work order yang ditugaskan.

Bagaimana saya menentukan tipe pengguna saya sendiri?

Apakah harus karakter dari Batman? Tidak, jangan khawatir. Sebaliknya, cara baik adalah dengan membuat daftar kelompok orang yang akan menggunakan CMMS. Biasanya paling mudah berdasarkan jabatan. Jika Anda bekerja di pabrik manufaktur, misalnya, Anda memiliki:

• CEO
• Kepala departemen pemeliharaan
• Teknisi senior
• Teknisi junior
• Operator

Untuk setiap kelompok, tuliskan apa yang Anda butuhkan mereka dapatkan di dalam CMMS. Kepala departemen pemeliharaan, misalnya, perlu dapat melihat, menambahkan, mengedit, dan menghapus hampir setiap data di CMMS. Terbawah pada daftar, operator kemungkinan hanya perlu dapat mengajukan permintaan.

Penyedia CMMS yang baik akan membantu Anda menyelesaikan ini selama proses onboarding. Tetapi dengan demikian, Anda mendahului beberapa langkah dengan pertama-tama mencoba menyelesaikan tipe pengguna yang Anda butuhkan sendiri.

Di mana saya melihat peningkatan produktivitas?

Bahkan sebelum Anda siap beroperasi, dengan membagi pengguna menurut tipe, Anda dapat menyederhanakan proses pelatihan. Sementara System Admin (Alfred) akan membutuhkan kesempatan untuk mempelajari semua sisi dalam dan luar platform CMMS, Resources (Robin) mungkin dapat mendapatkan sebagian besar apa yang mereka butuhkan dalam beberapa sesi. Dengan membatasi apa yang dapat dilakukan orang di dalam software, Anda mengurangi waktu pelatihan mereka.

Setelah Anda siap beroperasi, manfaatnya tergantung pada cara Anda menetapkan izin.

Pengguna hanya dapat melihat work order yang ditugaskan kepada mereka Dengan membatasi apa yang dapat dilihat mereka, Anda memudahkan mereka untuk menemukan dan fokus pada pekerjaan mereka sendiri. Pertama, Anda mengurangi kekacauan visual, dan klik serta gulir yang dihemat akan menumpuk seiring waktu. Kedua, karyawan yang menghabiskan terlalu banyak waktu khawatir tentang apa yang dilakukan karyawan lain sekarang memiliki lebih sedikit yang perlu dikhawatirkan. Tidak semua organisasi memiliki jenis karyawan ini, tetapi beberapa pasti memiliki.

Pengguna dapat melihat semua work order terkait Katakanlah departemen pemeliharaan memiliki sepuluh teknisi, dan tiga di antaranya adalah listrik. Dengan menyiapkan mereka untuk melihat work order terkait, setiap listrik dapat melihat work order mereka sendiri ditambah semua work order yang ditugaskan kepada listrik lain. Jika seseorang menyelesaikan lebih awal, mereka tahu tepat ke mana harus pergi untuk membantu.

Pengguna tidak dapat menutup work order sendiri Teknisi baru mendapat manfaat dari karyawan yang lebih berpengalaman untuk memeriksa pekerjaan mereka untuk memastikan mereka mengikuti praktik terbaik internal, dan cara sederhana untuk menerapkan ini adalah dengan menghapus izin untuk menutup work order yang ditugaskan. Dengan CMMS berbasis cloud yang baik yang diperbarui dan dicadangkan secara real-time, staf senior tidak perlu melihat pekerjaan secara langsung untuk menutup work order. Mereka dapat secara jarak jauh memastikan checklist work order telah diselesaikan dan meninjau catatan yang diunggah.

Pengguna hanya dapat mengajukan permintaan Cara bagus untuk menemukan masalah kecil sebelum menjadi masalah yang merecook anggaran adalah dengan memiliki sebanyak mungkin mata dan telinga yang bekerja untuk Anda. Jika orang melihat sesuatu, Anda ingin mereka mengatakan sesuatu. Di manufaktur, operator, orang yang setiap hari bekerja langsung dengan aset, adalah sistem peringatan dini Anda. Di pendidikan, itu adalah guru.

Tetapi apa yang tidak pernah Anda inginkan adalah mereka dapat membuat work order sendiri. Anda akan terganggu oleh false positive. Dan dalam kasus di mana mereka benar, seharusnya ada work order, mereka kemungkinan tidak akan membuat yang baik untuk Anda. Seberapa besar kemungkinan mereka tahu spare part, manual O&M, dan diagram lantai yang perlu disertakan dalam work order yang kaya data?

Dengan membatasi pengguna ini pada pengajuan permintaan, Anda dapat dengan tepat mengawal alur kerja work order Anda. Hanya work order yang tepat yang dibuat, dan mereka dibuat dengan benar.

Langkah selanjutnya

Ingat, untuk mendapatkan manfaat izin pengguna, Anda membutuhkan CMMS. Jika Anda tidak memiliki satu, mulai menghubungi penyedia. Jika Anda sudah memiliki CMMS tetapi izin Anda tidak diatur sebagaimana yang Anda inginkan, panggil penyedia saat ini dan minta bantuan. Jika mereka baik, mereka benar-benar ingin Anda mendapatkan manfaat maksimal dari software mereka.