Cara Software CMMS Memacu Fokus pada Tugas Terpenting
Tentu Anda ingin efisien, tetapi untuk melakukan itu Anda pertama perlu menghilangkan semua gangguan yang mematikan momentum dan menyerap energi yang mencegah Anda fokus pada tugas kunci. Dan jujur, itu biasanya tidak mudah. Kecuali Anda memiliki CMMS yang tepat.
Platform CMMS yang baik, yang dipenuhi fitur canggih tetapi juga mudah digunakan, memungkinkan Anda:
- menjaga alur kerja work order tetap lancar
- mengutamakan pekerjaan yang Anda loloskan
- memantau kemajuan semua orang secara real-time
- memelihara program pemeliharaan mencegah untuk mengurangi pekerjaan reaktif yang tidak dijadwalkan
- menemukan tugas penting yang mungkin Anda tidak ketahui
Mari kita lihat satu per satu.
1. Software CMMS membantu Anda mencegah pekerjaan kecil yang tidak perlu menjadi gangguan besar
Salah satu cara terbaik untuk menjamin kegagalan adalah membagi perhatian Anda. Pernah coba mengemudi dan mengirim pesan teks pada saat yang sama? Ada alasan mengapa itu ilegal.
Saat alur kerja work order Anda tersumbat dengan tugas yang tidak perlu, sulit untuk tetap fokus. Alih-alih melakukan pekerjaan yang perlu diselesaikan sekarang, Anda membuang waktu dan usaha pada hal-hal yang sebenarnya bisa ditunda atau, dalam beberapa kasus, tidak dilakukan sama sekali.
Apakah solusinya adalah mengunci sistem sepenuhnya sehingga Anda adalah satu-satunya orang yang dapat membuat work order? Itu akan memastikan hanya tugas penting yang ditambahkan ke daftar tugas. Tetapi inilah masalahnya: sekarang Anda hanya memiliki tugas penting di daftar tugas Anda, tetapi Anda tidak memiliki semuanya. Banyak yang terlewat. Bahkan untuk operasi terkecil, Anda tidak dapat mengharapkan satu orang menangkap semua yang perlu dilakukan. Itu tidak mungkin. Sebaliknya, Anda perlu mendorong semua orang untuk melaporkan masalah. Semua orang di tim pemeliharaan. Semua operator. Bahkan orang di kantor depan. Jika mereka melihat sesuatu, mereka perlu dapat melaporkannya dengan cepat dan mudah. Dengan cara itu, tidak ada yang terlewat dan setiap tugas penting ditambahkan ke daftar.
Di sinilah CMMS mulai membuat hidup Anda lebih mudah. Yang baik dilengkapi dengan portal permintaan yang dapat Anda buka untuk siapa pun. Orang dapat dengan cepat dan mudah mengajukan permintaan. Email tidak sengaja dipindahkan ke folder spam. Pesan teks tidak sengaja dikirim ke nomor salah. Tetapi sekarang Anda memancing dengan jaring yang sangat luas, Anda akan menangkap sesuatu yang tidak Anda inginkan. Bagus ketika operator mendengar suara aneh dari pres hidrolik dan melaporkannya. Tetapi bagaimana ketika admin dari kantor depan mulai mengajukan banyak tiket tentang hand paper di kamar mandi?
Di sinilah CMMS terus membuat hidup Anda lebih mudah. Ingat, orang mengajukan *tiket*, bukan work order. Setelah CMMS mengumpulkan tangkapan hari itu, itu kemudian membiarkan Anda melalui dan membuat work order dari tiket yang menurut Anda penting dan “melempar kembali” yang tidak Anda inginkan. Software CMMS membantu Anda mengumpulkan apa yang Anda butuhkan dan membuang apa yang tidak Anda butuhkan.
2. Software CMMS menempatkan tugas penting di depan barisan
Setelah membersihkan alur kerja work order Anda dari tugas yang tidak perlu, saatnya untuk mengurutkannya. Semuanya penting, dan semuanya akan dilakukan, tetapi Anda perlu memutuskan mana yang dilakukan pertama.
Dalam beberapa kasus, Anda akan mengutamakan berdasarkan criticality. Katakanlah Anda memiliki dua tugas, satu adalah mengganti motor yang mati pada conveyor belt dan yang lain adalah mengganti pompa cadangan. Tanpa conveyor belt, seluruh operasi fulfillment Anda berhenti dengan biaya yang mahal. Tanpa pompa cadangan? Menggantinya penting, tetapi Anda memiliki ruang bernapas. Itu dapat menunggu.
Menetapkan criticality sebenarnya adalah seni dan ilmu yang terpisah, tetapi pada tingkat dasar itu kembali ke satu pertanyaan utama untuk setiap aset: Seberapa buruk adalah buruk? Jika aset ini gagal, tentu itu buruk. Tetapi, seberapa buruk adalah buruk? Apakah buruk hanya kata lain untuk mengganggu? Atau, apakah itu jenis buruk yang dapat merusak hari Anda? Seberapa banyak buruk ini akan membiayai? Dalam kasus lain, Anda dapat mengorganisir tugas secara berurutan. Perlu mengganti bout shear pada blower salju yang digunakan tukang kebersihan untuk membersihkan parkir karyawan? Pertama, Anda akan ingin memperbaiki pintu overhead logam di gudang tempat blower disimpan dan sekarang terjebak. Hasta Anda dapat membuka pintu itu, Anda tidak dapat sampai ke blower salju untuk memperbaikinya.
Poin utama di sini bukan bagaimana Anda mengutamakan work order Anda. Itu adalah Anda dapat melakukannya dengan mudah berkat CMMS. Setelah work order Anda semua siap, biasanya hanya beberapa klik di sini dan di sana untuk mengutamakannya.
3. Software CMMS memungkinkan Anda membuat dan kemudian memantau work order dari mana saja, kapan saja, secara real-time.
Sangat lebih mudah untuk tetap mengawasi proyek saat Anda dapat dengan segera mengakses informasi terbaru tentangnya. Apakah teknisi telah memulai work order? Apakah mereka telah menutupnya? Apakah Anda menunggu spare part? Semakin banyak Anda mengetahui tentang jumlah kemajuan saat ini, semakin mudah untuk sampai ke penutupan.
Untuk melihat bagaimana CMMS memungkinkan ini, membantu untuk membandingkannya dengan sistem tradisional (yang di sini hanyalah cara halus untuk mengatakan usang) berbasis kertas dan spreadsheet. Dengan work order berbasis kertas, biasanya ada satu salinan yang dikembalikan dari kepala departemen ke teknisi hingga akhirnya hilang sama sekali. Bahkan ketika sistem bekerja sebaik mungkin, itu membosankan dan lambat.
Perlu membuat work order?
Kembali ke meja Anda dan keluarkan pena dan formulir Anda.
Perlu menetapkan work order?
Teknisi Anda harus bergegas kembali ke kantor pemeliharaan untuk mengambalnya.
Sekarang mereka memilikinya dan telah memulai, perlu mengetahui bagaimana teknisi sedang bekerja?
Panggil mereka kembali ke kantor atau keluar ke fasilitas untuk mengejar mereka.
Dan ini saat semuanya berjalan lancar. Dengan spreadsheet, itu sebenarnya tidak lebih baik. Sepertinya memiliki software work order membuatnya lebih mudah untuk dibagikan. Tetapi ingat: Anda tidak membagikan work order. Sebaliknya, Anda membuat salinan dan kemudian membagikan salinan itu. Dan itu berarti ada banyak salinan terputus yang melayang. Ketika salah satu diperbarui, semua salinan lainnya segera menjadi usang. Tetapi orang yang memilikinya tidak tahu itu.
Dengan CMMS berbasis cloud, semuanya lebih baik. Segera setelah tiket masuk, Anda mendapatkan notifikasi di desktop atau perangkat seluler Anda. Anda dapat dengan cepat meninjau tiket dan mulai membuat work order yang penuh data. Dengan beberapa klik yang tepat dan beberapa gulir menu cepat, Anda dapat menyertakan:
- checklist yang dapat disesuaikan
- material dan spare part terkait
- salinan digital manual perbaikan dan pemeliharaan
- riwayat work order aset lengkap
- tingkat prioritas
Jika CMMS Anda sangat baik, itu bahkan memiliki peta lantai interaktif.
Dan karena semuanya ada di database CMMS yang dapat diakses seluler (bukan kertas yang mudah hilang atau spreadsheet yang segera usang), semua orang melihat informasi yang sama, yang selalu terbaru. Ini sangat berguna saat teknisi menambahkan catatan, mengunggah gambar digital, dan menutup work order. Dengan CMMS, Anda tidak pernah membuang waktu mencari potongan kertas atau menggulir email lama mencari lampiran file yang hilang lama. Sebaliknya, Anda fokus pada yang penting: di mana orang saat ini dengan tugas mereka.
4. Software CMMS membantu Anda menyiapkan dan menjalankan program PM untuk mengurangi pekerjaan reaktif yang tidak dijadwalkan
Software CMMS identik dengan pemeliharaan mencegah untuk sekian banyak alasan yang baik. Platform CMMS yang fitur lengkap dan ramah pengguna membuat penyiapan dan penutupan PM jauh lebih mudah. Dan itu penting karena semua waktu, energi, uang, dan yang terpenting stres yang dihemat oleh program PM yang baik. Setelah Anda siap untuk menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum menjadi masalah yang tidak dapat dikelola dan merecook anggaran, seluruh hidup Anda akan lebih mudah. Inilah caranya.
Pertama, pekerjaan dilakukan sesuai jadwal, bukan secara acak saat sesuatu yang tidak terduga rusak. Semua orang dapat datang bekerja setiap hari tahu tepat apa yang akan mereka lakukan. Tidak lagi kejutan. Dan karena pekerjaan dijadwalkan jauh sebelumnya, Anda dapat memastikan Anda memiliki material dan spare part yang diperlukan. Tidak lagi mencari-cari di lemari persediaan saat menit terakhir. Dan tidak lagi berlari untuk memperbaiki aset hanya untuk menemukan spare part penting berada tiga hari jauh di gudang pemasok. Perencanaan awal berarti Anda memiliki apa yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya. Kedua, selalu lebih murah untuk mengganti oli daripada mengganti mesin yang macet. Semua aset Anda akan bertahan lebih lama dan biaya lebih rendah untuk dioperasikan.
5. Software CMMS menjaga Anda tetap mengawasi semua tugas penting, termasuk yang tersembunyi di depan mata.
Kadang Anda tidak dapat mengawasi semua tugas penting karena Anda tidak tahu semuanya. Sepertinya aneh, kan? Tentu Anda harus tahu yang penting dan yang tidak. Nah, bisakah Anda menjawab pertanyaan berikut:
- Work order mana dari bulan lalu yang membiayai Anda paling banyak dalam tenaga kerja, material dan spare part, serta produktivitas yang hilang?
- Aset mana yang membiayai Anda paling banyak untuk dioperasikan dalam enam bulan terakhir? Berapa biayanya dan berapa persentase anggaran keseluruhan Anda yang dikonsumsi?
Jika Anda tidak tahu jawabannya dan tidak tahu cara mencarinya, Anda membutuhkan CMMS.
Jika Anda tidak tahu jawabannya tetapi tahu Anda dapat menemukannya setelah menghabiskan banyak waktu dan energi dengan kalkulator dan tumpukan kertas, Anda membutuhkan CMMS.
Karena setiap CMMS yang layak memiliki laporan otomatis yang dipenuhi indikator kinerja kunci (KPI) yang menggambarkan gambaran besar pemeliharaan untuk Anda. Setelah Anda tahu ke mana uang Anda pergi, Anda dapat mulai mengambil langkah untuk menghabiskan lebih sedikit di area tersebut. Kemudian, dengan melacak KPI yang sama seiring waktu, Anda dapat melacak kemajuan Anda. Tertarik mempelajari lebih lanjut tentang KPI? Lihat posting blog kami tentang apa itu dan cara menggunakannya, Classic KPIs for CMMS ROI.
Langkah selanjutnya
Bayangkan seberapa lebih baik hidup Anda akan menjadi dengan platform CMMS. Bayangkan diri Anda mengorganisir semuanya dari desktop atau perangkat seluler. Melacak setiap work order secara real-time. Menyiapkan dan menjalankan program pemeliharaan mencegah yang lancar. Memanfaatkan data CMMS untuk mengetahui ke mana uang benar-benar pergi, dan akhirnya mendapatkan anggaran Anda kendali. Bayangkan saja.
Kemudian luangkan waktu untuk mengingat hidup sekarang tanpa CMMS. Work order lama yang mudah hilang atau menjadi usang. Keterlambatan yang frustrasi antara sesuatu terjadi dan Anda mengetahuinya. Pemeliharaan reaktif yang tidak terduga. Semua ketidaktahuan itu.
Sekarang mulai memanggil penyedia CMMS.
