Sederhanakan Pemeliharaan Sekolah dengan Sistem Permintaan Kerja Berbasis CMMS

Jamannya sekolah satu ruangan yang indah dari dulu sudah lama berlalu. Sekolah sekarang bisa menjadi fasilitas raksasa dengan departemen pemeliharaan yang besar sendiri. Tidak ada raganya sulit untuk menjaga semuanya berjalan. Namun seberapa mudah jika dengan sistem permintaan kerja yang didorong CMMS?

Sekolah saat ini memiliki jalur penjemputan dan pengiriman sendiri, taman bermain multi-struktur, jejak beraspal, dan sering kompleks olahraga lengkap dengan lapangan AstroTurf dan tribune. Di tengah labirin ini adalah ruang kelas, gymnasium, pusat sumber daya, kafetaria, auditorium, laboratorium komputer, laboratorium sains, dan perpustakaan. Menjaga semuanya aman dan mematuhi regulasi adalah pekerjaan penuh waktu sepanjang tahun. Sebagian besar staf dan siswa libur musim panas, namun Juli dan Agustus adalah bulan sibuk untuk departemen pemeliharaan sekolah, dengan jadwal penuh proyek penangguhan.

Mari kita jelajahi peran pesanan kerja dalam hari rata-rata manajemen pemeliharaan sekolah. Kita dapat menggunakan lowongan kerja nyata untuk profesional pemeliharaan untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tantangan harian yang dihadapi departemen. Deskripsi tanggung jawab berikut dipinjam langsung dari lowongan kerja untuk sekolah dasar di New Jersey.

Tugas pemeliharaan dan perbaikan umum

Lakukan tugas pemeliharaan dan perbaikan umum di berbagai area dan sesuai dengan penugasan dari Supervisor Pemeliharaan dan sesuai dengan semua kode dan regulasi yang berlaku

Ini adalah tempat yang baik untuk memulai karena menggambarkan sebagian besar hari rata-rata seorang teknisi. Jadi, peran apa yang akan dimainkan pesanan kerja?

Dalam banyak kasus, pesanan kerja dimulai sebagai tiket yang diajukan oleh guru atau anggota staf lainnya. Kita dapat membayangkan guru seni melindas keran yang rusak di kamarnya. Masuk ke perangkat lunak pesanan kerja, ia memasukkan deskripsi singkat tentang masalah dan lokasinya. Informasi tersebut kemudian secara otomatis diteruskan oleh perangkat lunak CMMS ke supervisor pemeliharaan.

Guru kemungkinan besar akan menyertakan very sedikit informasi. Namun sekarang supervisor dapat mengambil tiket dan mengembangkannya menjadi pesanan kerja yang kaya data. Di meja atau perangkat seluler, ia mengakses CMMS dan, jika bagusnya, melalui antarmuka yang intuitif dan ramah pengguna, ia menambahkan ke pesanan kerja:

• Peta lantai interaktif
• Daftar bagian yang diperlukan, termasuk tingkat inventori saat ini
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan untuk memastikan praktik terbaik saat ini

Ada banyak lagi yang dapat ditambahkan, namun untuk keran yang rusak, ia mungkin akan menjadikannya sederhana. Selanjutnya, ia memprioritaskan dan kemudian menetapkan perbaikan. Semuanya tergantung pada tingkat kritisitas aset yang relatif. Apakah keran di ruang seni penting untuk menjaga pintu sekolah tetap terbuka? Kemungkinan tidak. Namun ia harus mempertimbangkan keamanan siswa dan staf saat melihat pesanan kerja apa pun. Aspek tersebut akan mengarah pada tangan yang berwarna cat, yang bukan masalah besar. Namun ayunan yang rusak di taman bermain dengan rantai logong yang longgar adalah bahaya langsung bagi anak-anak yang penasaran.

Pada akhirnya, keran yang rusak kemungkinan diberi prioritas rendah. Setelah itu diputuskan, supervisor sekarang menetapkan pesanan kerja. Karena ia mengirimkan tugas kepada setiap anggota departemennya menggunakan pesanan kerja yang dapat dilacak melalui CMMS, ia tahu di mana semua orang dan apa yang mereka lakukan. Melihat pesanan kerja saat ini, ia memasukkan perbaikan keran ke dalam sore hari seorang teknisi. Di akhir hari, ia akan kembali dan memeriksa apakah pesanan kerja ditutup, bagian apa yang digunakan, dan apakah teknisi mengirim catatan apa pun.

Pesanan kerja untuk pihak ketiga

Rekomendasikan perbaikan atau prosedur yang di luar cakupan tanggung jawab, keterampilan, atau pengalaman, menguraikan pekerjaan yang diperlukan dan spesifikasi yang diperlukan dari kontraktor luar.

Ini jarang terjadi di sekolah, namun pesanan kerja dapat dibuat untuk pemasok pihak ketiga. Memasang panel breaker baru, misalnya, memerlukan listrikwan berlisensi. Mungkin tidak ada di departemen yang dapat secara aman atau hukum melakukan pekerjaan tersebut.

Meskipun pekerjaan dilakukan oleh seseorang di luar departemen, pesanan kerja akan membantu semuanya berjalan lebih lancar. Ini dapat memiliki informasi tentang pekerjaan yang diperlukan serta informasi kontak supervisor. Memiliki semuanya dalam pesanan kerja berguna saat membayar pemasok atau melacak perjanjian atau garansi apa pun.

Pelacakan inventori dengan pesanan kerja

Pertahankan persediaan yang cukup dari bagian dan bekal yang biasanya digunakan dalam perbaikan dan minta bekal yang diperlukan melalui prosedur yang ditetapkan oleh distrik.

CMMS yang baik membuat pelacakan inventori menjadi mudah. Setelah Anda memiliki hitungan awal yang akurat, Pelacakan inventori ditangani oleh perangkat lunak pesanan kerja. Bagian yang diperlukan untuk perbaikan dapat dimasukkan dalam pesanan kerja saat dibuat. Ketika ditutup, tingkat inventori secara otomatis disesuaikan.

Lowongan pekerjaan menyebutkan “prosedur yang ditetapkan oleh distrik.” Sulit untuk mengetahui apa yang dimaksud, namun patut untuk melihat bagaimana CMMS yang baik menyederhanakan kontrol inventori. Dalam perangkat lunak, bagian dan inventori dapat diatur dengan ambang batas pemesanan ulang. Setelah angka-angka menurun di bawah level yang dapat disesuaikan ini, CMMS dapat mengirimkan pesanan sendiri, bahkan memperhitungkan waktu antrean saat ini. Atau, dapat memberitahu departemen pemeliharaan melalui email bahwa tingkat rendah. Pilihan Anda.

Pemeliharaan mencegah dan pelacakan pesanan kerja

Pastikan semua regulasi dan hukum kebakaran, keselamatan, kesehatan, dan lingkungan yang berlaku dipatuhi dan dilampaui.

Simpan log semua fungsi pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan.

Kepatuhan memiliki dua bagian: mematuhi dan membuktikan Anda mematuhi. Untuk bagian pertama, departemen menggunakan PM, yang merupakan jenis khusus pesanan kerja yang dijadwalkan sebelumnya untuk memastikan perbaikan atau penggantian besar tidak akan diperlukan di masa depan. Mereka mencakup inspeksi dan perawatan kecil. Untuk sekolah, PM meliputi pemeriksaan detektor asap, memastikan pemadam kebakaran terisi, dan stasiun pencucian mata terisi di laboratorium sains. Setelah PM ditambahkan ke CMMS, mereka menjadi pesanan kerja berulang. Mereka memastikan tidak ada yang dilupakan.

Pelacakan pesanan kerja membuat bagian kedua, membuktikan Anda mematuhi, menjadi mudah. CMMS yang baik memungkinkan Anda meninjau data historis, menghitung hampir kombinasi tak berujung dari indikator kinerja kunci (KPI), dan menghasilkan laporan tanpa kesulitan, yang kemudian dapat diteruskan ke departemen pemerintah yang relevan.

Manajemen pemeliharaan yang terorganisir

Tampilkan sikap yang kooperatif dan menyenangkan setiap saat, khususnya saat hadir di depan staf, siswa, dan tamu komunitas.

OK, Pesanan kerja tidak dapat menjamin setiap anggota departemen Anda akan menyenangkan. Namun pesanan kerja membuat manajemen pemeliharaan lebih terorganisir dan oleh karena itu lebih tidak stres. Perencanaan lebih mudah sehingga ada lebih sedikit kejutan tidak menyenangkan. Pesanan kerja tidak akan mengubah sikap Anda. Namun menggunakan sistem tiket pesanan kerja dan pelacakan pesanan kerja membuat jauh lebih tidak mungkin sesuatu di kerja akan merusak hari Anda.