Sederhanakan Manajemen Pesan Kerja Menggunakan CMMS untuk Efisiensi Lebih Besar
Bisnis di berbagai sektor industri semakin beralih terhadap Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas mereka. Peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, dan return on investment (ROI) yang lebih signifikan adalah alasan utama perusahaan memilih untuk meninggalkan pendekatan pensil dan kertas tradisional dalam bentuk sistem manajemen pemeliharaan otomatis. Perangkat lunak CMMS saat ini menghilangkan sistem pengarsipan kertas yang rumit dan tidak efisien dengan menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak pesanan kerja, menghasilkan laporan yang akurat dengan cepat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan preventif – semuanya dalam perangkat lunak berbasis cloudnya. Selain manfaat efisiensi organisasional, perbaikan ini juga telah mengarah pada umur peralatan yang diperpanjang, manajemen waktu yang lebih baik, dan pemanfaatan tenaga kerja dan pada akhirnya, biaya yang lebih rendah dan keuntungan yang meningkat.
CMMS adalah sistem perangkat lunak yang sangat canggih yang menggunakan ribuan titik data yang pada setiap waktu dapat memberikan pengguna gambaran umum operasi fasilitas atau alternatif, status dari peralatan individual. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan mewakili sistem yang kuat ketika digunakan sesuai potensi penuhnya. Industri CMMS berusaha tetap berada di puncak teknologi dan perubahan industri dengan terus berkembang dan lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan yang selalu berubah. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan termasuk antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler, dan fungsionalitas tanpa kertas yang lebih meningkatkan kemudahan penggunaan.
Dalam survei terbaru yang dilakukan oleh Hippo CMMS terhadap 125 pembeli, manajemen pesanan kerja (yaitu, perbaikan, pemeliharaan tidak terencana) menempati peringkat penting menurut 91% responden. Temuan ini, serta nilai yang diberikan pembeli terhadap pemeliharaan preventif (diusulkan oleh 96% responden), menunjukkan bahwa pelanggan CMMS memprioritaskan peningkatan efisiensi operasional sebagai tujuan utama. Berikut adalah daftar tujuh cara sistem perangkat lunak dapat menyederhanakan manajemen pesanan kerja:
1. Pemberitahuan Real-time
Tidak diragukan lagi bahwa “waktu adalah uang” dan waktu yang sia-sia dapat mahal bagi operasi. Perusahaan yang bergantung pada metode hard copy menghabiskan waktu untuk menulis pesanan kerja dan kemudian secara fisik mengirimkannya ke personel layanan yang ditetapkan. Jika orang tersebut tidak hadir untuk menerima pesanan kerja, itu mungkin duduk di meja mereka untuk beberapa waktu sebelum ditinjau. Dengan CMMS, semua pesanan kerja dibuat dalam sistem dan ditransmisikan segera kepada pengguna yang tepat untuk layanan. Menggunakan pemberitahuan email dan/atau pemberitahuan seluler, pesanan kerja diterima dalam hitungan detik. Perangkat lunak manajemen pesanan kerja juga dapat melacak proses pesanan kerja sehingga memungkinkan untuk memantau kemajuan pesanan kerja dari awal hingga akhir.
2. Manajemen Pesanan Kerja yang Dapat Diakses dan Digital
Setelah pesanan kerja dibuat, ada catatan digital yang tersedia untuk semua pengguna yang ditetapkan. Pesanan kerja dapat diambil dari beberapa perangkat termasuk komputer desktop, laptop, tablet, dan smartphone. Dalam semua kasus, data konsisten dengan semua pihak menerima informasi yang sama pada saat yang sama. Pesanan kerja dibuat dalam format yang sama dan dengan bidang wajib yang harus diisi. Ini memastikan semua informasi yang relevan termasuk. Misalnya, pesanan kerja mencakup catatan siapa yang membuat permintaan, informasi kontak relevan, deskripsi jelas tentang masalah termasuk gambar jika diperlukan, serta lokasi peralatan yang membutuhkan perbaikan. Templat pesanan kerja digital memastikan informasi yang terkandung jelas dan dapat dibaca dan tidak ada yang hilang atau salah ditafsirkan.
3. Organisasi yang Sederhana, Prioritas yang Jelas
Di perusahaan menengah hingga besar, tidak jarang memiliki beberapa pesanan kerja terbuka pada setiap waktu. Karena alokasi teknisi dan waktu dapat terbatas, penting bahwa pesanan kerja diprioritaskan berdasarkan urgensi, persediaan, personel, dan waktu. Perangkat lunak manajemen pesanan kerja dapat menetapkan tanggal jatuh tempo serta tingkat prioritas (yaitu, tinggi atau rendah). Beberapa CMMS dapat menampilkan rencana lantai dan peta yang mengidentifikasi lokasi peralatan dan membantu teknisi merencanakan penyelesaian pesanan kerja secara strategis.
4. Laporan yang Mudah tentang Pesanan Kerja yang Terlambat
Perangkat lunak manajemen pesanan kerja melacak kemajuan penyelesaian pesanan kerja. Laporan pesanan kerja dapat difilter berdasarkan indikator berbeda seperti sedang berlangsung, selesai, atau terlambat. Jika tanggal jatuh tempo tidak terpenuhi, manajer akan mendapat pemberitahuan. Pemantauan jenis ini memungkinkan manajer untuk membuat keputusan tentang alokasi staf, perekrutan, dan persediaan serta mengidentifikasi hambatan untuk pekerjaan yang terlambat. Dengan meninjau laporan pesanan kerja seiring waktu, manajer dapat membuat perubahan sesuai kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi operasi mereka.
5. Dokumen Pesanan Kerja yang Dapat Diakses
Dalam beberapa tahun terakhir, CMMS telah berkembang sebagai respons terhadap tuntutan industri dengan menjadi aplikasi yang lebih canggih, kuat, dan ramah pengguna. Sebagai contoh, banyak sistem pemeliharaan sekarang mencakup tautan ke manual peralatan, informasi jaminan, dokumen relevan, kontrak vendor, dan standar kode industri. Karena semua informasi ini disimpan dalam basis data perangkat lunak dan dapat diakses dengan beberapa klik mouse atau ketukan pada perangkat seluler, tidak perlu mencari secara manual data terkait peralatan penting ketika dibutuhkan. Kemudahan dan kenyamanan akses ini menghemat waktu dan tenaga bagi semua yang terlibat dalam proses pesanan kerja.
6. Laporan Riwayat Perbaikan dan Tren
CMMS dapat menghasilkan laporan riwayat perbaikan berdasarkan pesanan kerja yang selesai. Laporan dapat difilter berdasarkan periode waktu (yaitu, hari, minggu, bulan, tahun) oleh departemen dan/atau lokasi. Dengan fleksibilitas untuk meninjau riwayat perbaikan seiring waktu atau melalui indikator lain, manajer dapat menilai tren dalam kerusakan peralatan, penggantian bagian, biaya perbaikan, alokasi tenaga kerja, dll. Jika potongan peralatan ditemukan memerlukan perbaikan yang berkelanjutan, mungkin saatnya untuk menggantinya. Memiliki riwayat perbaikan membantu manajer membuat keputusan penting tentang operasi yang sedang berlangsung di departemen mereka.
7. Manajemen Pemeliharaan Perangkat Seluler
Salah satu perkembangan yang paling signifikan dalam fungsionalitas CMMS adalah penambahan akses seluler ke dasbor sistem manajemen pemeliharaan. Dengan penggunaan yang luas perangkat seluler dalam bentuk smartphone dan tablet, perubahan ini dalam cara pelanggan menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan sekarang telah membawa manajemen pemeliharaan otomatis ke tingkat fungsionalitas yang baru. Semua fitur CMMS yang tersedia pada komputer desktop juga tersedia menggunakan aplikasi pesanan kerja. Dengan fitur perangkat seluler, pengguna tidak lagi harus menunggu untuk mengakses CMMS pada komputer desktop mereka. Sebaliknya, mereka dapat mengakses sistem kapan saja dan di mana pun mereka berada. Yang terpenting, kamera ponsel dan tablet memungkinkan teknisi untuk mengunggah gambar peralatan yang membutuhkan perbaikan, atau bagian yang membutuhkan penggantian. Fitur pemindai kode batang pada perangkat seluler juga memastikan bahwa item yang direferensi adalah yang tepat. Memiliki gambar atau kode batang mengurangi kesempatan untuk kesalahan atau kebingungan. Sekali lagi, ini menghasilkan peningkatan keseluruhan dalam efisiensi.
Pemeliharaan berkelanjutan adalah bagian integral dari setiap operasi dan kenyataan yang tidak dapat diabaikan. Produktivitas organisasi terhambat saat perbaikan tidak dilakukan dengan segera atau saat perbaikan ditunda karena pesanan kerja tidak jelas atau penuh kesalahan. Membuat pesanan kerja yang otomatis, detail, dan terformat secara konsisten menghilangkan kesalahan dan kebingungan sambil juga mengurangi waktu dan tenaga. Riwayat perbaikan yang dihasilkan oleh perangkat lunak pesanan kerja membantu perusahaan tetap terinformasi tentang operasi pemeliharaan mereka dan menawarkan kesempatan untuk membuat keputusan yang tepat sesuai kebutuhan.
