Memilih Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas yang Tepat: IWMS, CMMS, CAFM, dan EAM Dijelaskan

Jika Anda membaca blog ini, perbedaan antara CAFM dan CMMS bukan sekadar akademik; Anda perlu mengetahui sehingga dapat memutuskan mana yang akan Anda dapatkan. Jadi, mari kita mulai dengan mengubah judul menjadi Mana yang Tepat untuk Saya, Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas Berbasis Komputer atau Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi? 

Ya, judul baru itu terlalu panjang, tetapi memiliki keuntungan menjadi lebih akurat. Dan cara terbaik untuk menemukan jawabannya adalah bekerja menuju sana. Mari kita mulai dengan beberapa dasar. 

Bukankah CAFM dan CMMS pada dasarnya sama? 

Tidak, tidak terlalu. Namun mudah untuk melihat mengapa orang mungkin berpikir mereka sama. Dalam garis besar, mereka melakukan tugas yang sama. Keduanya membantu Anda melacak, mengelola, dan melaporkan operasi Anda. Dan mereka mencapai tugas ini dengan memanfaatkan beberapa teknologi yang sama. Versi modern cenderung menggunakan database pusat berbasis cloud, menyederhanakan proses pengumpulan data dan memastikan semuanya tetap diperbarui secara real time dan dapat diakses dari desktop atau perangkat seluler mana pun yang terhubung ke Internet melalui aplikasi khusus. 

Untuk melihat di luar kemiripan ini menuju perbedaan, membantu untuk bertanya pada pertanyaan yang sama tetapi mengganti CAFM dan CMMS. Misalnya, kita dapat bertanya, Bukankah Tesla dan kart golf pada dasarnya sama? Dalam garis besar, mereka melakukan tugas yang sama. Keduanya memindahkan orang dan barang dari A ke B. Dan mereka mencapai tugas ini menggunakan teknologi yang sama, motor listrik. Namun segera setelah Anda membawa Tesla ke lapangan golf, Anda merasakan perbedaan segera. 

Jadi meskipun kedua solusi perangkat lunak ini berbagi beberapa fitur dan teknologi, mereka berbeda. Sederhanakan menjadi satu baris, perbedaannya adalah CAFM lebih berfokus pada memaksimalkan penggunaan ruang sementara CMMS lebih berfokus pada memaksimalkan waktu operasional aset.

Jadi, mereka tidak sama. Dan perbedaan adalah fokus. Pada titik ini, nilainya untuk menentukan beberapa definisi dasar platform terkait lainnya untuk menghindari kebingungan. Faktanya, kita dapat melihat empat platform yang berbeda tetapi terkait. 

Apa itu IWMS? 

Sistem manajemen tempat kerja terpadu 

Dengan fitur untuk segala sesuatu mulai dari manajemen portofolio properti hingga pembuatan tata letak lantai, ini adalah Swiss Army knife Anda untuk manajemen fasilitas. 

Apa itu CAFM? 

Manajemen fasilitas berbantuan komputer 

Memenuhi Anda untuk fokus pada tempat kerja fisik dengan fitur untuk membuat tata letak lantai dan memaksimalkan utilizasi ruang. 

Apa itu EAM? 

Manajemen aset perusahaan 

Pikirkan manajemen aset dari perut hingga kubur, termasuk segala sesuatu dari proses perencanaan hingga pemeliharaan dan kemudian pembuangan dan penggantian akhir. EAM menarik data dari seluruh organisasi untuk menunjukkan total biaya kepemilikan yang sebenarnya, yang penting untuk intelijen bisnis dan membuat keputusan perbaikan atau penggantian yang sulit. 

Apa itu CMMS? 

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. 

Disimpan yang terbaik untuk terakhir. CMMS lebih terfokus pada mengorganisir departemen pemeliharaan dengan manajemen work order dan penjadwalan serta pelacakan pemeliharaan mencegah. 

Bagaimana mereka membandingkan?

Dan sekarang setelah kita memiliki definisi, bisa membantu untuk membandingkan beberapa di antaranya untuk lebih memahami bagaimana mereka agak sama tetapi berbeda. Pada dasarnya, Anda perlu memastikan Anda mendapatkan yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. 

Itu sama seperti membeli mobil. Katakanlah Anda perlu kendaraan untuk berkeliling kota. Tidak semua akan cocok untuk Anda. Mobil dua kursi sempurna jika hanya ada dua orang, tetapi Anda lebih baik dengan van jika Anda perlu mengangkut keluarga lima orang Anda. 

EAM vs. CMMS 

Di dalam setiap EAM ada CMMS, jadi jika Anda harus menggambar hubungan, Anda akan memiliki EAM sebagai lingkaran raksasa dan CMMS sebagai lingkaran kecil di dalamnya. Kemungkinan tidak masuk akal untuk menggunakan versus di sini; ini bukan hubungan either-or. Sebaliknya, Anda dapat memikirkannya sebagai “lebih” dan “sedikit lebih sedikit.” 

IWMS vs. CMMS 

CMMS lebih berfokus pada pemeliharaan, dan Anda dapat memikirkannya sebagai sesuatu yang digunakan departemen pemeliharaan untuk menyederhanakan dan memperkuat alur kerja work order mereka. IWMS kemungkinan lebih baik sebagai solusi yang tinggal satu langkah lebih tinggi (tapi tidak lebih baik) dalam proses. Jadi, manajer fasilitas dapat menggunakannya untuk mengorganisir permintaan dari seluruh organisasi, beberapa dari yang kemudian mereka serahkan ke departemen pemeliharaan.   

IWMS vs. CAFM 

Tergantung siapa yang Anda tanyakan, tetapi perbedaan umum adalah skala. Setelah Anda tumbuh melebihi ukuran tertentu dan perlu pengawasan tambahan, IWMS lebih masuk akal 

OK, mereka tidak sama persis, tetapi ada banyak tumpang tindih, jadi jika saya mendapatkan CAFM atau CMMS, apakah saya pada dasarnya mendapatkan yang saya butuhkan? 

Sayangnya, tidak. Sebaliknya, Anda akhirnya mendapatkan tidak cukup dari yang Anda butuhkan dan terlalu banyak dari yang tidak Anda butuhkan. 

Tidak cukup dari yang Anda butuhkan: Jika yang Anda butuhkan adalah serangkaian fitur yang menyederhanakan dan memperkuat program pemeliharaan mencegah Anda, CAFM membuat Anda kekurangan. Dan jika Anda perlu mengelola perjanjian sewa properti yang kompleks di beberapa fasilitas, CMMS kesulitan untuk memberikan hasil. 

Terlalu banyak dari yang tidak Anda butuhkan: Ingat, penyedia modern untuk CAFM dan CMMS menggunakan model software as a service (SaaS), yang berarti alih-alih membeli perangkat lunak Anda mendaftar langganan. Ada banyak keuntungan dari sistem ini bagi Anda, termasuk fakta bahwa penyedia berinvestasi pada kesuksesan berkelanjutan Anda sepertinya Anda. Mereka perlu Anda puas dengan perangkat lunak mereka sehingga Anda memperbarui langganan Anda. Namun SaaS juga berarti jika Anda memilih CFAM ketika Anda membutuhkan CMMS, ada biaya berkelanjutan untuk fitur yang tidak Anda gunakan.   

Apa saja kasus penggunaan dan fitur CAFM? 

Pertanyaan bagus. Dan karena istilah ini menjadi sedikit payung untuk sejumlah jenis perangkat lunak manajemen fasilitas yang berbeda, kita hampir sama mudahnya bertanya, Apa yang bukan fitur dari CAFM? Mari kita sederhanakan daftar menjadi dua yang sangat penting. 

CAFM dan perencanaan ruang 

Ini dimulai dengan tata letak lantai detail dari ruang kantor, termasuk meja, aset, dan peralatan. Manajer fasilitas dapat memastikan ruang digunakan secara efisien dan karyawan mendapatkan akomodasi yang tepat. Misalnya, jika ada karyawan baru di departemen teknik, manajer fasilitas dapat memastikan ada ruang untuk meja baru. Mereka juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk memfasilitasi memindahkan meja dari penyimpanan ke kantor. Bagi karyawan yang ada, perencanaan ruang mencakup pengelolaan dan pelacakan ruang fleksibel, seperti ruang rapat dan ruang breakout. Perangkat lunak mengumpulkan data berharga tentang siapa yang menggunakan apa, apa yang efektif dimanfaatkan, dan apa yang terbuang sia-sia. 

CAFM dan jarak fisik 

Manajer fasilitas sekarang menghadapi tantangan terkait mencegah penyebaran COVID-19, dan salah satunya adalah dengan memastikan jarak sosial antara karyawan di tempat kerja. Karena perangkat lunak sudah memiliki data tentang tata letak kantor dan di mana orang duduk, manajer fasilitas dapat menggunakannya untuk memastikan jarak aman dengan segera mengatur ulang meja. Manajer juga dapat mengontrol akses dengan manajemen pengunjung dan mengatur tiba karyawan secara bertahap. Mereka juga dapat membuat dan mengelola pemeriksaan kesehatan serta mengumpulkan data untuk pelacakan kontak.  

Apa saja kasus penggunaan dan fitur CMMS? 

Kembali ke garis besar. Pemimpin pemeliharaan menggunakan CMMS untuk mengambil kendali atas program pemeliharaan mereka, termasuk: 

• Meningkatkan waktu operasional 
• Mengurangi biaya pemeliharaan 
• Mengontrol inventaris
• Meningkatkan visibilitas dan akuntabilitas 
• Memperpanjang siklus hidup aset dan peralatan 

Mari kita lihat bagaimana mereka melakukannya dengan modul spesifik dalam solusi CMMS. 

CMMS dan manajemen work order 

Di inti dari setiap CMMS yang baik adalah manajemen work order yang komprehensif. Ini dimulai dengan portal online terbuka, di mana orang dapat mengajukan permintaan pemeliharaan tanpa harus mencari nomor telepon atau alamat email departemen pemeliharaan. Keuntungan bagi departemen pemeliharaan adalah mereka tidak lagi harus menghadapi pesan acak yang kurang detail yang mereka butuhkan untuk menghasilkan dan memprioritaskan tugas pemeliharaan dengan tepat. 

Dalam kasus tugas on-demand, tim pemeliharaan dapat dengan cepat menghasilkan work order yang dilengkapi dengan semua informasi yang dibutuhkan teknisi untuk bekerja secara efisien dan menyelesaikan dengan cepat, termasuk: 

• Data dan riwayat aset dan peralatan yang komprehensif 
• Instruksi langkah demi langkah 
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan 
• Bagian dan bahan terkait 
• Gambar digital, manual O&M, dan garansi terkait 
• Peta situs interaktif dan tata letak lantai 

Komunikasi berjalan dua arah, dengan teknisi yang dapat mengunggah komentar pada work order dan tugas. Mereka juga dapat mengunggah gambar, memungkinkan mereka meminta inspeksi visual jarak jauh sebelum menyelesaikan. 

CMMS dan pemeliharaan mencegah 

Departemen pemeliharaan menggunakan berbagai strategi pemeliharaan pada aset mereka, dan pemeliharaan mencegah adalah salah satu yang paling populer. Sebaliknya menunggu aset dan peralatan gagal, teknisi menggunakan kombinasi inspeksi dan tugas pemeliharaan mencegah untuk menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka berkembang menjadi masalah besar. 

Perangkat lunak CMMS memudahkan untuk menyiapkan, menjadwalkan, dan melacak program pemeliharaan mencegah. Setelah tugas dimuat ke dalam perangkat lunak, PM berdasarkan kalender dan meter secara otomatis dihasilkan dan ditetapkan. Metrik pemeliharaan terkait dan indikator kinerja kunci (KPI) juga secara otomatis dilacak, dan perangkat lunak dapat menghasilkan laporan yang dipenuhi data untuk visibilitas dan akuntabilitas yang lebih baik. Misalnya, pemimpin pemeliharaan dapat melihat tepat berapa banyak PM yang terlewatkan dalam periode waktu tertentu. 

Melihat data work order dan PM aset membantu departemen menyesuaikan program. Misalnya, Anda memiliki fork lift yang rusak sekitar sekali setiap dua bulan. Sebaliknya mempertahankan jadwal saat ini inspeksi dan tugas pemeliharaan mencegah setiap tiga bulan, Anda dapat meningkatkan frekuensi menjadi setiap enam minggu. 

Mana yang tepat untuk saya, CAFM atau CMMS? 

Jawaban untuk hampir setiap pertanyaan menarik dalam hidup sama: Tergantung. Karena setiap sistem mengatasi serangkaian tantangan yang berbeda, Anda perlu memilih yang paling memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

Mulai dengan melihat masalah yang perlu Anda perbaiki. Itu sama seperti ketika Anda pergi ke dokter, dan pertanyaan pertama yang mereka ajukan adalah “Apa masalahnya?” Jika Anda tidak tahu apa yang salah, memilih obat yang tepat hampir mustahil.

Setelah Anda memiliki daftar masalah yang perlu Anda selesaikan, Anda dapat memutuskan mana yang tepat untuk Anda, 

Langkah berikutnya 

Cara terbaik untuk memutuskan adalah berbicara dengan seseorang dari industri. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menemukan penyedia yang tepat. 

Hippo memiliki banyak cara untuk membantu. Kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan uji coba gratis. 

Ringkasan CEO 

Memilih platform yang tepat untuk melacak, mengelola, dan melaporkan operasi fasilitas Anda berkaitan dengan menemukan yang paling memenuhi tantangan saat ini Anda. Untuk CMMS dan CAFM, ada tumpang tindih, tetapi keduanya cukup berbeda sehingga Anda perlu memastikan Anda mendapatkan yang tepat. Jadi, mana yang harus Anda pilih? Sistem CMMS terbaik untuk manajemen work order dan menyiapkan, menjadwalkan, dan melacak program pemeliharaan mencegah. Sistem CAFM seringkali lebih baik untuk manajemen ruang, termasuk perencanaan ruang dan memastikan jarak fisik. Jadi, CMMS membantu Anda memastikan AC berfungsi di kantor, sementara CAFM membantu Anda memastikan meja cukup jauh.