Memahami CMMS: Kunci Manajemen Pemeliharaan yang Cerdas

Dalam dorongan tak terhentikan untuk mendapatkan nilai maksimum dari aset, organisasi terus menekan departemen pemeliharaan mereka untuk melakukan lebih dengan lebih sedikit. Namun solusinya adalah bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Dan itu dimulai dengan perangkat lunak CMMS.

Apa itu CMMS?

Karena Anda dapat menggunakannya untuk mencapai tujuan yang berbeda, ada berbagai cara untuk menggambarkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Pada satu tingkat, itu adalah perangkat lunak yang canggih yang menangkap dan memanfaatkan ribuan titik data untuk memberikan segala sesuatu dari gambaran umum operasi fasilitas hingga wawasan komprehensif tentang peralatan individual. Dalam hal fungsionalitas, perangkat lunak CMMS menawarkan kemampuan bagi perusahaan untuk memantau tingkat inventaris, mengelola work order, menyiapkan dan menjadwalkan program pemeliharaan mencegah, dan dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat.

Namun pada tingkat lain, itu adalah solusi yang dibutuhkan manajer pemeliharaan. Mengotomatisasi proses dan menyederhanakan alur kerja membuat hidup Anda kurang stres dengan membuat hari kerja Anda lebih dapat diprediksi.

Bagaimana cara kerja CMMS?

Cara termudah untuk memahami cara kerjanya adalah dengan terlebih dahulu melihat dua metode manajemen pemeliharaan yang lebih lama, kertas dan spreadsheet.

Dengan kertas, Anda selalu berisiko kehilangan data atau merusaknya. Setiap kali Anda menulis work order baru, ada kemungkinan baik Anda termasuk kesalahan. Dan bahkan jika Anda menyalin semuanya dengan sempurna, ada kemungkinan baik seseorang akan kehilangan lembar kertas itu, salinan tunggal Anda dari data kritis tersebut.

Dengan spreadsheet, itu masalah yang berlawanan. Kemungkinan menyalin dan menempel data buruk masih ada, tetapi sekarang Anda seringkali memiliki terlalu banyak salinan data yang sama. Mengapa ini masalah? Karena secepat seseorang memperbarui informasi pada satu salinan, semua salinan terputus lainnya tidak sinkron. Pada akhirnya, semua orang di tim bekerja dengan versi kebenaran mereka sendiri. Semua orang di luar lingkungan—tetapi tidak ada yang menyadarinya.

Solusi CMMS modern memecahkan kedua masalah dengan membuatnya mudah untuk menangkap data dan kemudian menjaganya aman, terlindungi, dan dapat dicari. Anda dapat memikirkan CMMS sebagai memiliki dua bagian yang erat terhubung, database dan antarmuka yang digunakan departemen pemeliharaan untuk berinteraksi dengan database. Karena semua data ada di satu tempat, semua orang bekerja dengan informasi yang sama. Dan kapan saja seseorang di tim menambahkan atau memperbarui data, semua orang dapat melihat perubahan secara real-time. Akhirnya, semua orang tetap terinformasi dengan baik.

Perbedaan antara model SaaS dan “on-prem”

Aspek penting dari perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern adalah cara dijualnya; pada dasarnya, Anda tidak membelinya sama sekali. Sebaliknya, penyedia CMMS menggunakan model bisnis SaaS (software as a service) di mana Anda membayar biaya langganan untuk akses ke perangkat lunak. Ini hampir sama seperti Netflix.

Anda tidak membeli film individual dari Netflix. Sebaliknya, Anda membayar untuk akses ke katalog yang berputar. Itu berarti Anda tidak memerlukan mesin khusus di rumah. Yang Anda butuhkan hanyalah akses Internet. Tanggung jawab Netflix untuk mengurus semua server dan perangkat lunak. Bagi Anda, tidak ada yang perlu dirawat dan tidak ada yang perlu diupgrade. Dan Netflix terus menambahkan film dan fitur baru. Selama langganan Anda aktif, Anda dapat menonton sebanyak film yang Anda inginkan, tetapi setelah berakhir, Anda kehilangan akses.

Ini bagian yang berbeda. Dengan penyedia CMMS, Anda menambahkan banyak data Anda sendiri ke dalam sistem. Jika Anda memutuskan untuk mengakhiri langganan, data tersebut masih milik Anda. Anda dapat membawanya dengan Anda.

Sistem lama adalah on-prem, atau on-premises, yang berarti Anda bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menjalankan infrastruktur IT yang diperlukan. Kembali ke analogi Netflix, sistem lama sama seperti ketika Anda dulu membeli DVD. Tanggung jawab Anda untuk mendapatkan pemutar, dan jika rusak, kemudian tanggung jawab Anda untuk memperbaiki atau menggantinya. Keuntungan yang jelas adalah satu-satunya cara untuk upgrade adalah dengan menghabiskan lebih banyak pada teknologi lebih baru. Ketika industri memutuskan untuk pindah ke Blu-Ray, tanggung jawab Anda untuk membeli mesin baru.

Apa perbedaan antara CMMS dan EAM?

Secara umum, perbedaan antara CMMS dan EAM berkaitan dengan cakupan. Pada dasarnya, EAM memiliki lebih banyak fitur dan karena itu, lebih banyak orang dari lebih banyak departemen menggunakannya.

Anda dapat memikirkan EAM sebagai cara untuk mengelola aset dari perut hingga kubur, dari tahap perencanaan dan desain awal sampai organisasi mencabut dan membuangnya.

Perangkat lunak CMMS memiliki cakupan yang lebih terfokus, dan departemen pemeliharaan menggunakannya untuk mengorganisir dan melacak semua aspek pemeliharaan dan perbaikan untuk aset dan peralatan.

Untuk solusi EAM modern, biasanya ada CMMS lengkap di dalamnya sehingga perusahaan dapat mengelola aset selama tahap umur paketnya.

Industri apa yang menggunakan CMMS?

Sebuah rentang luas organisasi dengan berbagai ukuran di seluruh industri menggunakan solusi CMMS, termasuk:

• Manufaktur
• Makanan dan minuman
• Manajemen fasilitas
• Perawatan kesehatan
• Hotel dan resort
• Nirlaba
• Ritel dan restoran
• Pendidikan
• Pemerintah daerah
• Olahraga dan Rekreasi
• Lembaga keagamaan
• Komunitas pensiunan

Tidak ada batasan ukuran untuk implementasi CMMS. Faktanya, pemilik bisnis kecil yang beroperasi satu orang dapat mendapatkan manfaat dari alur kerja yang terstruktur yang disampaikan oleh solusi CMMS.

Apa manfaat CMMS?

Ada daftar panjang manfaat, tetapi nilainya untuk mencoba menyederhanakannya menjadi satu kalimat pendek.

Manfaat perangkat lunak CMMS adalah itu membuat hidup Anda kurang stres dengan membuat hari kerja Anda lebih dapat diprediksi.

Bagaimana ini membantu Anda mencapai tujuan ini? Ini melalui kombinasi fitur yang saling terkait.

Hemati biaya dan kurangi stres dengan pemeliharaan mencegah

Bagi banyak organisasi, modul pemeliharaan mencegah dalam sistem perangkat lunak CMMS adalah daya tarik utama.

Program pemeliharaan mencegah yang direncanakan dengan baik memastikan kondisi optimal untuk semua aset perusahaan melalui inspeksi dan tugas pemeliharaan yang dijadwalkan secara teratur, memperpanjang umur peralatan sambil menghemat waktu dan uang. Ketika Anda dapat menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka menjadi masalah besar, Anda dapat menghindari kerusakan yang menurunkan produktivitas dan meningkatkan biaya.

Anda dapat menetapkan jadwal pemeliharaan mencegah untuk semua aset dan peralatan Anda berdasarkan rekomendasi produsen, jadwal inspeksi, dan riwayat performa peralatan. Yang terbaik, Anda dapat menjadwalkan pekerjaan pada waktu yang sesuai untuk Anda. Misalnya, di pabrik manufaktur, Anda dapat meminta tim melakukan inspeksi dan tugas rutin saat garis sudah dijadwalkan untuk offline. Dan Anda tidak perlu khawatir tentang melewatkan PM karena perangkat lunak mengirim peringatan terkait pekerjaan mendatang.

Tingkatkan waktu bor dengan aplikasi pemeliharaan mobile

Tren yang tumbuh adalah aplikasi pemeliharaan mobile, yang memungkinkan staf pemeliharaan untuk mengakses data dan fitur dari setiap perangkat terhubung, dari setiap lokasi. Teknisi dapat memeriksa tugas baru, mengakses work order dan PM yang terbuka, dan menangkap serta mengunggah data kritis, termasuk gambar dan catatan work order dan tugas.

Sebaliknya harus kembali ke kantor untuk mengambil dan mengembalikan kertas, teknisi dapat mengakses segala sesuatu sambil tetap bergerak, membuat mereka lebih efisien dan mandiri.

Bawa teknisi ke tempat yang mereka butuhkan dengan peta situs dan tata letak lantai

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern menyediakan berbagai cara untuk melihat dan memahami data Anda. Dalam beberapa kasus, Anda perlu melihat biaya inventaris Anda dalam bentuk daftar. Dalam kasus lain, lebih mudah untuk memahami jadwal PM Anda yang ditampilkan di kalender.

Peta situs dan tata letak lantai adalah cara lain untuk memvisualisasikan aset dan operasi Anda.

Untuk teknisi baru, mereka adalah sumber daya yang tak ternilai saat mereka mempelajari fasilitas. Sebaliknya harus menugaskan mereka untuk mengikuti teknisi yang lebih berpengalaman, mereka dapat menyelesaikan work order secara independen. Dan bagi manajer pemeliharaan, peta situs dan tata letak lantai dapat membantu mereka menjadwalkan pekerjaan dengan lebih efisien. Misalnya, jika Anda sudah tahu teknisi Anda akan melakukan PM pada aset di samping kolam renang di atap, Anda juga dapat menugaskan beberapa inspeksi dan tugas untuk bar di sisi kolam.

Akses data secara instan dengan pemindaian kode batang

Dengan aplikasi mobile perangkat lunak CMMS, teknisi dapat menggunakan kamera bawaan perangkat untuk memindai kode batang pada aset untuk mengakses informasi kritis secara instan, mulai dari nomor serial hingga PM dan work order yang terbuka.

Dalam banyak industri, teknisi perlu bekerja pada aset yang terlihat semua sama. Pikirkan unit AC di atap gedung apartemen atau belt konveyor di pabrik manufaktur. Ada juga ranjang di fasilitas kesehatan, cuci mobil di tempat cuci mobil, dan TV serta proyektor di ruang kelas sekolah.

Dalam setiap kasus, sulit bagi teknisi untuk mengetahui aset mana yang akan dikerjakan. Pemindaian cepat memberi tahu mereka tepat apa yang harus dilakukan dan di mana melakukannya.

Sesuaikan proses dan buktikan kepatuhan dengan laporan otomatis

Database terpusat membuatnya mudah untuk menangkap data, menjaga semua orang tetap terupdate dan terlibat.

Namun Anda dapat melakukan lebih banyak dengan data yang dapat diandalkan Anda baru, termasuk menggunakan CMMS untuk memanfaatkannya menjadi pengambilan keputusan berbasis data yang dapat ditindaklanjuti. Dengan modul pelaporan, Anda dapat menghasilkan laporan otomatis yang dilengkapi dengan grafik yang mudah dibaca dan metrik pemeliharaan serta KPI yang mengesankan. Setelah Anda dapat dengan jelas melihat ke mana anggaran Anda pergi, Anda dapat beralih dengan benar untuk menemukan efisiensi baru. Juga, dapat dengan benar melihat dan memahami gambaran keseluruhan pemeliharaan membantu Anda membuat keputusan yang tepat pada aset dan peralatan tertentu, termasuk kapan lebih masuk akal untuk mengganti daripada memperbaiki.

Dan laporan tersebut memiliki lebih dari sekadar kegunaan internal. Ketika datang ke kepatuhan, selalu ada dua bagian: menjadi patuh dan membuktikan Anda patuh. Dengan catatan yang mudah diakses dari semua aktivitas pemeliharaan Anda, termasuk aktivitas log untuk setiap work order, Anda dapat dengan cepat dan menyeluruh membuktikan kepatuhan dengan regulasi pemerintah dan asosiasi industri, pedoman, dan praktik terbaik. Anda mendapatkan fasilitas yang lebih aman dan menghindari denda yang mahal.

Apakah ada panduan pembeli CMMS, atau bagaimana saya dapat menemukan CMMS yang tepat untuk saya?

Proses setiap orang sedikit berbeda, tetapi ada beberapa langkah yang dapat Anda ikuti saat memilih CMMS.

Pertama, pikirkan tantangan yang Anda hadapi saat ini. Apa tentang proses pemeliharaan Anda yang ingin Anda ubah? Apa yang memberi Anda masalah terbesar? Bagi banyak departemen pemeliharaan, masalah utama adalah ketergantungan pada pemeliharaan reaktif, di mana tim hanya memperbaiki aset dan peralatan setelah mereka gagal. Bagi departemen lain, masalah mungkin lebih terkait dengan pelacakan sumber daya dan inventaris yang tidak efisien.

Setelah Anda memiliki daftar masalah Anda, Anda dapat mencari obat spesifik. Penelitian online cepat dapat memberi Anda gambaran tentang fitur CMMS utama dan bagaimana masing-masing dapat menjadi obat untuk masalah spesifik Anda. Dari sana, saatnya untuk menghubungi penyedia untuk pemahaman yang lebih lengkap.

Ingat, namun, ada lebih dari sekadar daftar fitur dasar dalam CMMS. Anda juga perlu melihat pengalaman pengguna secara keseluruhan, yang jauh lebih luas daripada yang banyak orang asumsikan. Faktanya, pengalaman pengguna mencakup semua interaksi Anda dengan penyedia CMMS. Anda perlu memikirkan orang dan proses yang ditawarkan untuk membantu Anda mengimplementasikan sistem dan melatih teknisi Anda. Kemudian, setelah CMMS berjalan, jenis dukungan apa yang tersedia.

Langkah berikutnya

Cara terbaik untuk memutuskan adalah berbicara dengan seseorang dari industri. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menemukan penyedia yang tepat.

Hippo memiliki banyak cara untuk membantu. Kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan uji coba gratis.

Ringkasan CEO

Solusi perangkat lunak CMMS membantu departemen pemeliharaan menjaga aset kritis tetap online dengan uang lebih sedikit dengan menyederhanakan proses dan menangkap serta memanfaatkan data yang dapat diandalkan. Berbeda dengan sistem manajemen lama, CMMS modern tinggal di cloud, memastikan semua orang memiliki akses ke data terbaru. Organisasi di seluruh industri dapat melihat manfaat konkret dari sistem, termasuk waktu operasional lebih dan waktu serta uang yang lebih sedikit terbuang. Saat memilih CMMS, penting untuk mempertimbangkan tidak hanya fitur tetapi juga pengalaman pengguna secara keseluruhan, termasuk implementasi, pelatihan, dan dukungan berkelanjutan.