Mencapai Kesuksesan CMMS: Cara Meraih Dukungan Tim Pemeliharaan

Implementasi CMMS yang berhasil bukan hanya tentang menjalankan perangkat lunak. Penyedia perangkat lunak CMMS yang baik melakukan itu setiap kali dengan alur kerja yang dirancang dengan hati-hati dan jelas ditetapkan. Sebaliknya, sukses seringkali bergantung pada kemampuan Anda untuk meraih dukungan dari seluruh organisasi, terutama tim pemeliharaan. Anda membutuhkan mereka yang terlibat dalam kemenangan. 

Namun jika Anda belum pernah harus membangun dukungan, di mana Anda dapat memulai? 

Dengan bertanya pada para ahli. Jadi, mari kita lihat apa yang dikatakan pelatih paling sukses di dunia tentang memimpin tim menuju kemenangan. Jika sebagian besar implementasi CMMS bergantung pada dukungan, nilainya untuk melihat apa yang dikatakan pelatih terkenal tentang mengorganisir tim yang menang. 

Mari kita mulai dengan dasar: memahami peran setiap orang dalam proses. Karena sebelum Anda dapat membuat tim bekerja sama, Anda perlu memiliki gambaran tentang posisi setiap orang, terutama diri Anda sendiri. 

Pikirkan orang dan posisi mereka untuk membangun dukungan perangkat lunak CMMS 

“Saya pikir hal terpenting tentang coaching adalah Anda harus memiliki rasa percaya diri tentang apa yang Anda lakukan. Anda harus menjadi salesman, dan Anda harus membuat pemain Anda, terutama pemimpin mereka, percaya pada apa yang Anda coba capai di lapangan basket.” 

– Phil Jackson, Basket 

Jika Anda adalah salesman, pekerjaan Anda adalah membuat semua orang terbeli dengan manfaat perangkat lunak CMMS. Jadi, cara terbaik untuk menjual kepada semua orang? Jangan. Jangan pernah mencoba menjual semua orang dengan cara yang sama pada ide yang sama. Sebaliknya, pikirkan pemangku kepentingan dan kemudian buat pitch baru untuk masing-masing. 

Bayangkan tim baseball rekreasi Anda baru saja memenangi juara liga, dan Anda ingin keluar makan malam untuk merayakan. 

Semua orang di tim adalah pemangku kepentingan karena mereka semua terpengaruh oleh keputusan. Pada saat yang sama, masing-masing memiliki tingkat pengaruh dan minat yang berbeda. Mengapa? 

Salah satu telah setuju untuk membayar semua orang, jadi mereka punya banyak kata dalam ke mana Anda pergi. Juga, mereka ingin makan Cina. Yang lain alergi terhadap ikan, yang memberikan mereka pengaruh ekstra dalam memilih tempat yang tidak akan dikunjungi. Teman santai pikir apa saja baik-baik saja. Faktanya, mereka memiliki sisa makanan di kulkas yang bisa dengan mudah dihangat dan dimakan sendirian di depan TV. Yang memilih terakhir kali tim keluar makan malam sekarang hampir tidak punya kata, tapi mereka sangat suka pizza dan berharap itu tempat yang diinginkan semua orang lain. 

Ada secara resmi empat jenis pemangku kepentingan:   

• Pengaruh rendah, minat tinggi 
• Pengaruh rendah, minat rendah 
• Pengaruh tinggi, minat rendah 
• Pengaruh tinggi, minat tinggi 

Setiap organisasi akan sedikit berbeda dalam hal siapa yang memerankan peran mana, tetapi Anda masih mungkin akan menghadapi keempat jenis tersebut. 

CEO Anda mungkin pengaruh tinggi tapi minat rendah. Pada dasarnya, mereka sebagian besar tidak campur tangan tetapi dapat dengan mudah menghentikan proyek jika mereka tidak suka apa yang mereka lihat. Jadi mereka mungkin tidak hadir di demo perangkat lunak, tetapi mereka meninjau fitur dan biaya sebelum keputusan akhir. Dan seringkali sama dengan tim IT internal. Platform CMMS modern adalah layanan langganan berbasis cloud. Penyedia melakukan semua pekerjaan IT yang berat, termasuk menyiapkan database, menjalankan server, dan memperbarui perangkat lunak. Itu berarti departemen IT Anda umumnya tidak akan terlibat dalam proses seleksi sampai akhir mendekati saat mereka mungkin memiliki pertanyaan tentang keamanan data dan kata sandi.    

Bagaimana dengan pengaruh rendah, minat rendah? Orang di pembelian yang memeriksa ulang angka anggaran inventaris Anda mungkin tidak peduli bagaimana Anda mendapatkan angka, cukup Anda menyampaikan tepat waktu. 

Melihat peluang implementasi Anda sukses dengan tingkat adopsi berkelanjutan yang tinggi, tim pemeliharaan adalah pengaruh tinggi dan minat tinggi. Mereka langsung terpengaruh oleh CMMS baru. Dan mereka perlu belajar cara menggunakannya dan kemudian menggunakannya secara konsisten sebelum Anda dapat melihat ROI nyata. 

Jadi bagaimana Anda dapat dengan sukses memitch tim pemeliharaan tentang CMMS baru?   

Bicaralah dengan teknisi pemeliharaan dengan cara yang penting untuk kesuksesan CMMS 

“Jika Anda memiliki sesuatu yang krusial untuk dikatakan pada seorang pemain, awali dengan mengatakan sesuatu positif. Itu ketika Anda sampai pada kritik, setidaknya Anda tahu dia akan mendengarkan.” 

– Bud Grant, Sepak Bola Amerika 

Jika Anda ingin orang mendengarkan, Anda perlu berbicara langsung terhadap minat mereka. Apakah Anda yakin tim pemeliharaan peduli seberapa banyak uang yang dapat dihemat departemen dengan perangkat lunak manajemen work order baru? Apakah Anda pikir mereka juga khawatir tentang uang yang dibuang departemen pada kontrol inventaris yang lemah? 

Kemungkinan tidak. 

Namun apa yang dapat Anda yakini adalah mereka lelah harus berlari ke kantor pemeliharaan dan kembali untuk mengambil kertas baru. Dan mereka tidak suka harus improvisasi pada work order karena mereka tidak memiliki akses mudah ke manual dan riwayat pemeliharaan dan perbaikan. 

Anda tahu mereka berharap departemen melakukan lebih banyak pemeliharaan mencegah daripada berlari memadamkan kebakaran dengan work order on-demand yang tak terduga dan tidak terendali. Itu adalah sifat manusia yang sederhana: tidak mengetahui jadwal Anda stresful. Mereka ingin melihat pekerjaan datang dari minggu-minggu yang lalu dan tahu mereka akan memiliki data dan bagian yang mereka butuhkan tepat saat mereka membutuhkannya. 

Jadi ketika Anda memitch tim pemeliharaan tentang ide CMMS, penting untuk fokus pada cara yang memberikan manfaat langsung kepada mereka. 

Dan setelah tim tertarik dengan perangkat lunak baru dan ingin implementasi berhasil, Anda perlu mengatasi keraguan yang mungkin mereka miliki. Ingat, dukungan adalah bagian kesempurnaan rasa senang dan rasa percaya diri. Tim perlu menginginkan CMMS dan merasa mereka dapat menguasainya. 

Jadwalkan waktu yang cukup untuk latihan CMMS dan targetkan latihan yang sempurna 

“Kunci bukanlah kemenangan. Semua orang punya itu. Yang penting adalah kemauan untuk bersiap menuju kemenangan.” 

– Bobby Knight 

Latihan tidak membuat sempurna. Hanya latihan yang sempurna yang membuat sempurna. 

– Vince Lombardi 

Setelah Anda menjual tim pada manfaat yang langsung mempengaruhi mereka, saatnya untuk mulai meningkatkan rasa percaya diri mereka dengan pelatihan. 

Anda dapat secara signifikan meningkatkan peluang semuanya berjalan dengan baik dengan memilih CMMS yang mudah dipelajari dan mudah digunakan. Desain UX yang hati-hati membantu banyak. Semakin tidak rumit, semakin cepat tim dapat terjun dan mulai menggunakannya. Juga, pastikan penyedia memiliki track record yang baik dengan pelatihan. 

Pastikan untuk bertanya: 

• Apakah mereka menawarkan opsi onsite serta online? 
• Sumber daya apa yang tersedia untuk studi mandiri? 
• Apakah mereka mampu bekerja dengan berbagai jenis pembelajar? 
• Opsi apa yang tersedia untuk refresher dan pelatihan fitur baru?
• Apakah mereka memiliki pengalaman melatih orang yang mahir teknologi dan takut teknologi?

Ada satu metafora olahraga lagi yang dapat kita masukkan di sini, dan itu adalah ide “gamification.” Anda dapat membantu tim Anda bersemangat dengan pelatihan dengan menambahkan batas waktu, poin, dan hadiah.

Jadi, alih-alih memberitahu tim mereka harus menyelesaikan video pelatihan pada tanggal tertentu, Anda dapat menetapkan nilai poin untuk setiap trapel pelatihan dan memberikan hadiah untuk teknisi dengan poin paling banyak. Lalu lanjutkan melewati tahap pelatihan dan implementasi untuk membantu memastikan tingkat adopsi yang lebih tinggi. Misalnya, salah satu pelanggan Hippo memberikan bonus teknisi berdasarkan waktu penyelesaian sumber daya yang dilacak di CMMS.   

Anda dapat memenangkan bahkan anggota tim pemeliharaan yang paling keras kepala dengan motivasi yang tepat. 

Langkah berikutnya 

Siap untuk mempelajari lebih lanjut tentang membangun dukungan untuk implementasi CMMS yang berhasil? Atau, apakah Anda masih awal dalam proses dan ingin gambaran dasar tentang opsi Anda, termasuk fitur dan harga? 

Terlepas dari sejauh mana Anda dalam proses, Hippo di sini untuk membantu. Hubungi kami dan kami dapat menjawab pertanyaan Anda, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan uji coba gratis. 

Ringkasan cepat dan lengkap dari tulisan blog ini 

Penyedia yang baik sudah menguasai sisi teknis saat menyiapkan CMMS Anda. Namun untuk implementasi yang berhasil, Anda membutuhkan lebih dari sekadar solusi teknis yang tepat. Anda juga perlu memperhatikan faktor manusia, membangun dukungan dari seluruh organisasi. Mulai dengan memikirkan orang dalam istilah empat jenis pemangku kepentingan, dan kemudian pastikan Anda berbicara dengan orang dengan cara yang dapat mereka pahami dengan mudah, yang berarti fokus pada minat pribadi mereka. CEO ingin mendengar tentang penghematan biaya. Namun tim pemeliharaan dipersuasi dengan membicarakan jadwal yang lebih baik yang membuat hidup lebih dapat diprediksi, lebih sedikit stres. Dan pastikan Anda mengatur waktu yang cukup untuk latihan. Dukungan adalah bagian kesempurnaan rasa senang dan rasa percaya diri. Anda harus menyiapkan pemain Anda untuk sukses dengan pelatihan yang tepat.