Memahami Sistem Inventaris Barcode:Cara Kerjanya &Mengapa Penting
Manajer Pasar Aset Tetap
Diperbarui 20 November 2024
Daftar Isi
- Apa itu Sistem Inventaris Barcode?
- Industri Mana yang Mengelola Inventaris?
- Batasan Pemantauan Inventaris
- Alat dan Teknologi Manajemen Inventaris
- Manfaat Sistem Inventaris Barcode yang Efektif
- Apa yang Harus Diperhatikan dalam Sistem Inventaris Barcode
- Cara Menerapkan Sistem Inventaris Barcode
- Pemikiran Akhir
- Pertanyaan Umum
Poin Utama
Sistem inventaris kode batang adalah metode digital untuk melacak dan mengelola inventaris menggunakan kode batang unik untuk mengidentifikasi dan memantau produk, memungkinkan pemindaian yang efisien, pembaruan waktu nyata, dan pencatatan yang akurat di seluruh rantai pasokan.
Perusahaan mengumpulkan, membeli, memanfaatkan, memindahkan, dan mendistribusikan banyak produk, barang, dan peralatan. Melacak item-item ini merupakan tantangan yang berkelanjutan, namun teknologi telah berkembang untuk memudahkan pekerjaan tersebut. Label barcode, pemindai, dan sistem manajemen inventaris membantu organisasi melacak aset fisik mereka dengan lebih baik.
Bisnis ingin menciptakan, memasarkan, dan menjual produk. Mengelola inventaris saat barang berpindah dari awal hingga pengiriman adalah bagian penting dari operasi. Dalam panduan ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang sistem inventaris kode batang.
Sistem inventaris barcode adalah metode digital untuk melacak dan mengelola inventaris yang menggunakan barcode, perangkat keras, dan perangkat lunak untuk mengotomatisasi kontrol inventaris dan meningkatkan akurasi, efisiensi, dan produktivitas. Ini adalah komponen dan fungsi utama dari sistem inventaris kode batang yang efektif.
- Barcode:Pengidentifikasi unik yang berisi informasi produk seperti gaya, dimensi, dan detail lainnya.
- Perangkat keras:
- Printer untuk menghasilkan label barcode
- Pembaca atau pemindai kode batang untuk memindai dan mengunggah informasi
- Perangkat seluler dengan kamera yang dapat berfungsi sebagai pembaca kode batang
- Perangkat Lunak:Perangkat lunak manajemen inventaris yang menyimpan dan mengkategorikan data dari kode batang yang dipindai, memungkinkan pembaruan dan pelacakan secara real-time.
Sistem ini bekerja dengan menyandikan data ke dalam serangkaian batang dan spasi vertikal yang mewakili angka atau karakter. Saat dipindai, informasi ini diterjemahkan menjadi data yang dapat digunakan untuk pengelolaan inventaris.
Keuntungan menggunakan sistem inventaris barcode antara lain:
- Peningkatan akurasi dalam melacak inventaris
- Pembaruan real-time pada tingkat stok
- Penghitungan inventaris lebih cepat dan efisien
- Kontrol yang lebih baik atas pergerakan stok dan lokasi
- Mengurangi kesalahan manusia dalam entri data
- Peningkatan kemampuan untuk mencegah pencurian dan kehilangan
- Peningkatan pemenuhan pesanan dan kepuasan pelanggan
Sistem inventaris barcode dapat disesuaikan untuk berbagai industri dan kebutuhan bisnis, mulai dari toko ritel hingga gudang dan fasilitas manufaktur. Hal ini memungkinkan bisnis mengotomatiskan banyak tugas kontrol inventaris manual, sehingga menghasilkan peningkatan produktivitas dan pengelolaan stok yang lebih akurat.
Ingin Daftar Periksa Penandaan &Pelacakan Aset GRATIS?
Klik tombol di bawah untuk menerima PDF gratis dari Daftar Periksa Pengelolaan Aset kami, yang berisi pertanyaan penting yang harus dijawab untuk setiap proyek pemberian tag, serta tips pemberian tag utama, yang memungkinkan Anda mengaktifkan dan menjalankan sistem pengelolaan aset dengan lebih cepat.
Dapatkan Daftar Periksa ›
Industri Mana yang Mengelola Inventaris?
Pengecer, produsen, gudang, distributor, dan perusahaan logistik menyadari bahwa pengelolaan sistem ini adalah inti dari operasi mereka. Namun hampir setiap bisnis selalu memantau produk yang dijualnya kepada pihak lain atau peralatan dan barang lain yang penting bagi operasinya:
- Organisasi layanan kesehatan mengumpulkan peralatan yang dibutuhkan untuk merawat dan menampung pasien saat penyedia layanan memberikan layanan.
- Perusahaan minyak dan gas perlu memastikan bahwa produk mereka mengalir dari kilang ke tujuan akhir.
- Perusahaan utilitas menginvestasikan triliunan dolar pada pembangkit listrik dan jaringan pintar untuk memindahkan energi dari sumber ke tujuan.
- Perusahaan telekomunikasi dan kabel memasang kabel dan berbagai peralatan jaringan yang menyediakan akses jaringan kepada pelanggan dan membawa konten yang diinginkan.
- Pemerintah dan lembaga sipil memanfaatkan peralatan dan inventaris yang diperlukan untuk kepolisian, pemadam kebakaran, dan lembaga kota.
- Pertahanan adalah area di mana peralatan khusus diperlukan untuk menyelesaikan misi dan harus dilacak demi keselamatan dan keamanan.
- Pendidikan dimulai dari fasilitas tempat diadakannya kelas dan mencakup seluruh perlengkapan dan perlengkapan yang ada di dalam gedung, seperti peralatan olah raga, buku pelajaran, dan komputer.
Jadi, bukan hanya pengecer, gudang, produsen, dan distributor saja yang harus menjaga penghitungan inventaris secara tepat dan memerlukan sistem inventaris barcode yang efektif. Setiap perusahaan memiliki material yang harus dilacak hingga tingkat tertentu.
Batasan Pemantauan Inventaris
Memantau inventaris penting karena melakukannya dengan baik akan membantu organisasi dalam banyak hal, namun jarang ada perusahaan yang unggul dalam bidang ini. Pekerjaan ini dapat diabaikan karena manajemen berfokus pada bisnis inti, bukan logistik internal.
Selain itu, bisnis sering kali menganggap prosesnya memakan waktu dan membuat frustrasi karena berbagai alasan. Secara tradisional, organisasi mengelola inventarisnya secara manual. Mereka memasukkan informasi melalui pensil dan kertas atau ke dalam spreadsheet Excel, dan beberapa mungkin telah membuat label kertas yang dicetak di tempat.
Kemudian, bisnis tersebut melakukan penghitungan inventaris secara rutin untuk memastikan pelacakan kertas dan pensil serta metode spreadsheet cukup akurat. Prosesnya memakan waktu dan menyajikan informasi akurat hanya dalam waktu singkat (jika ada), pada dasarnya segera setelah penghitungan selesai.
Selain itu, manusia terkadang melakukan kesalahan, terutama saat menghitung dan melacak ratusan, ribuan, hingga puluhan ribu produk. Akibatnya, pengelolaan inventaris dengan cepat menjadi pengurasan produktivitas yang besar. Karyawan menghabiskan banyak waktu untuk hal tersebut tetapi tidak membuat catatan yang sempurna. Pemecahan masalah untuk menemukan akar penyebab perbedaan terkadang memerlukan pengulangan seluruh proses.
Melacak produk selalu menjadi hal yang rumit dan menjadi semakin kompleks seiring dengan bermunculannya spesialis di bidang seperti manajemen rantai pasokan, namun karena berbagai perusahaan di seluruh rantai pasokan menggunakan sistem komputer yang berbeda, visibilitas masih kurang.
Selain itu, pergerakan barang pun semakin tersebar. Perusahaan kecil dan besar dapat menjual dagangannya secara lokal, di wilayah sekitar, di seluruh negeri, dan bahkan di seluruh dunia. Saat mereka berekspansi ke pasar baru, mereka harus memastikan bahwa mereka mengikuti pedoman lokal.
Akibatnya, ruang penyimpanan sering disalahgunakan. Fasilitas atau gudang perusahaan dipenuhi dengan banyak barang:rak pajangan, spanduk, stan, literatur, perlengkapan, perlengkapan toko, dan barang dalam berbagai tahap perakitan. Mereka sering kali tersebar di seluruh fasilitas penyimpanan daripada ditempatkan secara efisien.
Satu kesalahan manajemen aset mendatangkan malapetaka pada rantai pasokan, proses produksi, dan pengiriman. Setiap kali masalah muncul, pekerjaan tertunda, dan terkadang semuanya harus terhenti karena tim tidak dapat bergerak maju ketika setiap tahapan dalam proses bergantung pada penyelesaian langkah sebelumnya.
Dampak riak lainnya pun timbul. Tim tertahan pada satu proyek, sehingga menunda penyelesaian atau pengiriman produk ke pelanggan lain. Perusahaan perlu memesan ulang persediaan yang diperlukan. Seringkali mereka terburu-buru mengejar ketertinggalan dan melakukan kesalahan-kesalahan lain yang pada akhirnya menurunkan kualitas dan efektifitas kerja mereka. Mereka terlambat menyelesaikan satu proyek dan memulai proyek berikutnya juga terlambat dari jadwal. Frustrasi dan stres menumpuk, menciptakan lingkungan kerja yang tegang.
Penghitungan inventaris tidak akurat. Jika pesanan pelanggan tertunda, keluhan terhadap perwakilan layanan pelanggan meningkat, dan pelanggan beralih ke pesaing. Terlalu banyak inventaris akan menghabiskan ruang penyimpanan – dan modal. Intinya, inefisiensi ini merembes ke seluruh rantai pasokan dan berdampak negatif terhadap mitra, pengecer, penyedia layanan, konsumen, dan pada akhirnya pemangku kepentingan.
Namun pengelolaan inventaris menjadi lebih sederhana karena kemajuan teknologi. Solusi seperti label kode batang dan tag aset serta tag kontrol inventaris membantu perusahaan mendapatkan lebih banyak wawasan dan kontrol atas barang mereka.
Label barcode adalah representasi visual suatu barang. Biasanya, kode menampilkan angka, huruf, dan simbol, dengan karakter yang dikodekan dalam warna hitam dan putih.
Sistem inventaris barcode memberikan pengidentifikasi berbeda untuk setiap produk atau peralatan. Hasilnya, perusahaan dapat mengaitkan beberapa titik data ke nomor tersebut, termasuk pemasok, dimensi produk, berat, dan bahkan data variabel, seperti berapa banyak stok yang tersedia.
Nomor identifikasi disimpan dalam database, dan sistem menggunakan pemindai untuk mendokumentasikan dan melacak ke mana barang tersebut pergi, apakah sudah digunakan, dan data lainnya. Selama bertahun-tahun, sejumlah standar berkembang yang menetapkan bagaimana kode dibuat dan apa artinya sehingga pemindai memahami apa yang mereka lihat dan apa yang mereka lihat.
Teknologi telah meningkat dan menjadi lebih cerdas. Saat ini, perusahaan memiliki lebih banyak informasi dibandingkan sebelumnya. Selain informasi identifikasi aset dasar, terdapat riwayatnya, termasuk pemeliharaan dan perbaikan, vendor aslinya, lokasinya saat ini, dan lokasinya dijadwalkan.
Kelebihan lainnya adalah label barcode telah disesuaikan dengan kondisi dunia nyata. Mereka kini memperhitungkan berbagai variabel, seperti paparan kondisi cuaca buruk, kaustik, dan bahan kimia. Akibatnya, berbagai jenis label kode batang bermunculan untuk berbagai kasus penggunaan:
- Foil Metalphoto® Label dilapisi dengan permukaan anti lengket untuk menolak cat, asam, kaustik kuat, dan bahan kimia lainnya.
- Label Metalphoto® Kaku dirancang untuk tahan terhadap lingkungan paling keras, digunakan untuk aplikasi pelacakan dalam dan luar ruangan, dan sering kali bertahan selama beberapa dekade.
- Label Poliester Premium dirancang untuk menandai dan mengidentifikasi aset dalam ruangan dengan jelas, seperti peralatan kantor.
- Label Poliester Anti Rusak menyertakan label perekat poliester putih mengkilap yang menampilkan pesan “VOID” pada aset dan saat label dilepas dari permukaan pasangannya. Mereka menyimpan barang-barang sensitif yang ditandai dengan jelas dan aman.
- Label Poliester Dua Bagian datang dengan nomor ID yang cocok untuk dilampirkan pada catatan perusahaan.
- Label Vinyl yang Dapat Dirusak dirancang agar sulit - hampir tidak mungkin - untuk dihilangkan dalam keadaan utuh. Labelnya patah jika dirusak.
- Label dan Tag Vinyl berfungsi dengan baik untuk pelabelan interior.
- Label Plastik yang Dapat Dilepas adalah label polipropilen berorientasi biaksial yang didukung dengan perekat aplikasi yang dapat dilepas dan dapat dilepas atau diubah posisinya dengan rapi.
Selain banyaknya pilihan, vendor berkolaborasi dengan pelanggan untuk membuat label barcode untuk aplikasi unik mereka. Misalnya, Camcode bekerja sama dengan Displays2go untuk mengembangkan label rak poliester yang disesuaikan untuk gudang mereka. Selain label rak standar, keduanya merancang solusi untuk memudahkan pemindaian rak tinggi dan rendah. Daripada mengharuskan karyawan membungkuk untuk mencapai rak yang sangat rendah atau melakukan peregangan untuk mencapai rak yang lebih tinggi, mereka menerapkan sistem label ganda.
Dalam hal ini, label rak memiliki warna tertentu dan panah yang mengarah ke bawah untuk tingkat yang lebih rendah dan warna yang berbeda dengan panah yang mengarah ke atas untuk tingkat yang lebih tinggi. Pelabelan memudahkan karyawan untuk memindai dan mengurangi kesalahan karena warna yang berbeda dengan jelas mengidentifikasi berbagai tingkatan.
Manfaat Sistem Inventaris Barcode yang Efektif
Menandai peralatan dengan kode batang dan menggunakan pemindai serta perangkat lunak manajemen inventaris adalah keputusan bisnis yang baik. Ada banyak manfaat menerapkan sistem inventaris kode batang yang komprehensif untuk menyederhanakan pelacakan aset dan meningkatkan kontrol inventaris:
Meningkatkan Pelacakan Lokasi
Pada akhirnya, tujuan dari teknologi ini adalah untuk mendapatkan lebih banyak visibilitas ke dalam alur kerja perusahaan. Tag barcode meningkatkan pengelolaan inventaris dengan meningkatkan pelacakan dan akurasi inventaris.
Meningkatkan Pelaporan
Saat ini, perusahaan mengumpulkan lebih banyak informasi dibandingkan sebelumnya. Pengumpulan data sendiri tidak banyak manfaatnya. Namun begitu data inventaris disimpan dalam database pusat, perusahaan memiliki banyak kemungkinan untuk memanfaatkannya.
Misalnya, mengekspor data ke spreadsheet untuk analisis canggih di program lain dapat dilakukan dengan mudah. Individu dapat mengurutkan aset berdasarkan kategori dan menganalisis umur yang diharapkan versus umur sebenarnya. Mereka dapat menggunakan informasi tersebut untuk menentukan peralatan vendor mana yang lebih unggul. Proyeksi keuangan menjadi lebih akurat karena didasarkan pada aset mana yang memerlukan penggantian atau pemeliharaan signifikan selama periode tertentu. Singkatnya, banyaknya data di ujung jari mereka mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.
Mengotomatiskan Proses Manual
Manajemen inventaris merupakan permasalahan utama bagi banyak organisasi, karena proses yang sudah ketinggalan zaman dan dokumentasi manual memperlambat proses tersebut. Tag inventaris barcode memungkinkan untuk mengotomatiskan banyak proses inventaris yang memakan waktu dan tidak efisien. Proses otomatis membebaskan karyawan dari pekerjaan yang sering kali berulang dan membosankan, sehingga menghemat banyak waktu sehingga mereka dapat mendedikasikannya untuk aktivitas yang lebih bernilai tambah. Otomatisasi juga mengurangi kesalahan manusia dalam dokumentasi.
Hemat Waktu
Kemampuan baru ini mengubah manajemen produksi dari reaktif menjadi proaktif. Secara tradisional, perusahaan mengelola dari belakang:mengandalkan informasi historis untuk memahami kinerja dan melakukan perubahan. Kini, mereka mengelola secara proaktif, mendapatkan informasi secara real-time, sehingga mereka dapat menyesuaikannya dengan cepat.
Merampingkan Jumlah Inventaris
Solusi baru ini tidak akan menghilangkan kebutuhan akan penghitungan dan audit inventaris secara berkala, namun membuat prosesnya lebih sederhana dan tidak terlalu sering dilakukan. Tanpa label inventaris, perusahaan memulai prosesnya secara buta:mereka tidak mempunyai pengetahuan sama sekali tentang apa yang mereka gunakan. Dengan itu, mereka tidak perlu menghabiskan banyak waktu menghitung sumber daya secara manual. Sebaliknya, mereka dengan cepat memindai inventarisnya dan memeriksa keakuratannya.
Meningkatkan Pencatatan
Bisnis harus menyimpan catatan untuk berbagai peraturan kepatuhan, seperti pelaporan keuangan dan pajak. Mereka harus mengetahui berapa banyak persediaan yang mereka miliki pada waktu yang berbeda. Barcode meningkatkan visibilitas, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menghitung detail penting ini.
Meningkatkan Perkiraan
Persediaan yang terlalu banyak menyebabkan pemborosan dan meningkatkan biaya overhead untuk penyimpanan jangka panjang. Label membantu Anda dengan mudah melacak titik data di sekitar inventaris Anda dan memprediksi berbagai variabel dengan lebih akurat, seperti berapa banyak inventaris yang diperlukan untuk beberapa minggu ke depan, bulan depan, atau kuartal mendatang.
Menjadi Lebih Menguntungkan
Visibilitas aset yang lebih baik memberi perusahaan gambaran aliran material yang lebih akurat dan tepat waktu. Mereka dapat menambahkan lebih banyak item jika diperlukan dan mencari cara untuk mengurangi dampak penundaan. Visibilitas ini memungkinkan mereka menjadwalkan personel dengan lebih baik dan memaksimalkan keuntungan atas biaya tenaga kerja mereka.
Analisis data tingkat lanjut memberi mereka proyeksi yang akurat, sehingga menurunkan biaya sistem. Intinya, kemampuan ini meningkatkan laba dengan memanfaatkan sumber daya perusahaan secara lebih efisien.
Karena banyaknya manfaat, Pasar Pemindai kode batang terus berkembang:bernilai $6,34 Miliar pada tahun 2020 dan diperkirakan akan tumbuh pada CAGR (Tingkat Pertumbuhan Tahunan Majemuk) sebesar 7,5% hingga tahun 2021 hingga 2027, mencapai hampir $10,52 Miliar.
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Sistem Inventaris Barcode
Setiap perusahaan membutuhkan sistem inventaris barcode. Fitur apa saja yang diperlukan?
Integrasi Luas
Sistem barcode memberikan informasi ke sejumlah aplikasi lain:sistem manufaktur, sistem manajemen gudang, dan solusi manajemen fasilitas. Sistem harus memiliki rangkaian Antarmuka Pemrograman Aplikasi (API) terbuka yang luas dan terhubung ke solusi terkemuka.
Mudah Dipindai
Sistem barcode harus fleksibel. Solusi ini harus mendukung pemindaian sudut yang dapat dibaca pada jarak beberapa puluh kaki, seperti label barcode gudang retro-reflektif.
Cara Menerapkan Sistem Inventaris Barcode
Menerapkan sistem inventaris barcode dapat merevolusi cara bisnis mengelola stok mereka, menyederhanakan operasi, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Pendekatan modern terhadap pengelolaan inventaris ini memanfaatkan teknologi untuk mengotomatiskan pelacakan, mengurangi kesalahan manusia, dan memberikan wawasan real-time mengenai tingkat dan pergerakan stok.
- Pilih jenis kode batang yang tepat:
Tentukan jenis kode batang yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti UPC, kode QR, atau kode batang khusus industri.
- Pilih perangkat keras yang sesuai:
Berinvestasilah pada peralatan yang diperlukan, termasuk: - Printer barcode untuk menghasilkan label
- Pemindai atau pembaca kode batang (berbasis perangkat genggam, tetap, atau seluler)
- Komputer atau perangkat seluler untuk entri dan pemindaian data
- Menerapkan perangkat lunak manajemen inventaris:
Pilih perangkat lunak yang terintegrasi dengan sistem Anda yang ada (misalnya POS, akuntansi) dan mendukung fungsi kode batang.
- Membuat dan menetapkan kode batang:
Buat kode batang unik untuk setiap produk, termasuk informasi relevan seperti detail produk, SKU, dan lokasi.
- Beri label pada inventaris Anda:
Cetak dan terapkan label kode batang ke semua produk Anda, pastikan penempatan dan ukurannya konsisten.
- Siapkan basis data Anda:
Masukkan informasi produk ke perangkat lunak pengelolaan inventaris Anda, tautkan ke kode batang yang sesuai.
- Menetapkan prosedur inventaris:
Tentukan dan terapkan proses standar untuk: - Memindai inventaris masuk dan keluar
- Memperbarui level stok
- Melakukan penghitungan inventaris secara berkala
- Mengelola lokasi produk
- Latih staf Anda:
Mendidik karyawan tentang cara menggunakan sistem baru, termasuk teknik pemindaian dan prosedur entri data yang benar.
- Uji dan sempurnakan:
Lakukan uji coba sistem baru Anda, identifikasi masalah apa pun, dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.
- Integrasikan dengan proses bisnis lainnya:
Hubungkan sistem inventaris kode batang Anda dengan aspek lain bisnis Anda, seperti pemenuhan pesanan, pembelian, dan pelaporan keuangan.
Berikut tabel praktis untuk memandu Anda menjalani proses penerapan sistem inventaris kode batang.
Langkah | Aksi | Deskripsi | 1Pilih jenis kode batangPilih UPC, kode QR, atau kode batang khusus industri2Pilih perangkat kerasBerinvestasi pada printer kode batang, pemindai, dan perangkat seluler3Terapkan perangkat lunakPilih perangkat lunak manajemen inventaris yang kompatibel dengan kode batang dan sistem yang ada4Buat kode batangBuat kode batang unik untuk setiap produk dengan informasi yang relevan5Label inventarisMencetak dan menerapkan label kode batang secara konsisten ke semua produk6Siapkan basis dataMasukkan informasi produk ke dalam perangkat lunak, tautkan ke kode batang yang sesuai7Tetapkan prosedurTentukan proses untuk pemindaian, memperbarui stok, dan melakukan penghitungan inventaris8Melatih stafMendidik karyawan tentang penggunaan sistem, teknik pemindaian, dan entri data9Menguji dan menyempurnakanLakukan uji coba, identifikasi masalah, dan buat penyesuaian yang diperlukan10Integrasikan prosesHubungkan sistem kode batang dengan pemenuhan pesanan, pembelian, dan pelaporan keuangan
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda berhasil menerapkan sistem inventaris kode batang yang meningkatkan akurasi, efisiensi, dan produktivitas dalam operasi bisnis Anda.
Pemikiran Akhir
Bisnis mengandalkan berbagai macam peralatan agar dapat berjalan dengan lancar. Kisarannya mencakup barang-barang yang digunakan secara internal serta produk yang mereka kirimkan ke pelanggan.
Melacak item saat mereka bergerak melalui berbagai siklus merupakan suatu tantangan, namun solusi barcode baru menyederhanakan prosesnya. Hal ini memberi perusahaan visibilitas yang lebih besar terhadap proses bisnis mereka, mengurangi pemborosan rantai pasokan, dan meningkatkan margin keuntungan, sehingga menjadikan bisnis lebih tangguh.
Perusahaan sering kali tidak memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk menerapkan solusi ini dan memerlukan bantuan dari pakar pihak ketiga. Camcode menawarkan layanan manajemen inventaris yang komprehensif dari tim berpengalaman dan terkemuka di industri. Anda akan mendapatkan analisis ahli atas aplikasi dan persyaratan Anda untuk membantu Anda mengembangkan solusi pelacakan aset yang sepenuhnya disesuaikan untuk manajemen inventaris yang lebih baik.
Hubungi Camcode hari ini untuk mempelajari lebih lanjut.
Pertanyaan Umum