Menguasai Manajemen Aset Properti:Manfaat Utama &Praktik Terbaik

Pemimpin Pasar Manajemen Fasilitas

Diperbarui 30 September 2024

Daftar Isi

• Apa itu Manajemen Aset Properti?
• Mengapa Pengelolaan Aset Properti Penting?
• 11 Praktik Terbaik untuk Manajemen Aset Properti
• Mengotomatiskan Manajemen Aset Properti dengan Perangkat Lunak
• Manajemen Aset Properti Dimulai dengan Pelabelan yang Efektif

Poin Utama

Manajemen aset properti yang efektif melibatkan pembelian, pelacakan, pemeliharaan, dan optimalisasi aset properti fisik organisasi secara strategis untuk mengendalikan biaya, meningkatkan efisiensi, dan memaksimalkan laba atas investasi.

Sangat bagus bagi sebuah bisnis untuk memiliki produk yang banyak diminati, staf yang kompeten, dan rantai pasokan yang efisien. Namun demikian, perusahaan perlu mengelola setiap aset dalam organisasinya untuk mengendalikan biaya dan beroperasi dengan lebih efisien. Dan ya, hal ini termasuk memiliki strategi untuk aset Anda yang paling mahal:properti Anda.

Ini mencakup semua properti yang dibeli bisnis Anda, seperti gedung perkantoran, kendaraan, dan pabrik. Sebagai sebuah bisnis, setiap aset yang Anda miliki memiliki potensi untuk dioptimalkan. Anda harus membeli dan mengelola properti secara strategis untuk mendapatkan ROI maksimum — namun di pasar yang dipenuhi dengan meningkatnya biaya dan kekurangan, melakukan pengelolaan aset properti menjadi semakin sulit.

Pelajari apa itu pengelolaan aset properti, mengapa hal ini sangat penting, dan praktik terbaik untuk membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari praktik pengelolaan aset properti Anda.

Manajemen aset properti merupakan bagian dari manajemen aset secara keseluruhan. Dengan manajemen aset secara teratur, organisasi melacak setiap aset milik perusahaan. Hal ini mencakup aset berwujud, seperti kendaraan, dan aset tidak berwujud, seperti perangkat lunak.

Manajemen aset properti adalah tentang mengelola properti fisik organisasi yang digunakan untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Hal ini terutama berkaitan dengan pemeliharaan fasilitas, serta menganalisis seberapa berharga dan efisien aset-aset ini dalam menghasilkan pendapatan bagi bisnis.

Jadi manajemen aset properti tidak hanya mempertimbangkan biaya operasional, namun juga berfokus pada langkah-langkah pemotongan biaya sehingga organisasi dapat beroperasi dengan anggaran yang lebih ramping tanpa kompromi.

Setiap bisnis berbeda, namun pengelolaan aset properti biasanya mencakup pelacakan aset seperti:

• Peralatan
• Kendaraan
• Elektronik seperti tablet dan printer
• Ruang kantor
• Pabrik
• Infrastruktur utilitas
• Sistem di dalam gedung, seperti alarm kebakaran dan HVAC

Seringkali, organisasi yang melakukan manajemen aset properti juga mempekerjakan manajer aset properti untuk mengawasi keseluruhan proses. Ini adalah karyawan berdedikasi yang mengelola properti perusahaan dan mungkin juga disebut sebagai “manajer gedung.” Pengelola gedung mencantumkan semua aset properti, melacak apa yang telah dibeli, mengganti properti yang sudah ketinggalan zaman, dan membantu organisasi terus melakukan pemeliharaan.

Berdasarkan kebutuhan organisasi, manajer properti mungkin:

• Anggaran untuk aset properti baru
• Ambil kepemilikan aset properti
• Integrasikan aset properti ke dalam alur kerja harian organisasi
• Mengelola utilitas dan sewa
• Mengawasi pemeliharaan preventif dan korektif
• Mengoptimalkan stasiun kerja dan tata letak kantor
• Atur keamanan, layanan kebersihan, atau parkir

Pada dasarnya, manajemen aset properti melihat nilai properti dan seluruh aset berwujud di dalam properti tersebut. Ini adalah proses yang sering diabaikan dan memiliki banyak manfaat bagi organisasi dalam hal penghematan biaya dan produktivitas.

Ingin Daftar Periksa Manajemen Aset GRATIS?

Klik tombol di bawah untuk menerima PDF gratis dari Daftar Periksa Manajemen Aset kami, yang berisi pertanyaan penting yang harus dijawab untuk setiap proyek pemberian tag, sehingga memungkinkan Anda mengaktifkan dan menjalankan sistem pelacakan pemeliharaan atau pengelolaan fasilitas dengan lebih cepat.

Dapatkan Daftar Periksa ›

Mengapa Manajemen Aset Properti Penting?

Aset properti adalah investasi modal dalam bisnis Anda. Setiap kantor, bengkel, pabrik, atau saluran pipa yang Anda pasang memiliki nilai nyata bagi bisnis. Namun setiap aset yang menghasilkan pendapatan memerlukan uang agar dapat beroperasi secara efektif, dan itulah mengapa pengelolaan aset properti sangat penting.

Dengan pendekatan yang tepat, pengelolaan aset properti dapat membantu organisasi:

• Temukan inefisiensi :Mengelola aset properti dan peralatan pelacakan memungkinkan Anda mengidentifikasi apa yang tidak berfungsi. Misalnya, mungkin Anda akan menemukan bahwa sistem HVAC Anda tidak efisien dan menyebabkan kerugian ribuan dolar bagi perusahaan Anda setiap tahunnya. Anda tidak akan pernah tahu tanpa mengumpulkan data yang benar, dan pengelolaan aset properti membantu Anda melakukan hal tersebut.
• Simpan catatan yang lebih baik :Dimana semua aset properti anda? Manajemen aset properti membantu tim Anda menyimpan catatan yang lebih baik tentang apa yang Anda miliki dan nilainya bagi bisnis. Ketahui apa yang Anda miliki, di mana segala sesuatunya berada, dan seberapa banyak manfaat yang bisa Anda peroleh dari aset Anda dengan manajemen aset properti.
• Optimalkan ruang kantor :Menyewa ruang kantor dapat berharga $23 atau lebih per kaki persegi. Ruang kantor memang penting, namun dapat menguras rekening bank Anda dengan cepat jika Anda tidak mengoptimalkan setiap inci ruang. Pengelolaan aset properti akan membantu Anda mengetahui berapa banyak ruang yang Anda perlukan dan cara memaksimalkan manfaatnya.
• Pertahankan karyawan :Karyawan membutuhkan alat yang tepat untuk melakukan pekerjaannya. Fasilitas yang dikelola dengan baik membuat karyawan bahagia dan produktif saat mereka bekerja, sehingga dapat meningkatkan retensi. Dan jika Anda bekerja di pabrik, pengelolaan aset properti yang konsisten dapat menjaga keselamatan karyawan Anda saat bekerja, sehingga pengelolaan aset properti merupakan suatu keharusan bagi produsen.
• Menghemat uang :Dari ruang lantai yang tidak terpakai atau ruang vertikal hingga bangunan yang tidak efisien, terdapat banyak biaya yang terkait dengan aset properti. Namun jika Anda melacak aset Anda dari waktu ke waktu, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk menemukan solusi kreatif atas masalah yang mahal. Misalnya, jika Anda menyadari matahari sedang terik di gedung Anda, Anda dapat mencoba memasang panel surya untuk mengimbangi biaya pendinginan. Dengan pengelolaan aset properti di pihak Anda, Anda akan dapat memangkas biaya dengan pendekatan yang benar-benar berhasil.

11 Praktik Terbaik untuk Manajemen Aset Properti

Manajemen aset properti jelas menguntungkan organisasi, namun bagaimana Anda bisa mendapatkan lebih banyak manfaat dari pelacakan aset? Setiap organisasi berbeda-beda, namun 11 praktik terbaik ini dapat membantu Anda menghemat lebih banyak uang sekaligus lebih memahami aset properti yang mendukung bisnis Anda.

1. Justifikasi Setiap Pengeluaran Terhadap Pendapatan

Beberapa bisnis membeli aset sebagai penyimpan nilai, namun seberapa berharganya aset properti Anda? Setiap aset yang Anda beli harus sesuai dengan keuntungan yang dihasilkan oleh aset tersebut.

Sebelum membeli suatu aset, tanyakan pada diri Anda:

• Pada titik manakah Anda akan mencapai titik impas?
• Berapa total biaya kepemilikan?
• Bagaimana Anda membiayai pembelian aset ini?
• Berapa biaya untuk memelihara aset properti ini?
• Berapa banyak karyawan yang perlu kami pekerjakan untuk mengelola aset ini?

Anda tergoda untuk menambahkan lebih banyak aset ke organisasi Anda, namun jangan biarkan kegembiraan menguasai diri Anda. Pastikan aset tambahan benar-benar diperlukan dan Anda memiliki kapasitas untuk memeliharanya dalam jangka panjang.

2. Buat Protokol Manajemen Aset Properti

Baik itu HVAC kantor Anda atau sistem pendingin di pabrik Anda, dokumentasi adalah teman terbaik Anda. Pengelolaan aset properti sering kali dapat diringkas menjadi daftar periksa yang dapat ditindaklanjuti dan dapat Anda bagikan kepada karyawan sebagai panduan referensi bermanfaat, yang memastikan Anda menjaga aset Anda dengan baik.

Ingatlah untuk memperbarui protokol Anda seiring waktu. Kemungkinan besar orang tidak akan menggunakan SOP Anda jika SOP tersebut sudah kadaluwarsa selama lima tahun, jadi pastikan Anda meninjau kembali protokol Anda setidaknya setahun sekali.

3. Berkolaborasi dengan Akuntansi dan Kepemimpinan

Pengelolaan aset properti tidak bisa terjadi dalam ruang hampa. Sebuah tim pengambil keputusan harus bersatu untuk mengelola aset dengan benar. Seringkali, manajer properti perlu bertemu dengan CEO dan manajer serta bagian akuntansi.

Karena sebagian besar pengelolaan aset properti bermuara pada pendapatan, apresiasi, depresiasi, dan implikasi pajak lainnya, selalu merupakan ide bagus untuk memiliki akuntan di meja kerja. Hal ini dapat membantu organisasi menghapuskan biaya aset properti dengan cara yang paling efisien, jadi jangan pernah mengambil keputusan tentang aset tersebut tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan CPA.

4. Berinvestasi dalam Perawatan Rutin

Sama seperti mobil atau rumah Anda, aset fisik seperti gedung kantor Anda juga memerlukan perawatan rutin. Pemeliharaan reaktif akan selalu diperlukan, namun ada baiknya juga menerapkan rencana pemeliharaan proaktif.

Pemeliharaan proaktif memastikan aset properti Anda tetap dalam kondisi fisik prima dari waktu ke waktu. Meskipun Anda tidak dapat mencegah setiap kerusakan yang tidak terduga, pemeliharaan proaktif dapat mengurangi gangguan secara signifikan. Ikuti pedoman produsen untuk berinvestasi pada kesehatan aset Anda secara keseluruhan. Hal ini termasuk membuat rencana untuk memelihara:

• Printer
• Atap
• Pengendalian hama
• Parkir
• Pembersihan mendalam
• Sistem darurat
• HVAC
• Jendela
• Pipa

5. Labeli Aset Penting

Anda mungkin tidak perlu menambahkan label aset ke seluruh bangunan, namun label ID properti adalah alat yang berguna untuk melacak aset fisik dan sistem di dalam sebuah gedung.

Misalnya, jika Anda memiliki beberapa sistem HVAC di gedung Anda yang dipasang pada waktu berbeda, sistem tersebut mungkin memerlukan jadwal pemeliharaan yang berbeda. Daripada menempatkan semua sistem HVAC pada jadwal pemeliharaan yang sama, tag aset yang tahan lama memudahkan kru fasilitas Anda membedakan berbagai aset.

Label aset Camcode yang tahan lama tahan lama dan memberdayakan tim Anda untuk mendapatkan informasi langsung hanya dengan mengetuk satu tombol. Dengan label kode batang dan tag aset yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai kebutuhan pelacakan aset properti, mulai dari label CMMS hingga tag aset manajemen fasilitas, label keamanan dan tag kode batang anti-rusak, serta label yang dirancang untuk digunakan di lingkungan yang keras, Camcode menawarkan alat pelacakan aset yang Anda perlukan untuk membangun fondasi yang kuat bagi pengelolaan aset properti yang efektif.

Dengan tag aset properti yang dibayar dengan perangkat lunak manajemen pemeliharaan seperti perangkat lunak pemeliharaan preventif, perangkat lunak CMMS, atau perangkat lunak manajemen fasilitas, karyawan dapat memindai kode batang atau kode QR untuk melihat riwayat suatu aset. Pelabelan adalah suatu keharusan jika Anda ingin mengurangi kesalahpahaman dan menghemat lebih banyak uang untuk pemeliharaan aset.

6. Kenali Aset Properti Anda

Seberapa sering Anda melihat secara fisik aset properti Anda? Jika Anda menjalankan perusahaan multinasional, mendapatkan gambaran visual tentang aset Anda bisa jadi sulit. Meski begitu, memeriksa aset properti utama setidaknya setahun sekali adalah ide yang bagus. Inspeksi cepat akan membantu Anda menentukan apa, jika ada, yang memerlukan pengelolaan langsung.

7. Fokus pada Pengembalian di Masa Depan, Bukan Biaya Jangka Pendek

Manajemen aset properti adalah tentang melihat masa depan. Memang tergoda untuk melakukan penghematan biaya jangka pendek guna mempertahankan KPI triwulanan Anda, namun pemikiran jangka pendek berbahaya bagi aset properti.

Misalnya, jika Anda membayar sendiri untuk sistem telepon baru di semua lokasi Anda, pada awalnya Anda mungkin terlihat seperti mengeluarkan banyak uang. Namun biaya di muka tersebut mungkin masuk akal dalam jangka panjang karena membuat properti Anda lebih efisien dan tangguh.

Hindari godaan untuk mengambil jalan pintas atau menolak inovasi karena memerlukan biaya di muka. Pengelolaan aset properti memerlukan investasi pada aset Anda agar aset tersebut dapat bertahan dalam ujian waktu, jadi jangan biarkan kejutan stiker menghalangi Anda mengambil keputusan jangka panjang yang baik untuk bisnis Anda.

8. Lakukan outsourcing sesuai kebutuhan

Beberapa organisasi memiliki sumber daya internal untuk mengelola sendiri aset propertinya. Namun UKM sering kali tidak memiliki sumber daya tersebut, dan itu tidak masalah. Sangat umum bagi bisnis untuk melakukan outsourcing tugas pemeliharaan aset properti pada jadwal yang telah ditentukan.

Misalnya, daripada mengganti sendiri semua filter udara di gedung Anda, Anda dapat menyewa kru profesional untuk datang setiap bulan dan melakukannya untuk Anda. Jika ragu, ada baiknya untuk melakukan outsourcing tugas-tugas yang mengganggu kepada para profesional. Seiring berjalannya waktu, umumnya akan lebih murah untuk melakukan outsourcing tugas-tugas ini daripada mempekerjakan staf internal penuh waktu — ditambah lagi, hal ini memastikan Anda tidak akan terlalu kewalahan untuk melakukan pemeliharaan.

9. Berdayakan Karyawan

Manajer gedung mempunyai banyak tanggung jawab, namun bukan berarti mereka bertanggung jawab penuh atas semua aset properti Anda. Setiap orang di organisasi bertanggung jawab untuk menjaga aset Anda, termasuk karyawan Anda. Pastikan karyawan dilatih secara rutin tentang cara terbaik untuk menjaga aset Anda. Hal ini akan mempermudah pekerjaan manajer gedung Anda dan memastikan Anda juga mendapatkan manfaat lebih dari aset properti Anda.

10. Optimalkan Tagihan Utilitas

Tagihan utilitas biasanya didasarkan pada penggunaan, sehingga merupakan hasil yang mudah untuk mengoptimalkan aset properti Anda. Periksa tagihan utilitas Anda untuk melihat berapa banyak energi, gas, dan air yang dikonsumsi setiap aset properti. Jika Anda melihat lonjakan yang nyata, Anda dapat bekerja sama dengan perusahaan utilitas untuk menegosiasikan tarif yang lebih baik atau melakukan perubahan untuk mengurangi biaya, seperti memasang panel surya atau toilet beraliran rendah.

11. Tolok Ukur dengan Data

Pembandingan (benchmarking) membantu organisasi melihat apa yang normal untuk setiap aset properti secara real-time. Misalnya, Anda mungkin dapat melihat bahwa satu lokasi beroperasi dengan biaya lebih rendah dibandingkan semua lokasi lainnya. Anda dapat melihat lebih dekat lokasi yang dioptimalkan untuk melihat apakah Anda dapat meniru prosesnya di lokasi Anda yang lain.

Jika Anda mengetahui apa yang normal, Anda dapat menemukan masalahnya dengan lebih cepat. Karena waktu adalah uang, pembandingan benar-benar dapat menghemat ribuan dolar bagi bisnis Anda dalam bentuk kehilangan aset dan produktivitas.

Mengotomatiskan Manajemen Aset Properti dengan Perangkat Lunak

Pengelolaan aset properti adalah suatu keharusan, namun banyak informasi yang harus dikelola. Tidak mungkin mengelola semua aset Anda secara akurat dalam spreadsheet Excel, dan itulah mengapa sangat penting bagi organisasi untuk berinvestasi dalam perangkat lunak pengelolaan aset properti.

Dengan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat mengotomatisasi:

• Peringatan layanan
• Laporan
• Perintah kerja

Otomatisasi menghilangkan kesalahan manusia dan kelupaan dari persamaan. Hal ini juga memungkinkan untuk mengoptimalkan aset properti Anda dengan lebih sedikit karyawan, sehingga mengurangi biaya lebih banyak lagi.

Manajemen Aset Properti Dimulai dengan Pelabelan yang Efektif

Tujuan akhir dari manajemen aset properti adalah membantu organisasi memperoleh laba atas investasi yang lebih besar. Ikuti panduan ini untuk mendapatkan lebih banyak nilai dari aset yang telah Anda investasikan.

Namun Anda hanya dapat mengelola apa yang Anda ukur, jadi bagaimana Anda dapat mengukur aset fisik secara efektif dan seefisien aset tidak berwujud? Semuanya dimulai dengan label yang tahan lama.

Selama bertahun-tahun, produsen dan perusahaan telah mempercayai label pelacakan aset Camcode yang tahan lama. Lihat sendiri perbedaannya:dapatkan contoh gratis tag aset Camcode sekarang untuk mengoptimalkan pengelolaan aset properti Anda.