Manajemen Fasilitas Hotel: Pertimbangan Utama Memilih Perangkat Lunak Pemeliharaan yang Tepat

Manajer fasilitas di perhotelan sekarang menggunakan solusi perangkat lunak hotel untuk meningkatkan cara mereka bekerja. Ketika berkaitan dengan perangkat lunak pemeliharaan, dan saat Anda meninjau opsi yang berbeda, bisa terasa memberatkan. Jika Anda ingin perangkat lunak pemeliharaan yang tepat untuk hotel Anda, pertimbangkan faktor-faktor yang paling mempengaruhi tim Anda.

Fokus pada pertanyaan mana yang terkait dengan apa yang dilakukan tim pemeliharaan Anda setiap hari. Dengan perangkat lunak ini:

Apakah ini akan membantu saya merencanakan aktivitas pemeliharaan preventif saya?

Dapatkah staf saya menggunakan ini untuk berkomunikasi secara efektif?

Apakah ada keterbatasan di mana dan bagaimana kita dapat mengakses perangkat lunak?

Apakah ada fitur dan sumber daya untuk membantu tim saya tetap pada sasaran tujuan kami?

Ini adalah pertanyaan yang Anda ingin hindari setelah Anda telah melakukan pembelian. Itulah mengapa akses ke alat yang tepat dan sistem yang tepat dapat membantu. Berikut adalah empat fungsi utama yang perlu dicari saat mencari perangkat lunak pemeliharaan yang tepat untuk hotel atau resort Anda.

Alat Jadwal dan Kalender Pemeliharaan

Perhotelan mengharuskan hotel Anda untuk tampil dan berkinerja terbaik untuk tinggal tamu Anda. Untuk melakukan itu, tim pemeliharaan Anda perlu berada di depan permainan. Hambatan terbesar yang dihadapi banyak hotel adalah tertinggal dengan tugas pemeliharaan preventif dan pemeriksaan rutin. Ini mengarah pada masalah seperti kerusakan peralatan atau kerusakan properti yang tidak diperbaiki selama hari-hari.

Alat jadwal awal mungkin melibatkan pengiriman email pekerjaan yang dijadwalkan atau penugasan tugas untuk hari itu. Ini dapat menjadi metode yang berguna namun, seiring waktu, bisa menjadi lebih sulit untuk dikelola. Yang penting dalam jadwal adalah tim Anda dapat proaktif alih-alih reaktif. Jika masalah lain muncul sepanjang hari, pekerjaan yang dijadwalkan tidak akan terabaikan.

Yang dicari hotel dalam perangkat lunak pemeliharaan adalah kemampuan untuk menyusun dan melacak semua aktivitas pemeliharaan rutin mereka secara efisien. Pemeliharaan preventif adalah salah satu fitur yang paling sering digunakan dalam perangkat lunak pemeliharaan gedung. Ini melibatkan perangkat lunak dan modul pemeliharaan preventif untuk membuat pesanan kerja terjadwal – aktivitas yang berfokus pada pemeliharaan dan perbaikan proaktif. Sebagian besar program menyediakan alat untuk menjadwalkan pesanan kerja tertentu untuk terjadi secara rutin. Ini dapat dilakukan berdasarkan kalender, bacaan meter, atau jam operasi.

Ada juga kalender interaktif yang tersedia dalam perangkat lunak CMMS. Kalender memberikan Anda tampilan pesanan kerja yang dijadwalkan dan membantu mempersiapkan tim Anda. Jika pesanan kerja tertentu memerlukan persiapan tambahan, tetapkan pengingat email hari-hari sebelumnya.

Permintaan Pemeliharaan Perangkat Lunak

Tim pemeliharaan Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan pesanan kerja dan tugas pemeliharaan. Namun, mereka tidak harus menjadi satu-satunya yang mengomunikasikan kebutuhan pemeliharaan fasilitas di hotel Anda. Balapan depan, dan staf perhotelan lain, membantu untuk tetap mengawasi masalah gedung dan peralatan layanan. Mereka dapat memberi tahu Anda atau manajer Anda tentang keluhan tamu – toilet rusak atau kamar tanpa AC misalnya.

Meski karyawan dapat membantu membawa masalah ke permukaan, mereka mungkin tidak dapat mengajukan pesanan kerja sendiri. Staf mungkin memiliki pengetahuan terbatas tentang detail peralatan atau tidak yakin tentang penyebab keluhan tamu. Portal web sederhana adalah alternatif yang populer. Ini memberikan staf layanan kemampuan untuk mengirim masalah pemeliharaan kepada teknisi yang mereka terima dari tamu sepanjang hari. Permintaan kemudian dapat disetujui dan diubah menjadi pesanan kerja yang secara otomatis memberikan pembaruan status kembali kepada pengirim. Ini memungkinkan staf layanan hotel untuk meyakinkan pelanggan bahwa AC rusak atau pengendang pintu yang rusak akan ditangani.

Akses dari Lokasi Mana Pun

Memiliki komputer pemeliharaan stasioner dapat tidak efisien untuk hotel besar atau rantai hotel. Solusi perangkat lunak berbasis web memungkinkan seluruh organisasi Anda untuk memiliki satu sistem perangkat lunak pemeliharaan sambil memberikan teknisi dan staf fleksibilitas untuk bekerja dari komputer perusahaan mana pun. Ini juga membantu staf layanan dalam mengajukan keluhan tamu langsung dari balapan depan.

Namun, Anda mungkin tidak ingin tim pemeliharaan fasilitas Anda terbatas untuk bekerja dari komputer desktop atau kantor mereka. Perangkat seluler untuk perangkat lunak pemeliharaan hotel dapat sangat penting untuk bereaksi dan merespons aktivitas harian lebih cepat. Saat teknisi memperbarui atau menyelesaikan pesanan kerja, mereka dapat memperbarui tugas pemeliharaan secara real-time.

Pemberitahuan dan Laporan Pemeliharaan Otomatis

Laporan rutin tidak selalu mudah untuk disiapkan. Alat pemberitahuan dapat berguna tetapi tidak selalu relevan dengan alur kerja yang Anda tetapkan. Solusi perangkat lunak pemeliharaan yang tepat harus memberikan Anda fleksibilitas untuk mengatur pengingat dan peringatan yang tepat kepada tim Anda untuk tetap siap untuk aktivitas mendatang atau masalah mendesak.

Manajemen atas atau CFO mungkin ingin laporan detail tentang biaya dan aktivitas tenaga kerja. Gunakan laporan pemeliharaan terjadwal untuk merencanakan waktu yang akan datang; tetapkan parameter apa yang ingin Anda ingat perangkat lunak pemeliharaan Anda dalam riwayat pesanan kerja Anda. Kemudian, tetapkan daftar penerima email untuk menerima laporan Anda secara otomatis pada tanggal yang dijadwalkan alih-alih menyatukan laporan secara manual setiap kali.

Laporan pemeliharaan detail dapat sulit untuk diperbarui secara manual. Ini terutama benar untuk pemeliharaan gedung hotel yang sibuk di berbagai lokasi. Bahkan perusahaan dengan perangkat lunak yang ada menghadapi tantangan jika sistem mereka tidak ramah pengguna atau dapat diakses oleh tim pemeliharaan.

Perangkat lunak pemeliharaan fasilitas di hotel dapat menjadi alat yang berguna untuk tim pemeliharaan Anda tetapi juga harus menyediakan solusi untuk meningkatkan pengalaman tamu. Kerusakan tak terduga dari peralatan layanan dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi tamu selama liburan mereka. Respons yang lambat terhadap keluhan tamu juga dapat mengurangi kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Teknis seringkali tidak memiliki interaksi langsung dengan sebagian besar tamu hotel. Namun, pemeliharaan fasilitas memainkan peran besar dalam apakah pelanggan kembali untuk malam lain. Manajemen pemeliharaan untuk hotel melibatkan banyak tantangan setiap hari; perangkat lunak Anda harus menjadi alat untuk mendukung tantangan tersebut. Gunakan perangkat lunak Anda untuk membawa klarifikasi pada apa yang dilakukan staf pemeliharaan Anda dan meningkatkan cara tim Anda menyelesaikan pekerjaan.