Tidak ada yang akan mengklaim bahwa McDonald's membuat burger terbaik di dunia. Lalu mengapa ia bisa menjual $50 juta burger per hari? Karena itu bisa mengantarkan burger yang sama di mana-mana, setiap saat. Itulah keajaiban prosedur operasi standar (SOP), dan itu berfungsi di perusahaan mana pun yang menggunakannya dengan benar.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari:
Bagaimana departemen Anda akan tumbuh jika tim Anda menjalankan setiap tugas dengan presisi dan kecepatan? Baik Anda bekerja di bisnis kecil atau perusahaan besar, teruslah membaca untuk mengetahui cara mewujudkan visi tersebut.
Prosedur operasi standar (SOP) adalah dokumen resmi dengan petunjuk mendetail yang menguraikan cara melakukan tugas tertentu .
Organisasi menggunakannya untuk membantu staf mereka melakukan pekerjaan yang konsisten.
Prosedur operasi standar membuat tim Anda tahu persis apa yang harus dilakukan, kapan harus melakukannya, dan bagaimana melakukannya.
Ini bukan dokumen prosedural tingkat tinggi. SOP membahas mur dan baut (kadang-kadang secara harfiah) pekerjaan dengan langkah-langkah spesifik yang meninggalkan sedikit atau tidak ada ruang untuk interpretasi atau kesalahan .
SOP dapat digunakan di semua vertikal. Mereka sangat penting untuk bisnis dengan tugas yang dilakukan berulang kali . Dalam kasus tersebut, perampingan menghasilkan biaya yang lebih rendah dan output yang lebih tinggi. Prosedur operasi standar umum di:
Anda harus mempertimbangkan dengan serius untuk membuat SOP untuk prosedur tertentu sebelum kembangkan bisnis Anda jika Anda ingin mempertahankan kualitas tinggi.
Dibiarkan ke perangkat mereka sendiri, sangat kecil kemungkinan kru Anda akan menyelesaikan tugas dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan. Tentukan cara yang “benar” untuk melakukan segalanya dan membuat setiap karyawan bekerja seperti karyawan terbaik Anda .
SOP mengarahkan tim ke mencegah masalah daripada bereaksi ke mereka. Mereka memastikan tidak ada yang jatuh di antara celah-celah.
Lihat Hasil yang Dinikmati Elang Merah dengan Limble
Baca Kami
Prosedur operasi standar adalah sistem manajemen kualitas alami yang memastikan pekerjaan tim Anda secara normal setiap saat. Ini membantu Anda menghindari penundaan dan mengerjakan kembali pekerjaan.
Miskomunikasi dapat terjadi dalam dua cara:
Artinya, hanya dengan menyediakan satu sumber informasi yang diverifikasi dapat mengurangi kesalahan hingga setengahnya . Itu menambah penghematan besar dalam waktu dan sumber daya.
Bahkan di fasilitas yang dikelola dengan baik, ada yang tidak beres. Jaga agar kesalahan tidak menimpa Anda dengan membuktikan bahwa Anda memiliki SOP — dan SOP tersebut diikuti. Ini juga melindungi seluruh perusahaan dari denda dan litigasi.
Yang terpenting, memberi tim Anda semua informasi yang mereka butuhkan dalam SOP yang mendetail mencegah terjadinya kecelakaan sejak awal . Itu membawa kita ke poin berikutnya.
Sangat mudah untuk lupa menyebutkan detail saat memberikan tugas pada hari-hari sibuk. Itu menjadi masalah besar ketika detail tersebut berupa peringatan kesehatan, tindakan keselamatan, atau bahaya lingkungan.
Untuk memastikan Anda mengingat setiap detail yang relevan setiap saat, SOP adalah cara Anda menuliskannya sekali dan lampirkan dengan mudah untuk tugas .
Dengan prosedur operasi standar, Anda dapat mulai memasukkan karyawan baru ke pekerjaan mereka dengan cara yang teratur. Karena SOP ada di ujung jari mereka setiap saat, pekerja baru dapat bekerja secara mandiri lebih cepat , membebaskan para profesional berpengalaman untuk fokus pada beban kerja mereka sendiri.
Saat ini, karyawan Anda membuang waktu untuk melacak informasi yang sama berulang kali . Sebaliknya, tim Anda dapat mengarahkan energi itu untuk menyelesaikan pekerjaan. Dengan memberikan tugas dengan instruksi lengkap dan mendetail, standardisasi membebaskan sumber daya.
Setelah menetapkan standar, Anda dapat menguji metode baru dan melakukan peningkatan .
Ketika semua karyawan mulai melakukan pekerjaan yang sama dengan cara yang sama, mereka pasti memikirkan cara yang bisa lebih baik, dan mereka akan memberi tahu Anda. Jika Anda tidak memiliki pola pikir eksperimen ini, itu mungkin terdengar seperti mengeluh. Sebaliknya, jika Anda memiliki cara mudah untuk menindaklanjuti saran mereka, Anda dapat mengarahkan energi itu ke sesuatu yang positif . Seringkali, perubahan kecil ini bertambah dengan cepat.
Sebuah departemen tanpa prosedur operasi standar menemukan dirinya dalam masalah besar pada hari karyawan kunci berhenti atau pensiun, atau bahkan pergi berlibur. Tim menjadi lebih fleksibel jika semua orang tahu bagaimana keadaannya di satu tempat (biasanya disebut sebagai “satu sumber kebenaran.”) Mereka dapat melatih silang dan beradaptasi terlepas dari perubahan apa pun.
Instruksi yang paling penting dari semuanya adalah hukum. Jika peraturan disalahpahami atau tidak dipatuhi, hal itu dapat menimbulkan malapetaka bagi seluruh perusahaan. SOP memastikan setiap karyawan tahu bahwa mereka harus mematuhi dan cara mematuhinya .
Manajer yang efisien dan efektif memimpin departemen yang dapat tumbuh tanpa kesulitan. Perusahaan yang baik mempercayakan mereka dengan peluang yang lebih baik. Anda berada dalam posisi yang kuat untuk menaiki tangga ketika operasi harian Anda dikenal dan dapat diandalkan.
SOP menyiapkan anggota tim Anda untuk sukses.
Pada titik ini, Anda mungkin berpikir, “Jika kita dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik lebih cepat dengan lebih sedikit kesalahan, kecelakaan, dan risiko, mengapa kita tidak menggunakan prosedur operasi standar?!”
Pertanyaan bagus! SOP adalah alat yang sangat berharga, tetapi sama seperti alat lainnya, Anda dapat menggunakannya secara tidak benar. Berikut adalah kesalahan umum yang membuat tim tidak dapat membuka nilai tersebut:
Ini adalah satu-satunya alasan terbesar sebagian besar tim gagal. Mereka terlalu sibuk melakukan pekerjaan dan tidak punya waktu untuk mendokumentasikannya , terlepas dari betapa sederhananya itu akan membuat pekerjaan mereka dalam jangka panjang. Pada akhirnya, kebutuhan jangka pendek yang mendesak menghalangi perencanaan jangka panjang.
Namun, jangan berkecil hati. Pada contoh di bawah ini, kami akan menunjukkan cara mengerjakan penulisan SOP ke dalam rutinitas manajemen Anda.
SOP memang menciptakan beberapa pekerjaan tambahan:Anda harus memeliharanya. Petunjuk yang salah, tidak lengkap, atau kedaluwarsa tidak jauh lebih baik daripada tidak memiliki instruksi sama sekali.
Bahkan instruksi yang sempurna tidak ada gunanya jika tidak tersedia. Terlalu sering, SOP yang ditulis dengan baik berakhir di pengikat di kantor sementara pekerja yang membutuhkannya berada di lapangan . Menempatkan SOP ke dalam bentuk fisik membuat sulit untuk memilikinya di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Departemen mungkin tidak mendapat manfaat dari upaya menciptakannya.
Jika SOP Anda tidak mudah digunakan, tidak akan digunakan sama sekali. SOP harus diformat sedemikian rupa sehingga membuat penggunaannya mudah — bahkan menyenangkan .
Jika instruksi ditulis, mereka mungkin memerlukan daftar isi yang jelas, tab berkode warna, dan banyak judul, subjudul, dan poin-poin.
Anda juga dapat membangun SOP ke dalam tempat kerja itu sendiri. Misalnya:
Faktanya, prinsip integrasi ini sangat penting sehingga Anda akan merasakannya memainkan peran kunci dalam menciptakan SOP yang tahan kegagalan. Kami membahasnya secara mendalam di bawah ini.
Dibutuhkan energi untuk mengubah kebiasaan, dan orang biasanya hanya akan melakukannya jika mereka tahu akan ada konsekuensinya. Setiap SOP harus menyertakan bagian yang menjelaskan bagaimana dan kapan mengevaluasi pekerjaan terkait dengan SOP.
Agar karyawan menganggap serius prosedur operasi standar, Anda harus memastikan bahwa SOP sebenarnya adalah tongkat pengukur yang digunakan manajemen saat mengevaluasi pekerjaan . Jika harapan manajemen atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik tidak sesuai dengan isi SOP, itu berarti salah satu dari dua hal:
Untungnya, memberikan manajemen SOP yang ditulis dengan baik memudahkan mereka untuk menjadikannya sebagai alat evaluasi pilihan mereka daripada membuatnya sendiri.
Kebutuhan departemen Anda terus berubah. Jika Anda menulis prosedur operasi standar dengan cara yang membutuhkan banyak upaya untuk memperbarui, Anda mungkin telah membuat lebih banyak pekerjaan daripada yang Anda simpan.
Contoh SOP yang tidak fleksibel meliputi:
Jangan putus asa! Mengetahui semua cara kegagalan prosedur operasi standar berarti Anda dapat menghentikan masalah sebelum masalah itu dimulai.
Ada tiga hal yang akan membuat prosedur operasi standar hampir anti peluru:Jadikan SOP Anda digital , interaktif dan terintegrasi.
Membuat dan memperbarui SOP lebih cepat dan mudah pada platform digital.
Buat SOP dan daftar periksa Anda menjadi satu.
Buat SOP yang berhasil untuk Anda .
Singkatnya, prosedur operasi standar Anda tidak akan lagi terlihat seperti manual. Ini akan menjadi alat yang digunakan tim Anda setiap hari untuk mengetahui di mana harus berada, kapan harus berada di sana, apa yang harus dilakukan, dan bagaimana melakukannya.
Perhatian:Anda akan sering melihat kata "otomatis" di bagian berikut. Itu karena prosedur operasi standar yang efektif dirancang untuk menyederhanakan pekerjaan sebanyak mungkin.
Dalam contoh ini, seorang manajer pemeliharaan — sebut saja Joe — bertanggung jawab atas seluruh fasilitasnya ditambah peralatan manufaktur senilai $2 juta. Joe perlu bekerja dengan timnya untuk memperbaiki peralatan secepat mungkin ketika mengalami masalah karena perusahaan kehilangan pendapatan $200.000 setiap hari jalur produksi terhenti.
Lebih penting lagi, Joe ingin memperpanjang masa pakai peralatan sehingga tidak ada masalah sejak awal, dan itu memerlukan pemeliharaan preventif (PM) secara teratur. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari inspeksi visual hingga penggantian filter dan pemeriksaan level oli.
Joe menggunakan Limble CMMS untuk menampung semua SOP-nya sehingga menjadi digital, interaktif, dan terintegrasi. (Joe adalah orang yang cerdas.) Bergantung pada berapa banyak waktu yang dia miliki, Joe dapat membuat semua SOP-nya sekaligus, atau dia dapat memulai hanya dengan beberapa dan menambahkan SOP saat dibutuhkan.
Joe dapat memulai dengan membuat daftar setiap peralatan dan melampirkan informasi yang berguna (manual, info kontak produsen, catatan, dll.)
Untuk setiap peralatan, Joe dapat membuat SOP untuk:
Dia juga dapat menautkan SOP sehingga SOP dapat secara otomatis memicu satu sama lain (lebih lanjut tentang ini nanti.)
Jika Joe sibuk — jujur saja, dia mungkin — maka dia dapat memasukkan peralatan dan menentukan SOP-nya saat berikutnya seorang karyawan melaporkan masalah. Limble menjadi cara barunya dalam menetapkan tugas dan melacak kemajuan. Namun karena dia menggunakan Limble, tugas yang pernah dia buat dapat digunakan sebagai prosedur operasi standar mulai hari itu .
Yang harus Joe lakukan untuk membangun SOP-nya adalah memilih tipe data (misalnya, mungkin dia ingin teknisi mengunggah foto atau menandai langkah itu selesai) dan menulis instruksi untuk langkah itu. Joe memiliki semua jenis tipe data untuk dipilih (yang akan kita selidiki di bawah).
Ternyata Joe cukup sibuk, jadi dia mulai membangun prosedur operasi standar untuk mesinnya dengan memasukkan beberapa peralatan saja ke Limble. Dia membuat beberapa SOP pemeliharaan preventif untuk tugas-tugas yang dia tahu cenderung gagal. Dalam hal ini, tim Joe harus menyelesaikannya setiap satu bulan sekali.
Joe juga ingin agar karyawan yang mengoperasikan mesin mengikuti SOP saat melaporkan masalah, jadi dia membuat formulir pelaporan khusus di Limble untuk peralatan yang paling sering dihubungi oleh operator.
Sayangnya, biasanya operator mengirimkan laporan yang tidak jelas atau mengabaikan detail penting. Sekarang, Limble meminta mereka untuk menyertakan semua informasi yang diperlukan.
Joe memudahkan operator tersebut untuk mengakses formulir dengan mencetak kode QR kustom unik Limble yang menempelkannya langsung di panel kontrol operator. Sekarang, mereka memindainya dengan ponsel, menjawab beberapa pertanyaan, dan mengeklik untuk mengirim.
Ketika Joe tiba di pabrik Kamis pagi, dia melihat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan hari itu, yang diatur oleh anggota tim yang ditugaskan. Beberapa dari mereka menyelesaikan semua pekerjaan mereka sehari sebelumnya dan memiliki daftar kosong. Beberapa anggota tim memiliki tugas yang masih dalam proses. Dalam sekejap, Joe dapat melihat siapa yang memiliki pekerjaan apa, peralatan apa yang sedang mereka kerjakan, dan status saat ini.
Joe juga melihat bahwa ada tugas baru yang luar biasa:Pemeriksaan cepat pada ban berjalan untuk melihat apakah ada yang terlihat aus atau longgar. Limble membuat tugas ini berdasarkan SOP perawatan rutin yang dibuat Joe karena sudah tepat satu bulan sejak terakhir timnya menyelesaikan checklist. Dalam dua klik, Joe memberikan tugas kepada Rick.
Faktanya, Limble telah membuat dua tugas pagi itu, tetapi ketika Joe awalnya membuat SOP keduanya — memeriksa saluran air untuk penyumbatan — dia telah memberi tahu Limble untuk secara otomatis menugaskannya ke tukang ledeng timnya. Dia dapat menetapkan ulang jika diperlukan, tetapi karena itu ditetapkan secara otomatis, bahkan jika Joe telah dipanggil untuk keadaan darurat pagi itu, tukang ledeng akan tahu untuk menyelesaikan pekerjaan saluran pembuangan.
Ketika Joe menugaskan tugas inspeksi visual kepada Rick, Limble mem-ping telepon Rick untuk memberi tahu dia. Ketika Rick mengklik notifikasi, itu menarik SOP lengkap dan dia langsung menuju ke mesin.
Jika Rick dipanggil sebentar, SOP akan menunggunya di daftar tugas Limble-nya.
Rick menelusuri instruksi di Limble dan segera tahu apa yang harus dilakukan. Itu karena Joe menulis setiap langkah dan menyertakan gambar seperti apa setiap bagian dari ban berjalan. Bahkan ada video yang menunjukkan cara melepas panel samping jika perlu.
Joe melampirkan manual sebagai pdf, dan ada tautan ke dukungan teknis di situs web produsen jika Rick membutuhkannya.
Rick tidak hanya membaca daftar periksanya. Dia memasukkan data langsung ke Limble untuk setiap langkah.
Joe melihat laporan masalah ban berjalan muncul. Dia belum membuat SOP untuk mengganti ban berjalan yang rusak, jadi dia langsung masuk dan membuat template SOP cepat.
Joe kemudian menautkan SOP tersebut ke beberapa proses lain sehingga mereka akan memicunya secara otomatis:
Ketika Joe membuat SOP inventaris untuk ban berjalan cadangan, dia memutuskan bahwa pabrik perlu memesan lebih banyak sabuk setelah inventaris saat ini turun di bawah 10, dan pesanan harus mendapatkan kembali inventaris hingga 20.
Benar saja, hanya ada 10 sabuk di inventaris, jadi ketika tugas untuk mengganti sabuk yang rusak saat ini selesai, inventaris turun menjadi 9 dan Limble secara otomatis membuat tugas baru untuk memesan lebih banyak. Jika ini adalah fasilitas yang lebih besar, tugas tersebut akan secara otomatis ditugaskan ke departemen pembelian atau koordinator pemeliharaan. Tim Joe tidak terlalu besar, jadi dia menetapkan SOP untuk menetapkan semua pembelian untuk dirinya sendiri.
Setelah melakukan pemeriksaan beberapa kali, Rick berpikir akan lebih efisien untuk menambahkan oli sementara panel sampingnya tetap dilepas daripada tugas itu sendiri yang berdiri sendiri. Dia menuangkan pikirannya ke dalam bentuk yang sama dengan yang digunakan rekan kerjanya untuk melaporkan masalah sehingga hal itu akan langsung ditujukan kepada Joe. Joe menganggap itu ide yang bagus dan hanya menambahkan langkah ke SOP inspeksi.
Terlepas dari kapan Joe membuat perubahan, Rick selalu memiliki akses ke versi terbaru .
Beberapa bulan kemudian, Joe telah memasukkan semua peralatannya dan membuat SOP untuk setiap perawatan rutin. Limble secara otomatis mencatat semua pekerjaan timnya di riwayat kerja peralatan, dan Joe dapat melihat dalam laporannya peralatan mana yang paling banyak menghabiskan waktu timnya.
Anggarannya ditingkatkan sehingga dia bisa mengganti mesin usang seharga $200.000. Dia telah meminta selama bertahun-tahun, dan akhirnya dikabulkan karena dia mampu menunjukkan bahwa perusahaan menghabiskan $50.000 setahun untuk suku cadang dan tenaga kerja untuk mempertahankannya tetap hidup, dan bahkan kemudian downtimenya membuat perusahaan kehilangan $600.000 pendapatan per kuartal.
Joe tidak perlu menghitungnya sendiri dan berharap manajemen akan mempercayainya. Itu secara otomatis (ada kata itu lagi) dikompilasi untuknya berdasarkan tugas yang diselesaikan mengikuti prosedur operasi standarnya.
Perhatikan bagaimana, dengan membangun prosedur operasi standarnya di dalam Limble, Joe mendokumentasikan semua yang telah dia pelajari tentang peralatan selama beberapa dekade bersama perusahaan. Dengan menambahkan saran timnya, SOP menjadi gudang data tunggal untuk departemen.
Sekarang, tim Joe membutuhkan lebih sedikit waktunya dengan pertanyaan, lebih mudah bagi Joe untuk berlibur, dan ada jauh lebih sedikit kecemasan tentang fakta bahwa Joe berencana untuk pensiun dalam 5 tahun ke depan.
Agar berdampak, SOP harus lebih dari sekadar dokumen — ini adalah alat manajemen yang:
Ini menjadi platform yang tidak hanya memberi tahu pemangku kepentingan apa yang harus dilakukan — ini membantu mereka melakukannya. SOP yang fleksibel tidak mudah gagal karena mengintegrasikan prosedur ke dalam pekerjaan sehari-hari dan memberikan nilai pada setiap tingkat organisasi:
Jika Anda berharap untuk hanya belajar tentang halaman judul dan daftar isi, pengenalan prosedur operasi standar ini mungkin mengejutkan. Mudah-mudahan, Anda memahami cakupan penuh dari apa yang dapat dilakukan SOP digital, interaktif, dan terintegrasi di Limble untuk organisasi Anda:
Limble menjadi satu-satunya sumber semua informasi tentang semua aset. Hal ini memudahkan untuk mengoptimalkan peralatan di setiap fase siklus hidupnya.
Limble secara otomatis membuat tugas (lengkap dengan SOP) berdasarkan berbagai pemicu. Tata letak yang mudah digunakan dan perutean penugasan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengelola dari jam ke detik.
Limble adalah sistem kendali mutu/jaminan mutu yang menjaga kinerja tim Anda secara konsisten dan mengungkap potensi masalah sebelum timbul.
Limble melacak menggunakan dan memicu pembelian saat inventaris turun di bawah batas yang Anda tetapkan. Anda akan memperbaiki peralatan lebih cepat dengan suku cadang yang tepat di tangan.
Limble memastikan pekerjaan yang diatur adalah:
lalu simpan riwayat persetujuan dengan:
Limble melacak pekerjaan semua anggota tim sehingga Anda dapat menghargai kinerja terbaik dan menahan anggota tim yang tertinggal untuk mengerjakan tugas. (Berbagi metrik dengan seluruh tim untuk mendapatkan tekanan teman sebaya yang positif.)
Limble tersedia untuk semua karyawan setiap saat, yang berarti tim tidak terlalu bergantung pada pengetahuan satu orang saja. Departemen dapat terus berjalan dengan lancar terlepas dari keadaan yang selalu berubah.
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan cara lama, Anda memiliki beberapa jenis SOP yang berbeda untuk dipilih. Dalam paragraf berikut, kami membahas pro dan kontra dari setiap jenis dokumen SOP.
SOP langkah demi langkah adalah metode paling sederhana. Sesuai namanya, ini berfungsi seperti daftar periksa yang mudah diikuti instruksi langkah, yang menjelaskan setiap tindakan yang perlu dilakukan karyawan untuk menyelesaikan tugas yang ada.
Kapan harus menggunakan SOP langkah demi langkah: Gunakan jenis SOP ini jika tugas mudah dan harus selalu dijalankan dengan cara yang sama.
Pro:
Kekurangan:
A hierarchical SOP is a better choice for complex procedures that need more structure and additional information. It provides further details within each step . While a step-by-step SOP may list steps 1, 2, and 3, etc., this would also include hierarchical steps 1a and 1b; 2a and 2b, then 3a and 3b. It can also come in the form of a checklist or bullet point list.
For example, let’s imagine that a new employee needs to sign up for benefits online. If step 1 tells them to create an account, step 1a may give directions on creating a username while step 1b will guide them to create a unique password before proceeding.
When to use a hierarchical SOP: Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.
Pros:
Kekurangan:
Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.
When to use a flowchart SOP: Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.
Pro:
Kekurangan:
In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.
For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.
A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.
When to use a management SOP: These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.
Pro:
Cons:
They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.
Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):
Includes:
Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.
Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.
Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.
Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.
The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.
SOPs for industrial processes must include:
A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.
Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.
Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.
To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:
Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.
For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:
Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.
Consider including this vital information:
The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.
After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:
Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.
With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.
The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.
We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.
To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.
Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.
Image source
Image source
Image source
One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.
Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .
Not ready to implement full-scale standard operating procedures? Maintenance professionals can still move their departments forward with a smart preventive maintenance plan. Save yourself days of work with this free download.
Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan
Senseye, penyedia analitik pemeliharaan prediktif terkemuka, hari ini mengumumkan bahwa perangkat lunak pemantauan kondisi dan prognostik pemenang penghargaannya kini tersedia sebagai aplikasi asli di MindSphere, sistem operasi Internet of Things (IoT) berbasis cloud terbuka dari Siemens. Senseye,
Teknisi menggunakan pemotongan laser dan pemotongan plasma secara bergantian. Namun, meskipun mereka melakukan fungsi pemotongan yang serupa, mereka berbeda dalam aplikasi dan prinsipnya. Kedua teknik pemotongan ini telah ada sejak abad ke-20, tetapi para ahli mesin telah memodernkannya untuk penggu
Agility:jika Anda belum pernah mendengarnya di mana-mana, Anda akan mendengarnya. Tahun ini, produsen memprioritaskan kelincahan dan robot adalah salah satu cara untuk mencapainya. Jika Anda meminta saya untuk memilih satu kata untuk menggambarkan lanskap manufaktur saat kita memasuki dekade baru
Baja merupakan bagian integral untuk menciptakan tempat bermain yang menyenangkan dan aman. Salah satu lokasi tersebut adalah taman air, di mana keluarga dan teman dapat bersantai dan bersantai, bermain air, atau mengalami wahana air yang mengasyikkan – yang semuanya terbuat dari baja. Lain kali And
