Melampaui ALCOA+:Standar Integritas Data untuk Inspeksi GMP UE

Semua produsen obat-obatan yang melakukan distribusi di Uni Eropa (UE) harus mematuhi Praktik Manufaktur yang Baik (GMP). Dikoordinasikan oleh European Medicines Agency (EMA) dan bekerja sama dengan Komisi Eropa, inspeksi GMP menilai apakah obat-obatan tersebut berkualitas tinggi, sesuai dengan tujuan penggunaan, dan memenuhi persyaratan otorisasi pemasaran dan/atau uji klinis.

Inspeksi GMP mungkin dilakukan secara rutin (dijadwalkan secara berkala) atau “karena alasan” (jika dicurigai adanya ketidakpatuhan). Apa pun yang terjadi, jika Anda belum menyiapkan kumpulan data lengkap sekarang, maka itu sudah terlambat.

Dalam artikel ini, kami akan menjelajahi apa yang dimaksud dengan integritas data dalam kaitannya dengan kepatuhan GMP UE, cara pemeriksa menilai integritas data, dan sembilan kesenjangan kepatuhan yang banyak diabaikan oleh pabrik. Lalu, kita akan menjelajahi strategi dan alat terbaik untuk meningkatkan kepatuhan.

Apa itu integritas data dan mengapa itu penting bagi kepatuhan GMP UE?

Dalam konteks kepatuhan GMP, integritas data adalah keakuratan dan konsistensi semua data dan dokumentasi yang dibuat selama pengujian, produksi, pengemasan, pendistribusian, dan/atau pemantauan obat-obatan di UE.

Otoritas pengatur menggunakan catatan data untuk menilai efektivitas, keamanan, dan kualitas obat. Itu sebabnya integritas data sangat penting; untuk memfasilitasi pengambilan keputusan berdasarkan bukti, semua data harus cukup jelas dan terorganisir.

EudraLex, kompilasi resmi peraturan dan pedoman UE untuk produk obat-obatan, menyatakan bahwa integritas data mengharuskan pabrik untuk menggunakan Sistem Manajemen Mutu (QMS) — sistem proses, dokumen, dan tanggung jawab formal terkait kendali mutu. Dengan banyaknya jenis data, sebagian besar produsen mengandalkan alat software untuk mengelola pengumpulan, penyimpanan, dan pengorganisasian.

Dasar-dasar ALCOA+ dan Integritas Data

Sebagian besar tim pemeliharaan dan kualitas sudah memahami prinsip-prinsip integritas data yang Dapat Diatribusikan, Dapat Dibaca, Kontemporan, Asli, Akurat (ALCOA):

• Dapat Diatribusikan (A): Setiap tugas dan data terkaitnya terkait dengan jelas dengan individu yang melakukan tugas tersebut.

• Dapat dibaca (Kiri): Baik manusia, komputer, atau keduanya dapat membaca dan menafsirkan data, yang disimpan secara permanen.

• Sezaman (C): Data real-time dibuat saat tugas dilakukan.

• Asli (O): Data tetap dalam format aslinya, kecuali salinan terverifikasi yang mempertahankan konten dan makna.

• Akurat (A): Data adalah catatan yang sebenarnya tentang tugas yang dilakukan (termasuk memastikan semua alat dan perlengkapan menghasilkan catatan yang akurat).

Badan Pengawas Obat dan Makanan (FDA) AS pertama kali mengembangkan ALCOA pada tahun 1990an. Namun pada tahun 2010-an, FDA menambahkan prinsip-prinsip tambahan:

• Lengkap: Data disajikan secara keseluruhan tanpa ada yang dihilangkan.

• Konsisten: Dokumentasi tertata dan terorganisir secara kronologis.

• Tahan lama: Organisasi menyimpan data selama durasi waktu yang diperlukan dalam media yang cukup tahan lama (yang mungkin berbeda-beda di setiap otoritas regulasi regional).

• Tersedia: Dokumentasi selalu mudah diakses.

Versi terbaru yang mencakup prinsip-prinsip baru ini disebut ALCOA-CCEA, atau ALCOA+.

Dan sejak tahun 2023, menurut International Society for Pharmaceutical Engineering (ISPE), para ahli telah mendiskusikan penambahan + lainnya untuk memperluas kelengkapan dan ketersediaan:

• Kemampuan penelusuran: Kondisi penyimpanan data, peninjauan, dan revisi dilacak dengan jelas.

Ketertelusuran sudah menjadi persyaratan yang diuraikan dalam Bab 1, 5, dan 8 dari Bagian I GMP UE. Meskipun hal ini belum menjadi bagian dari ALCOA+ hingga saat ini, revisi terbaru terhadap GMP UE Bab 4 secara resmi memperkenalkan Ketertelusuran dalam pembaruan mendatang yang dikenal sebagai ALCOA++.

Cara pemeriksa GMP menilai kepatuhan integritas data:asumsi vs kenyataan

Untuk tetap mematuhi kebijakan, tidaklah cukup hanya dengan menyimpan dokumentasi yang benar dan mengikuti prinsip-prinsip ALCOA+. Untuk mendapatkan sertifikat GMP, Anda harus memenuhi semua peraturan dan arahan yang berlaku untuk kasus penggunaan produk Anda:penggunaan pada manusia, penggunaan pada hewan, dan/atau produk obat yang sedang dalam penelitian.

Namun banyak pabrik yang membuat asumsi tentang apa yang diinginkan oleh pemeriksa kepatuhan terhadap peraturan — asumsi yang berbeda dari tujuan sebenarnya dari pemeriksa.

Menyelesaikan dan mendokumentasikan tugas pemeliharaan

• Asumsi:  Menyelesaikan dan mendokumentasikan semua tugas yang dijadwalkan sudah cukup.

• Realitas: Inspektur ingin mengetahui alasan Anda melakukan tugas PM tertentu, seberapa sering (dan alasan Anda memilih frekuensi tersebut), cara Anda menilai kekritisan, proses apa yang Anda gunakan untuk mengevaluasi relevansi dan pentingnya prosedur PM Anda, dan seberapa sering Anda mengaudit prosedur Anda — dengan kata lain, yang penting bukan hanya “apa” dan “kapan”, tetapi “mengapa” dan “bagaimana”.

Mengadaptasi proses

• Asumsi:  Jika teknisi menyelesaikan dan mendokumentasikan semua tugas, Anda dapat mengubah daftar periksa dan proses di seluruh tim atau lokasi.

• Realitas:  Konsistensi adalah kuncinya; bahkan penyimpangan kecil pun dapat memengaruhi kualitas, keselamatan, dan integritas, sehingga membahayakan kontrol dan kepatuhan.

Membuat jalur audit

• Asumsi:  Jejak audit setara dengan integritas data.

• Realitas:  Integritas data memerlukan penyimpanan yang aman, kontrol akses, dan peninjauan rutin — yang berarti jalur audit yang akurat dan lengkap sekalipun bisa saja tidak memiliki integritas.

Menggunakan CMMS/EAM untuk manajemen kualitas

• Asumsi:  Penggunaan perangkat lunak CMMS/EAM menjamin kepatuhan.

• Realitas:  CMMS/EAM Anda dapat membantu menyimpan dan mengatur data, namun kepatuhannya hanya sama dengan proses pengelolaan data Anda. Anda harus mengikuti, meninjau, merevisi, dan mendokumentasikan perubahan pada proses tersebut agar tetap mematuhi kebijakan.

Pemeriksa akan mengaudit data dan sistem pencatatan Anda, namun integritas tidak hanya sampai di situ. Inspeksi juga mengevaluasi perilaku pengguna, keputusan, dan bukti kontrol proses.

9 kesenjangan kepatuhan yang diabaikan oleh banyak tim

Untuk mempersiapkan pemeriksaan kepatuhan GMP di bidang farmasi, Anda perlu melihat lebih jauh lagi lini produksi. Banyak organisasi berfokus pada pengujian pasokan, produksi, keselamatan, dan jaminan kualitas, namun melebih-lebihkan kematangannya di bidang lain.

1. Bagan organisasi atau kualifikasi tim yang tidak mematuhi: Inspektur meninjau bagan organisasi (bagan organisasi) untuk mengevaluasi ukuran, pengalaman, dan kualifikasi tim. Hal ini juga memerlukan dokumentasi tentang peran dan tanggung jawab setiap anggota tim. Tanpa hal ini, integritas operasi, prosedur, dan data Anda akan dipertanyakan.
2. Pelatihan yang tidak memadai:  Pabrik harus melatih anggota tim baru tentang QMS mereka serta tugas khusus peran, sementara personel yang ada harus menerima pelatihan di tempat kerja secara rutin. Tim harus mendokumentasikan semua pelatihan, dan kepala departemen harus secara rutin menilai efektivitas program pelatihan. Program pelatihan yang tidak memadai menunjukkan potensi ketidakmampuan untuk menjaga integritas data.
3. Pemeliharaan fasilitas di bawah standar:  Dengan kehati-hatian selama proses produksi dan pengendalian kualitas, banyak pabrik mengabaikan pemeliharaan yang tepat. Jadwalkan inspeksi dan penggantian peralatan keselamatan, pertahankan HVAC untuk mengatur kelembapan dan suhu, serta jaga kebersihan fasilitas untuk pengoperasian yang aman dan terandal. Pemeliharaan fasilitas yang tidak efektif akan membahayakan lingkungan produksi Anda, sehingga memengaruhi kontrol kualitas.
4. Pemeliharaan peralatan yang buruk:  Peralatan yang tidak dirawat dengan baik dapat menghasilkan produk yang tidak konsisten, berkualitas rendah, atau bahkan tidak aman. Selain itu, kegagalan dan kerusakan peralatan berdampak pada waktu kerja dan bahkan dapat mengganggu keselamatan tim. Jadi pastikan untuk membersihkan, mengkalibrasi, dan merawat semua peralatan — dan mendokumentasikan setiap tugas. Tanpa pemeliharaan yang tepat, peralatan dapat mengalami kegagalan fungsi, sehingga menyebabkan bahkan data yang dihasilkan secara otomatis menjadi tidak dapat diandalkan.
5. Tidak ada dokumentasi proses pemeliharaan:  Pengawas GMP mengevaluasi lebih dari sekedar kualitas dan keamanan obat-obatan yang diproduksi. Dokumentasi proses adalah elemen inti GMP, yang mencakup strategi dan prosedur pemeliharaan. Simpan dokumentasi yang jelas dan terkini dari semua proses pemeliharaan agar tetap patuh. Tanpa hal ini, Anda tidak dapat membuktikan kepatuhan Anda terhadap — atau alasan di balik — proses standar.
6. Catatan kalibrasi dan pemeliharaan tidak memadai: Standar kalibrasi yang ketat melindungi pengguna akhir dari produk yang tidak konsisten dan tidak aman. Tidak semua tim menyimpan catatan kalibrasi bersama dengan catatan pemeliharaan, sehingga menimbulkan tantangan ketersediaan yang membahayakan integritas data. Pusatkan catatan kalibrasi dan pemeliharaan dalam perangkat lunak CMMS/EAM Anda untuk meningkatkan konsistensi, ketersediaan, dan kepatuhan secara keseluruhan.
7. Kegagalan dalam melakukan audit internal: Inspeksi GMP formal bukan satu-satunya audit yang diperlukan. Produsen juga harus melakukan, melacak, dan menetapkan prosedur terdokumentasi untuk inspeksi dan audit internal. Hal ini mencakup pemeriksaan seluruh fasilitas, aset, peralatan, proses, dokumentasi, dan sertifikasi karyawan. Sebagian besar pabrik harus melakukan audit ini setidaknya setiap tahun.
8. Pencatatan elektronik yang tidak sesuai:  UE GMP Annex 11 mengatur sistem dokumentasi dan perangkat lunak yang terkomputerisasi untuk memberikan catatan yang akurat, aman, dan dapat dilacak yang membantu kontrol kualitas. Agar tetap patuh, pabrik harus melakukan audit internal berbasis risiko terhadap sistem ini dan kumpulan datanya yang paling penting.
9. Kurangnya validasi atau validasi ulang perangkat lunak: Pabrik yang menggunakan CMMS yang tidak divalidasi sebagai Sistem Manajemen Mutu (QMS) mungkin tidak patuh karena masalah keamanan dan dokumentasi, termasuk kontrol tanda tangan elektronik. Setiap kali CMMS Anda diperbarui, Anda harus memvalidasi ulang. Bahkan dengan dokumentasi yang sempurna, jika pemeriksaan menunjukkan perangkat lunak yang tidak divalidasi, Anda mungkin akan kesulitan lulus audit.

Cara memperkuat kepatuhan sebelum pemeriksaan berikutnya

Apakah Anda siap untuk audit berikutnya? Seiring dengan penyimpangan atau kekurangan apa pun yang teridentifikasi pada pemeriksaan terakhir Anda, ikuti langkah-langkah praktis berikut untuk meningkatkan kepatuhan pabrik Anda.

Mengukur proses dan alur kerja dengan persyaratan kepatuhan

Tidaklah cukup jika proses Anda berjalan dengan baik. Jika produk tersebut tidak memenuhi persyaratan GMP, Anda tidak akan lulus pemeriksaan. GMP memerlukan peninjauan dan pembaruan proses secara rutin, jadi manfaatkan kesempatan ini untuk melakukan perbaikan luar biasa berdasarkan praktik terbaik, masukan tim, dan panduan GMP saat ini.

Standarisasi dokumentasi dan jalur audit

Seluruh bab EudraLex dikhususkan untuk dokumentasi, dan untuk alasan yang baik. Dokumentasi yang efektif membuktikan integritas data. Menangkap, menyimpan, mengatur, dan memperbarui semua perintah kerja, inspeksi, dan catatan lainnya dalam sistem terpusat. Sistem atau alat apa pun yang digunakan harus memenuhi standar keamanan data, menyediakan jejak audit yang dapat dilacak, dan menghubungkan tanda tangan elektronik dengan stempel tanggal dan waktu. Tingkatkan SMM Anda dengan perangkat lunak sederhana namun tangguh yang mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan kepatuhan.

Memprioritaskan kinerja aset

Peralatan yang andal dan efisien tidak hanya membantu Anda lulus inspeksi — namun juga meningkatkan produktivitas dan profitabilitas. Menerapkan strategi pemeliharaan proaktif, termasuk pemeliharaan prediktif, untuk meminimalkan waktu henti melalui potensi deteksi kegagalan. Gunakan sensor, alat, dan perangkat lunak terintegrasi untuk melacak kesehatan aset secara real time, sehingga meningkatkan keandalan dan integritas.

Mengadopsi perangkat lunak yang menyederhanakan kepatuhan

Sistem pengelolaan pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) atau sistem pengelolaan aset perusahaan (EAM) dapat mengumpulkan data dari sensor peralatan dan peralatan lapangan di lokasi, mencocokkannya dengan perintah kerja aktif dan data historis, serta memprioritaskan pekerjaan pemeliharaan. Beberapa alat bahkan menghasilkan peringatan real-time dan perintah kerja otomatis sebagai respons terhadap potensi deteksi kegagalan.

Bagaimana eMaint mendukung kepatuhan terhadap GMP UE

Kepatuhan terhadap GMP UE sangatlah rumit, dan peraturan khusus perangkat lunak seperti Lampiran 11 dapat menambah kebingungan. Namun dengan dasbor bawaan, jalur audit yang komprehensif (termasuk tanda tangan elektronik yang mematuhi kebijakan), dan kontrol akses yang dapat disesuaikan, eMaint menjaga data Anda tetap jelas, lengkap, dan mematuhi kebijakan.

Merasa CMMS/EAM terlalu rumit untuk tim Anda? eMaint menawarkan program pelatihan untuk proses orientasi yang lancar dan efisien — dan bahkan memberikan dukungan validasi.

Ngobrol dengan pakar eMaint untuk menjadwalkan demo dan memulai hari ini.