Tingkatkan Adopsi CMMS dan Dorong Perbaikan Berkelanjutan:4 Strategi Terbukti

Dalam webinar bulan Maret 2021, teknisi solusi senior Michael Mills dari Fluke Reliability menjelaskan apa yang harus dicapai oleh penerapan CMMS yang sukses dan cara meningkatkan nilai tersebut lebih jauh.

Webinar, “Dapatkan nilai lebih dari CMMS Anda (Bagian 1):model penggunaan terbaik untuk dampak bisnis dan adopsi pengguna,” tersedia sesuai permintaan.

Mills dimulai dengan gambaran umum.  sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), yang dirancang untuk meningkatkan cara profesional pemeliharaan dan keandalan mengelola operasi, tim, inventaris, kepatuhan, dan aktivitas lainnya.

Dengan berfungsi sebagai lokasi pusat bagi tim untuk menyimpan semua data terkait aset dan peralatan mereka, sistem CMMS membantu manajer mengatur dan menjadwalkan pemeliharaan preventif dan korektif, mengelola tenaga kerja mereka, memantau waktu kunci pas, dan melacak inventaris, catatnya. Gambar 1 menguraikan komponen paling umum dari sistem CMMS.

Gambar 1. Komponen inti CMMS

Semakin lengkap riwayat pemeliharaan aset, semakin banyak tim yang dapat melacak dan menganalisis tren, menggunakan dasbor indikator kinerja utama (KPI) untuk mengidentifikasi inefisiensi proses dan potensi kegagalan aset.

Setiap implementasi bersifat unik, berdasarkan kondisi dan tujuan di lapangan. Namun ketika sistem sudah maksimal, berikut ini manfaat yang dapat diperoleh fasilitas dari penggunaan CMMS, menurut Mills:

• Mengurangi waktu henti peralatan yang tidak direncanakan melalui analisis catatan dan kemudahan akses ke catatan dan dokumentasi digital
• Peningkatan visibilitas dan transparansi dalam operasi sehari-hari:tenaga kerja, pengeluaran, tindakan, dan jadwal
• Peningkatan produktivitas pekerja
• Penghapusan proses manual
• Kepatuhan terhadap standar peraturan melalui proses terdokumentasi dan pengambilan data digital
• Lingkungan kerja tanpa kertas
• Perpanjangan umur aset

Lokasi yang tidak menyadari manfaat ini mungkin lebih baik “mengoperasikan ulang” sistemnya dan mengkonfigurasi ulang model penggunaannya agar selaras dengan tujuan pengelolaan. Referensikan pendekatan “10 langkah” ini untuk mencapai penerapan CMMS yang memanfaatkan sepenuhnya.

Setelah organisasi secara efektif mengimplementasikan aspek-aspek inti CMMS, masih banyak keuntungan yang bisa diperoleh. Berikut empat rekomendasi Mills untuk memperluas model penggunaan CMMS guna mendukung perbaikan berkelanjutan.

1. Pelacakan garansi

Model penggunaan pertama yang mungkin tidak dipertimbangkan oleh tim Anda adalah pelacakan garansi. Penggunaan CMMS untuk meningkatkan manajemen dokumentasi menghasilkan pemulihan garansi yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah hingga 50%.

Garansi adalah hak hukum terhadap cacat bahan dan kualitas.  “Jangan menciptakan peluang bagi OEM untuk menyatakan bahwa peralatan dioperasikan secara tidak benar – karena hal tersebut akan menjadi klien versus OEM,” kata Mills. “Menggunakan CMMS untuk mengumpulkan data yang membuktikan bahwa peralatan dioperasikan dengan benar akan mempermudah klaim pemulihan garansi.”

2. Pemanfaatan sumber daya

Pendekatan lainnya adalah menggunakan data CMMS untuk fokus pada nilai yang diberikan setiap teknisi dan melihat apa yang menghalangi mereka. “Setiap inefisiensi yang Anda identifikasi di sini menjadi sangat penting untuk dikurangi ketika anggota tim pensiun, mesin yang lebih kompleks ditambahkan, anggaran dipotong, atau target operasional meningkat,” katanya. Dia menyarankan pengguna untuk:

• Dokumentasikan prosedur dan praktik yang dilakukan secara rutin oleh anggota tim berpengalaman, lalu mintalah anggota yang lebih muda untuk mencoba meniru prosesnya.
• Lacak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan cari peluang untuk mengoptimalkannya.
• Gunakan strategi kekritisan aset untuk memprioritaskan perintah kerja dan simpanan yang menua. Bantu teknisi berpindah dari satu area ke area lainnya secara lebih sistematis.
• Memperluas peringkat kekritisan aset ke manajemen suku cadang. Tetapkan tingkat kritis pada setiap komponen, tentukan suku cadang penting, dan hubungkan mode kegagalan peralatan ke nomor komponen. Menilai waktu tunggu dan biaya pengadaan suku cadang tersebut dan menyesuaikan suku cadang pengganti mana yang disimpan di lokasi berdasarkan dampaknya terhadap waktu henti.
• Gunakan CMMS untuk mengevaluasi penggunaan suku cadang secara keseluruhan dan memperbarui manajemen inventaris untuk mencerminkan penggunaan sebenarnya. Pola konsumsi yang berlebihan dapat menunjukkan cacat atau masalah suku cadang lainnya.

3. Mobilitas

Apakah mengherankan bahwa hampir 30 tahun setelah penemuan ponsel pintar, masih banyak perusahaan yang mencetak perintah kerja? Tidak jika Anda mempertimbangkan umur panjang jenis peralatan dan platform manufaktur tertentu.

Namun, perintah kerja yang dicetak menghambat kami.

“Para profesional pemeliharaan dan keandalan perlu mengakses proses tambahan, kemampuan, integrasi sistem, dan informasi lainnya, selain perintah kerja mereka,” kata Mills. “Perbedaan antara melakukan daftar PM setiap bulan dan memprioritaskan pekerjaan melalui perubahan lingkungan merupakan evolusi dalam cara kami bekerja.”

Pergeseran pemikiran toolbelt untuk memasukkan perangkat seluler memberikan dukungan digital kepada teknisi pada titik kontak dengan suatu aset. Mills menyarankan untuk bertanya:"Apa yang dapat saya lakukan dengan seluler, selain hanya menutup tiket ini, yang akan memungkinkan tim dan aset kita berada di tempat yang lebih baik dalam lima, 10, 15 tahun ke depan? Oleh karena itu, apa yang dapat saya lakukan untuk memastikan bahwa aset tersebut berada di tempat yang lebih baik bagi anggota tim berikutnya yang mengerjakannya?"

Gambar 2 menunjukkan keuntungan beralih ke kerangka seluler. Pikirkan tentang waktu yang dihabiskan untuk berpindah dari satu tempat atau sistem ke tempat lain. Ketika proses fisik diubah menjadi klik pada antarmuka seluler CMMS, proses tersebut menjadi lebih konsisten, akurat, dan efisien. Kepatuhan terhadap peraturan juga meningkat, seperti mendokumentasikan melalui ponsel bahwa prosedur keselamatan telah diikuti oleh seorang PM.

Gambar 2. Mengurangi entri data dan waktu perjalanan dengan mengonversi ke penggunaan CMMS seluler

Satu pelanggan yang dirujuk Mills dikonversi ke CMMS seluler, menghilangkan 25 menit per hari dalam entri data per teknisi, dan mengurangi permintaan PM kalender sebesar 25%. Tim pemeliharaan pengguna ini mampu memecahkan masalah 32% lebih cepat, sehingga menghasilkan peningkatan kapasitas produksi aset penting sebesar 65%.

4. Pemantauan kondisi terintegrasi

Aset dan sensor cerdas terus-menerus memasok data untuk dimanfaatkan oleh personel pemeliharaan dan keandalan. “Anda bisa saja mengumpulkan semua informasi di dunia,” kata Mills, “tetapi jika informasi tersebut tidak dijadikan data yang dapat ditindaklanjuti atau jika tempat penyimpanannya tidak memberikan hasil, apa manfaatnya bagi Anda?”

Seperti yang dikatakan Mills, "Data pemantauan kondisi tidak lengkap. Data tersebut tidak mengetahui kapan suatu aset terakhir kali diservis, atau tindakan apa yang dilakukan, atau kapan pemeliharaan berikutnya harus dilakukan. Data tersebut tidak mengetahui riwayat kegagalan aset, suku cadang apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu, dan apakah suku cadang tersebut tersedia atau tidak.”

Namun, pengintegrasian data pemantauan kondisi kesehatan aset yang spesifik secara real-time dengan riwayat pengelolaan aset CMMS akan menciptakan gambaran yang lebih menyeluruh bagi tim pemeliharaan dan keandalan, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan penggunaan sumber daya yang lebih efisien.

Dalam survei Fluke Reliability sebelumnya, pengambil keputusan pemeliharaan dan keandalan melaporkan:

• 84% tidak memiliki akses ke data kondisi aset di CMMS mereka
• Hanya 35% tim pemeliharaan yang memiliki akses ke data riwayat kondisi saat menyelesaikan inspeksi
• 71% organisasi tidak memiliki pandangan agregat mengenai kesehatan aset

Setiap operasi berisiko memiliki data yang disembunyikan jika mereka tidak mengetahui di mana data tersebut harus disimpan atau jalur untuk menghubungkannya. Dalam webinar tersebut, Mills menguraikan cara mengintegrasikan data dari aset dan sensor pintar ke CMMS. Prosedur ini saja layak dipelajari untuk menambah nilai lebih pada sistem Anda.

Artikel terkait:

Webinar:Dapatkan nilai lebih dari CMMS Anda (Bagian 1):Model penggunaan terbaik untuk dampak bisnis dan adopsi pengguna

Webinar:Dapatkan nilai lebih dari CMMS Anda (Bagian 2):Integrasi untuk meningkatkan kesehatan mesin

10 langkah agar penerapan CMMS Anda benar (pertama kali)