Mengevaluasi Solusi CMMS:5 Fitur yang Harus Diperiksa Selain Biaya

Pepatah lama “Anda mendapatkan apa yang Anda bayar” memang benar jika menyangkut sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), yang juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen aset perusahaan (EAM). Program-program ini memungkinkan perusahaan untuk menjadwalkan, merencanakan, mengelola, dan melacak aktivitas pemeliharaan yang terkait dengan peralatan, kendaraan, atau fasilitas. Memanfaatkan CMMS membantu organisasi memperpanjang umur aset, memenuhi standar kepatuhan dan keselamatan, meningkatkan tingkat penyelesaian pekerjaan, dan pada akhirnya mengurangi biaya pemeliharaan.

Namun tidak semua CMMS dibuat—atau dijual—dengan cara yang sama. Faktanya, harga untuk fungsi yang sama bisa sangat bervariasi. Karena membeli dan menerapkan CMMS adalah sebuah investasi, transparansi biaya sangat penting ketika melakukan proses seleksi. Ini adalah langkah pertama yang penting untuk memahami mengapa CMMS tidak boleh dipilih berdasarkan harga saja—tanpa penjelasan harga di awal, Anda mungkin dikenakan biaya tersembunyi untuk layanan seperti pelatihan dan dukungan—dan tidak ada yang menyukai kejutan dalam hal penagihan.

Berikut hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan Anda melakukan investasi yang baik.

1. Implementasi dan pelatihan CMMS

Diperkirakan 80% integrasi CMMS gagal memenuhi harapan karena vendor tidak dilengkapi untuk menawarkan pelatihan dan dukungan pasca-penjualan. Oleh karena itu, penting untuk memilih penyedia yang memberikan bantuan sebelum, selama, dan setelah penerapan.

Selain penyiapan itu sendiri, carilah opsi pelatihan yang canggih, layanan konsultasi, dan manajemen akun yang sesuai dengan jadwal dan preferensi Anda. Penyedia teratas menawarkan klien akses ke pengajaran tatap muka, konferensi pengguna, portal pembelajaran online, layanan implementasi dan konsultasi, serta webinar dan lokakarya bulanan.

Terakhir, cari tahu apakah pelatihan mencakup fungsionalitas sistem Anda secara keseluruhan atau hanya aspek perangkat lunak. Pendekatan yang ideal menawarkan pelatihan end-to-end pada proses untuk memastikan pengguna memahami mengapa mereka perlu melakukan sesuatu dalam sistem. Pendekatan ini menggunakan pendidikan mendalam berbasis peran tentang apa yang diharapkan dari orang-orang di berbagai pekerjaan.

2. CMMS lokal atau berbasis cloud

Memilih antara solusi Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) atau solusi lokal merupakan pertimbangan penting saat memilih CMMS. Model SaaS, juga disebut sebagai model berbasis cloud, biasanya memberikan total biaya kepemilikan (TCO) yang lebih rendah dan laba atas investasi (ROI) yang lebih cepat dibandingkan perangkat lunak lokal tradisional.

Sistem berbasis cloud juga memungkinkan manajer pemeliharaan dan teknisi untuk melihat dan memasukkan informasi dari mana saja dan kapan saja. Baik di stasiun kerja di dalam fasilitas atau di jalan menggunakan ponsel cerdas, data yang disimpan di cloud selalu tersedia. Model SaaS sering kali menawarkan tingkat langganan yang berbeda, sehingga organisasi Anda dapat memilih tingkat mana yang paling sesuai untuk Anda, dengan opsi untuk melakukan upgrade dan penskalaan di masa mendatang.

Solusi SaaS juga lebih cepat diimplementasikan. Selain itu, departemen TI tidak perlu khawatir tentang peningkatan perangkat lunak, karena pembaruan dilakukan secara otomatis dan dilakukan secara real-time oleh pengembang. Solusi berbasis cloud berarti waktu henti sistem yang jauh lebih sedikit karena pemeliharaan perangkat lunak.

Opsi di lokasi masih dapat digunakan ketika perangkat lunak akan digunakan dalam lingkungan data yang sangat aman dan terkendali. Namun, hal ini disertai dengan biaya tambahan untuk pemeliharaan dan dukungan internal. Meskipun Anda mungkin menemukan sistem CMMS lokal yang pada awalnya lebih murah dibandingkan solusi SaaS, Anda mungkin akan menghabiskan lebih banyak uang dalam jangka panjang.

3. Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan dalam CMMS

Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan jika Anda dapat bekerja sesuai keinginan Anda. Carilah sistem fleksibel yang memungkinkan Anda mengonfigurasi bidang dan tata letak formulir, membuat laporan dan dasbor khusus, memfilter dan mengurutkan data, serta melacak item prioritas. Ini juga akan mencakup antarmuka pengguna (UI) seret dan lepas. UI yang sederhana dan intuitif memudahkan pengelolaan aktivitas pemeliharaan bagi tim mana pun dan meningkatkan tingkat adopsi.

Maksimalkan CMMS Anda dan tingkatkan cara pemantauan kesehatan peralatan dengan menggabungkan dan mengintegrasikan data dari sumber dan perangkat berbeda. Menggabungkan data dari perangkat yang berbeda meringankan beban transfer, mengurangi entri manual yang rawan kesalahan, dan memungkinkan pengambilan keputusan pemeliharaan yang lebih cepat dan lebih baik. Pada akhirnya, CMMS harus memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan data mesin yang menyediakan proses berbasis peristiwa yang dapat ditindaklanjuti—sesuatu yang mungkin tidak Anda dapatkan jika memilih CMMS hanya berdasarkan harga.

4. Mitos perangkat lunak CMMS gratis

Beberapa penyedia mengklaim CMMS mereka “gratis” tetapi kemudian membebankan biaya kepada Anda untuk dukungan telepon dan email, biaya hosting, pengguna tambahan, dan layanan lainnya. Saat mengevaluasi CMMS, memahami TCO dan potensi ROI sangatlah penting. Keberhasilan implementasi tidak hanya bergantung pada harga. Tanpa dukungan dan pelatihan yang tepat, kecil kemungkinan penerapan CMMS akan berhasil.

Meskipun menggunakan spreadsheet Excel untuk mengelola pemeliharaan adalah pilihan yang lebih murah, hal ini dapat dengan cepat menjadi rumit dan sulit untuk diadministrasikan dan dicari. Dan, Excel tidak bisa memberikan pengingat dan pemberitahuan otomatis seperti yang bisa dilakukan sistem CMMS. Downtime yang tidak direncanakan adalah suatu kepastian jika Anda tidak mendengar adanya masalah pada mesin sampai semuanya terlambat. Antara suku cadang yang dipercepat, biaya tenaga kerja, dan keterlambatan jadwal produksi—hal ini bisa menjadi sangat mahal.

Ingat:Jika Anda bisa melakukannya di Excel, Anda bisa melakukannya jauh lebih baik di CMMS.

5. Melampaui perangkat lunak CMMS

Daripada mendasarkan keputusan CMMS Anda pada harga, carilah perusahaan yang menyediakan solusi pemeliharaan komprehensif—bukan hanya perangkat lunak. Sebagai permulaan, solusi holistik harus mencakup dukungan tanpa batas, pengelolaan akun, pelatihan online dan tatap muka, serta layanan profesional. Sistem yang ideal juga akan:

• Bantu personel pemeliharaan mengumpulkan data kegagalan yang lebih akurat
• Mengotomatiskan proses pelaksanaan pekerjaan
• Catat biaya pemeliharaan untuk pengambilan keputusan penganggaran yang lebih cerdas
• Memungkinkan karyawan merencanakan dan menjadwalkan pemeliharaan dengan mudah
• Menunjuk suku cadang penting dan/atau modal, melacak informasi garansi, dan menyediakan proses untuk perbaikan dan restorasi peralatan
• Mengukur KPI penting, seperti waktu henti mesin (atau lebih tepatnya waktu aktif), tenaga kerja, kinerja, waktu kunci pas, kegagalan, dan data Pareto
• Tempatkan informasi dalam jangkauan teknisi

Untuk informasi selengkapnya tentang cara memilih Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi, lihat 5 Kesalahan Umum Saat Memilih CMMS .

Lebih dari 150.000 pengguna di seluruh dunia memercayai eMaint CMMS untuk mencapai ROI yang besar, dengan lebih dari 92% pelanggan memperbaruinya dari tahun ke tahun. Bergabunglah dengan ribuan orang yang mengandalkan eMaint untuk memprediksi kegagalan, menghilangkan waktu henti, dan meningkatkan keandalan. Jadwalkan demo untuk melihatnya beraksi.