Mengevaluasi Solusi CMMS: 5 Fitur yang Harus Diperiksa di Luar Biaya

Peribadah lama “Anda mendapatkan apa yang Anda bayar” benar-benar benar ketika berbicara tentang sistem manajemen pemeliharaan komputerisasi (CMMS), juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen aset perusahaan (EAM). Program ini memungkinkan perusahaan untuk menjadwalkan, merencanakan, mengelola, dan melacak aktivitas pemeliharaan yang terkait dengan peralatan, kendaraan, atau fasilitas. Menggunakan CMMS membantu organisasi memperpanjang umur aset, memenuhi standar kepatuhan dan keselamatan, meningkatkan tingkat penyelesaian pekerjaan, dan akhirnya mengurangi biaya pemeliharaan.

Tetapi tidak semua CMMS dibuat—atau dijual—secara sama. Bahkan, harga untuk fungsionalitas yang sama dapat bervariasi sangat besar. Karena pembelian dan implementasi CMMS adalah investasi, transparansi biaya sangat penting saat melakukan proses seleksi. Ini adalah langkah pertama penting dalam memahami mengapa CMMS tidak boleh dipilih berdasarkan harga saja—tanpa deskripsi harga di muka, Anda mungkin terkena biaya tersembunyi untuk layanan seperti pelatihan dan dukungan—dan tidak ada yang suka kejutan ketika berbicara tentang penagihan.

Ini adalah apa yang harus dicari untuk memastikan bahwa Anda membuat investasi yang tepat.

1. Implementasi dan pelatihan CMMS

Diperkirakan 80% integrasi CMMS gagal memenuhi harapan karena vendor tidak dilengkapi untuk menawarkan pelatihan dan dukungan pasca penjualan. Itulah sebabnya penting untuk memilih penyedia yang mencakup bantuan sebelum, selama, dan setelah implementasi.

Di luar pengaturan itu sendiri, cari opsi pelatihan yang kuat, layanan konsultasi, dan manajemen akun yang sesuai dengan jadwal dan preferensi Anda. Penyedia teratas menawarkan klien akses ke instruksi tatap muka, konferensi pengguna, portal pembelajaran online, layanan implementasi dan konsultasi, dan webinar serta workshop bulanan.

Terakhir, cari tahu apakah pelatihan mencakup fungsionalitas sistem lengkap Anda atau hanya aspek perangkat lunak. Pendekatan ideal menawarkan pelatihan menyeluruh pada proses untuk memastikan pengguna memahami mengapa mereka perlu melakukan sesuatu dalam sistem. Ini menggunakan pendidikan berbasis peran yang mendalam tentang apa yang diharapkan dari orang di berbagai pekerjaan.

2. CMMS on-premise atau berbasis cloud

Memilih antara solusi Software-as-a-Service (SaaS) atau solusi on-premise adalah pertimbangan penting saat memilih CMMS. Model SaaS, juga disebut berbasis cloud, biasanya menyediakan total cost of ownership (TCO) yang lebih rendah dan return on investment (ROI) yang lebih cepat daripada perangkat lunak on-premise tradisional.

Sistem berbasis cloud juga memungkinkan manajer pemeliharaan dan teknisi untuk melihat dan memasukkan informasi dari mana saja kapan saja. Bahkan di workstation di fasilitas atau di jalan menggunakan ponsel pintar, data yang disimpan di cloud selalu tersedia. Model SaaS sering menawarkan tingkat langganan yang berbeda, sehingga organisasi Anda dapat memilih tingkat yang paling cocok untuk Anda, dengan opsi untuk meningkatkan skala di masa depan.

Solusi SaaS juga lebih cepat diimplementasikan. Selain itu, departemen IT tidak perlu khawatir tentang perbaikan perangkat lunak, karena pembaruan dilakukan secara otomatis dan real-time oleh pengembang. Solusi berbasis cloud berarti jauh lebih sedikit waktu henti sistem karena pemeliharaan perangkat lunak.

Opsi on-premise masih viable ketika perangkat lunak akan digunakan dalam lingkungan data yang sangat aman dan terkontrol. Namun, ini membawa biaya overhead tambahan dari pemeliharaan dan dukungan internal. Sementara Anda mungkin menemukan sistem CMMS on-premise yang lebih murah awalnya daripada solusi SaaS, Anda mungkin akhirnya menghabiskan lebih banyak pada waktu yang akan datang.

3. Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan dalam CMMS

Anda akan selesai lebih banyak jika Anda dapat bekerja seperti yang Anda inginkan. Cari sistem yang fleksibel yang memungkinkan Anda mengonfigurasi bidang formulir dan tata letak, membuat laporan dan dasbor kustom, menyaring dan mengurutkan data, dan melacak item prioritas. Ini juga akan mencakup antarmuka pengguna (UI) drag and drop. UI yang sederhana dan intuitif membuat manajemen aktivitas pemeliharaan mudah untuk setiap tim dan meningkatkan tingkat adopsi.

Dapatkan lebih banyak dari CMMS Anda dan tingkatkan cara kesehatan peralatan dipantau dengan mengagregasi dan mengintegrasikan data dari sumber dan perangkat yang berbeda. Mengintegrasikan data dari berbagai perangkat memudahkan beban transfer, mengurangi entri manual yang rawan kesalahan, dan memungkinkan keputusan pemeliharaan yang lebih cepat dan lebih baik. Akhirnya, CMMS harus memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan dengan data mesin yang memberikan proses yang dapat ditindaklanjuti dan berbasis peristiwa—sesuatu yang mungkin tidak Anda dapatkan jika Anda memilih CMMS Anda berdasarkan harga saja.

4. Mitos perangkat lunak CMMS gratis

Beberapa penyedia klaim CMMS mereka “gratis” tetapi kemudian menagih Anda untuk dukungan telepon dan email, biaya hosting, pengguna tambahan, dan layanan lain. Saat mengevaluasi CMMS, memahami TCO dan ROI potensi sangat penting. Implementasi yang sukses tidak boleh bergantung sepenuhnya pada harga. Tanpa dukungan dan pelatihan yang tepat, implementasi CMMS jauh lebih mungkin gagal.

Meskipun menggunakan spreadsheet Excel untuk mengelola pemeliharaan adalah opsi yang lebih murah, ini dapat dengan cepat menjadi memberatkan dan sulit untuk diadministrasikan dan dicari. Dan, Excel tidak dapat memberikan pengingat dan pemberitahuan otomatis seperti sistem CMMS. Waktu henti yang tidak terduga adalah kepastian jika Anda tidak mendengar tentang masalah pada mesin hingga terlambat. Antara bagian yang dipercepat, biaya tenaga kerja, dan tertinggal pada jadwal produksi Anda—ini bisa menjadi sangat mahal.

Ingat: Jika Anda dapat melakukannya di Excel, Anda dapat melakukannya jauh lebih baik di CMMS.

5. Pergi di luar perangkat lunak CMMS

Alih-alih mendasarkan keputusan CMMS Anda pada harga, cari perusahaan yang menyediakan solusi pemeliharaan komprehensif—bukan hanya perangkat lunak. Untuk memulai, solusi holistik harus mencakup dukungan tanpa batas, manajemen akun, pelatihan online dan tatap muka, dan layanan profesional. Sistem ideal juga akan:

• Membantu personel pemeliharaan mengumpulkan data kegagalan yang lebih akurat
• Mengotomatisasi proses eksekusi pekerjaan
• Mencatat biaya pemeliharaan untuk keputusan anggaran yang lebih cerdas
• Mengizinkan karyawan untuk dengan mudah merencanakan dan menjadwalkan pemeliharaan
• Menetapkan bagian cadangan kritis dan/atau modal, melacak informasi garansi, dan menyediakan proses untuk refurbir dan pemulihan peralatan
• Mengukur KPI penting, seperti waktu henti mesin (atau sebaliknya waktu aktif), tenaga kerja, kinerja, waktu kunci, kegagalan, dan data Pareto
• Menempatkan informasi dalam jangkauan teknisi

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara memilih Sistem Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi, lihat 5 Common Mistakes Made When Selecting CMMS.

Lebih dari 150.000 pengguna di seluruh dunia mempercayai eMaint CMMS untuk mencapai ROI yang substansial, dengan lebih dari 92% pelanggan memperpanjang langganan tahun demi tahun. Bergabunglah dengan ribuan yang mengandalkan eMaint untuk memprediksi kegagalan, menghilangkan waktu henti, dan meningkatkan keandalan. Jadwalkan demo untuk melihatnya dalam tindakan.