Perlu Otomatisasi di Seluruh Perusahaan? Buat Pengembang Warga Anda Sendiri

Seperti kata pepatah, “Beri seseorang ikan dan Anda memberinya makan selama sehari. Ajari dia cara memancing dan Anda memberinya makan seumur hidup. ” Ganti ikan pepatah dengan otomatisasi, dan Anda mendapatkan cetak biru Singtel untuk keberhasilan Robotic Process Automation (RPA).

Perusahaan telekomunikasi terkemuka di Singapura, Singtel telah berhasil melatih dan memberdayakan karyawannya untuk mengotomatisasi pekerjaan biasa dan berulang sejak 2016.

Sederhananya, karyawan telah menciptakan robot mereka sendiri untuk melakukan tugas-tugas membosankan ini – mulai dari memproses aplikasi hingga membalas email – memberi mereka lebih banyak waktu untuk pekerjaan bernilai lebih tinggi seperti melayani pelanggan dan mengidentifikasi jalan untuk pertumbuhan.

“Melalui pengamatan, kami merasa bahwa ada banyak peluang kecil yang lebih mudah diotomatisasi daripada (dalam) skala massal, sehingga memicu visi bot untuk setiap karyawan,” kata Chiron Lum, Associate Director of Group Digital Office di Singtel.

Dia berbicara di webinar UiPath Hyperautomation 2020, bersama dengan Heritage Bank Australia dan VITAL, cabang layanan bersama dari pemerintah Singapura. Mereka berbagi tentang kemajuan dan tantangan penerapan 'robot untuk setiap orang'.

Robot untuk setiap orang adalah visi inovatif untuk tempat kerja modern tempat perusahaan memaksimalkan potensi RPA mereka dengan memungkinkan setiap karyawan menggunakan, membuat, dan memanfaatkan otomatisasi.

Karyawan non-teknis dapat menjadi 'pengembang warga' dan membuat otomatisasi mereka sendiri dalam lingkungan yang diatur sepenuhnya. Gerakan dari bawah ke atas seperti itu dapat berkembang menjadi upaya digitalisasi di seluruh perusahaan yang lebih besar.

Faktanya, pendekatan pengembangan warga ini semakin berkembang dalam 18 bulan terakhir di antara pelanggan UiPath di kawasan Asia Pasifik (APAC), kata moderator webinar Malina Platon, Managing Director of Strategic Accounts di APAC di UiPath.

Ini didorong oleh karyawan yang antusias yang disebut sebagai "pengguna listrik" otomatisasi. Mereka adalah yang pertama mempelajari keterampilan otomatisasi, sebelum membantu rekan kerja mengotomatiskan proses dan memuji manfaat penerapan RPA di seluruh perusahaan.

Tindakan keseimbangan yang bagus

Untuk Heritage Bank, yang memulai otomatisasi pada awal 2017, memulai dari yang kecil adalah jalan yang harus ditempuh. Sekarang, mereka memiliki tim otomatisasi lengkap yang mengatur 12 robot tanpa pengawasan dan 60 robot yang hadir.

Bacaan terkait: Menghadiri Atau RPA tanpa pengawasan? Keuntungan untuk Kedua Solusi

“[RPA] telah menyentuh kehidupan semua orang di Heritage melalui proses otomatisasi seperti CRM [manajemen hubungan pelanggan] atau keterlibatan perusahaan,” kata David Johnston, Manager of Intelligent Automation and Process Excellence.

Namun, tantangan tetap ada. Menyelesaikan pekerjaan sehari-hari dengan otomatisasi pembelajaran bukanlah hal yang mudah bagi beberapa karyawan, kata Johnston. Untuk mengatasi hal ini, bank akan memberikan lebih banyak peluang RPA untuk membekali staf dengan keterampilan yang diperlukan.

Untungnya, Heritage telah melibatkan karyawan yang "benar-benar ingin belajar" keterampilan otomatisasi. Mereka adalah kandidat pengembang warga utama, dan Johnston mengincar 10 hingga 20 'pemenang' potensial ini untuk mendorong otomatisasi di seluruh perusahaan.

“Kami ingin [karyawan] memiliki banyak otomatisasi, dan melihat waktu diinvestasikan kembali ke tugas-tugas bernilai lebih tinggi,” katanya. “Pada tahun 2022, kita mungkin melihat lebih banyak otomatisasi dilakukan oleh pengembang warga.”

Berinvestasi dalam kemampuan untuk keberlanjutan

Pada akhir tahun 2017, VITAL menjelajah ke RPA dengan tujuan mengotomatiskan pekerjaan berulang dan intensif data untuk membantu mencapai tujuannya menjadi pusat layanan bersama yang diaktifkan secara digital.

Sejak awal, membangun kemampuan otomatisasi internal untuk menghapus pekerjaan yang berulang adalah fokus utama. Namun, seperti Heritage Bank, VITAL menyadari bahwa memberdayakan pengembang warga membutuhkan waktu ekstra serta memastikan pengetahuan pemrograman dasar.

“Kami ingin meningkatkan kemampuan internal kami tetapi diakui tidak semua orang bisa menjadi pengembang RPA,” kata Christina Seah, Deputy Director of Innovation di VITAL. “Sebagai catatan positif, kami menemukan permata tersembunyi yang dapat dilatih sebagai pengguna teknis.”

Setelah menemukan "titik manis" untuk ditingkatkan dan menuai hasil nyata seperti penghematan waktu, tantangan baru muncul – mempertahankan robot secara berkelanjutan.

Untuk saat ini, perusahaan sedang menguji UiPath StudioX, alat UiPath di mana pengguna bisnis dapat mengotomatiskan proses tanpa pengkodean. Hal ini memungkinkan karyawan yang kurang teknis untuk dengan cepat membangun dan memelihara robot perangkat lunak sendiri.

“Meskipun kami ingin berinvestasi dan meningkatkan kemampuan petugas kami dalam keahlian digital, kami harus memastikan bahwa hal itu tidak menjadi terlalu mahal atau tidak berkelanjutan dalam jangka panjang,” kata Seah.

Membekali karyawan dengan alat yang tepat

Terjauh di sepanjang perjalanan RPA adalah Singtel, yang menguraikan tiga faktor kunci keberhasilan otomatisasi:

1. Dukungan kepemimpinan

2. Menyampaikan pesan yang tepat

3. Menjaga karyawan tetap percaya diri dalam RPA

Manajemen yang sepenuhnya mendukung adalah kekuatan pendorong, yang menunjukkan betapa seriusnya organisasi dalam melakukan otomatisasi. Pada saat yang sama, para pemimpin berfokus untuk memahami bagaimana setiap departemen berfungsi dan titik kesulitan mereka, menggunakannya untuk meyakinkan karyawan bahwa RPA dapat memecahkan masalah ini.

Dengan pasukan mualaf RPA, Singtel bertujuan untuk tidak hanya melatih pengembang warga, tetapi juga untuk menumbuhkan kepercayaan diri mereka sehingga mereka dapat terus menerapkan keterampilan di tempat kerja.

“[Kami ingin] setidaknya memiliki karyawan yang membuat bot pertama mereka sehingga mereka dapat memahami apa artinya sebenarnya,” kata Lum, yang telah mengorganisir hackathon dan menugaskan pelatih RPA untuk membimbing setiap karyawan.

Satu kisah sukses adalah “Valbot” – dirancang oleh karyawan berusia 65 tahun Valerie Tan – yang memberikan laporan bulanan dalam dua klik, dibandingkan dengan 385 secara manual sebelumnya.

Dia menambahkan:“Ini adalah investasi pada manusia dan bukan robot. Penting untuk membawa karyawan Anda sepanjang perjalanan karena mereka adalah aset dalam transformasi digital Anda.”

Jika Anda melewatkan webinar Hyperautomation 2020, Anda masih dapat mengakses rekaman webinar sesuai permintaan. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengaktifkan semua karyawan dengan robot, kunjungi halaman web resmi kami 'robot untuk setiap orang'.