Bagaimana Perusahaan Meningkatkan Efisiensi Operasional dengan Process Mining

Pam Pijnenborg sebelumnya adalah konsultan pelatihan di UiPath.

Data besar. 'Kehebohan' seputar proyek menarik dengan jumlah data yang tak terbayangkan telah mereda sejak 2016. Bisnis di seluruh dunia memahami nilai informasi yang tersimpan tetapi tidak jelas bagaimana menyelidiki dan menindaklanjutinya. Terlepas dari keheningan saat ini seputar data besar, teknologi analitik data mendapatkan momentum.

Saat ini, organisasi mendaftarkan jumlah data yang lebih besar daripada sebelumnya untuk menganalisis proses. Teknik manajemen proses bisnis (BPM) dan business intelligence (BI) tradisional tidak cukup, karena tidak memberikan wawasan mendetail tentang suatu proses dan pengukurannya.

Penambangan proses, di sisi lain, menggabungkan penambangan data dan analisis proses berbasis model. Ini mendorong peningkatan faktor kinerja bisnis seperti efisiensi keuangan dan operasional.

Untuk memberikan produk atau layanan yang luar biasa sambil mengambil posisi terdepan di pasar, perusahaan harus memprioritaskan transformasi bisnis. Jika Anda adalah salah satu dari perusahaan tersebut dan sedang mempertimbangkan proses restrukturisasi, pertanyaan utama Anda kemungkinan adalah:

• Apa yang terjadi dalam proses tertentu?

• Apa akar penyebab inefisiensi?

• Apakah ada penyimpangan dari proses yang dimaksudkan dan jika ya, apakah itu? Apa hambatannya?

• Berapa biaya proses yang tidak sinkron?

• Bagaimana saya bisa mengoptimalkan atau mengotomatisasi proses? Berapa banyak uang dan waktu yang akan saya hemat?

Semua pertanyaan ini dapat dijawab dengan menggunakan UiPath Process Mining.

Mengapa memproses penambangan?

Seiring pertumbuhan perusahaan, mereka menggunakan sistem informasi bisnis lintas departemen untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi perusahaan. Di antara mereka, Anda mungkin menemukan manajemen hubungan pelanggan (CRM), akuntansi, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), BPM, database yang beragam, dan alat lainnya. Data dengan potensi yang belum dimanfaatkan sering kali terlupakan di bagian belakang seperti SAP, Oracle, Salesforce, bahkan lembar Microsoft Excel Anda.

Pikirkan apa yang diwakili oleh data ini - informasi yang tepat tentang siapa yang melakukan apa dan kapan dalam organisasi. Bayangkan betapa banyak pengetahuan emas yang ada.

Dengan alat penambangan proses, Anda dapat menggunakan data ini dan mendapatkan wawasan untuk memandu Anda dalam keputusan strategis. Dengan mengekstrak informasi bisnis yang paling relevan dari log peristiwa, dan menganalisisnya lebih lanjut, Anda akan memahami tindakan apa yang harus diikuti untuk meningkatkan kinerja bisnis.

Penambangan proses vs. analisis proses tradisional

Dalam penemuan proses tradisional, perusahaan beralih ke konsultan bisnis eksternal. Dengan bantuan mereka, manajer dapat melihat lebih dalam proses mereka melalui lokakarya dan wawancara.

Mengapa tidak selalu berhasil?

Karena penemuan proses tradisional memakan waktu. Selain itu, ini mengikat sumber daya, karena orang yang diwawancarai tidak dapat melakukan pekerjaan lain.

Metode semacam itu juga memberikan gambaran yang tidak lengkap, bisa sangat mahal, dan sering kali disertai dengan subjektivitas atau bias yang melekat. Sedangkan process mining tidak memiliki kekurangan tersebut. Ini efisien waktu dan membebaskan sumber daya. Penambangan proses memberikan hasil yang objektif sehingga Anda dapat melihat apa yang terjadi dalam suatu proses.

Singkatnya, ini menghasilkan gambaran lengkap yang tidak dapat diberikan oleh alat lain kepada Anda. Dengan penambangan proses, tidak perlu tim konsultan eksternal yang mahal untuk menemukan proses yang sebenarnya.

Kontrol atas bisnis Anda sekarang ada di tangan Anda.

Mencari tanda-tanda inefisiensi

Penambangan proses menghasilkan wawasan berharga yang meningkatkan proses bisnis. Intuitif dan mudah digunakan, visualisasi proses sangat mempercepat waktu pembuatan wawasan. Ini memungkinkan Anda menyelidiki apa prosesnya sebenarnya. Ini adalah teknik yang cepat dan mudah untuk mengontrol dan meningkatkan operasi Anda.

Selain itu, alat tersebut membantu mendeteksi berbagai masalah dengan cepat seperti penundaan rantai pasokan dan kekurangan staf. Mengatasi masalah pada tahap awal memberdayakan Anda untuk mencegah beberapa skenario terburuk.

Penting untuk diingat bahwa yang tersembunyi dari mata Anda adalah variasi prosesnya. Pikirkan faktor manusia - melewatkan satu langkah, mengambil hari lain untuk menyelesaikan tugas, atau menambahkan orang lain ke dalam alur kerja. Dari pengalaman kami, setidaknya ada 10 skenario bagaimana karyawan Anda melakukan pekerjaannya. Mengetahui semua variasi memungkinkan Anda menemukan dan menyelaraskan praktik terbaik.

Analisis, sesuaikan, dan lacak hasil

Saat menganalisis hasil penambangan proses, Anda membuat rencana tindakan untuk meningkatkan efisiensi operasional. Pada gilirannya, mudah untuk melacak keefektifan tindakan tersebut. Dalam analisis akhir, Anda dapat membandingkan variasi model proses dan mengamati dampak penyesuaian.

Hasilnya, bisnis Anda memperoleh lebih banyak penghematan finansial dengan bertindak berdasarkan wawasan yang benar.

Pemantauan proses yang berkelanjutan

Sekali lagi, penambangan proses bukanlah latihan satu kali. Ini dirancang untuk pengoptimalan proses yang berkelanjutan. Oleh karena itu, Anda juga dapat menggunakannya untuk saran proses otomatis. Dalam hal ini, platform penambangan proses secara otomatis memindai proses untuk peluang peningkatan dan membuat rekomendasi proaktif kepada pengguna akhir.

Bahkan dapat memprediksi jika tanggal jatuh tempo akan terlampaui, menggunakan data historis dan terkini. Belum lagi prediksi lamanya waktu throughput yang diharapkan.

Tim manajemen dapat membuat analisis yang akurat dari operasi inti dan mendeteksi akar penyebab dan hambatan. Proses penambangan kemudian membahas masalah inefisiensi dan ketidakpatuhan pada intinya. Jadi, pengguna dapat membuat keputusan yang tepat tentang area yang perlu ditingkatkan untuk menjadi fokus.

Sebagai perusahaan, Anda dapat menghindari masalah yang tidak terduga dan mengamankan posisi Anda untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.

Saran praktis:Menggunakan tag Penambangan Proses UiPath untuk wawasan fungsional

Saat menganalisis kinerja, ingat indikator kinerja utama (KPI) Anda dan gunakan tag untuknya. Fitur penandaan (hanya tersedia melalui UiPath) memperkaya kumpulan data Anda, menambahkan logika bisnis ke dalamnya.

Katakanlah Anda ingin menemukan KPI proses yang relevan dengan bisnis. Apakah sasaran bisnis ditetapkan oleh perusahaan atau industri Anda, fungsi tag Penambangan Proses UiPath akan memungkinkan Anda mengukur sasaran bisnis Anda. Dapatkan wawasan lebih cepat dengan melacak jenis tag apa pun yang Anda inginkan seperti inefisiensi, pengerjaan ulang, atau pelanggaran.

Contoh jenis tag inefisiensi dapat berupa kondisi kontrak yang tidak diperiksa dengan baik. Jika banyak pemeriksaan akhir faktur terjadi, itu bisa berupa jenis tag pengerjaan ulang. Pelanggaran perjanjian tingkat layanan (SLA) dapat berupa jenis tag pelanggaran.

Dengan UiPath Process Mining, Anda dapat mengidentifikasi ini lebih cepat dan lebih mudah, serta mencegah kejadian yang tidak diinginkan. Anda juga dapat menambahkan peringkat kepentingan atau pengaruh di antara tag, untuk menemukan kasus yang mendapat skor tinggi untuk jenis tag tertentu dan menentukan tempat untuk mengoptimalkannya.

Penambangan proses membantu bisnis menyoroti penyimpangan proses dan mengenali kemungkinan peningkatan. Anda dapat mengidentifikasi penyimpangan seperti waktu, hasil, atau pesanan terkait. Oleh karena itu, ia menggunakan jejak digital yang ditinggalkan oleh setiap operasi yang digerakkan secara digital di sebuah perusahaan.

Dengan semua keunggulan ini, penambangan proses adalah instrumen yang harus dimiliki untuk pertumbuhan seiring dengan meningkatnya daya komputasi dan penyimpanan data yang terus berkembang.

Jelas – kebutuhan akan teknik penambangan proses telah benar-benar tiba!

Ingin belajar lebih banyak? Lihat webinar sesuai permintaan kami Penambangan Proses UiPath:Temukan Peluang Otomatisasi Berikutnya Anda Secara Ilmiah .