Meningkatkan Efisiensi Perusahaan: Bagaimana Process Mining Mengubah Operasi

Pam Pijnenborg sebelumnya merupakan magang konsultan di UiPath.

Big data. 'Kicauan' di sekitar proyek-proyek menarik dengan jumlah data yang tak terbayangkan telah mereda sejak 2016. Bisnis di seluruh dunia memahami nilai informasi yang tersimpan tetapi tidak yakin bagaimana menyelidiki dan bertindak padanya. Meskipun ketenangan saat ini sekitar big data, teknologi analitik data semakin mendapatkan momentum.

Hari ini, organisasi mencatat jumlah data yang lebih besar dari sebelumnya untuk menganalisis proses. Teknik manajemen proses bisnis (BPM) dan bisnis intelijen (BI) tradisional tidak cukup, karena mereka tidak memberikan wawasan rinci tentang proses dan pengukurannya.

Process mining, di sisi lain, menggabungkan data mining dan analisis proses berbasis model. Ia mendorong perbaikan faktor kinerja bisnis seperti efisiensi keuangan dan operasional.

Untuk menyampaikan produk atau layanan yang luar biasa sambil mengambil posisi terdepan di pasar, perusahaan harus memprioritaskan transformasi bisnis. Jika Anda salah satu perusahaan tersebut dan sedang mempertimbangkan restrukturisasi proses, pertanyaan teratas Anda kemungkinan adalah:

• Apa yang terjadi dalam proses tertentu?
• Apa penyebab akar ketidakefisienan?
• Apakah ada penyimpangan dari proses yang dimaksud dan jika ya, apa itu? Apa hambatannya?
• Berapa biaya proses yang tidak sinkron bagi saya?
• Bagaimana saya dapat mengoptimalkan atau mengotomasi proses? Berapa banyak uang dan waktu yang akan saya hemat?

Semua pertanyaan ini dapat dijawab dengan menggunakan UiPath Process Mining.

Mengapa process mining?

Seiring pertumbuhan perusahaan, mereka menggunakan sistem informasi bisnis di seluruh departemen untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi korporat. Di antaranya, Anda mungkin menemukan manajemen hubungan pelanggan (CRM), akuntansi, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), BPM, database yang beragam, dan alat-alat lainnya. Data dengan potensi yang belum dimanfaatkan seringkali terlupakan di backend seperti SAP, Oracle, Salesforce, bahkan lembar Excel Microsoft Anda.

Pikirkan apa yang diwakili oleh data ini—informasi yang tepat tentang siapa yang melakukan apa dan kapan di organisasi. Bayangkan seberapa banyak pengetahuan emas yang ada di sana.

Dengan alat process mining, Anda dapat menggunakan data ini dan mendapatkan wawasan untuk memandu Anda dalam pengambilan keputusan strategis. Mengekstrak informasi bisnis yang paling relevan dari log peristiwa, dan menganalisisnya lebih lanjut, Anda akan memahami tindakan apa yang harus diikuti untuk meningkatkan kinerja bisnis.

Process mining vs. analisis proses tradisional

Dalam penemuan proses tradisional, perusahaan beralih ke konsultan bisnis eksternal. Dengan bantuan mereka, manajer dapat melihat lebih dalam proses mereka melalui workshop dan wawancara.

Mengapa itu tidak selalu berhasil?

Karena penemuan proses tradisional memakan waktu. Selain itu, ia mengikat sumber daya, karena wawancara tidak dapat melakukan pekerjaan lain.

Metode semacam ini juga memberikan gambaran yang tidak lengkap, dapat sangat mahal, dan seringkali datang dengan subjek atau bias yang inherent. Sedangkan process mining tidak memiliki kelemahan ini. Ini efisien waktu dan melepaskan sumber daya. Process mining menyediakan hasil objektif sehingga Anda dapat melihat apa yang terjadi dalam proses.

Singkatnya, ia menghasilkan gambaran lengkap yang tidak dapat diberikan oleh alat lain. Dengan process mining, tidak ada lagi kebutuhan untuk tim konsultan eksternal yang mahal untuk menemukan proses aktual.

Kontrol atas bisnis Anda sekarang ada di tangan Anda.

Mencari tanda-tanda ketidakefisienan

Process mining menghasilkan wawasan berharga yang meningkatkan proses bisnis. Visualisasi proses yang intuitif dan mudah digunakan sangat mempercepat waktu pembuatan wawasan. Ini memungkinkan Anda menyelidiki apa yang sebenarnya proses. Ini adalah teknik yang cepat dan mudah untuk mengontrol dan meningkatkan operasi Anda.

Selain itu, alat semacam ini membantu untuk dengan cepat mendeteksi berbagai macam masalah seperti keterlambatan rantai pasokan dan kekurangan staf. Menangani masalah di tahap awal memberdayakan Anda untuk mencegah beberapa skenario terburuk.

Penting untuk diingat apa yang tersembunyi dari mata Anda adalah variasi proses. Pikirkan faktor manusia—melewati langkah, mengambil waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugas, atau menambahkan orang lain ke dalam alur kerja. Dari pengalaman kami, ada setidaknya 10 skenario bagaimana karyawan Anda melakukan pekerjaan mereka. Mengetahui semua variasi memungkinkan Anda untuk menemukan dan menyelaraskan praktik terbaik.

Menganalisis, menyesuaikan, dan melacak hasil

Saat menganalisis hasil process mining, Anda mencetak rencana tindakan untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dalam gilirannya, mudah untuk melacak efektivitas langkah-langkah tersebut. Dalam analisis akhir, Anda dapat membandingkan variasi model proses dan mengamati dampak penyesuaian.

Sebagai hasilnya, bisnis Anda mendapatkan lebih banyak penghematan keuangan dengan bertindak berdasarkan wawasan yang benar.

Pemantauan berkelanjutan proses

Lagi, process mining bukan latihan satu kali. Ini dirancang untuk optimasi berkelanjutan proses. Oleh karena itu, Anda juga dapat menggunakannya untuk saran proses otomatis. Dalam kasus ini, platform process mining secara otomatis memindai proses untuk kesempatan perbaikan dan memberikan rekomendasi proaktif kepada pengguna akhir.

Ini bahkan dapat memprediksi apakah batas waktu akan terlewati, menggunakan data historis dan saat ini. Tidak perlu menyebutkan prediksi panjang waktu throughput yang diharapkan.

Tim manajemen dapat menganalisis secara akurat operasi inti dan mendeteksi penyebab akar dan hambatan. Process mining kemudian mengatasi ketidakefisienan dan masalah kepatuhan di intinya. Jadi, pengguna dapat membuat keputusan yang tepat tentang area perbaikan yang akan difokuskan.

Sebagai perusahaan, Anda dapat menghindari masalah yang tidak terduga dan memastikan posisi Anda untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.

Saran praktis: Menggunakan tag UiPath Process Mining untuk wawasan fungsional

Saat menganalisis kinerja, ingat indikator kinerja kunci (KPI) Anda dan gunakan tag untuknya. Fitur tagging (hanya tersedia melalui UiPath) melengkapi set data Anda, menambahkan logika bisnis padanya.

Katakanlah Anda ingin menemukan KPI proses yang relevan bagi bisnis. Baik tujuan bisnis ditetapkan oleh perusahaan atau industri Anda, fungsi tag UiPath Process Mining akan memungkinkan Anda untuk mengukur tujuan bisnis Anda. Dapatkan wawasan lebih cepat dengan melacak tipe tag apa pun yang Anda inginkan seperti ketidakefisienan, pekerjaan ulang, atau pelanggaran.

Contoh tipe tag ketidakefisienan dapat berupa syarat kontrak tidak diperiksa dengan baik. Jika banyak pemeriksaan akhir faktur terjadi, itu dapat berupa tipe tag pekerjaan ulang. Pelanggaran service level agreement (SLA) dapat berupa tipe tag pelanggaran.

Dengan UiPath Process Mining, Anda dapat mengidentifikasi ini dengan lebih cepat dan mudah, dan mencegah peristiwa yang tidak diinginkan. Anda juga dapat menambahkan peringkat penting atau pengaruh di antara tag, untuk menemukan kasus yang mendapatkan skor tinggi untuk tipe tag tertentu dan menempatkan di mana harus dioptimalkan.

Process mining membantu bisnis menyoroti penyimpangan proses dan mengenali kemungkinan perbaikan. Anda dapat mengidentifikasi penyimpangan apa pun seperti waktu, hasil, atau urutan terkait. Oleh karena itu, ia menggunakan jejak digital yang ditinggalkan oleh setiap operasi yang didorong digital di perusahaan.

Dengan semua keuntungan ini, process mining adalah instrumen wajib untuk pertumbuhan seiring dengan meningkatnya daya komputasi dan pertumbuhan penyimpanan data yang berlanjut.

Jelas—kebutuhan akan teknik process mining benar-benar telah tiba!

Ingin mempelajari lebih lanjut? Lihat webinar on-demand kami UiPath Process Mining: Scientifically Discover Your Next Automation Opportunity.