Bagaimana Pemenang Resesi Akan Menggunakan RPA dan Proses Penambangan untuk Menjadi Lebih Kuat

Seth Catalli adalah wakil presiden penjualan regional di UiPath .

Ketika bisnis dibuka kembali setelah puncak novel coronavirus (COVID-19) 2019 berlalu dan kita memasuki apa yang diprediksi sebagai resesi global, sejarah telah mengajari kita bahwa beberapa perusahaan akan muncul lebih kuat. Perusahaan-perusahaan ini akan dapat menyesuaikan diri dengan dampak laba dan pendapatan yang berkelanjutan karena mereka berinvestasi dalam teknologi yang mendorong produktivitas dan efisiensi operasional yang lebih besar.

Menurut Gartner Predicts 2020:RPA Renaissance Didorong oleh Penawaran Morphing dan Semangat untuk Keunggulan Operasional report*, “pada tahun 2024, organisasi akan menurunkan biaya operasional hingga 30% dengan menggabungkan teknologi hyperautomation dengan proses operasional yang didesain ulang.”

"Hyperautomation dibangun di atas kesuksesan nyata yang mendasari pertumbuhan fenomenal Robotic Process Automation (RPA):kemudahan otomatisasi, kecepatan menuju hasil, dan cara yang sekarang terbukti untuk menerapkan kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan operasi bisnis," jelas Bobby Patrick, chief marketing officer (CMO) di UiPath.

Hyperautomation bukanlah teknologi otomatisasi yang terpisah. Referensi istilah yang menggabungkan RPA, AI, dan teknologi otomasi lainnya seperti yang kami lakukan di platform otomasi ujung-ke-ujung UiPath.

Namun, orang mungkin berpendapat bahwa investasi hyperautomation adalah kemewahan yang tidak dapat diberikan karena kenyataan pahit saat ini adalah banyak perusahaan memotong gaji, merumahkan pekerja, dan mengambil tindakan drastis untuk mengurangi biaya.

Apa yang harus dilakukan?

Apakah Anda berinvestasi dalam keuntungan digital yang terbukti muncul dari hyperautomation atau memangkas biaya secara menyeluruh dan membekukan investasi untuk menghadapi badai?

Untuk mengatasi dikotomi ini, kita dapat melihat data dari resesi terakhir untuk menentukan perusahaan mana yang muncul lebih kuat dari resesi dan mampu mencapai kinerja yang memisahkan diri dibandingkan dengan pesaing mereka.

Harvard Business Review (HBR) menganalisis data keuangan dari 4.700 perusahaan publik dalam studi komprehensif tentang Resesi Hebat tahun 2008 dan menemukan bahwa perusahaan seperti Staples mampu menahan biaya operasional dan keluar dari resesi lebih besar dan lebih menguntungkan. Faktanya, Staples menggandakan pendapatan dari tahun 1997 hingga 2003 dan sekitar 30% lebih menguntungkan dari saingan beratnya Office Depot dalam tiga tahun setelah resesi itu.

Penelitian HBR menunjukkan bahwa ada kelompok yang terpisah dari kelompoknya setelah resesi melakukan lebih baik daripada saingan industri mereka setidaknya 10% dalam hal penjualan dan pertumbuhan laba.

Siapa pemenang resesi?

Bagaimana kami meningkatkan efisiensi operasional?

Efisiensi operasional umumnya dianggap sebagai waktu, sumber daya, dan dana yang dikelola dengan baik. Kita sering memeriksa produktivitas organisasi secara keseluruhan untuk menilai kemampuan meningkatkan laba. Lensa yang sama ini dapat digunakan untuk melihat proses individual, seperti pemesanan ke kas, dari bawah ke atas untuk meningkatkan margin operasional atau keuntungan dengan melakukan proses yang lebih murah, lebih baik, atau lebih cepat. Untuk mengukur laba yang dihasilkan dari peningkatan operasi, kita harus memahami seberapa baik organisasi mengubah input menjadi output dalam tiga strategi tingkat tinggi:

• Lebih murah - Sama dengan lebih sedikit, yaitu output yang sama untuk input yang lebih sedikit (dengan mengurangi pengeluaran operasional, pengeluaran modal, dll.)

• Lebih baik - Lebih banyak untuk hal yang sama, yaitu mencapai lebih banyak keluaran (atau lebih sesuai, proses bebas kesalahan) untuk masukan yang sama

• Lebih cepat - Jauh lebih banyak untuk lebih banyak, yaitu mencapai lebih banyak output dalam waktu yang lebih singkat meskipun membutuhkan lebih banyak input (dengan membelanjakan secara selektif untuk teknologi, pemasaran, dll.)

Kembali pada tahun 2008, ini adalah alternatif yang telah dievaluasi oleh ahli strategi sebagai pengorbanan. Saat ini, organisasi memanfaatkan hyperautomation untuk melanggar aturan lama tersebut dan menerapkan gabungan dari ketiga strategi tersebut untuk mendorong banyak keluaran. Sekarang, keluaran keuangan dan operasional tradisional seperti pendapatan, jumlah cacat, dan jumlah pelanggan diharapkan dapat mendorong nilai juga untuk ukuran yang lebih lunak seperti pengalaman pelanggan dan karyawan yang lebih berdaya. Karyawan selalu menjadi 'aset terbesar' perusahaan, yang mewakili biaya utama dan pengemudi utama nilai, sehingga investasi dalam produktivitas karyawan berdampak besar pada metrik keuangan.

Contoh pelanggan baru-baru ini menggarisbawahi hal ini. Chief financial officer (CFO) dari perusahaan manufaktur berteknologi tinggi berdiri di depan ruangan untuk memulai inisiatif RPA baru untuk perusahaan dan menyatakan, “ini bukan tentang robot, ini tentang orang-orangnya. Ini adalah investasi peningkatan keterampilan pada karyawan dan harapan saya adalah bahwa pada akhirnya akan bermanfaat bagi pengalaman pelanggan kami juga.”

CFO selanjutnya menjelaskan bahwa mereka memiliki terlalu banyak orang dan terlalu tinggi biaya yang terkait dengan memenuhi pesanan kecil. Dengan menyederhanakan proses pesanan kecil dan mengalihkannya ke robot perangkat lunak, orang-orang mereka akan dapat fokus untuk memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan yang paling penting.

Teknologi hyperautomation, seperti RPA, penambangan tugas, dan penambangan proses, adalah alat yang tidak tersedia bagi para pemimpin selama resesi terakhir. Pemenang resesi kali ini akan menggunakan teknologi ini untuk membuat keputusan berani tentang di mana harus mengurangi biaya secara selektif—menggunakan yang sama untuk strategi yang lebih sedikit—tetapi juga memilih di mana harus melakukan pelanggaran dengan lebih banyak strategi untuk lebih banyak strategi.

Saatnya mengotomatisasi

Mari kita bayangkan skenario di mana CFO pabrikan yang disebutkan di atas menyatakan bahwa dia sedang mencari ide dari karyawan untuk menghasilkan lebih banyak keuntungan. Anda yakin bahwa Anda mungkin dapat mengotomatiskan pemrosesan faktur dan menghilangkan pengerjaan ulang yang sia-sia yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan sebesar 5% atau lebih, tetapi sulit untuk menghubungkan titik-titik antara ide Anda dan prioritas CFO Anda.

Anda mengeksplorasi ide tersebut dengan tim Robotic Center of Excellence (CoE) Anda. Tim CoE menganalisis data dari lini sistem bisnis Anda dengan UiPath Process Mining untuk menentukan apa yang harus diotomatisasi.

Anda sekarang dapat memvisualisasikan proses faktur Anda untuk pertama kalinya. Proses (seperti yang ditunjukkan di bawah) dimulai dengan Menerima Faktur, kemudian memeriksa dan menyetujui tugas, sebelum akhirnya diakhiri dengan Membayar Faktur. Bagian gambar yang diperbesar menunjukkan kemacetan sembilan hari pada waktu siklus yang menguras produktivitas dan memberi tahu kita bahwa otomatisasi di area ini dapat membantu mempercepat proses.

Tahap pertama proyek menggunakan robot UiPath sebagai asisten digital untuk mengotomatisasi aktivitas data permintaan, sementara semua yang ada di antaranya masih manual. Gambaran berubah (lihat di bawah) setelah fase percontohan otomatisasi ini dan hasilnya menjanjikan. Kami melihat bahwa aktivitas Proses Faktur sekarang 24% otomatis dan waktu tunggu telah dikurangi dari sembilan hari menjadi tujuh hari.

Didorong oleh keberhasilan awal, Anda memutuskan untuk sepenuhnya mengotomatiskan aktivitas Faktur Proses dan waktu tunggu yang ditunjukkan di bawah telah turun menjadi 34 menit yang sensasional . Ini memiliki beberapa efek hilir juga, seperti sedikit peningkatan antara Pemeriksaan Akhir Faktur dan Faktur Bayar, yang terus Anda pantau melalui Penambangan Proses UiPath (lihat di bawah).

Ini adalah contoh mengambil strategi efisiensi operasional 'lebih banyak untuk lebih banyak' saat Anda berinvestasi dalam hyperautomation untuk memberikan waktu siklus yang lebih cepat dan bebas kesalahan.

Lakukan matematika

Mari kita asumsikan margin unit bisnis atau laba operasi Anda adalah 10% dari biaya karyawan. Ini menciptakan titik leverage 1:10 untuk peningkatan produktivitas karyawan hingga laba operasional yang dapat menghasilkan uang tunai untuk CFO Anda.

Anda melakukan beberapa perhitungan cepat (lihat tabel) dan CFO Anda senang dengan pengaruh finansial bahwa peningkatan 5% dalam produktivitas karyawan meningkatkan laba operasional sebesar 50% di unit bisnis Anda. Tentu saja, CFO dengan penuh semangat mendorong Anda untuk melanjutkan perjalanan otomatisasi Anda untuk mengotomatiskan aktivitas tindak lanjut Pemeriksaan Akhir Faktur berikutnya.

Saatnya mengotomatisasi!

Kali ini, pemenang akan muncul dari resesi yang lebih kuat dari sebelumnya dengan menggunakan RPA dan menambang proses bersama.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang UiPath Enterprise RPA Platform dan UiPath Process Mining tonton webinar sesuai permintaan kami atau hubungi tim penjualan kami .

*Gartner Memprediksi 2020:RPA Renaissance Didorong oleh Penawaran Morphing dan Semangat untuk Keunggulan Operasional, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti , 10 Desember 2019