Menguasai Order-to-Cash: Sederhanakan dengan Penambangan Proses
Proses order-to-cash (O2C) adalah salah satu proses yang melintasi perusahaan yang dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Hasil dari proses yang sangat penting ini secara langsung mempengaruhi kepuasan pelanggan, seberapa baik Anda mengelola arus kas, dan seberapa bahagia karyawan Anda.
Namun, kompleksitas dan luas proses O2C menjadikannya salah satu proses yang paling sulit untuk dilacak dan dioptimalkan. Aman untuk dikatakan bahwa ada peluang besar untuk perbaikan pada proses O2C.
Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana perbaikan proses O2C dapat dicapai menggunakan kombinasi strategis penambangan proses dan otomatisasi.
Baru mengenal penambangan proses? Saya merekomendasikan Anda memulai dengan membaca postingan blog kami yang memperkenalkan penambangan proses.
Mari kita mulai dengan dasar-dasar O2C.
Apa itu proses order-to-cash?
Tujuan proses O2C adalah untuk memberikan barang kepada pelanggan sebagai imbalan tunai. Dalam skenario penjualan dari stok yang umum, alur prosesnya adalah:
Pembuatan pesanan
Penuhan pesanan
Pengiriman pesanan
Pembuatan faktur
Pembayaran
Ini adalah langkah inti dalam proses, tetapi jika Anda sedikit tahu tentang proses O2C, Anda akan tahu bahwa itu tidak pernah begitu sederhana! Pikirkan langkah tambahan yang menyusun proses, seperti posting barang keluar, membuat pengiriman, atau membersihkan pemeriksaan kredit. Ada jutaan transaksi yang melintasi departemen dan sistem, membuat hampir mustahil untuk mendapatkan gambaran keseluruhan yang jelas dari seluruh proses.
Proses terdiri dari dua bagian utama: manajemen pesanan dan piutang usaha. Dan mereka memiliki tujuan yang sedikit berbeda.
Manajemen pesanan melibatkan semua langkah dari pembuatan pesanan hingga pengiriman. Pengiriman pesanan kemudian memicu pembuatan faktur. Tujuan manajemen pesanan termasuk meningkatkan tingkat pesanan sempurna, tingkat pengiriman tepat waktu, dan waktu siklus penuhan pesanan.
Piutang usaha dimulai dari momen pembuatan faktur dan berakhir pada pelunasan faktur. Tujuan piutang usaha termasuk mengurangi pembayaran yang tertunda dan hari penjualan tertunggu (DSO).
Tantangan
Dalam proses O2C, kedua sisi ini (manajemen pesanan dan piutang usaha) dari proses sangat bergantung satu sama lain. Manajemen pesanan tidak dapat mencapai efisiensi sebenarnya tanpa dukungan piutang usaha dan sebaliknya. Namun, tim yang mengemudi kedua bagian proses ini kadang-kadang berakhir bekerja dalam silo yang tidak mendukung proses yang efisien.
Tantangan umum lainnya dalam proses O2C meliputi:
Tingkat error tinggi karena entri pesanan manual, yang mengakibatkan pekerjaan ulang yang mahal dan memakan waktu
Data master pelanggan yang tidak terawat dengan baik, yang mengakibatkan keterlambatan dan pendapatan yang hilang
Masalah dengan penuhan pengiriman, mempengaruhi tingkat retensi pelanggan
Tingkat DSO tinggi, mempengaruhi arus kas dan peluang terlewat untuk investasi di area bisnis lainnya.
Proses yang kompleks seperti O2C sempurna untuk menggunakan penambangan proses untuk menemukan potensi otomatisasi. Tanpa penambangan proses, Anda hanya akan melihat ujung gunung es O2C.
Pertama, gunakan penambangan proses untuk menemukan proses O2C
Penambangan proses terhubung langsung dengan sistem yang berinteraksi dengan proses O2C, seperti SAP dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) lainnya. Menggunakan lapisan transformasi data bawaan, teknologi mengubah data menjadi grafik proses yang mencatat seluruh proses dari awal hingga akhir. Ia menangkap semua variasi proses, bottleneck, pekerjaan ulang, dan pengecualian.
Contoh grafik proses
Dengan penambangan proses, Anda dapat melihat tepat apa yang terjadi dalam proses, menemukan mengapa itu terjadi, dan bekerja pada rencana tindakan untuk memperbaiki itu.
Maju dengan cepat dengan otomatisasi
Penambangan proses memandu Anda dalam menemukan potensi otomatisasi yang belum terungkap dalam proses Anda. Cara tercepat untuk mendorong transformasi di O2C adalah dengan menerapkan otomatisasi proses robotik (RPA) bersama dengan penambangan proses. Misalnya, dengan penambangan proses, Anda mungkin menemukan post goods issue (yaitu saat pesanan telah dipetik dan siap untuk dikirim, tidak pernah tepat waktu). Ini dapat menunda pengiriman ke pelanggan dan juga berarti bahwa tingkat stok yang salah ditampilkan dalam sistem.
Menyelami lebih dalam, Anda menemukan penyebab akar masalah ini hanyalah karena spesialis pengiriman Anda memiliki terlalu banyak pengiriman untuk ditangani, yang mengakibatkan post goods issue yang tertunda. Solusi yang efektif untuk ini adalah memiliki robot perangkat lunak yang menangani post goods issue, membebaskan spesialis pengiriman dari pekerjaan dan memastikan pengiriman diterima tepat waktu.
Lihat infografik ini untuk mengetahui mengapa penambangan proses adalah superhero baru otomatisasi.
Secara berkelanjutan pantau dan tingkatkan proses secara keseluruhan
Tetapi penambangan proses tidak berhenti di sana.
Setelah mengotomatisasi proses Anda melalui RPA, Anda dapat menggunakan penambangan proses untuk melacak hasil dan memastikan bahwa otomatisasi memiliki efek yang diinginkan. Wajar bahwa setelah mengotomatisasi, Anda akan ingin beberapa wawasan tentang dampaknya pada sisa proses. Misalnya, apakah waktu siklus proses meningkat? Apakah tingkat pengiriman tepat waktu Anda meningkat? Semua ini adalah metrik yang dapat dilacak dengan penambangan proses, membantu Anda secara berkelanjutan memantau dan meningkatkan proses.
Mungkin juga masuk akal untuk mengoptimalkan proses Anda dengan cara lain, sebelum memperkenalkan otomatisasi.
Misalnya, salah satu pelanggan Anda secara konsisten keluhan bahwa pengiriman mereka tiba lebih lambat dari yang diharapkan. Menggunakan penambangan proses, Anda dapat memverifikasi bahwa memang, pengiriman ke pelanggan ini selalu tiba satu hari lebih lambat dari yang diharapkan. Penyebab akar dalam contoh ini adalah waktu procuring dalam sistem adalah satu hari kurang dari waktu procuring sebenarnya, yang berarti ada kesenjangan antara tanggal yang diharapkan pelanggan untuk menerima pesanan mereka dan hari mereka sebenarnya menerimanya. Dalam contoh ini, penyesuaian data master sederhana melakukan trik dan memastikan pelanggan puas.
Jaga proses tetap terlacak dan dapat diprediksi
Seperti segala sesuatu, proses tertempat pada perubahan. Jadi, masuk akal bahwa otomatisasi Anda berubah dengan itu. Kombinasi penambangan proses dan RPA membantu Anda tetap memantau proses Anda sehingga Anda dapat bertindak dengan cepat ketika sesuatu memaksa proses untuk berubah, apakah itu legislasi, persaingan, atau bahkan pandemi.
Dorong perbaikan O2C dengan UiPath
Kemampuan yang berguna yang mendukung menjaga proses O2C Anda tetap terlacak termasuk kemampuan untuk menetapkan robot untuk secara otomatis menangani tugas di UiPath Orchestrator, sehingga mereka dapat mengatasi kesiapan atau deviasi yang tidak diinginkan dalam waktu dekat real-time. UiPath Action Center memastikan orang yang tepat dibawa ke dalam loop setiap kali ada beberapa pengecualian yang perlu ditangani.
Saat Anda menggabungkan penambangan proses dengan RPA, itu dapat berubah menjadi lonjakan besar dalam efisiensi, penghematan biaya, dan kepuasan pelanggan.
UiPath Process Mining menggabungkan penambangan proses terbaik kelas dan RPA. Akibatnya, Anda diaktifkan untuk tidak hanya menemukan potensi otomatisasi dalam proses O2C Anda, tetapi juga mengoptimalkan dan memantau otomatisasi secara berkelanjutan.
Ingin melihat bagaimana organisasi terkemuka menggunakan UiPath Process Mining? Temukan bagaimana Grupo Assa menggunakan penambangan proses dan RPA untuk menavigasi transformasi digital.
Siap untuk mulai melihat manfaat penambangan proses dalam organisasi Anda sendiri? Dengan menggunakan konektor UiPath Process Mining out-of-the-box untuk SAP O2C, Anda dapat segera memulai untuk meningkatkan dan mengotomatisasi proses O2C Anda. Hubungi kami untuk memulai.
