Optimalkan Proses Purchase-to-Pay Anda dengan Process Mining – Tingkatkan Efisiensi & Akurasi

Sebagai manusia, alami bagi kita untuk bekerja sama satu sama lain. Kita juga dapat bersaing, tetapi para psikolog mengatakan bahwa saat memilih di antara keduanya, kita memilih kerja sama.

Kerja sama sangat penting di tempat kerja. Bekerja tanpa ini dapat berdampak negatif pada hasil bisnis yang lebih luas, termasuk produktivitas, kepuasan pelanggan, dan pendapatan.

Secara teoretis, kerja sama seharusnya mudah, terutama jika itu dalam sifat manusia kita. Namun, sebagian besar manusia tahu bahwa diperlukan dedikasi tertentu untuk bekerja sama di tempat kerja atau kehidupan sehari-hari.

Setiap departemen dan individu yang ada di dalamnya memiliki target, titik nyeri, dan tujuan yang sangat berbeda. Dengan niat buruk yang tidak ada, setiap orang cenderung berpikir dalam domain mereka sendiri. Kerja sama yang buruk sering menghasilkan orang dan departemen yang melakukan inisiatif perbaikan sendiri. Inisiatif terdesentralisasi dapat mengakibatkan gangguan di jalur untuk departemen lain.

Tidak ada tempat yang lebih jelas ini daripada dalam proses purchase-to-pay.

Proses purchase-to-pay atau procure-to-pay (P2P) adalah proses keuangan yang menyentuh banyak departemen. Proses ini mencakup semua aktivitas sejak saat perusahaan meminta barang atau jasa dari supplier, sampai membayar untuk barang atau jasa tersebut.

Efisiensi proses P2P mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan biaya, dan mempengaruhi kemampuan perusahaan Anda untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih luas.

Dalam tulisan ini, kita membahas keuntungan mengoptimalkan proses P2P dengan bantuan data yang tersedia dalam sistem korporat (seperti SAP atau Oracle) dan process mining. Secara lebih spesifik, UiPath Process Mining dapat membantu Anda meningkatkan proses P2P dengan menyajikan data yang ada Anda ke dalam grafik proses yang komprehensif dan memberikan wawasan yang transparan.

Memahami proses P2P yang lebih baik memungkinkan Anda untuk memutuskan taktik perbaikan proses terpadu melalui optimasi dan otomatisasi, yang menghasilkan efisiensi yang meningkat, biaya yang menurun, dan tetap bersaing.

Proses purchase-to-pay

Proses P2P melibatkan semua pembelian yang dilakukan perusahaan. Itu dapat berupa alat tulis kantor atau bahan setengah jadi (seperti mesin mobil untuk perusahaan pembuatan mobil) dan peralatan bernilai tinggi (mesin yang digunakan dalam produksi, peralatan medis, dll.). Dalam proses P2P, tugas inti meliputi pemesanan barang tersebut, penerimaan, dan pembayaran.

Pemangku kepentingan utama dalam proses P2P adalah departemen procurement atau keuangan. Kadang-kadang juga melibatkan perencanaan bahan dan gudang. Proses ini juga secara tidak langsung mempengaruhi pekerjaan yang dilakukan oleh penjualan, dukungan pelanggan, dan lainnya.

Sifat yang meluas dan kritis dari proses P2P berarti ada insentif besar bagi perusahaan untuk mengoptimalkannya. Proses P2P yang tidak efisien dan karat dapat mengakibatkan kehilangan nilai yang signifikan dalam area berikut:

• Kepuasan pelanggan
• Hubungan supplier
• Kepuasan kerja karyawan
• Kolaborasi antar departemen
• Produktivitas dan keuntungan

Itu adalah beberapa tujuan terpenting bagi bisnis.

Dengan UiPath Process Mining, memungkinkan untuk memperbaiki titik-titik tersebut dan mencapai kinerja bisnis yang lebih tinggi.

Baru mengenal process mining? Mulai di sini: Process Mining Value: What it Means for Your Business

Teknologi process mining menyediakan wawasan yang kuat. Ini adalah pintu gerbang menuju teknologi seperti machine learning (ML), kecerdasan buatan (AI), dan robotic process automation (RPA). Menggabungkan teknologi ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan kekuatan otomatisasi.

Perusahaan mengandalkan data untuk secara strategis meningkatkan proses dengan RPA dan melacak hasil untuk menghasilkan ide perbaikan baru. Perusahaan yang diotomasi memimpin pasar dengan kesadaran proses dan efisiensi operasional. Sebagai bagian dari siklus otomatisasi, process mining memainkan peran kritis di awal RPA dan dalam perkembangannya lebih lanjut. Process mining memungkinkan Anda untuk mendapatkan lebih banyak nilai dari otomasi.

Process mining memungkinkan Anda untuk mengandalkan ilmu pengetahuan untuk menemukan dan mengurutkan ide otomasi Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk:

• Mendapatkan gambaran komprehensif tentang proses perusahaan Anda
• Mengungkap alur kerja terbaik untuk diotomasi
• Menyelaraskan tujuan proses dengan tujuan strategis
• Secara berkelanjutan memantau dan meningkatkan proses Anda

Kenali proses P2P Anda dari dalam dan luar

Mari kita lihat grafik proses purchase-to-pay.

Gambar di atas menunjukkan proses P2P yang ditambang (dataset mentah yang diubah menjadi grafik proses). Ini mencakup lima aktivitas inti dari proses purchase-to-pay yang umum:

• Permintaan pembelian
• Pesanan pembelian
• Terima produk
• Terima faktur
• Selesaikan faktur

Gambar di atas menunjukkan proses P2P ideal.

UiPath Process Mining (tersedia melalui UiPath Platform) dapat memberikan Anda gambaran yang lebih mendalam tentang proses Anda, dan memungkinkan Anda menemukan seberapa jauh Anda dari skenario ideal. Menggunakan data log peristiwa dari perangkat lunak perusahaan seperti SAP, process mining mengubah data menjadi grafik proses yang bersih untuk analisis yang intuitif.

Semakin dalam Anda pergi ke dalam grafik proses, semakin Anda akan memperhatikan seberapa berbeda itu dari bagaimana Anda ingin proses Anda. Sebagai hasilnya, proses sederhana dari gambar di atas ternyata menjadi kacau:

Visualisasi proses intuitif memberi tahu Anda segala sesuatu yang ingin Anda ketahui tentang proses dan bertindak sebagai satu sumber kebenaran untuk tim Anda keseluruhan. Grafik proses menghilangkan ambigu proses apa pun, memberikan semua orang gambaran yang terpadu tentang aktivitas, waktu, biaya, kerja sama, dan kinerja manusia dan robot perangkat lunak, dll.

Di tempat sebelumnya Anda perlu menghabiskan waktu untuk memahami bagaimana proses P2P berjalan, UiPath Process Mining melakukan ini dalam sekejap menggunakan data aktual dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM).

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan dengan wawasan yang didasarkan pada data ini?

Identifikasi bagian dari proses purchase-to-pay yang paling sesuai untuk diotomasi

Robotic process automation (RPA) adalah salah satu cara yang paling produktif untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja proses Anda. Menurut Deloitte Global CPO Survey, permintaan untuk RPA dan analitik canggih dalam procurement sedang meningkat. RPA bukan hal baru untuk produktivitas tim akun bayar, tetapi ia dapat berkembang lebih dengan process mining.

Dengan wawasan process mining, Anda dapat menentukan apakah proses P2P Anda siap untuk diotomasi. Proses yang siap untuk otomatisasi adalah proses yang terstandarisasi yang bertujuan untuk produktivitas yang lebih tinggi. UiPath Process Mining dapat menunjuk beberapa kriteria kesiapan otomatisasi seperti:

• Volume tinggi tugas berulang berdasarkan aturan
• Jumlah waktu yang dihabiskan pada tugas vs. biaya
• Tanggal jatuh tempo yang terlambat
• Loop proses akibat kesalahan dan kebutuhan untuk mengulangi tugas, dll.

Proses yang dirancang atau dieksekusi dengan buruk tidak siap untuk diotomasi. Proses seperti itu sering kali kurang dokumentasi yang tepat, standarisasi, dan sulit untuk diikuti oleh orang. Menggunakan process mining untuk memandu strategi otomatisasi Anda, Anda mengandalkan data dan bukan perasaan perut Anda.

Baca tulisan ini untuk mengevaluasi apakah proses Anda siap untuk diotomasi.

UiPath Process Mining membantu Anda mempertimbangkan detail dari proses P2P yang kompleks Anda dan mengotomasi aktivitas dengan return on investment (ROI) tertinggi.

Mari kita pikirkan contoh: ada proses yang Anda tambang. Berdasarkan grafik proses, Anda memperhatikan bahwa dalam salah satu aktivitas proses, karyawan tidak menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu. Anda menelusuri lebih dalam dan menyadari bahwa karena kesalahan dalam memasukkan data, karyawan sering mengulangi tugas, yang menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman. Dengan mengotomasi tugas ini, Anda meningkatkan kualitas pekerjaan yang diberikan dan melepas waktu karyawan. Tim kemudian dapat fokus pada aktivitas lain dalam proses P2P, seperti perbaikan hubungan supplier untuk menjamin pengiriman tepat waktu.

Berikut adalah beberapa contoh lain tugas yang dapat ditangani oleh robot perangkat lunak UiPath untuk membuat proses P2P Anda lebih lancar:

• Memindai kotak masuk untuk pesanan dan memasukkannya ke SAP
• Mencocokkan pesanan pembelian dengan faktur
• Membuat pesanan pembelian setelah persetujuan permintaan pembelian dan lainnya

Dengan process mining, Anda tidak hanya dapat memprediksi kesempatan perbaikan, tetapi juga mengestimasi ROI dari proyek RPA Anda. Dengan cara ini Anda mengetahui nilai optimasi proses P2P dalam hubungan dengan kinerja bisnis keseluruhan.

Sesuaikan tujuan RPA Anda dengan tujuan strategis yang lebih luas

Ingat kembali tujuan strategis yang disebutkan sebelumnya? Tujuan strategis kunci dari setiap perusahaan dibangun di sekitar kepuasan pelanggan, hubungan supplier, kebahagiaan karyawan, keuntungan, dan produktivitas.

UiPath Process Mining membantu Anda menautkan tujuan strategis Anda ke KPI dan tag tertentu. Jika Anda ingin meningkatkan hubungan supplier untuk proses P2P, Anda dapat menetapkan KPI untuk pengiriman barang tepat waktu dan pembayaran faktur tepat waktu.

Dengan cara ini Anda mengoptimalkan proses untuk berkontribusi pada tujuan bisnis yang lebih luas Anda dengan cara yang terampil. Saat prioritas berubah, Anda dapat menyesuaikan KPI dan tag di dasbor UiPath Process Mining. Ini adalah faktor kunci lain untuk memastikan tujuan bisnis jangka panjang Anda selaras dengan hasil proses individual Anda.

Pemantauan dan perbaikan berkelanjutan P2P

Namun process mining tidak berhenti di sana. Setelah Anda mengotomasi proses P2P, Anda masih perlu memeriksa apakah RPA berjalan seperti yang diharapkan. UiPath Process Mining memungkinkan Anda untuk tetap di jalur yang benar dengan hasil otomatisasi yang menyediakan pembaruan waktu nyata pada data proses Anda. Melacak proses Anda memberikan perbandingan "sebelum dan sesudah" RPA. Anda dapat melihat bagaimana otomatisasi Anda berjalan dan di mana ia menyimpang dari jalur.

Menurut CPO Survey oleh Deloitte yang disebutkan sebelumnya, tantangan utama dalam procurement saat ini adalah tata kelola data—memastikan kualitas data yang terkumpul, mengelola akses data, dan mendapatkan nilai dari data tersebut.

Untuk menjaga privasi data sambil mendemokratisasi analitik proses, UiPath Process Mining menyediakan pendekatan self-service yang diatur (GSS). Manajemen data GSS memastikan semua pengguna bisnis bekerja dengan satu sumber kebenaran, membuat proses jelas bagi semua pemangku kepentingan.

Dalam gilirannya, GSS membuat proses Anda transparan, karena didasarkan pada data aktual dalam sistem korporat Anda. Sulit untuk berdebat dengan fakta. Proses yang transparan adalah kunci untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih luas yang diuraikan sebelumnya.

Pemantauan dan perbaikan berkelanjutan P2P

Process mining menyediakan fondasi untuk kerja sama internal dan eksternal, yang sangat penting untuk proses P2P yang lancar. Dengan UiPath Process Mining yang diterapkan, Anda memotong operasi terisolasi antara departemen. Saat pemangku kepentingan mendapatkan pemahaman yang sama tentang proses, mereka dapat mengambil pendekatan holistik dalam inisiatif perbaikan proses mereka. Dan ini bekerja sangat baik baik dengan pemangku kepentingan proses internal maupun eksternal.

Process mining memungkinkan manajer tingkat eksekutif untuk mengidentifikasi ketidakefisienan dan menyelaraskan optimasi proses dengan strategi bisnis. Karyawan yang melakukan langkah-langkah proses juga mendapatkan wawasan tentang pekerjaan mereka dan bagaimana itu mempengaruhi organisasi.

Anda juga dapat menggunakan grafik proses untuk berkomunikasi dengan supplier dan investor. Wawasan process mining memungkinkan Anda untuk menembus argumen dan membangun percakapan yang produktif tentang cara untuk memperbaiki.

Lihat bagaimana UiPath Process Mining memimpin perkembangan pasar process mining dalam laporan PEAK Matrix terbaru oleh Everest Group.