Melindungi Bisnis dari Resesi: Bagaimana RPA & Process Mining Mendorong Pertumbuhan
Seth Catalli adalah regional vice president of sales di UiPath.
Saat bisnis kembali terbuka setelah puncak virus corona 2019 (COVID-19) berlalu dan kita memasuki yang diprediksi sebagai resesi global, sejarah telah mengajarkan kita bahwa beberapa perusahaan akan keluar bahkan lebih kuat. Perusahaan ini akan dapat menyesuaikan diri dengan dampak laba dan pendapatan yang berkelanjutan karena mereka berinvestasi pada teknologi yang mendorong produktivitas dan efisiensi operasional yang lebih besar.
Menurut laporan Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence*, "pada 2024, organisasi akan menurunkan biaya operasional sebesar 30% dengan menggabungkan teknologi hyperautomasi dengan proses operasional yang dirancang ulang."
"Hyperautomasi membangun pada keberhasilan nyata yang mendasari pertumbuhan luar biasa Robotic Process Automation (RPA): kemudahan otomatisasi, kecepatan hasil, dan jalur yang kini terbukti untuk menerapkan kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan operasi bisnis," menjelaskan Bobby Patrick, chief marketing officer (CMO) di UiPath.
Hyperautomasi bukan teknologi otomatisasi terpisah. Istilah ini merujuk pada penggabungan RPA, AI, dan teknologi otomatisasi lain seperti yang kita lakukan di platform otomatisasi end-to-end UiPath.
Namun, seseorang mungkin berargumen bahwa investasi hyperautomasi adalah mewah yang tidak dapat ditanggung karena realitas keras saat ini adalah banyak perusahaan memotong gaji, memberhentikan karyawan sementara, dan mengambil langkah drastis untuk mengurangi biaya.
Apa yang harus dilakukan seseorang?
Apakah Anda berinvestasi pada keunggulan digital yang terbukti timbul dari hyperautomasi atau memotong biaya secara menyeluruh dan membekukan investasi untuk menembus badai?
Untuk mengatasi dikotomi ini, kita dapat melihat data dari resesi terakhir kita untuk menentukan perusahaan mana yang keluar lebih kuat dari resesi dan mampu mencapai performa luar biasa dibandingkan dengan kompetitor mereka.
Harvard Business Review (HBR) menganalisis data keuangan dari 4.700 perusahaan publik dalam studi komprehensif tentang Great Recession 2008 dan menemukan bahwa perusahaan seperti Staples mampu menahan biaya operasional dan keluar dari resesi lebih besar dan lebih menguntungkan. Faktanya, Staples menglipat ganda pendapatan dari 1997 hingga 2003 dan sekitar 30% lebih menguntungkan dari rival utamanya Office Depot dalam tiga tahun setelah resesi tersebut.
Penelitian HBR menunjukkan bahwa ada kelompok yang terpisah dari sekelompok setelah resesi dengan performa lebih baik dari rival industri mereka paling tidak 10% dalam hal pertumbuhan penjualan dan laba.
Siapa pemenang resesi?
Bagaimana kita meningkatkan efisiensi operasional?
Efisiensi operasional umumnya dianggap sebagai waktu, sumber daya, dan dana yang dikelola dengan baik. Kami sering memeriksa produktivitas organisasi secara keseluruhan untuk menilai kemampuan meningkatkan laba. Lensa yang sama dapat digunakan untuk melihat proses individual, seperti order to cash, dari bawah ke atas untuk meningkatkan margin operasional atau laba dengan melakukan proses dengan lebih murah, lebih baik, atau lebih cepat. Untuk mengukur laba yang dihasilkan dari perbaikan operasi, kita harus memahami seberapa baik organisasi mengubah input menjadi output dalam tiga strategi tingkat tinggi:
Murah - Sama untuk lebih sedikit, yaitu output yang sama untuk input yang lebih sedikit (dengan mengurangi pengeluaran operasional, pengeluaran modal, dll.)
Lebih baik - Lebih banyak untuk sama, yaitu mencapai lebih banyak output (atau proses yang lebih patuh, bebas kesalahan) untuk input yang sama
Lebih cepat - Lebih banyak untuk lebih banyak, yaitu mencapai lebih banyak output dalam waktu lebih sedikit meskipun membutuhkan lebih banyak input (dengan menghabiskan secara selektif pada teknologi, pemasaran, dll.)
Kembali pada 2008, ini adalah alternatif yang strategis telah evaluasi sebagai trade-off. Saat ini, organisasi memanfaatkan hyperautomasi untuk melanggar aturan lama tersebut dan menerapkan campuran dari ketiga strategi untuk mendorong multiple output. Sekarang, output finansial dan operasional tradisional seperti pendapatan, jumlah cacat, dan jumlah pelanggan diharapkan juga memberikan nilai untuk ukuran yang lebih lembut seperti pengalaman pelanggan dan karyawan yang lebih berdaya. Karyawan selalu menjadi 'aset terbesar' perusahaan, mewakili baik biaya utama dan pengemudi utama nilai, sehingga investasi pada produktivitas karyawan memiliki dampak besar pada metrik finansial.
Contoh pelanggan terbaru menggarisbawahi poin ini. Direksi keuangan (CFO) perusahaan manufaktur high-tech berdiri di depan ruangan untuk memulai inisiatif RPA baru untuk perusahaan dan menyatakan, "ini bukan tentang robot, ini tentang orang. Ini adalah investasi meningkatkan keterampilan karyawan dan harapan saya adalah itu pada akhirnya akan memberikan manfaat pada pengalaman pelanggan kami juga."
CFO melanjutkan menjelaskan bahwa mereka memiliki terlalu banyak orang dan biaya terlalu tinggi yang terkait dengan memenuhi pesanan kecil. Dengan menyederhanakan proses pesanan kecil dan mengalihkan pekerjaan tersebut ke robot perangkat lunak, orang-orang mereka akan dapat fokus pada memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan terpenting.
Teknologi hyperautomasi, seperti RPA, task mining, dan process mining, adalah alat yang tidak tersedia bagi pemimpin selama resesi terakhir. Pemenang resesi kali ini akan menggunakan teknologi ini untuk membuat keputusan berani tentang di mana secara selektif mengurangi biaya—menggunakan strategi sama untuk lebih sedikit—tetapi juga memilih di mana untuk bergerak ke ofensif dengan strategi lebih banyak untuk lebih banyak.
Saatnya untuk mengotomatisasi
Bayangkan skenario di mana CFO pabrik yang disebut di atas telah menyatakan bahwa ia mencari ide dari karyawan untuk menghasilkan lebih banyak laba. Anda yakin mungkin dapat mengotomatisasi pemrosesan faktur dan menghilangkan pekerjaan ulang yang boros yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan sebesar 5% atau lebih, tetapi sulit untuk menghubungkan titik antara ide Anda dan prioritas CFO Anda.
Anda menjelajahi ide tersebut dengan tim robotic Center of Excellence (CoE) Anda. Tim CoE menganalisis data dari sistem bisnis Anda dengan UiPath Process Mining untuk menentukan apa yang harus diotomatisasi.
Anda kini dapat memvisualisasikan proses faktur Anda untuk pertama kalinya. Proses (seperti ditunjukkan di bawah) dimulai dengan Receive Invoice, kemudian check and approve tasks, sebelum akhirnya menyelesaikan dengan Pay Invoice. Bagian yang diperbesar dari gambar menunjukkan hambatan sembilan hari pada cycle time yang merupakan drain pada produktivitas dan memberitahu kami bahwa otomatisasi di area ini dapat membantu mempercepat proses.
Tahap pertama proyek menggunakan robot UiPath sebagai asisten digital untuk mengotomatisasi aktivitas request data, sementara semuanya di antaranya masih manual. Gambar berubah (lihat di bawah) setelah tahap pilot otomatisasi ini dan hasilnya menjanjikan. Kami melihat bahwa aktivitas Process Invoice kini 24% diotomatisasi dan lead time telah diturunkan dari sembilan hari menjadi tujuh hari.
Ditekan oleh keberhasilan awal, Anda memutuskan untuk sepenuhnya mengotomatisasi aktivitas Process Invoice dan lead time yang ditunjukkan di bawah telah jatuh ke sensationil 34 menit. Ini juga memiliki efek downstream, seperti peningkatan ringan antara Final Check of Invoice dan Pay Invoice, yang Anda terus pantau melalui UiPath Process Mining (lihat di bawah).
Ini adalah contoh dari penerapan strategi efisiensi operasional 'lebih banyak untuk lebih banyak' saat Anda berinvestasi pada hyperautomasi untuk memberikan cycle time yang lebih cepat dan bebas kesalahan.
Lakukan perhitungan
Asumsikan margin unit bisnis atau laba operasional Anda adalah 10% dari biaya karyawan. Ini menciptakan titik palang 1:10 untuk perbaikan pada produktivitas karyawan ke laba operasional yang dapat menghasilkan uang tunai untuk CFO Anda.
Anda melakukan perhitungan cepat (lihat tabel) dan CFO Anda tertarik dengan palang keuangan yang peningkatan produktivitas karyawan sebesar 5% meningkatkan laba operasional sebesar 50% di unit bisnis Anda. Secara alami, CFO dengan semangat mendorong Anda untuk melanjutkan perjalanan otomatisasi Anda untuk mengotomatisasi aktivitas lanjutan Final Check of Invoice selanjutnya.
Saatnya untuk mengotomatisasi!
Kali ini, pemenang akan keluar dari resesi lebih kuat dari sebelumnya dengan menggunakan RPA dan process mining bersama-sama.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang UiPath Enterprise RPA Platform dan UiPath Process Mining tonton webinar on-demand kami atau hubungi tim penjualan kami.
*Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti , 10 Desember 2019
