Memilih Alat Otomasi yang Tepat: Panduan Pemimpin untuk Menentukan Masa Depan Kerja
Jika Anda berkompetisi dalam balap Formula 1, Anda tidak akan datang ke lintasan balap dalam mobil sedan. Demikian pula, akan berlebihan untuk mengemudikan mobil balap Formula 1 ke toko sembako. Keduanya adalah mode transportasi yang luar biasa, tetapi masing-masing paling cocok untuk kategori pengemudian yang unik.
Teknologi otomatisasi tidak berbeda.
Catatan: jika Anda baru dalam teknologi otomatisasi, kami merekomendasikan Anda memulai dengan membaca Overview of RPA for the C-Suite: The Quick Guide to Getting Started.
Lanskap otomatisasi saat ini dipenuhi dengan spektrum luas teknologi dan kemampuan yang berbeda tetapi saling melengkapi dari Robotic Process Automation (RPA) hingga machine learning (ML) dan kecerdasan buatan (AI). Gabungan, mereka menciptakan ekosistem otomatisasi end-to-end yang mempercepat transformasi digital sambil mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas.
Bagian penting dari penciptaan ekosistem inovatif ini—dan masa depan kerja secara luas—adalah memahami cara terbaik untuk menggunakan teknologi ini bersama-sama untuk memenuhi tujuan organisasi Anda. Setelah semua, sementara mobil balap dapat digunakan untuk belanja, itu juga dapat dianggap sebagai cara yang tidak efisien dan terlalu rumit untuk melakukan tugas sederhana.
Demikian pula, ketidakcocokan tingkat teknologi otomatisasi mengakibatkan ketidakefisian. Jika Anda memilih alat yang terlalu tingkat tinggi untuk otomatisasi tugas dasar, Anda risiko over engineering—dan, kemungkinan besar, overspending pada—solusi Anda. Jika Anda memilih alat yang terlalu fundamental untuk pekerjaan kompleks, Anda risiko tidak mencapai indikator kinerja kunci (KPI) Anda.
Untuk memahami bagian mana dari ekosistem otomatisasi yang harus digunakan untuk tugas mana, Forrester Research menyarankan model yang mereka sebut "spectrum of work uniqueness." Itu terdengar kompleks, tetapi itu adalah cara yang sangat sederhana untuk memahami berbagai alat otomatisasi yang tersedia dan mendorong return on investment (ROI) yang lebih tinggi saat Anda mulai mengotomatisasi.
Apa yang perlu Anda ketahui tentang spektrum kerja unik
Seperti banyak hal dalam kehidupan, kompleksitas pekerjaan yang kita lakukan ada pada spektrum. Dalam webinar UiPath terbaru, anggota Forrester Research menggambarkan tiga kategori keunikan kerja—basically, seberapa mudah atau sulit bagi robot perangkat lunak untuk mereplikasi tugas yang dilakukan oleh manusia:
Pekerjaan berulang bergantung pada tugas berbasis aturan atau proses yang dapat diulang dan adalah yang paling mudah untuk diambil alih oleh robot perangkat lunak.
Pekerjaan administratif melibatkan proses yang lebih kompleks, seperti logistik dan manajemen back-office lainnya, dan membutuhkan tingkat teknologi otomatisasi yang sedikit lebih canggih dari pekerjaan berulang.
Pekerjaan ahli membutuhkan pengambilan keputusan dan pemikiran strategis serta kreatif pada tingkat tinggi dan teknologi otomatisasi yang sesuai.
Kategori-kategori ini bertumpuk untuk menunjukkan spektrum pekerjaan yang semakin kompleks dalam bisnis modern. Memahami bagaimana tiga tingkat ini bekerja sama untuk mendukung operasi memberi pemimpin kerangka kerja untuk memahami dan menerapkan teknologi otomatisasi terbaik untuk masalah yang sedang dihadapi.
Karyawan sepanjang spektrum kerja unik
Sebelum kita melanjutkan, kami ingin menggambarkan peran karyawan apa yang kita bicarakan. Dalam webinar terbaru kami, lima persona unik telah didefinisikan untuk membantu pemimpin C-suite menggambarkan deskripsi pekerjaan, tugas, dan proses spesifik sepanjang spektrum keunikan, termasuk:
Karyawan kubikel. Karyawan kubikel melakukan tugas berulang, terstruktur, dan seringkali bernilai lebih rendah di posisi back- atau front-office.
Koordinator. Koordinator menghabiskan jam kerja mereka untuk mengadministrasi atau mengkoordinasikan informasi, uang, dan/atau tugas antara atasan, rekan kerja, atau bawahan.
Pekerja pengetahuan spesifik fungsi. Pekerja ini menghabiskan waktu mereka pada tugas terstruktur dan semi-terstruktur, seperti mengkumpulkan, mengkategorikan, menghitung, memeriksa, dan memverifikasi informasi.
Pekerja pengetahuan satu domain. Pekerja pengetahuan satu domain menawarkan pengalaman, pendidikan, dan keterampilan di bidang atau disiplin ilmu yang spesialisasi, seperti radiologi, administrasi sistem, atau manajemen media sosial.
Pekerja pengetahuan lintas domain. Ini adalah pekerja lintas fungsi yang terampil tinggi—seperti konsultan, eksekutif, atau kreatif—yang mendorong keputusan strategis sambil mengambil dari pengalaman dan pengetahuan mereka di berbagai bidang dan disiplin ilmu spesialisasi.
Luangkan waktu untuk memikirkan orang-orang di organisasi Anda yang cocok dengan deskripsi pekerjaan ini. Kemungkinan besar, Anda memiliki sebagian besar, jika tidak semua, di dalam perusahaan Anda. Ingat contoh-contoh ini saat kita membahas teknologi otomatisasi (dan kombinasi teknologi) yang paling cocok untuk setiap jenis pekerjaan.
Pekerjaan berulang: Melepaskan jam karyawan dengan RPA
Pekerjaan berulang adalah pekerjaan yang paling tidak unik, 'kerja sibuk,' jika Anda akan, yang dilakukan oleh orang di posisi seperti karyawan kubikel sebagian besar waktu mereka. Pekerjaan berulang menawarkan return on investment cepat dari investasi otomatisasi Anda dan paling efektif dalam melepaskan karyawan untuk tugas bernilai lebih tinggi. Karena itu, ini adalah tempat ideal untuk memulai perjalanan otomatisasi Anda. Dua teknologi otomatisasi khusus sedang mengubah pekerjaan berulang dan perannya dalam bisnis.
Otomatiskan tugas berulang dengan RPA
RPA adalah pusat otomatisasi. Secara singkat, itu bekerja dengan meniru perilaku manusia dalam mengeksekusi tugas manual berbasis aturan. RPA adalah solusi low-code, yang berarti tidak membutuhkan tingkat pengetahuan teknis yang tinggi untuk diimplementasikan. Ini memberikan return on investment yang tinggi, menjadikannya titik masuk ideal untuk transformasi digital.
Sebagai salah satu dari banyak contoh, IT distributor Tarsus Distribution menggunakan RPA untuk menyelamatkan karyawan mereka lima hari pekerjaan entri data sambil mengalami akurasi tangkapan data 100%.
Baca cerita lengkap Tarsus Distribution.
Meningkatkan permintaan contact center dengan pemahaman konversasional
Contact center adalah tonggak utama lainnya dari pekerjaan berulang. Dalam banyak operasi pelayanan pelanggan, pekerja bergantung pada skrip dan menjawab pertanyaan yang sama puluhan kali sehari. Pemahaman konversasional mengubah itu. Teknologi otomatisasi ini bekerja bersama RPA untuk menciptakan chatbot yang memproses dan merespons kueri dalam bahasa alami.
Saat menggunakan pemahaman konversasional melalui AI untuk mengotomatisasi pekerjaan contact center, robot dapat mengescalasikan kasus yang membutuhkan sentuhan manusia kepada agen Anda, yang kini memiliki lebih banyak waktu dan energi untuk menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan lebih langsung.
Ingin mempelajari lebih lanjut? Tonton webinar on-demand kami: Boost Your Contact Center with Front to Back Automation.
Dampaknya pada perusahaan Anda
Dengan mengotomatisasi pekerjaan berulang, Anda dapat menyelamatkan karyawan dari ribuan jam pekerjaan, sambil meningkatkan akurasi. Peningkatan efisiensi ini, gilirannya, akan meningkatkan hubungan Anda dengan pelanggan Anda, yang tidak lagi perlu menunggu pemrosesan internal atau menunggu dalam antrean untuk bantuan teknis. Namun, tidak hanya pelanggan dan pemangku kepentingan Anda yang menang. Mengotomatisasi pekerjaan berulang juga menghasilkan karyawan yang lebih bahagia dan lebih produktif, yang waktu dan energinya kini dapat diinvestasikan ulang dalam tugas bernilai lebih tinggi.
Pekerjaan administratif: Mengotomatisasi efisiensi dengan process mining
Pekerjaan administratif terlihat sebagai pekerjaan yang tidak dapat dihindari—termasuk tugas yang mendukung logistik, akuntansi, dan manajemen back-office lainnya. Persona koordinator dan pekerja pengetahuan spesifik fungsi mewakili dua peran berbeda yang termasuk dalam kategori ini. Otomatisasi sedang me-reboot pekerjaan administratif dengan mengurangi jumlah upaya manusia yang diperlukan, membuatnya lebih cepat dan lebih efisien.
Sederhanakan manajemen dokumen dan faktur dengan teknologi analisis teks
Kertas kerja ada di tengah banyak pekerjaan administratif. Baik itu menangani dokumentasi karyawan di sumber daya manusia (HR), memproses faktur di akuntansi, atau menyortir berkas pajak, pekerjaan administratif dilanda oleh kertas kerja yang memakan waktu—baik digital maupun fisik.
Dengan teknologi optical character recognition (OCR), pemrosesan dokumen dapat diotomatisasi. OCR mengenali huruf dan simbol dalam berkas PDF, gambar, dan dokumen kertas. Ini memungkinkan robot RPA untuk memproses dan mengarsipkan kertas kerja, sehingga memungkinkan otomatisasi tugas pemrosesan faktur, dokumen, dan email yang memakan waktu karyawan yang berharga.
Clariant hanyalah salah satu dari banyak contoh ini. Dengan UiPath, mereka telah mengotomatisasi hampir 60% pemrosesan faktur mereka, menghasilkan peningkatan produktivitas keseluruhan sebesar 10%.
Baca cerita lengkap Clariant.
Secara otomatis meningkatkan efisiensi proses tingkat admin dengan process mining
Bagian yang sulit dari mengotomatisasi pekerjaan administratif adalah bahwa itu seringkali tidak terlihat dan dipenuhi dengan pengecualian case-by-case. Proses administratif mendukung pekerjaan penting di seluruh organisasi, tetapi dapat sulit untuk disederhanakan karena alur kerja unik mereka.
Process mining menemukan peluang otomatisasi terbaik dalam perusahaan Anda dengan memanfaatkan kekuatan AI dan ML. Dengan mengidentifikasi proses yang akan memberikan ROI tinggi, process mining membantu Anda mengoptimalkan dan memperluas otomatisasi di perusahaan Anda—tanpa menambahkan lapisan administratif dan analisis manual tambahan.
Baca terkait: Apa itu Process Mining?
Dampaknya pada perusahaan Anda
Luangkan waktu untuk membayangkan dunia di mana karyawan baru secara otomatis diproses dan ditambahkan ke sistem Anda dengan izin yang sesuai atau di mana Anda tidak perlu khawatir tentang masalah kepatuhan atau pajak yang berantakan karena kesalahan akuntan. Dunia itu ada dengan otomatisasi.
Contoh nyata: departemen pemerintah terbesar di Kerajaan Raya Inggris (UK), Department of Work and Pensions, menggunakan proses yang sangat manual untuk klaim pensiun, yang menghasilkan antrean lebih dari 30.000 klaim. Mereka memperkirakan akan membutuhkan ribuan jam untuk mengejar keterlambatan tetapi, menggunakan otomatisasi, malah mampu mereka dapat membersihkan antrean dalam waktu dua minggu, yang membuat karyawan dan warga menjadi jauh lebih bahagia.
Baca cerita otomatisasi lengkap Department of Work and Pensions.
Pekerjaan ahli: Meningkatkan pengambilan keputusan dengan RPA dan AI
Pekerjaan ahli membutuhkan pengambilan keputusan paling banyak, serta pemikiran strategis dan kreatif paling banyak dari setiap jenis pekerja pada spektrum keunikan. Dengan kata sederhana, itu adalah tugas yang komputer tidak dapat lakukan. Inilah pekerja pengetahuan satu domain dan pekerja pengetahuan lintas domain bersinar. Di sini, otomatisasi berfungsi bersama karyawan untuk mendukung manusia dalam pekerjaan strategis tingkat tinggi dengan menangani tugas mundane mereka, melepaskan mereka untuk fokus pada pekerjaan ahli di jantung inovasi.
Meningkatkan pengambilan keputusan dengan kecerdasan buatan
AI adalah teknologi otomatisasi yang segera diingat semua orang saat membayangkan gambar masa depan yang dipenuhi robot. Sementara itu memiliki banyak penggunaan di banyak bidang, salah satu kompetensi intinya adalah mendukung pengambilan keputusan bisnis. Ahli memiliki lebih banyak data untuk pengambilan keputusan di ujung jari mereka dari sebelumnya, tetapi lebih banyak data adalah data yang baik hanya jika Anda dapat bertindak berdasarkannya.
Ini adalah manfaat yang dialami Heritage Bank saat mereka menggunakan UiPath AI Fabric untuk mendukung para ahli keuangan mereka. Proses mereka memanfaatkan RPA, AI, dan ML untuk mengotomatisasi sekitar 90% transaksi data mining saat menghasilkan laporan biaya hidup. Otomatisasi ini memungkinkan agen Heritage Bank untuk membuat keputusan pinjaman penting jauh lebih cepat dan melepaskan mereka untuk fokus pada tugas yang berpusat pada pelanggan dan bisnis.
Baca cerita lengkap tentang bagaimana Heritage Park berinovasi dengan RPA dan AI.
Otomatisasi pekerjaan yang mengambil waktu dan energi para ahli Anda dari tugas strategis
Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi pekerja dalam kategori ahli adalah kurangnya waktu untuk fokus secara eksklusif pada area keahlian mereka. Tujuan otomatisasi, secara keseluruhan, adalah untuk melengkapi karyawan dengan mengotomatisasi proses yang melelahkan dan memberdayakan karyawan untuk memfokuskan energinya pada tugas bernilai tinggi.
Industri hukum adalah contoh sempurna dari ini. Masalah kepatuhan dan regulasi sendirian mencuri banyak jam produktif dari tugas yang lebih penting (dan dapat ditagih). Untuk mengatasi sumbang waktu ini di departemen hukum kami sendiri, UiPath menyediakan seluruh layak asisten robotik untuk mendukung para ahli kami dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas bernilai tinggi.
Dampaknya pada perusahaan Anda
Studi oleh Forrester Consulting atas nama UiPath menunjukkan bahwa otomatisasi membantu karyawan fokus pada tugas yang lebih bermakna dan memberdayakan mereka untuk membuat keputusan strategis yang lebih cepat dan lebih cerdas. Ini terutama benar untuk pekerja ahli, di mana karyawan memiliki keterampilan spesial. Membuat karyawan Anda lebih bahagia dan lebih produktif akan memberikan manfaat pada pelanggan Anda juga.
Saat Trelleborg Municipality Department of Welfare memproses aplikasi kesejahteraan secara manual, keputusan dapat memakan waktu hingga 20 hari sebelum dikirimkan kepada pemohon. Sejak menerapkan RPA, angka tersebut telah turun menjadi hanya 24 jam, yang memberikan warga Trelleborg waktu keputusan yang lebih cepat dan kualitas layanan yang lebih tinggi sepanjang jalan.
Baca cerita lengkap Trelleborg Municipality Department of Welfare.
Langkah berikutnya: Siapkan perjalanan otomatisasi Anda
Bahkan di mana tenaga kerja Anda jatuh pada spektrum kerja unik, otomatisasi dapat mendukung pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan, pelanggan, dan karyawan Anda setiap hari. Dengan memulai perjalanan otomatisasi Anda hari ini, Anda dapat meraih keunggulan kompetitif, mendorong efisiensi biaya, dan meningkatkan pengalaman semua orang yang bergantung pada bisnis Anda.
Spektrum kerja unik adalah alat yang berguna saat Anda mencoba mengevaluasi dan memahami peluang otomatisasi yang ada di organisasi Anda, tetapi itu hanyalah langkah pertama pada perjalanan otomatisasi Anda.
Siap untuk mengambil langkah pertama? Lihat panduan langkah demi langkah ini untuk perjalanan otomatisasi yang berhasil.
