Produsen mendengarkan! Manfaatkan Cloud atau keluar sekarang

Untuk banyak organisasi, Cloud masih tentang penyimpanan dan pencadangan. Untuk organisasi yang melihat lebih dari ini, Cloud dapat menjadi transformasional, memungkinkan...

Bagi banyak organisasi, Cloud masih tentang penyimpanan dan pencadangan. Untuk organisasi yang melihat lebih dari ini, Cloud dapat menjadi transformasional, memungkinkan bisnis untuk bersaing secara efektif di pasar yang didominasi oleh perusahaan besar.

Mengapa memulai dengan hutang?

Secara tradisional, produsen menerima sejumlah besar faktur pemasok. Memproses faktur secara manual membutuhkan banyak waktu dan sumber daya, baik manusia maupun keuangan. Selain itu, secara konsisten mencapai akurasi total selama proses manual bisa jadi sulit, karena selalu ada kemungkinan kesalahan.

Kesulitan ini diperparah dalam lingkungan manufaktur modern, di mana faktur tiba dalam format yang berbeda dari berbagai lokasi. Faktur sekarang tiba di atas kertas, dari sistem online, dalam email dan sebagai PDF. Proses manual yang rumit dapat mendorong waktu penyelesaian lebih dari 14 hari, mempertaruhkan biaya penyelesaian yang terlambat dan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan dari diskon pembayaran awal dan hubungan pemasok yang lebih baik.

Meskipun bisnis yang lebih besar secara statistik cenderung lebih buruk dalam membayar faktur tepat waktu, mereka memiliki kemampuan uang tunai dan keuangan yang tersedia untuk menyerap biaya penyelesaian yang terlambat. Ini tidak terjadi pada banyak organisasi yang memiliki lebih sedikit akses ke keuangan yang andal dan konsisten dan lebih sedikit uang tunai untuk menyerap biaya. Manajemen AP yang efektif mengatasi masalah ini, menghindari hubungan yang rusak dengan pemasok yang mungkin menolak untuk membuat perjanjian di masa mendatang jika mereka menemukan perusahaan yang tidak dapat diandalkan.

Keberhasilan bisnis manufaktur tergantung pada efektivitas lini produksi. Mengotomatiskan proses administrasi membebaskan sumber daya yang dapat digunakan dalam layanan bernilai tambah lainnya, seperti menjaga produksi tetap lokal dan mengurangi kebutuhan untuk melakukan outsourcing. Di mana produksi sudah didistribusikan di antara beberapa kantor global, faktur dapat diunggah secara lokal, diproses secara otomatis, dan dikelola di kantor pusat bisnis.

Meletakkan dasar otomatisasi dengan AP memungkinkan organisasi untuk memulai dengan proses inti, sebelum meluas ke seluruh rangkaian proses keuangan. Produsen kemudian dapat mengotomatisasi pesanan penjualan, catatan pengiriman dan pemrosesan permintaan pembelian. Membangun otomatisasi rangkaian keuangan dengan cara ini akan memaksimalkan produktivitas dan laba atas investasi.

Bagaimana Cloud dapat membantu?

Cloud adalah infrastruktur tempat aplikasi atau program dapat berjalan di banyak komputer yang berbeda secara bersamaan. Meskipun dapat merujuk ke jenis jaringan lain, komputasi awan biasanya merujuk ke Internet. Dalam pengertian ini, perusahaan dapat menyediakan akses ke perangkat lunak, tetapi akan menyimpannya di server pusat mereka daripada mengeluarkan salinan fisik kepada pelanggan. Pelanggan kemudian dapat mengakses dan menggunakan perangkat lunak dengan menghubungkan ke Internet dan masuk ke server yang aman. Ini adalah model Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS).

Karena perangkat lunak dijalankan di server pusat penyedia, pelanggan tidak perlu menyimpan dan menjalankan perangkat lunak di komputer mereka, mengosongkan memori di komputer dan meningkatkan kinerja.

AP Awan

Menggunakan SaaS berbasis Cloud untuk mengotomatisasi fungsi AP back office memungkinkan penerapan solusi lengkap untuk pengambilan dan pemrosesan faktur dengan keterlibatan TI minimal atau investasi pada perangkat keras dan perangkat lunak tambahan.

Solusi paling efektif akan mengekstrak data dari dokumen secara otomatis, memahami perbedaan antara (misalnya) teks yang merupakan alamat atau nama perusahaan dan nomor pesanan pembelian. Dengan mengotomatiskan ekstraksi informasi ini, produsen dapat secara otomatis mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan catatan pengiriman. Jika semua dokumen yang relevan tersedia dan informasinya cocok, perangkat lunak dapat memproses faktur pembayaran dan menyimpan informasi secara aman bersama-sama di Cloud.

Produsen berada dalam posisi yang lebih baik sekarang daripada sebelumnya untuk sepenuhnya mengotomatisasi proses bisnis. Secara historis, perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur tambahan yang mahal telah diperlukan sejak awal, sehingga otomatisasi proses yang komprehensif tersedia secara eksklusif untuk organisasi besar. Model SaaS memungkinkan produsen yang lebih kecil untuk mengalami hasil yang sama tanpa investasi awal dan dengan waktu implementasi yang sangat cepat. Dalam beberapa minggu, manajer dapat menyetujui faktur secara eksternal, bahkan di luar kantor.

Bagi banyak organisasi, memindahkan otomatisasi proses bisnis ke Cloud akan meningkatkan keamanan. Memastikan tingkat keamanan dan redundansi yang akan dimiliki oleh penyedia layanan SaaS atau Cloud sangat mahal dengan infrastruktur lokal. Akibatnya, beralih dari pengaturan TI lokal ke layanan berbasis Cloud dapat meningkatkan keamanan serta mendorong efisiensi bisnis.

Memposisikan produsen untuk pertumbuhan

Selain memproses faktur, mengelola pembayaran, merencanakan arus kas, dan menjaga kelancaran rantai pasokan, produsen perlu memastikan jejak kertas yang efektif untuk audit. Menggunakan fungsionalitas Cloud memungkinkan bisnis merampingkan fungsi keuangan dan secara drastis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memastikan kepatuhan. Layanan otomatisasi cloud memungkinkan bisnis dari berbagai ukuran untuk memindai setiap faktur saat diterima, dengan segera memastikan bahwa ada salinan yang disimpan secara online dengan aman. Sistem faktur berbasis cloud memposisikan produsen untuk pertumbuhan, memungkinkan mereka memanfaatkan penyebaran sumber daya yang fleksibel dan kemampuan untuk menskalakan ulang aktivitas bisnis secara efisien. Penghematan waktu sebesar 75 persen untuk fungsi keuangan adalah hal biasa, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak pemasok dan harus memproses lebih dari 5.000 faktur per tahun.

Pemrosesan faktur tidak lagi memakan waktu yang berharga bagi para pengambil keputusan. Sebaliknya, manajer dapat fokus pada sejumlah kecil pengecualian yang diidentifikasi oleh perangkat lunak. Ini dapat disetujui dari mana saja:di smartphone, PC, atau tablet. Daripada harus menghabiskan waktu kantor yang berharga untuk memproses tumpukan faktur, manajer bebas mengembangkan bisnis, meningkatkan hubungan pemasok, dan bersaing dengan yang terbaik di pasar.

Penelitian yang dilakukan oleh ReadSoft menemukan 77 persen produsen percaya pertumbuhan terhambat oleh pemrosesan pesanan penjualan manual, dengan 61 persen perusahaan masih menerima pesanan penjualan kertas yang perlu diproses secara manual. Dengan mengotomatisasi proses AP inti, organisasi diposisikan untuk pertumbuhan melalui teknologi. Ini kemudian merupakan langkah yang jelas dan sederhana menuju otomatisasi pesanan penjualan dan pengurangan 42 persen dalam keterlambatan waktu pemenuhan pesanan penjualan.