Produsen: Mengapa Adopsi Cloud Penting untuk Keunggulan Bersaing

Bagi banyak organisasi, Cloud masih tentang penyimpanan dan cadangan. Bagi organisasi yang melihat lebih jauh dari itu, Cloud dapat transformatif, memungkinkan bisnis untuk bersaing secara efektif di pasar yang didominasi oleh korporasi besar. 

Mengapa memulai dari utang piutang?

Secara tradisional, produsen menerima sejumlah besar faktur dari supplier. Memproses faktur secara manual memakan waktu dan sumber daya yang signifikan, baik manusia maupun keuangan. Selain itu, mencapai akurasi total yang konsisten selama proses manual dapat sulit, karena selalu ada kemungkinan kesalahan. 

Kesulitan ini semakin memburuk di lingkungan manufaktur modern, di mana faktur tiba dalam format berbeda dari berbagai lokasi. Faktur kini tiba dalam bentuk kertas, dari sistem online, dalam email, dan sebagai PDF. Proses manual yang rumit dapat mendorong waktu pengerjaan melebihi 14 hari, berisikan denda penyelarasan terlambat dan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan diskon pembayaran awal serta hubungan supplier yang lebih baik.

Meskipun bisnis besar secara statistik cenderung lebih buruk dalam membayar faktur tepat waktu, mereka memiliki uang tunai dan kemampuan keuangan untuk menahan denda penyelarasan terlambat. Ini bukan hal yang sama bagi banyak organisasi yang memiliki akses yang lebih terbatas ke keuangan yang andal dan konsisten dan kurang uang tunai untuk menahan biaya. Manajemen AP yang efektif mengatasi masalah ini, menghindari hubungan yang rusak dengan supplier yang mungkin menolak untuk membuat perjanjian di masa depan jika mereka menemukan perusahaan tersebut tidak andal.

Keberhasilan bisnis manufaktur bergantung pada efektivitas lini produksi. Otomatisasi proses administratif membebaskan sumber daya yang dapat digunakan untuk layanan tambahan bernilai, seperti menjaga produksi tetap lokal dan mengurangi kebutuhan untuk outsourcing. Di mana produksi sudah terdistribusi di beberapa kantor global, faktur dapat diunggah secara lokal, diproses secara otomatis, dan dikelola di kantor pusat bisnis. 

Membangun fondasi otomatisasi dengan AP memungkinkan organisasi untuk memulai dari proses inti, sebelum memperluas ke seluruh suite proses keuangan. Produsen kemudian dapat mengotomatisasi pemrosesan pesanan penjualan, nota pengiriman, dan permintaan pembelian. Membangun otomatisasi suite keuangan dengan cara ini memaksimalkan produktivitas dan return on investment.

Bagaimana Cloud dapat membantu?

Cloud adalah infrastruktur di mana aplikasi atau program dapat berjalan di banyak komputer secara bersamaan. Meskipun dapat merujuk pada jenis jaringan lain, Cloud computing biasanya merujuk pada Internet. Dalam arti ini, perusahaan dapat memberikan akses ke perangkat lunak, tetapi akan menyimpannya di server pusat mereka daripada mengeluarkan salinan fisik kepada pelanggan. Pelanggan kemudian dapat mengakses dan menggunakan perangkat lunak dengan terhubung ke Internet dan login ke server yang aman. Ini adalah model Software as a Service (SaaS).

Karena perangkat lunak dijalankan di server pusat penyedia, tidak diperlukan bagi pelanggan untuk menyimpan dan menjalankan perangkat lunak di komputer mereka, membebaskan memori komputer dan meningkatkan kinerja.

Cloud AP

Menggunakan SaaS berbasis Cloud untuk mengotomatisasi fungsi back office AP memungkinkan adopsi solusi lengkap untuk pengambilan dan pemrosesan faktur dengan keterlibatan IT minimal atau investasi dalam hardware dan perangkat lunak tambahan.

Solusi paling efektif akan mengekstrak data dari dokumen secara otomatis, memahami perbedaan antara (misalnya) teks yang merupakan alamat atau nama perusahaan dan nomor pesanan pembelian. Dengan mengotomatisasi ekstraksi informasi ini, produsen dapat secara otomatis mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan nota pengiriman. Di mana semua dokumen yang relevan tersedia dan informasi cocok, perangkat lunak dapat memproses faktur untuk pembayaran dan menyimpan informasi bersama secara aman di Cloud.

Produsen sekarang berada dalam posisi yang lebih baik dari sebelumnya untuk sepenuhnya mengotomatisasi proses bisnis. Secara historis, hardware, perangkat lunak, dan infrastruktur tambahan yang mahal telah diperlukan sejak awal, sehingga otomatisasi proses komprehensif tersedia secara eksklusif untuk organisasi besar. Model SaaS memungkinkan produsen yang lebih kecil untuk mengalami hasil yang sama tanpa investasi awal dan dengan waktu implementasi yang sangat cepat. Dalam beberapa minggu, manajer dapat menyetujui faktur secara eksternal, bahkan di luar kantor.

Bagi banyak organisasi, memindahkan otomatisasi proses bisnis ke Cloud akan meningkatkan keamanan. Memastikan tingkat keamanan dan redundansi yang akan dimiliki oleh penyedia layanan SaaS atau Cloud sangat mahal dengan infrastruktur lokal. Akibatnya, beralih dari pengaturan IT lokal ke layanan berbasis Cloud dapat meningkatkan keamanan serta mendorong efisiensi bisnis.   

Memosisikan produsen untuk pertumbuhan

Selain memproses faktur, mengelola pembayaran, merencanakan arus kas, dan memelihara kelancaran rantai pasok, produsen perlu memastikan jejak kertas yang efektif untuk audit. Menggunakan fitur Cloud memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan fungsi keuangan dan secara drastis mengurangi waktu yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan. Otomatisasi Cloud memungkinkan bisnis ukuran apa pun untuk memindai setiap faktur saat tiba, segera memastikan bahwa ada salinan yang disimpan dengan aman online. Sistem faktur berbasis Cloud memosisikan produsen untuk pertumbuhan, memungkinkan mereka untuk memanfaatkan penyebaran sumber daya yang fleksibel dan kemampuan untuk secara efisien mengubah skala aktivitas bisnis. Penghematan waktu 75 persen untuk fungsi keuangan adalah hal yang umum, terutama untuk perusahaan yang memiliki sejumlah besar supplier dan harus memproses lebih dari 5.000 faktur per tahun. 

Pemrosesan faktur tidak lagi memakan waktu berharga para pengambil keputusan. Manajer dapat sebagai gantinya fokus pada sejumlah kecil pengecualian yang diidentifikasi perangkat lunak. Ini dapat disetujui dari mana saja: di smartphone, PC, atau tablet. Daripada harus menghabiskan waktu kantor yang berharga untuk memproses tumpukan faktur, manajer bebas untuk mengembangkan bisnis, meningkatkan hubungan supplier, dan bersaing dengan yang terbaik di pasar. 

Penelitian yang dilakukan oleh ReadSoft menemukan 77 persen produsen percaya pertumbuhan terhambat oleh pemrosesan pesanan penjualan manual, dengan 61 persen perusahaan masih menerima pesanan penjualan kertas yang perlu diproses secara manual. Dengan mengotomatisasi proses AP inti, organisasi diposisikan untuk pertumbuhan melalui teknologi. Kemudian adalah langkah yang jelas dan sederhana menuju otomatisasi pesanan penjualan dan pengurangan 42 persen dalam keterlambatan waktu pemenuhan pesanan penjualan.