Coaching for Sustainability:Menerapkan dan Mempertahankan Proses dan Perubahan Baru
Oleh J.R. McGee
Master Black Belt, Pendiri dan CEO, Grup Kepemimpinan X-Stream
Sebagian besar dari kita saat ini merasa nyaman dengan pemahaman dan penggunaan alat Lean dan Six Sigma untuk mengembangkan proses baru dan mendapatkan kendali atas data kita. Kami dapat melatihnya setiap hari, dan sebagian besar, tidak terlalu sulit untuk menggunakan alatnya! Apa itu sulit adalah menerapkan dan mempertahankan proses dan perubahan baru yang dibuat oleh tim kami selama acara dan proyek mereka untuk jangka panjang!
Sekarang saya telah memimpin, memfasilitasi, dan/atau melatih lebih dari 750 proyek peningkatan di seluruh dunia sebagai Master Black Belt Sensei. Saya telah melatih dan mensertifikasi 73 Master Black Belts, dengan tiga lagi dalam gelombang pelatihan saat ini. Saya telah mengalami banyak masalah keberlanjutan secara langsung dan telah berjuang dengan mereka seperti Anda! Karena pengalaman itu, saya telah belajar bahwa ada teknik yang dapat Anda gunakan dan struktur yang dapat Anda terapkan dari tingkat kegagalan 60% hingga 80% untuk ide-ide baru, hingga tingkat keberhasilan 70%+ untuk mempertahankan yang baru. ide dan perubahan selama 12 bulan atau lebih. Kunci sebenarnya dari semua ini adalah apa yang terjadi setelah acara!
Mode Kegagalan 1:Percaya bahwa hal-hal yang dibahas dalam Ringkasan Proyek akan terjadi hanya karena itu adalah ide bagus dan semua orang “menyukainya”
Ini adalah mode kegagalan yang paling umum dan yang paling mudah untuk diatasi. Masalah utamanya adalah orang-orang percaya bahwa mereka dapat “menyelesaikan sesuatu” di atas apa yang sudah mereka lakukan. Maafkan saya, tapi sangat hanya sedikit orang yang datang ke acara kami “mencari sesuatu untuk dilakukan”. Tanpa kecuali, mendapatkan orang yang Anda butuhkan itu seperti mencabut gigi! Mereka sudah begitu sibuk dengan pekerjaan tetap mereka sehingga mereka sering kesulitan menghadiri pertemuan proyek. Dan kami pikir mereka akan memiliki banyak waktu untuk menerapkan perubahan? Jauh dari itu! Kita harus menyesuaikan "bukan ” pendekatan jika kita ingin memiliki peluang sukses. Sama seperti ketika orang-orang ini pergi berlibur atau sakit, seseorang harus menutupi pekerjaan mereka. Jika tidak ada orang, malu pada Anda! Itu benar-benar manajemen yang buruk 101. Secara aktif temukan seseorang yang dapat menutupi jadwal Anda/mereka beberapa jam sehari atau untuk blok 4 jam selama seminggu sehingga Anda memiliki spesifik waktu khusus untuk mengerjakan Item Tindakan Anda. Menunggu sampai Anda memiliki "waktu luang" adalah rencana yang gagal!
Mode Kegagalan 2:Memiliki yang buruk (atau lebih buruk, tidak ) Rencana Komunikasi yang efektif
Saya lupa berapa kali seorang Pemimpin Tim memberi tahu saya, "Saya hanya akan mengirim email untuk memberi tahu orang-orang tentang apa yang kami lakukan." Email sangat bagus untuk mengirimkan status, memberikan bukti bahwa Anda melakukan atau mengatakan sesuatu (CYA tingkat pertama), dan untuk menjangkau teman-teman untuk membuat rencana informal. Namun, email mengerikan untuk mengkomunikasikan informasi! Setiap orang yang akan menggunakan atau terpengaruh oleh perubahan baru pada proses perlu mendapatkan informasi langsung tentang Siapa, Apa, Kapan, Di mana, Bagaimana, dan Seberapa Sering sehingga mereka tidak hanya tahu apa lakukan ketika saatnya tiba, tetapi mereka tahu kapan untuk melakukannya juga. Jangan hanya membaca poin-poin PowerPoint “pada” mereka atau memberikan mereka hand-out; buat komunikasi Anda pribadi dan sesuaikan dengan cara setiap orang ingin menerima informasi. Lakukan secara langsung; biarkan mereka melakukan simulasi proses baru. Ajak mereka melaluinya dan minta mereka "mengerjakan" cara baru sehingga mereka dapat menghasilkan pertanyaan dan mengembangkan kesadaran situasional yang kuat tentang apa yang akan berubah, apa yang secara spesifik perlu mereka lakukan secara berbeda, dan kapan perubahan ini benar-benar terjadi. tempat. Memberi tahu orang-orang bahwa sesuatu akan berubah adalah jalan berlapis emas menuju kegagalan.
Mode Kegagalan 3: Memiliki sedikit atau tidak ada akuntabilitas yang efektif.
Hal ini paling sering tercermin dalam mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk setiap Item Tindakan. Jika lebih dari satu orang terdaftar, atau lebih buruk lagi, "tim" terdaftar, Anda benar-benar berada di jalur untuk gagal secara spektakuler. Seperti yang pernah dikatakan Laksamana Hyman Rickover dengan terkenal, “Jika Anda tidak dapat meletakkan jari Anda di pusar orang yang bertanggung jawab, NO ONE adalah tanggung jawab!" Dia benar. Ketika tanggung jawab dibagi, akuntabilitas menghilang. Lebih dari satu orang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan item atau tindakan. Tapi saya tidak bisa cukup menekankan betapa pentingnya setiap Item Tindakan memiliki satu, dan hanya satu orang yang bertanggung jawab untuk menjawab keberhasilan atau kegagalan item itu!
Mode Kegagalan 4: Membiarkan “Tirani yang Mendesak” menguasai eksekusi yang penting!
Hal ini paling sering tercermin dalam memiliki sedikit atau tidak ada tindak lanjut atau tindak lanjut yang efektif. Saya paling sering melihat ini ketika Fasilitator atau Ketua Tim tidak mengadakan pertemuan rutin dan rutin untuk melaporkan status dan membahas kemajuan dan masalah. Ingat, orang sudah memiliki banyak hal yang harus dilakukan setiap hari! Saya menemukan bahwa pertemuan setiap dua minggu selama satu jam tampaknya ideal untuk sebagian besar situasi. Bertemu setiap minggu bisa menjadi beban, dan setiap tiga minggu atau lebih cenderung membiarkan hal-hal menjadi terlupakan atau terbebani dalam perjuangan sehari-hari. Juga, beri kode warna status Item Tindakan Anda. Biru dapat mewakili 100% selesai, Hijau mengatakan semuanya on-track dan sesuai jadwal; Kuning menunjukkan terlambat dari jadwal atau Anda mengalami hambatan yang tidak terduga; dan Merah menunjukkan kegagalan besar atau ketidakmampuan untuk mengimplementasikan dengan sumber daya atau izin saat ini. Untuk pertemuan selama satu jam Anda, hanya fokus pada The Reds, lalu Yellows jika Anda punya waktu. Ini adalah de-motivasi yang serius bagi anggota tim Anda untuk duduk dan mendengarkan Hijau dan Biru, terutama jika mereka tidak mempengaruhi mereka. Membuang-buang waktu orang bukanlah cara yang baik untuk membuat mereka datang ke pertemuan mendatang! Terakhir, jangan menghabiskan waktu membiarkan orang “menjelaskan mengapa itu tidak berhasil.” Itu benar-benar membuang-buang waktu semua orang. Hanya izinkan orang untuk mendiskusikan apa yang akan mereka lakukan untuk memecahkan masalah dan bagaimana mereka akan mencapai hasil yang diinginkan!
Ini hanyalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kesuksesan Anda secara signifikan dalam menerapkan perubahan besar dalam organisasi Anda. Sekarang pergilah ke sana dan ubah duniamu!
Pelajari lebih lanjut tentang cara kami dapat membantu Anda dengan kebutuhan Six Sigma dan Peningkatan Berkelanjutan, atau hubungi kami.
