Manajemen Inventori Rumah Sakit yang Efektif: 3 Strategi Pelacakan Aset Terbukti

Mengapa Manajemen Inventori Rumah Sakit Perlu Ditingkatkan

Rumah sakit seringkali dikritik karena mengelola persediaan dengan tidak efisien dan terlalu banyak berbelanja pada inventori. Karena rumah paksa dipaksa untuk mengencangkan sabuk, manajer bahan, supplier, dan staf ditekan untuk mengatasi manajemen inventori; sayangnya, mereka seringkali ditinta untuk melakukannya dalam cara yang memakan waktu yang melibatkan proses manual yang tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Jika waktu staf dihabiskan untuk mengelola inventori secara manual dan melacak penggunaan di beberapa lokasi persediaan, rumah sakit tidak melakukan banyak untuk memperbaiki masalah manajemen inventori mereka. Mereka juga tidak membantu diri mereka sendiri ketika berkaitan dengan menyusun laporan, memelihara kepatuhan, dan mendokumentasikan penggunaan. Mereka juga tidak memiliki sistem yang konsisten untuk memenuhi pesanan last-minute dari perawat dan dokter.

Untuk menyederhanakan manajemen inventori rumah sakit dan mengotomatiskan distribusi persediaan dan obat, eksekutif rumah sakit perlu menerapkan praktik terbaik seperti berinvestasi dalam sistem manajemen persediaan rumah sakit dan menyederhanakan tugas manajemen inventori. Memang, tips kami untuk manajemen inventori rumah sakit meliputi:

• Menerapkan Sistem Manajemen Persediaan Rumah Sakit
• Mengadopsi Sistem Manajemen Inventori Otomatis
• Menggunakan Tag Aset untuk Check-Out dan Check-In yang Efisien Alat Medis

Rumah sakit yang mengambil langkah-langkah ini akan meningkatkan efisiensi staf, mengurangi biaya pasokan inventori, dan meningkatkan laba bersih. Baca selanjutnya untuk mempelajari lebih lanjut tentang tips manajemen inventori rumah sakit kami.

Menerapkan Sistem Manajemen Persediaan Rumah Sakit

Menerapkan sistem manajemen rantai pasokan kesehatan membantu rumah sakit dalam mengurangi pengeluaran dan menjaga anggaran mereka tetap seimbang. Manajemen rantai pasokan kesehatan kompleks karena terfragmentasi dan, menurut Jacqueline Belliveau dari RevCycle Intelligence, “melibatkan mendapatkan sumber daya, mengelola persediaan, dan mengirimkan barang dan jasa kepada penyedia dan pasien. Untuk menyelesaikan proses, barang fisik dan informasi tentang produk dan jasa medis biasanya melalui sejumlah pemangku kepentingan independen, termasuk produsen, perusahaan asuransi, rumah sakit, penyedia, organisasi pembelian kelompok, dan beberapa agensi regulasi. Namun, dengan mempromosikan efisiensi dalam rantai pasokan kesehatan, rumah sakit dan praktik dokter dapat menciptakan peluang penghematan biaya yang besar di seluruh organisasi mereka.”

Penyedia medis menggunakan sejumlah besar item setiap hari untuk merawat pasien, dan mereka menggunakan beberapa dari setiap item selama shift mereka. Karyawan menimbun item ini, yang berasal dari pusat distribusi atau langsung dari produsen, jadi mungkin ada banyak organisasi yang terlibat dalam memberikan inventori yang dibutuhkan penyedia secara harian. Manajemen rantai pasokan melibatkan setiap organisasi ini selain agensi regulasi, seperti Federal Drug Administration, dan perusahaan asuransi. Mengelola rantai pasokan ini sulit tidak hanya karena terfragmentasi tetapi juga karena berbagai pemangku kepentingan memiliki tujuan sendiri; misalnya, dokter dan perawat nyaman dengan produk tertentu tetapi eksekutif rumah sakit biasanya membeli item paling terjangkau dan berkualitas tinggi yang tersedia.

Karena alasan ini, menerapkan sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit adalah harus. Memilih platform melibatkan menemukan solusi yang memenuhi kebutuhan organisasi Anda dengan fitur seperti manajemen inventori otomatis, pengambilan data otomatis, akses seluler, dan penyimpanan data.

Mengadopsi Sistem Manajemen Inventori Otomatis

Sistem manajemen inventori otomatis adalah harus untuk rumah sakit yang sibuk untuk menyederhanakan rantai pasokan rumah sakit. Sistem manajemen inventori otomatis ini mencakup teknologi untuk melacak dan menelusuri inventori serta perangkat yang digunakan setiap hari dalam pengaturan perawatan kesehatan. Seringkali, mereka menggunakan barcode dan tag RFID dengan nomor identifikasi unik untuk setiap item inventori untuk memungkinkan pelacakan dan manajemen yang akurat. Perawat dan dokter dapat memindai barcode dengan scanner seluler atau perangkat dan percaya data akan disimpan dalam sistem; pada saat yang sama, pengambilan data otomatis memastikan pelaporan yang akurat untuk pencatatan dan tujuan inventori.

Sistem manajemen inventori otomatis juga membantu penyedia perawatan kesehatan dalam mengidentifikasi apakah produk telah ditarik kembali atau rusak dan menjadi proaktif tentang menghindari memberikan produk atau obat tersebut kepada pasien. Secara tambahan, manajemen inventori otomatis membantu mengidentifikasi obat dan peralatan yang sering digunakan dan meramalkan kekurangan potensial. Manajer inventori memiliki akses ke data dan dapat menetapkan tingkat inventori minimum yang akan secara otomatis memesan item sebelum terjadi kekurangan. Dengan demikian, biaya tetap rendah karena rumah sakit secara otomatis mengadopsi praktik lean melalui penggunaan manajemen inventori otomatis.

Menggunakan Tag Aset untuk Check-Out dan Check-In yang Efisien Alat Medis

Untuk memaksimalkan efisiensi sistem manajemen inventori otomatis Anda sebagai bagian dari sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit yang lebih besar, Anda harus menggunakan tag aset. Gunakan sistem manajemen inventori Anda untuk memberikan label pada peralatan Anda dengan barcode yang memiliki nomor identifikasi unik untuk setiap item. Jangan gunakan nomor serial item sebagai nomor identifikasi mereka karena produsen mungkin menduplikasi nomor serial, dan itu akan membuat pelacakan potongan peralatan individu menjadi tidak mungkin bagi organisasi perawatan kesehatan Anda.

Melengkapi peralatan medis dengan tag adalah krusial untuk melacak penggunaan mereka dan memungkinkan check-out dan check-in yang cepat bagi penyedia perawatan kesehatan. Melacak instrumen medis menghemat uang dengan hampir menghilangkan kehilangan dan pencurian. Ini juga menyederhanakan pemeliharaan peralatan dan membantu manajer memantau siklus hidup peralatan medis berharga. Memindai tag untuk check-out dan check-in peralatan juga meningkatkan visibilitas ke dalam aset Anda dan membantu Anda mengungkap item yang hilang dengan mengetahui siapa yang terakhir menggunakannya dan di mana. Secara keseluruhan, tag aset dengan label barcode membantu Anda mengurangi biaya inventori dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas staf dengan menyederhanakan proses check-out dan check-in.

Kesimpulan tentang Manfaat Menerapkan Praktik Terbaik Manajemen Inventori Rumah Sakit

Ketika rumah sakit Anda mengadopsi praktik terbaik manajemen inventori, seperti menerapkan sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit, mengadopsi sistem manajemen inventori otomatis, dan menggunakan tag untuk check-out dan check-in yang efisien peralatan medis, Anda akan mendapat manfaat dan memaksimalkan return on investment Anda. Manfaat terpenting dari menyederhanakan praktik manajemen inventori rumah sakit Anda meliputi:

• Memenuhi tujuan inventori – Dengan pengambilan data otomatis melalui sistem manajemen inventori Anda, Anda akan memiliki hitungan inventori yang akurat, real-time dan menetapkan parameter untuk pemesanan ulang otomatis. Anda akan menghilangkan pemborosan dan kekurangan produk.
• Maksimalkan waktu penyedia – Perawat menghabiskan terlalu banyak waktu mereka mengelola inventori. Sistem manajemen inventori otomatis melepaskan perawat dari tugas rantai pasokan mereka dan memberi mereka lebih banyak waktu untuk dihabiskan dengan pasien.
• Kelola ditarik kembali dan kurangi kedaluwarsa – Melacak peralatan medis, perangkat, dan obat dengan tag aset dan barcode memberdayakan Anda untuk mengelola ditarik kembali secara lebih efisien dan mengurangi jumlah produk yang kedaluwarsa di rak Anda. Peringatan dan notifikasi membuat Anda up-to-date dengan informasi terpenting tentang perangkat medis dan obat.
• Gunakan analitik untuk membuat keputusan yang lebih baik – Sistem manajemen rantai pasokan rumah sakit dan sistem manajemen inventori otomatis mengumpulkan data yang bertransformasi menjadi analitik untuk membantu Anda memahami penggunaan inventori, pemborosan, dan kebutuhan pemeliharaan. Anda akan memiliki kekuatan untuk membuat keputusan berbasis data untuk meramalkan permintaan dengan lebih akurat.

Images via Pixabay by skeeze and rdelarosa0