Cara Mengaudit Inventaris Gudang (dengan Daftar Periksa)

Untuk manajer gudang yang sibuk, prospek melakukan audit inventaris mungkin merupakan tugas yang menakutkan yang mungkin menginspirasi mereka untuk mengambil jalan pintas. Meskipun wajar bagi pekerja di posisi penting ini untuk ingin menempatkan fokus mereka hanya pada operasi sehari-hari, mengabaikan hard data dapat menyebabkan kesalahan yang dapat dicegah yang dapat membahayakan pertumbuhan atau bahkan kelangsungan hidup bisnis.

Karena kami ingin Anda dan karyawan Anda menjauh dari setiap perasaan audit yang ditentukan, terinformasi dengan baik , dan yang terpenting, berenergi , kami telah menyusun daftar praktik terbaik yang dirancang untuk membantu Anda melihat inventaris Anda secara mendalam dengan cara yang paling holistik. Unduh daftar periksa audit inventaris gudang kami yang bermanfaat untuk garis besar interaktif langkah-langkah penting dalam proses audit inventaris. Berikut ini pratinjau tentang tampilan langkah Anda:

1. Tentukan tujuan Anda.
2. Melakukan penghitungan inventaris gudang.
3. Amati operasi gudang.
4. Wawancara dengan karyawan gudang utama.
5. Sintesiskan data inventaris.
6. Evaluasi hasil audit inventaris.

Tentukan Tujuan Audit Inventaris Anda

Bahkan jika seorang manajer gudang telah melakukan banyak audit dalam karir mereka, yang baik akan menyadari bahwa tidak ada dua yang harus dieksekusi dengan cara yang persis sama. Artinya, sebelum audit dilakukan, manajer harus berhubungan dengan pihak berwenang untuk memastikan bahwa mereka mengembangkan audit mereka untuk menyertakan poin tertentu yang mungkin coba diperbaiki atau dibangun oleh perusahaan.
Setiap audit harus mencakup dasar-dasar, seperti penghitungan inventaris dan analisis data. Tapi di samping dasar-dasarnya, mungkin ada beberapa contoh di mana perusahaan bersiap untuk peraturan keselamatan baru, misalnya, yang berarti auditor harus memberikan perhatian ekstra pada protokol keselamatan saat ini dan bagaimana yang baru dapat diterapkan semulus mungkin.

Melakukan Penghitungan Inventaris Gudang

Apakah bisnis bergantung pada periode atau sistem inventaris perpetual, penting untuk melakukan lintas -memeriksa bahkan jaringan yang paling berteknologi maju untuk memastikan bahwa semua item diperhitungkan. Ini dapat dilakukan sebagai penghitungan inventaris penuh atau sebagian bergantung pada organisasi gudang dan keakuratan audit sebelumnya.
Dalam hal strategi, manajer gudang harus mempertimbangkan banyak faktor, terutama jika mereka memilih untuk melakukan hitungan parsial. Untuk audit yang lebih teliti dan akurat, mereka harus memastikan bahwa mereka telah mempertimbangkan setiap perubahan besar dalam inventaris karena penjualan, jadwal liburan, atau likuidasi.
Misalnya, auditor sering menguji inventaris yang bergerak lambat untuk menerapkan yang lebih rendah aturan biaya atau pasar – prosedur akuntansi yang berlaku umum yang mengamanatkan bahwa bisnis mencatat biaya persediaan sebagai yang lebih rendah dari dua angka:biaya asli aktual atau nilai pasar saat ini. Demikian juga, auditor biasanya akan menguji item bernilai tinggi dan item rawan kesalahan untuk memastikan bahwa catatan akurat dan metode akuntansi yang konsisten digunakan. Semua variabel ini harus dicatat sehingga tidak ada kebingungan atau kemungkinan perbedaan pada saat audit berikutnya bergulir.

Amati Operasi Gudang

Bahkan manajer gudang yang paling penuh perhatian pun dapat kehilangan kontak dengan kedatangan dan kepergian harian gudang mereka selama masa-masa sibuk. Untuk mengubah ini, penting untuk melakukan pengamatan operasi gudang yang cermat dan sabar.
Tentu saja, setiap pengamatan akan bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya karena tidak ada dua yang persis sama, tetapi masing-masing harus mencakup tampilan penuh dari proses pemenuhan, jika ada, dan penilaian keselamatan untuk menjamin bahwa semua orang terhindar dari bahaya dan mematuhi semua tindakan peraturan.
Dalam melakukan ini, manajer gudang mungkin juga mengalami "momen aha". Dengan duduk dan melihat operasi dari perspektif luar, mereka akan lebih mudah melihat titik lemah yang sering tersembunyi yang mungkin menghambat efisiensi. Tentu saja, pemimpin ini juga harus membuat catatan lengkap selama proses ini, yang akan mereka gunakan pada langkah terakhir proses audit.

Wawancara Karyawan Gudang Kunci

Ini dapat mencakup semua orang mulai dari tangan kanan manajer gudang hingga pemetik sementara yang bekerja di lantai. Apa pun posisinya, percakapan tatap muka dengan pikiran terbuka dapat menjadi langkah audit yang paling jitu, di balik analisis data keras.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus dibahas dalam proses wawancara:

1. Apakah Anda memahami semua kebijakan kepatuhan keselamatan? Apakah Anda selalu merasa aman saat bekerja?
2. Pernahkah Anda melihat ada hambatan dalam sistem yang menurut Anda mungkin memperlambat alur kerja?
3. Apakah Anda mengetahui adanya inventaris tambahan atau persediaan yang tidak terpakai yang mungkin bukan merupakan bagian dari penghitungan awal dalam audit ini?
4. Bagaimana cara membuat catatan inventaris yang rusak atau hilang dalam sistem inventaris? Dan, apakah Anda merasa memiliki akses yang cukup ke sistem inventaris untuk melakukan pekerjaan Anda secara efisien?

Sintesiskan Data Inventaris

Bergantung pada kemampuan sistem inventaris yang ada, tugas manajer gudang dapat bervariasi dalam tahap ini, dari sekadar menganalisis data yang dikumpulkan melalui sistem otomatis hingga memasukkan semua penghitungan secara manual ke dalam spreadsheet yang disesuaikan.
Karena itu, tidak ada alasan untuk terburu-buru saat data sedang disintesis. Manajer harus berhati-hati untuk memastikan bahwa semua faktor diperhatikan, termasuk pencurian, kehilangan, perbedaan jumlah, masalah kesehatan dan keselamatan, dan wawancara karyawan. Setelah itu, temuan dapat diatur ke dalam sistem inventaris sehingga audit dapat dengan cepat dan mudah dirujuk untuk perbandingan di masa mendatang.

Evaluasi Hasil Audit Inventaris

Sekarang setelah audit fisik selesai dan semua data hasil diinput, saatnya mengevaluasi temuan. Dalam fase terakhir ini, hal-hal berikut harus dipertimbangkan:

1. Kontrol biaya yang mungkin perlu dimodifikasi
2. Sarankan peningkatan pada proses yang sudah ada yang dapat meningkatkan produktivitas gudang
3. Mengembangkan proposal untuk pembaruan perangkat lunak dan perangkat keras gudang
4. Luangkan waktu untuk menganalisis jam gudang dan buat kemungkinan perubahan pada shift

Pada akhirnya, audit yang sukses terjadi ketika manajer gudang yang teliti melakukan bagian mereka untuk menyimpan catatan aktivitas harian yang ketat. Melakukan hal ini akan membuat audit inventaris jauh lebih efektif dan komprehensif yang dapat digunakan sebagai template di masa mendatang. Mencari daftar langkah yang dapat ditindaklanjuti dalam proses audit inventaris? Unduh daftar periksa audit inventaris gudang interaktif kami.