Menguasai Audit Inventori Gudang: Checklist Praktis untuk Hasil Akurat

Bagi manajer gudang yang sibuk, pemikiran untuk melakukan audit inventori mungkin menjadi tugas yang menakutkan yang mungkin menginspirasi mereka untuk memotong sudut. Meskipun hanya wajar bagi pekerja di posisi penting ini untuk ingin memfokuskan perhatian mereka sepenuhnya pada operasi sehari-hari, mengabaikan data yang keras dapat mengakibatkan kesalahan yang dapat dicegah yang mungkin mengancam pertumbuhan atau bahkan kelangsungan bisnis.

Karena kami ingin Anda dan karyawan Anda keluar dari setiap audit merasa bertekad, terinformasi, dan yang terpenting, termotivasi, kami telah menyusun daftar praktik terbaik yang dirancang untuk membantu Anda menatap dalam pada inventori Anda dengan cara yang paling holistik mungkin. Unduh checklist audit inventori gudang yang membantu kami untuk garis panduan interaktif langkah-langkah penting dalam proses audit inventori. Berikut adalah pratinjau dari langkah-langkah Anda:

1. Tentukan tujuan Anda.
2. Lakukan hitungan inventori gudang.
3. Amati operasi gudang.
4. Wawancarai karyawan gudang kunci.
5. Sintesis data inventori.
6. Evaluasi hasil audit inventori.

Tentukan Tujuan Audit Inventori Anda

Bahkan jika manajer gudang telah melakukan banyak audit dalam karir mereka, yang baik akan menyadari bahwa tidak ada dua yang harus dieksekusi dengan cara yang sama persis. Ini berarti, sebelum audit dilakukan, manajer harus berhubungan dengan pihak berwenang untuk memastikan mereka mengembangkan audit untuk mencakup poin spesifik yang perusahaan mungkin mencoba untuk memperbaiki atau membangun.
Setiap audit harus mencakup dasar-dasar, seperti hitungan inventori dan analisis data. Tapi selain dasar-dasar, mungkin ada beberapa kasus di mana perusahaan sedang bersiap untuk peraturan keselamatan baru, misalnya, yang berarti auditor harus memperhatikan protokol keselamatan saat ini dan bagaimana yang baru dapat diterapkan seamlessly mungkin.

Lakukan Hitungan Inventori Gudang

Baik bisnis bergantung pada sistem inventori periodik atau perpetual, penting bahwa ia melakukan cross-checks bahkan jaringan paling teknologis untuk memastikan semua item terakuntansi. Ini dapat dilakukan sebagai hitungan inventori penuh atau parsial tergantung pada organisasi gudang dan akurasi audit sebelumnya.
Dalam hal strategi, penting bahwa manajer gudang mempertimbangkan banyak faktor, terutama jika mereka memilih untuk melakukan hitungan parsial. Untuk audit yang lebih menyeluruh dan akurat, mereka harus memastikan bahwa mereka telah mempertimbangkan pergeseran besar dalam inventori karena penjualan, jadwal liburan, atau likuidasi.
Misalnya, auditor sering menguji inventori yang bergerak lambat untuk menerapkan aturan lower of cost or market – prosedur akuntansi yang diterima secara umum yang mewajibkan bisnis untuk mencatat biaya inventori sebagai yang lebih rendah dari dua angka: biaya asli sebenarnya atau nilai pasar saat ini. Demikian pula, auditor biasanya akan menguji item bernilai tinggi dan item yang rawan kesalahan untuk mengonfirmasi bahwa catatan akurat dan metode akuntansi yang konsisten digunakan. Semua variabel ini harus dicatat sehingga tidak ada kebingungan atau kesempatan untuk ketidaksesuaian saat audit berikutnya berlangsung.

Amati Operasi Gudang

Bahkan manajer gudang yang paling waspada dapat kehilangan kontak dengan aktivitas harian gudang mereka selama waktu yang sangat sibuk. Untuk memperbaiki ini, penting bahwa pengamatan operasi gudang yang cermat dan sabar dilakukan.
Tentu saja, setiap pengamatan akan bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lain karena tidak ada dua yang sama persis, tetapi masing-masing harus mencakup penayangan penuh dari proses pemenuhan, jika ada, dan penilaian keselamatan untuk menjamin bahwa semua orang tetap jauh dari bahaya dan mematuhi semua pengukuran regulasi.
Dalam melakukan ini, manajer gudang mungkin juga mengalami momen “aha.” Dengan duduk samping dan melihat operasi dari perspektif luar, mereka akan lebih mudah melihat titik lemah yang sering tersembunyi yang mungkin menahan efisiensi. Tentu saja, pemimpin ini juga harus mengambil catatan lengkap selama proses ini, yang akan mereka gunakan dalam langkah terakhir dari proses audit.

Wawancarai Karyawan Gudang Kunci

Ini dapat mencakup semua orang dari tangan kanan manajer gudang hingga pemilih sementara yang bekerja di lantai. Tidak peduli posisi, obrolan wajah-muka yang terbuka dapat menjadi langkah paling mengungkapkan dari audit, di balik analisis data keras.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus tercakup dalam proses wawancara:

1. Apakah Anda jelas tentang semua kebijakan kepatuhan keselamatan? Apakah Anda merasa aman secara konsisten saat bekerja?
2. Apakah Anda telah mencoba hambatan dalam sistem yang menurut Anda mungkin memperlambat alur kerja?
3. Apakah Anda menyadari adanya inventori tambahan atau persediaan yang tidak terpakai yang mungkin tidak termasuk dalam hitungan awal dalam audit ini?
4. Bagaimana Anda membuat catatan inventori yang rusak atau hilang dalam sistem inventori? Dan, apakah Anda merasa Anda memiliki akses yang cukup ke sistem inventori untuk melakukan pekerjaan Anda secara efisien?

Sintesis Data Inventori

Tergantung pada kemampuan sistem inventori yang ada, tugas manajer gudang dapat bervariasi di tahap ini, dari sekadar menganalisis data yang dikumpulkan melalui sistem otomatis hingga memasukkan semua hitungan secara manual ke dalam spreadsheet kustom.
Dikatakan demikian, tidak ada alasan untuk terburu-buru saat data sedang disintesis. Manajer harus berhati-hati untuk memastikan semua faktor diamati, termasuk pencurian, kerugian, ketidaksesuaian hitungan, masalah kesehatan dan keselamatan, dan wawancara karyawan. Setelah itu, temuan dapat diorganisir ke dalam sistem inventori sehingga audit dapat dengan cepat dan mudah dirujuk untuk perbandingan di masa depan.

Evaluasi Hasil Audit Inventori

Sekarang setelah audit fisik telah selesai dan semua data hasil dimasukkan, saatnya untuk mengevaluasi temuan. Dalam fase akhir ini, hal-hal berikut harus dipertimbangkan:

1. Kontrol biaya yang mungkin perlu dimodifikasi
2. Sarankan perbaikan terhadap proses yang ada yang dapat mempromosikan produktivitas gudang
3. Buat proposal untuk pembaruan perangkat lunak dan perangkat keras gudang
4. Luangkan waktu untuk menganalisis jam gudang dan buat perubahan potensial pada shift

Pada akhirnya, audit berhasil terjadi ketika manajer gudang yang teliti melakukan bagian mereka untuk menyimpan catatan harian yang ketat tentang aktivitas. Melakukan ini akan menghasilkan audit inventori yang jauh lebih efektif dan menyeluruh yang dapat digunakan sebagai templat di masa depan. Mencari daftar langkah yang dapat dilakukan dalam proses audit inventori? Unduh checklist audit inventori gudang interaktif kami.