Tingkatkan Manajemen Aset: Bagaimana Perangkat Lunak CMMS Mempercepat Pelacakan Inventaris

Bayangkan seorang teknisi pemeliharaan menemukan komponen yang mereka butuhkan di lokasi, memungkinkan mereka untuk mulai bekerja pada surat kerja segera. Sekarang bayangkan teknisi yang sama membutuhkan komponen yang sama, tapi kali ini komponen itu ada dua hari jauhnya di gudang vendor.

Mana yang akan menghabiskan lebih banyak uang, memiliki komponen di lokasi tepat waktu atau tidak?

Jika Anda menggunakan pelacakan inventaris dasar, atau sama sekali tidak, Anda mungkin akan mengatakan lebih baik memiliki komponen di lokasi. Waktu adalah uang. Tetapi itu tidak selalu jawaban yang benar. Kadang-kadang tidak memiliki komponen dalam inventaris hemat uang, bahkan setelah mempertimbangkan penundaan dua hari setiap kali Anda membutuhkannya. Bagaimana ini mungkin?

Menyimpan Inventaris Biaya Banyak

Mendapatkan inventaris mengeluarkan uang. Prosesnya memerlukan :

• Waktu dan energi untuk melacak vendor dan bernegosiasi harga.
• Biaya transportasi untuk membawa komponen ke fasilitas Anda.
• Biaya hukum atau pemrosesan untuk pengiriman melintasi batas atau mematuhi peraturan.

Dan kemudian menyimpan inventaris itu juga mengeluarkan uang. Biaya penyimpanan inventaris berasal dari :

• Memelihara ruang fisik yang diperlukan untuk penyimpanan.
• Kehilangan kesempatan untuk berinvestasi dalam pelatihan atau peralatan baru karena anggaran departemen terikat dalam inventaris.
• Menderita depresiasi, karena komponen hilang karena korosi, usang, dan degradasi.

Biaya ini, juga disebut “biaya pemilikan,” menumpuk dengan cepat. Di seluruh industri, biasanya 20% hingga 30% dari nilai inventaris perusahaan. Jika komponen itu besar, mahal, degradasi cepat, atau “lambat bergerak,” yang berarti Anda jarang atau tidak pernah membutuhkannya, dan non-kritis, biaya menyimpannya dalam inventaris bisa dengan mudah lebih besar dari biaya harus menunggu untuk mendapatkannya.

Mengurangi Biaya Inventaris adalah Tujuan

Sekarang setelah kita tahu apa itu biaya penyimpanan, kita dapat melihat bahwa dalam manajemen pemeliharaan, terbaik adalah memiliki jumlah inventaris yang paling sedikit yang masih memungkinkan departemen Anda untuk menjaga fasilitas tetap beroperasi.

Tetapi mengoptimalkan inventaris adalah tantangan, dan banyak departemen pemeliharaan kesulitan. Meskipun mereka memiliki banyak uang yang terinvestasi dalam inventaris, tahunan hanya sekitar 8% hingga 10% inventaris yang pernah digunakan, menurut Wally Wilson, ahli dalam manajemen pabrik dengan lebih dari 30 tahun pengalaman di perusahaan Fortune 500.

Manajemen inventaris untuk pemeliharaan fasilitas yang ringkas dan responsif adalah mungkin. Kunci adalah mendapatkan sistem manajemen pemeliharaan komputerisasi Anda untuk melakukan semua pekerjaan berat untuk Anda.

Manfaat Melacak Inventaris dengan CMMS

CMMS berbasis cloud untuk pelacakan inventaris memberi Anda dua kemampuan inti. Dengan CMMS, Anda dapat :

• Memelihara informasi terkini untuk semua komponen Anda, termasuk harga vendor dan waktu tunggu serta tingkat dan lokasi inventaris yang tepat.
• Menyediakan informasi ini kepada semua yang membutuhkannya, secara real time, tidak di mana pun mereka berada.

Mari kita lihat beberapa cara CMMS dapat membantu Anda mengurangi biaya inventaris.

Menemukan Titik Optimal

Perangkat lunak CMMS dapat menyimpan semua tingkat stok, menjaga mereka tetap terkini dengan melacak penggunaan mereka melalui surat kerja. Seiring waktu, data ini dapat digunakan untuk menetapkan tingkat stok optimal. Dengan melihat seberapa sering Anda membutuhkan komponen dan berapa lama waktu untuk memesan pengganti, Anda dapat menghitung titik pemesanan ulang.

Setelah tingkat inventaris untuk komponen menurun di bawah titik ini, Anda dapat mengatur CMMS untuk mengirimkan peringatan kepada Anda. 

Pengiriman Tepat Waktu

Komponen untuk pemeliharaan mencegah terjadwal hanya dipesan saat dibutuhkan. Alih-alih mengumpulkan debu di rak, komponen tiba tepat sebelum pekerjaan dijadwalkan untuk dimulai. Ini juga memastikan Anda menggunakan versi terbaru dari komponen. Jika produk mudah rusak, ini memastikan Anda tidak menggunakan sesuatu yang melewati tanggal kedaluwarsa.

Melacak Vendor dan Pemasok

Perangkat lunak CMMS juga dapat menyimpan catatan semua vendor Anda, termasuk daftar harga dan waktu tunggu saat ini.

Mengetahui harga saat ini memungkinkan Anda untuk menimbun stok saat harga turun, sementara mengetahui waktu tunggu memungkinkan Anda untuk menahan saat waktu tunggu semakin pendek dan lebih masuk akal untuk membiarkan pemasok Anda menanggung biaya menyimpan komponen untuk Anda.

Membagi Risiko

CMMS berbasis cloud memungkinkan Anda untuk memelihara gudang virtual bersama komponen di beberapa lokasi, di mana teknisi dapat dengan cepat melihat apa yang tersedia di setiap situs.

Jika seorang teknisi tidak memiliki komponen yang mereka butuhkan, mereka dapat memeriksa fasilitas lain sebelum memesan dari vendor yang berada lebih jauh. Ini membawa komponen lebih cepat ke tempat yang dibutuhkan, dan juga membantu memastikan inventaris lama digunakan sebelum pesanan baru ditempatkan.

Komunikasi di antara berbagai lokasi penting tidak hanya untuk komponen yang krusial untuk menjaga fasilitas tetap beroperasi tetapi juga untuk yang mahal dan jarang diperlukan. Alih-alih memiliki duplikasi inventaris mahal di setiap lokasi, Anda dapat menyimpan satu di tempat yang paling murah untuk disimpan, dan memindahkannya ke tempat yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya.

Menghindari Pemborosan

Pelacakan inventaris CMMS memungkinkan Anda untuk melacak tidak hanya di mana komponen berada, tetapi juga berapa lama mereka telah berada di sana. Teknisi sekarang menggunakan inventaris sesuai “pertama masuk, pertama keluar,” dan komponen serta bahan tidak hilang karena depresiasi.

Informasi tentang bagaimana komponen dan bahan harus disimpan juga dapat ditambahkan ke perangkat lunak CMMS (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas). Ini membantu departemen pemeliharaan menyimpan inventaris sehingga bertahan lama sebanyak mungkin.

Membuat Langkah Pertama

Menerapkan sistem baru bisa menakutkan, karena sering sulit untuk mengetahui bahkan dari mana memulai. Tetapi saat departemen pemeliharaan ingin mengambil alih inventaris mereka, langkah pertama sudah jelas. Untuk berhasil dalam manajemen inventaris, Anda harus memelihara catatan terkini tentang komponen yang dimiliki departemen pemeliharaan dalam inventaris dan kemudian membuat catatan tersebut dapat diakses oleh manajer dan teknisi secara real time dan dari mana saja. Fitur CMMS memberi Anda kemampuan ini, dan seiring waktu, semua manfaat yang dapat dimanfaatkan darinya.