Prosedur penulisan:sederhana dan efisien dengan beralih ke digital

Prosedur adalah salah satu elemen terpenting dari sistem dokumentasi industri. Masing-masing berfungsi sebagai titik acuan bagi karyawan yang bersangkutan dan kemampuannya untuk membimbing mereka yang menentukan efisiensi mereka di posisi masing-masing. Oleh karena itu, dengan memastikan bahwa mereka memiliki prosedur yang dirancang dengan baik, perusahaan menempatkan diri mereka dalam kondisi yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Tetapi prosedur menulis adalah pekerjaan yang relatif kompleks dan khusus. Tugas ini melibatkan banyak upaya dalam hal mengumpulkan informasi yang diperlukan, membuat dokumen itu sendiri dan memperbaruinya. Dan dalam 3 kegiatan tersebut, teknologi digital memberikan dukungan yang cukup besar. Mari kita lihat bagaimana digitalisasi penulisan prosedur menjadi lebih mudah dan cepat dengan alat khusus …

Kumpulkan informasi dengan lebih mudah

Dalam industri seperti di bidang lain, untuk melakukan tindakan atau urutan tindakan dengan benar, Anda memerlukan dokumen referensi; itu adalah prosedurnya. Tanpa sedetail prosedur operasi, ini memungkinkan pengguna untuk melakukan pekerjaannya sesuai dengan standar, persyaratan peraturan, persyaratan kualitas, dan kemungkinan tenggat waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Ada prosedur untuk pemeliharaan, kontrol ketidaksesuaian, pengarsipan, keterlacakan produk dan audit internal, untuk menyebutkan beberapa.
Namun, untuk menyusun prosedur, perlu untuk mengumpulkan semua informasi yang seharusnya dimasukkan dalam mereka sebelumnya. Untuk ini, alat teknologi baru sangat berharga. Berkat modul yang dikembangkan secara khusus, pencarian, pemasukan, dan pengklasifikasian data yang diperlukan menjadi lebih mudah dan cepat, sehingga dapat diatur dan proses penulisan dapat dimulai. Jelas bahwa menjalankan misi ini di komputer dan tablet jauh lebih praktis dan memakan waktu lebih sedikit daripada melakukannya di atas kertas, menggunakan metode tradisional.

Pembuatan konten prosedur:kecepatan dan kesederhanaan berkat alat digital

Setelah data dikumpulkan, prosedur dapat dikembangkan dan ditulis. Di sini sekali lagi, digital membuat segala sesuatunya tidak membosankan sekaligus memperluas kemungkinan berkat fungsionalitas yang ditawarkan oleh perangkat lunak yang dapat dibandingkan dengan pemetaan pikiran.
Ada kemungkinan untuk menghasilkan prosedur visual dan interaktif dalam bentuk loggram, yang terdiri dari simbol, konektor dan elemen grafis lainnya yang mewakili tindakan yang akan dilakukan, urutannya, serta hasil yang akan diperoleh.

Dalam hal prosedur penyusunan, standar ISO 9001 memungkinkan kebebasan penuh bentuk, selama dokumen tersebut memenuhi persyaratan berikut:kesederhanaan, keringkasan, kesesuaian konten untuk pengguna, struktur dan organisasi.

Solusi perangkat lunak instruksi kerja digital, seperti yang kami kembangkan di Picomto, memudahkan dan mempercepat pembuatan prosedur hanya dengan beberapa klik .

Teknologi digital untuk pembaruan prosedur yang lebih baik

Tidaklah cukup untuk menulis prosedur dengan baik dan memformalkannya dengan cara yang cerdas. Seperti halnya dokumen industri lainnya, mereka tunduk pada perbaikan rutin.
Meningkatkan prosedur dengan memperbaruinya saat informasi laporan karyawan adalah bagian langsung dari proses peningkatan berkelanjutan dan pendekatan kualitas, untuk kepuasan pelanggan yang optimal.

Menulis prosedur yang efektif juga berarti menghadapinya dengan kenyataan di lapangan, mengambil tindakan korektif bila perlu.

Mengapa menggunakan perangkat lunak khusus industri dan standar ini?

Di Picomto, kami mengembangkan solusi instruksi kerja digital kami sesuai dengan peraturan industri (ISO 9001, FDA, GMP dll...) dan dengan tujuan:

• Buat prosedur yang jelas dan efisien dalam beberapa menit menggunakan alat pembuatan khusus
• Lihat prosedur yang jelas dan tidak ambigu untuk teknisi
• Menyediakan alat untuk menyederhanakan dan memfasilitasi pengumpulan data lapangan

Tentu saja ada kasus penggunaan lain untuk menggunakan perangkat lunak khusus. Jangan ragu untuk menghubungi spesialis kami.