Penulisan Prosedur Digital: Sederhana, Efisien, dan Terpercaya
Prosedur adalah di antara elemen terpenting dalam sistem dokumentasi industri. Setiap dari mereka berfungsi sebagai titik referensi bagi karyawan yang bersangkutan dan kemampuan untuk memandu mereka yang menentukan efisiensi mereka di posisi masing-masing. Oleh karena itu, dengan memastikan mereka memiliki prosedur yang dirancang dengan baik, perusahaan menempatkan diri dalam kondisi yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Namun, menulis prosedur adalah pekerjaan yang relatif kompleks dan spesifik. Tugas ini melibatkan banyak usafa dalam hal mengumpulkan informasi yang diperlukan, membuat dokumen itu sendiri dan memperbaruinya. Dan dalam 3 aktivitas ini, teknologi digital memberikan dukungan yang besar. Mari kita lihat bagaimana digitalisasi penulisan prosedur membuatnya lebih mudah dan lebih cepat dengan alat khusus...
Kumpulkan informasi dengan lebih mudah
Di industri seperti di bidang lain, untuk melakukan tindakan atau urutan tindakan dengan benar, Anda membutuhkan dokumen referensi; itu adalah prosedur. Tanpa terlalu detail seperti prosedur operasional, itu memungkinkan pengguna untuk melakukan pekerjaan mereka sesuai dengan standar, persyaratan peraturan, persyaratan kualitas dan mungkin batas waktu yang telah ditetapkan. Ada prosedur untuk pemeliharaan, kontrol non-konformitas, arsip, pelacakan produk dan audit internal, untuk menyebut beberapa.
Namun, untuk menyusun prosedur, perlu mengumpulkan semua informasi yang seharusnya termasuk di dalamnya terlebih dahulu. Untuk ini, alat-alat teknologi baru sangat berharga. Berkat modul yang dikembangkan khusus, lebih mudah dan lebih cepat untuk mencari, memasukkan dan mengklasifikasikan data yang diperlukan sehingga mereka dapat diorganisir dan proses penulisan dapat dimulai. Jelas bahwa melakukan misi ini di komputer dan tablet jauh lebih praktis dan kurang memakan waktu daripada melakukannya di kertas, menggunakan metode tradisional.
Pembuatan konten prosedur: kecepatan dan kesederhanaan berkat alat digital
Setelah data terkumpul, prosedur dapat dikembangkan dan ditulis. Di sini lagi, digital membuat hal-hal tidak melelahkan sambil memperluas kemungkinan berkat fungsionalitas yang ditawarkan oleh perangkat lunak yang dapat dibandingkan dengan mind mapping.
Ini memungkinkan untuk menghasilkan prosedur visual dan interaktif dalam bentuk logigram, yang terdiri dari simbol, konektor dan elemen grafis lainnya yang mewakili tindakan yang dilakukan, urutannya, serta hasil yang harus diperoleh.
Ketika berkaitan dengan penyusunan prosedur, standar ISO 9001 memberikan kebebasan penuh dalam bentuk, asalkan dokumen yang bersangkutan memenuhi persyaratan berikut: kesederhanaan, kekesalanan, kesesuaian konten bagi pengguna, struktur dan organisasi.
Solusi perangkat lunak instruksi kerja digital, seperti yang kami kembangkan di Picomto, memudahkan dan mempercepat pembuatan prosedur hanya dengan beberapa klik.
Teknologi digital untuk pembaruan prosedur yang lebih baik
Tidak cukup untuk menulis prosedur dengan baik dan memformalisasikannya secara cerdas. Seperti dokumen industri lainnya, mereka tunduk pada perbaikan rutin.
Meningkatkan prosedur dengan memperbaruinya saat karyawan melaporkan informasi adalah bagian langsung dari proses peningkatan berkelanjutan dan pendekatan kualitas, untuk kepuasan pelanggan yang optimal.
Menulis prosedur yang efektif juga berarti menghadapinya dengan kenyataan di lapangan, mengambil tindakan korektif saat diperlukan.
Mengapa menggunakan perangkat lunak khusus industri dan standar ini?
Di Picomto, kami mengembangkan solusi instruksi kerja digital kami sesuai dengan peraturan industri (ISO 9001, FDA, GMP dst...) dan dengan tujuan:
- Buat prosedur yang jelas dan efisien dalam beberapa menit menggunakan alat penciptaan khusus
- Konsultasikan prosedur yang jelas dan tidak ambigu bagi teknisi
- Sediakan alat untuk menyederhanakan dan memfasilitasi pengumpulan data lapangan
Tentu ada kasus penggunaan lain untuk menggunakan perangkat lunak khusus. Jangan ragu untuk menghubungi ahli kami.
