6 Tanda Saatnya Memperbarui Aplikasi CMMS Anda.

Manajer pemeliharaan tidak lebih baik dari alat mereka, dan alat fisik tidak lebih penting daripada yang virtual — sistem yang menampung perintah kerja, tugas, dan dokumen aset. Kapan terakhir kali Anda mengevaluasi perangkat lunak CMMS secara menyeluruh?

Jika Anda tidak tahu bahwa CMMS adalah singkatan dari "perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi," itu adalah taruhan yang aman Anda menggunakan alur kerja kertas atau sistem spreadsheet. Itu sendiri adalah alasan untuk meng-upgrade. Tetapi bahkan jika Anda sudah memiliki sistem terpusat, Anda harus secara teratur menilai kesehatan dan kinerjanya, seperti yang Anda lakukan dengan fasilitas Anda.

Sebagai SaaS dan revolusi mobile menyapu industri TI, banyak sistem perusahaan, termasuk CMMS, telah berevolusi. Pasarnya masih berkembang. Perangkat lunak manajemen Pemeliharaan dan Fasilitas diperkirakan akan melampaui $43 miliar pada 2019, menurut MarketsandMarkets. Jika Anda belum mensurvei lanskap vendor perangkat lunak baru-baru ini, untuk membandingkan fitur aplikasi CMMS baru dan opsi harga yang fleksibel, sekarang mungkin saatnya.

Seberapa baik aplikasi CMMS Anda saat ini memenuhi kebutuhan Anda? Berikut adalah enam tanda mungkin sudah waktunya untuk memperbarui aplikasi CMMS.

Kurangnya Visibilitas

Berapa banyak yang Anda ketahui tentang kinerja dan pemeliharaan aset dan fasilitas Anda, pada saat tertentu? Jika dibutuhkan satu hari penuh hanya untuk menyusun laporan status dasar, bagaimana Anda akan mengambil keputusan cepat ketika nasib pekerjaan Anda, atau kelangsungan layanan, atau keselamatan pekerja bergantung padanya?

Aplikasi CMMS yang modern dan ramah pengguna harus memberikan visibilitas waktu nyata dengan melacak dan melaporkan sejumlah metrik fasilitas dan peralatan, mulai dari kode kegagalan CMMS hingga waktu henti, penyelesaian pesanan kerja, jam penggunaan, dan inventaris suku cadang. Tentu saja, tidak setiap pengguna akan membutuhkan metrik ini selama setiap prosedur, tetapi membawa semua data Anda ke dalam satu sistem memberikan akses yang mudah bagi manajer fasilitas dan pembuat keputusan lainnya. Akses berbasis izin memberi pengguna kemampuan untuk memanfaatkan fitur tertentu sambil memblokir akses ke fitur yang tidak mereka perlukan. Izin dapat dengan mudah dimodifikasi untuk mencerminkan kebutuhan setiap pengguna, membantu merapikan antarmuka dan menyederhanakan tugas langsung mereka.

Masalah Kepatuhan

Di setiap industri, ada kode dan peraturan yang mengatur tingkat keselamatan, pemeliharaan, dan layanan fungsional. Di dunia berbasis kertas, tetap mematuhi peraturan ini membutuhkan banyak upaya manual dan — kemungkinan besar — ​​manajer fasilitas dengan pikiran seperti perangkap baja.

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi yang tepat dapat mengotomatiskan sebagian besar proses ini untuk meningkatkan tingkat kepatuhan dan meminimalkan tenaga kerja yang berlebihan. Lacak status peralatan, kendaraan, atau fasilitas Anda melalui aplikasi CMMS kami, dan atur pemberitahuan untuk mengingatkan Anda tentang masa berlaku garansi dan pemeriksaan rutin. Anda juga dapat mencatat riwayat perbaikan, menyimpan semua dokumen aset dan peralatan termasuk manual O&M, lembar spesifikasi, tag ID, dan gambar model peralatan, serta memelihara jejak audit yang bersih untuk inspeksi atau permintaan di masa mendatang.

Perubahan di Tempat Kerja yang Mempengaruhi Pemeliharaan

Jika Anda hanya mengelola beberapa peralatan atau fasilitas yang lebih kecil, Anda mungkin tidak membutuhkan sistem perangkat lunak khusus. Anda mengelola dengan baik dengan spreadsheet dan lemari arsip. Untuk saat ini, itu mungkin benar. Namun jika keadaan berubah — kendaraan/peralatan baru, fasilitas yang ditingkatkan, atau tantangan peraturan baru — alur kerja Anda saat ini mungkin tiba-tiba menjadi tidak mencukupi.

Jika salah satu dari perubahan ini ada di map untuk enam bulan ke depan, ada baiknya untuk mulai meneliti solusi sekarang dan menyiapkan sistem. Dengan munculnya lebih banyak vendor SaaS yang menawarkan aplikasi CMMS yang terjangkau, bahkan operasi terkecil pun dapat memperoleh manfaat dari manajemen perintah kerja yang disederhanakan dan database kontraktor luar. Aplikasi CMMS juga dapat diskalakan dan dapat dengan mudah berkembang dengan bisnis untuk mencerminkan perubahan kebutuhan operasional. Dengan meneliti opsi sekarang atau memulai dengan fitur aplikasi CMMS sederhana, Anda akan menjadi yang terdepan ketika saatnya tiba untuk membuat keputusan implementasi skala besar.

Untuk kiat tentang cara menghemat waktu meneliti aplikasi CMMS, unduh panduan CMMS gratis kami.

Teknisi Anda Membawa Papan Klip

Tidak ada yang "salah" dengan menggunakan clipboard itu sendiri. Teknisi dan staf pemeliharaan telah bekerja dari kertas selama beberapa dekade sebelum munculnya perangkat lunak bisnis modern. Tetapi jika Anda memiliki aplikasi CMMS dan pekerja Anda masih menggandakan upaya mereka dengan proses berbasis kertas dan entri ulang data, mungkin sudah waktunya untuk mempertimbangkan peningkatan.

Sistem cloud hybrid atau berbasis cloud harus menghilangkan kebutuhan akan alur kerja yang lebih lama dan redundan dengan menyediakan akses waktu nyata ke data dan laporan dari lokasi mana pun. Banyak vendor bahkan menyediakan aplikasi seluler asli sehingga teknisi dapat membaca, mengirimkan, memodifikasi, dan menyelesaikan perintah kerja dari ponsel cerdas dan tablet mereka.

Kurangnya Integrasi

Apakah CMMS Anda saat ini bertukar data dengan sistem bisnis lain yang relevan, seperti manajemen inventaris, manajemen properti, dan akuntansi? Jika Anda menggunakan produk berbasis server berusia 10 tahun yang vendornya berhenti merilis pembaruan, jawabannya mungkin tidak. Integrasi horizontal semacam ini penting untuk memastikan unit pemeliharaan Anda mendukung bisnis lainnya.

Untuk itu, cari aplikasi CMMS yang mendukung integrasi asli dengan sistem yang Anda gunakan (plug and play), atau menyediakan API fleksibel (antarmuka program aplikasi) untuk integrasi kustom. Jika semuanya gagal, pastikan data pemeliharaan Anda dapat dengan mudah diekstraksi dari database Anda tanpa biaya penalti untuk melakukannya.

Proses Perintah Kerja Gagal

Perintah kerja adalah sumber kehidupan dari hampir semua operasi pemeliharaan, sehingga mengelolanya secara efisien dapat membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan sebagai unit bisnis. Jika tingkat perbaikan pertama kali (FTF) Anda rendah dan perintah kerja Anda sering terlambat dari jadwal, Anda biasanya dapat melacak masalahnya ke alur kerja yang salah atau manajemen data yang buruk.

Misalnya, aplikasi CMMS Anda saat ini tidak menawarkan fitur inventaris bawaan yang terhubung ke perintah kerja, sehingga teknisi Anda sering kali menyelesaikan setengah pekerjaan sebelum mereka menyadari bahwa mereka tidak memiliki suku cadang atau bahan yang diperlukan. Saat Anda meneliti sistem, cobalah untuk menemukan sistem yang mendukung alur kerja Anda saat ini dan dapat membawa peningkatan jika diperlukan. Penting juga bahwa fitur perintah kerja memperluas akses pengguna ke staf dan pelanggan perusahaan — siapa pun yang mungkin memiliki kepentingan dalam fasilitas dan peralatan Anda.

Mungkin pertanyaan sebenarnya untuk ditanyakan pada diri sendiri bukanlah Kapan waktunya untuk meningkatkan? tapi Apa yang menahanku? Karena aplikasi CMMS menjadi semakin terjangkau dan mudah diakses, unit pemeliharaan di setiap industri mengadopsi sistem baru untuk meningkatkan cara kerjanya dan mengurangi biaya overhead. Jangan menunggu sampai terlambat untuk menemukan aplikasi cmms Anda berikutnya. Jika Anda mengidentifikasi salah satu gejala dalam daftar ini, inilah saatnya untuk mulai melakukan penelitian dan membandingkan produk.