Solusi CMMS: 5 Indikator Utama Organisasi Anda Harus Mengadopsi Sistem CMMS

Perusahaan saat ini menyadari manfaat implementasi CMMS. Di masa lalu, sistem manajemen pemeliharaan hanya ditemukan di pabrik manufaktur, tetapi sekarang kita melihat perangkat lunak pemeliharaan digunakan di lembaga pendidikan, fasilitas perawatan kesehatan, pemerintah daerah, fasilitas olahraga dan rekreasi, pusat perbelanjaan, hampir setiap jenis fasilitas. Jika Anda adalah manajer pemeliharaan atau fasilitas, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, “Bagaimana saya tahu apakah solusi CMMS tepat untuk organisasi saya?” Berikut adalah 5 tanda yang menunjukkan organisasi Anda membutuhkan sistem manajemen pemeliharaan.

1. Perusahaan Anda tidak memiliki program pemeliharaan mencegah yang ada

Banyak perusahaan tidak memiliki program pemeliharaan mencegah formal yang ada. Dengan formal, saya merujuk pada memiliki proses yang terstandarisasi dan prosedur yang ditetapkan yang melibatkan otomatisasi, dan mempertanggungjawabkan orang untuk menyelesaikan tugas. Pemeliharaan mencegah bertujuan untuk mengurangi waktu henti peralatan. Secara permukaan, ini mengurangi jumlah waktu dan uang yang dihabiskan untuk memperbaiki peralatan. Selain itu, pemeliharaan mencegah teratur meningkatkan produktivitas, mengurangi kemacetan produksi, dan meningkatkan harapan usia peralatan. Organisasi sering memiliki program pemeliharaan mencegah yang ada, tetapi kurang. Jika departemen pemeliharaan Anda bekerja dari manual atau buku, clipboard atau spreadsheet, Anda harus mempertimbangkan perangkat lunak pemeliharaan mencegah. Menggunakan sistem pemeliharaan mencegah akan memberikan banyak manfaat;

• Pemberitahuan mendatang saat PM akan jatuh tempo
• Peringatan saat pesan kerja pemeliharaan mencegah terlambat
• Pembaruan tentang bagian yang dibutuhkan dan tingkat inventaris saat ini
• Pesanan bagian saat tingkat inventaris jatuh di bawah ambang
• Melacak waktu dan biaya untuk menyelesaikan pekerjaan
• Pelaporan real-time tentang kinerja pemeliharaan mencegah
• Menanamkan budaya yang memandang pemeliharaan mencegah sebagai prioritas

2. Perbaikan dan pemeliharaan tidak terjadwal tidak didokumentasi

Jika Anda mempertimbangkan CMMS untuk perusahaan Anda, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, “Berapa kali Peralatan ‘X’ rusak selama setahun terakhir?” “Berapa banyak uang yang telah kita investasikan untuk memperbaiki Mesin ‘Y’?” “Seberapa sering kita memperbaiki shower di unit 101?” Dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, manajer fasilitas dan pemeliharaan dengan mudah menemukan jawaban untuk pertanyaan seperti ini, dan lebih. Solusi CMMS dilengkapi dengan alat manajemen pesan kerja berdasarkan permintaan yang memungkinkan pengguna untuk mendokumentasikan peristiwa pemeliharaan tidak terjadwal saat terjadi dan melacak dari pengajuan hingga penyelesaian. Melalui proses ini data penting sedang direkam yang dapat digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan yang tepat. Ini termasuk;

• Tanggal dan waktu pesan kerja diajukan
• Informasi peminta
• Waktu respons dari teknisi atau kontraktor yang ditugaskan
• Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
• Biaya dan materi yang terlibat dalam pesan kerja
• Frekuensi jenis pesan kerja ini

Selain semua metrik di atas, memiliki sistem pesan kerja terkomputerisasi meningkatkan waktu respons terhadap pesan kerja kritis. Saat lift rusak atau pipa meledak, menit dapat sama dengan DOLAR BESAR. Jika meningkatkan waktu respons terhadap pemeliharaan tidak terjadwal adalah tujuan, implementasi perangkat lunak pemeliharaan terkomputerisasi akan membantu Anda mencapai ini.

3. Menunggu bagian adalah hambatan umum

Apakah Anda menemukan bahwa tim pemeliharaan Anda sering menunggu bagian untuk tiba? Apakah pesan kerja sering tertunda karena tidak memiliki apa yang Anda butuhkan dalam inventaris dan bagian dalam pesanan? Jika ini adalah masalah umum, saatnya untuk mulai melakukan beberapa penelitian tentang perangkat lunak CMMS. Hampir semua perangkat lunak pemeliharaan terkomputerisasi datang dengan alat manajemen inventaris yang memungkinkan manajer pemeliharaan untuk memastikan bahwa bagian kritis tersedia saat dibutuhkan. Perangkat lunak manajemen inventaris dapat;

• Tetapkan ambang kuantitas min dan max
• Berikan informasi detail tentang supplier dan biaya bagian
• Hubungkan bagian dengan peralatan dan pesan kerja pemeliharaan mencegah
• Kirim peringatan saat tingkat inventaris rendah
• Dapatkan pemindaian dengan pembaca kode batang dan perangkat seluler
• Hasilkan pesanan pembelian
• Melacak penggunaan bagian dan biaya seiring waktu
• Mengurangi inventaris yang hilang karena pencurian atau lainnya
• Mengurangi biaya penyusutan melalui JIT

Memperkaya solusi CMMS memberikan manajer pemeliharaan dan fasilitas lebih banyak kontrol atas inventaris mereka dan memastikan bahwa bagian kritis tersedia saat dibutuhkan.

4. Pelacakan dan penjadwalan kebutuhan tenaga kerja perlu ditingkatkan

Jika departemen pemeliharaan Anda melibatkan 1 atau 2 orang, pelacakan tenaga kerja dan penjadwalan acara mungkin cukup sederhana dan kemungkinan dapat dikelola menggunakan Outlook atau aplikasi kalender yang serupa. Seiring bertambahnya departemen pemeliharaan dan lebih banyak orang yang terlibat, pelacakan jam kerja dan penjadwalan tugas menjadi lebih rumit. Banyak perusahaan beroperasi tanpa sistem pelacakan formal untuk tim pemeliharaan mereka, dan merasa bahwa mereka berjalan lancar tanpa masalah apa pun. Perangkat lunak CMMS harus dipertimbangkan tidak hanya saat masalah jelas, tetapi saat operasi dapat ditingkatkan. Sistem perangkat lunak pemeliharaan berperan penting dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan hambatan dengan utilizasi tenaga kerja, memantau responsivitas staf, biaya tenaga kerja, penjadwalan pemeliharaan mencegah dan terencana serta peramalan. Sistem ini memberikan manajer kesempatan untuk meningkatkan waktu respons dan utilizasi tenaga kerja serta mengurangi biaya tenaga kerja.

5. Tidak ada ukuran kinerja formal yang ada

Agar perusahaan tetap kompetitif, perlu ada budaya pengurangan biaya di seluruh perusahaan. Biaya tidak ada untuk dikumpulkan; mereka ada untuk dikurangi. Solusi CMMS melengkapi manajer dengan alat pelaporan yang kuat yang menyajikan data real-time tentang kinerja operasional pemeliharaan dan membantu mereka membuat keputusan yang tepat dan peramalan yang lebih akurat. Jika Anda baru dengan CMMS, Anda akan mendapat manfaat dari laporan tentang tenaga kerja, inventaris dan biaya perbaikan, dan seiring Anda semakin terlibat, Anda akan berkembang ke metrik yang lebih detail seperti waktu rata-rata untuk merespons, waktu rata-rata untuk memperbaiki, waktu henti peralatan, tingkat utilizasi tenaga kerja dan analisis tren. Akhirnya, perangkat lunak CMMS dapat dikonfigurasi untuk melaporkan data apa pun yang sedang direkam dan akan menjadi alat yang diperlukan dalam mengoptimalkan efisiensi pemeliharaan.

Menurut situs web seperti Software Advice dan Capterra, ada lebih dari 100 solusi CMMS, semuanya menawarkan modul manajemen pesan kerja, pemeliharaan mencegah, dan manajemen inventaris dan peralatan. Luangkan waktu untuk melakukan penelitian Anda. Investasi dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan tidak perlu beribu-ribu dolar di depan. Ada banyak kesempatan untuk coba gratis, dan ada opsi yang cocok untuk organisasi kecil dan besar.