7 Cara Terbukti untuk Memaksimalkan Nilai CMMS Anda
Hari Valentine sudah dekat dan bersama dengan memberi kasih sayang pada pasangan, teman, atau keluarga dengan hati dan ciuman pada hari yang indah ini, kami di Hippo CMMS berpikir penting untuk menunjukkan kasih sayang pada perangkat lunak CMMS setia Anda. Perangkat lunak manajemen pemeliharaan Anda mungkin merasa terpinggirkan jika Anda belum membuat pesan kerja atau memperbarui catatan peralatan sejak beberapa waktu lalu—maka waktu yang lebih baik untuk mengatur ulang dan kembali ke jalur yang benar dari pada sekarang?
Untuk membuat Anda semangat, kami menyurvei tim integrasi data dan pelatihan yang menyenangkan kami tentang cara untuk menyederhanakan sistem CMMS yang ada. Mereka menemukan beberapa masalah umum yang klien hadapi ketika mereka tidak menghabiskan cukup waktu dengan perangkat lunak mereka dan cara sederhana untuk mengatasinya.
1. KASIH SAYANG SABAR– Memerlukan waktu untuk menyiapkan akun Anda
Jika Anda baru saja membeli perangkat lunak CMMS untuk departemen pemeliharaan Anda, bersiaplah untuk menghabiskan banyak waktu dengannya. Implementasi CMMS yang tepat memerlukan proses sistematis untuk memastikan semua pengguna, aset, peralatan, inventaris, dan dokumen, tag ID serta gambar yang terkait ditambahkan. Yang memakan waktu paling banyak adalah mengumpulkan semua data ini dan kemudian memasukkannya ke dalam database Anda. Sabarlah dalam proses ini dan pahami bahwa jadwal Anda tergantung pada empat faktor utama; apakah Anda memiliki perangkat lunak pemeliharaan yang sudah ada, anggaran implementasi Anda, kerangka waktu yang diperlukan, dan apakah Anda memiliki sumber daya internal yang khusus atau tidak. Postingan kami tentang empat faktor yang mempengaruhi penyiapan menjelaskan hal ini dengan lebih detail.
Selain memastikan kesabaran dalam fase penyiapan, Anda juga harus mempertimbangkan waktu yang lama yang mungkin dibutuhkan untuk melatih semua pengguna dengan benar dalam sistem. Jika Anda memiliki tim pemeliharaan yang lebih besar, menjadwalkan sesi yang relevan dengan setiap peran pekerjaan bisa memakan waktu dan membuat karyawan menguasai fitur penting perangkat lunak, apalagi SEMUA modul, memerlukan investasi jam kerja yang signifikan. Postingan kami tentang cara mengoptimalkan pelatihan untuk tim Anda menawarkan saran yang bagus tentang cara membuat staf Anda berjalan dengan CMMS dalam waktu paling singkat.
Poin di sini adalah memahami bahwa sistem baru bisa memakan waktu untuk disiapkan dan menyebarkan pengetahuan ke seluruh tim Anda. Percaya bahwa Anda akan memiliki CMMS yang berfungsi sepenuhnya dalam satu bulan setelah pembelian mungkin tidak realistis. Terapkan kerangka waktu yang wajar baik untuk pelatihan maupun penyiapan, dan sabarlah dengan kemajuan.
2. KASIH SAYANG TIDAK HARUS RUMIT– Bersihkan database Anda
Apakah CMMS Anda penuh dengan peralatan usang, pengguna yang sudah pensiun selama 2 tahun, dan daftar tugas pemeliharaan mencegah yang telah Anda selesaikan beberapa bulan yang lalu? Jika itu terdengar seperti database Anda, maka saatnya untuk menerapkan beberapa pembersihan musim dingin. Tetap atas perubahan departemen berarti memperbarui CMMS Anda untuk mencerminkan praktik saat ini, afinal perangkat lunak Anda harus menjadi cerminan digital dari operasi pemeliharaan Anda. Untuk implementasi CMMS yang tepat, luangkan waktu (kami merekomendasikan sekali sebulan) untuk menghapus peralatan lama dari sistem, memperbarui informasi kontak pengguna, dan mengubah frekuensi PM Anda dihasilkan. Postingan kami tentang jebakan CMMS menjelaskan praktik terbaik untuk membersihkan database Anda dan mendapatkan sistem Anda kembali ke jalur yang benar.
3. KASIH SAYANG KONSISTEN DAN SERING– Tambahkan pemformatan data yang konsisten, dengan sering
CMMS yang berfungsi baik dan ramah pengguna mendapat perhatian yang layak dengan basis yang sering. Sistem Anda harus diintegrasikan dalam aktivitas pemeliharaan sehari-hari dan bukan sebagai pikiran terakhir. Ini akan membantu Anda menghindari entri ganda atau mengejar pekerjaan pada modifikasi pesan kerja, mencentang tugas dalam daftar Anda, dan melacak jam kerja Anda. Menggunakan aplikasi seluler CMMS untuk memasukkan data adalah cara sederhana untuk memastikan pembaruan sistem yang konsisten dan tepat waktu, karena informasi yang diperbarui melalui aplikasi menyebar ke seluruh sistem secara instan.
Selain penggunaan yang sering terhadap sistem Anda, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mempertahankan konsistensi saat memasukkan data. Ini bisa detail seolah memastikan semua peralatan menggunakan konvensi penamaan yang sama, misalnya Air Handler Unit alih-alih AIR HANDLER unit, atau bisa skala yang lebih besar seperti memastikan setiap PM memiliki daftar periksa tugas yang tepat atau bahwa tingkat prioritas pesan kerja selalu digunakan. Tentukan input yang tepat saat Anda pertama kali menambahkan data ke sistem Anda dan tetap pada pemformatan tersebut. Baca ulang informasi Anda sebelum menyimpan atau miliki karyawan khusus untuk memasukkan informasi dengan konsisten. Ini akan membuat menemukan informasi jauh lebih mudah dan akan mengubah mata yang kacau menjadi daftar yang informatif.
4. KASIH SAYANG BAIK– Tunjukkan kasih sayang pada tim pemeliharaan Anda
Di luar menjadi baik terhadap CMMS Anda adalah meluangkan waktu untuk menghargai staf Anda. Tim Anda bekerja keras untuk memastikan tugas harian diselesaikan dan fasilitas secara keseluruhan berjalan lancar, jadi tunjukkan pada mereka kasih sayang sesekali. Postingan kami tentang 31 cara untuk memotivasi departemen pemeliharaan Anda memiliki beberapa ide bagus tentang acara tim yang menyenangkan atau menanamkan rasa kepemilikan dan tujuan pada karyawan Anda. Mengenali upaya tim Anda bisa semudah menulis catatan pendek kepada teknisi pemeliharaan Anda di bagian komentar pesan kerja atau membawa mereka keluar maksiot untuk merayakan pencapaian khusus. Tenaga kerja yang bahagia adalah kunci untuk memastikan produktivitas dan kualitas kerja yang lebih tinggi.
5. KASIH SAYANG ADA PADA DETAIL– Tambahkan dokumen, gambar, tag ID dan lainnya ke database Anda
Apakah Anda sering mencari manual O&M atau lembar data berbasis kertas di lemari arsip Anda? Apakah Anda bingung antara satu unit penangan udara dan yang lain? Jika Anda menghabiskan sedikit upaya untuk mencari informasi, maka Anda harus sereno mengevaluasi ulang proses Anda. Salah satu bagian terbaik dari perangkat lunak CMMS adalah kemampuan untuk mengaitkan dokumen, tag ID dan gambar ke aset atau peralatan yang masing-masing. Informasi yang dilampirkan ke peralatan dapat dengan cepat dan mudah diakses melalui sistem. Anda dapat melampirkan faktur, kontrak dan lebih banyak ke setiap pesan kerja sehingga dokumen ini tidak pernah hilang di antara serangkaian folder atau lemari. Luangkan waktu untuk menambahkan materi penting ke aset yang Anda gunakan secara sering. Sebuah aturan yang baik adalah menambahkan dokumen/gambar ke sistem jika Anda pernah memerlukannya lebih dari sekali. Untuk membuat proses ini lebih terkelola, berikan diri Anda tujuan input dokumen/gambar seperti menambahkan lima dokumen yang sering digunakan baru setiap hari ke sistem Anda. Menghabiskan lebih banyak waktu di awal akan menghemat waktu berharga Anda di masa depan.
Tips Bonus: Alih-alih menyelidiki kantor Anda untuk menemukan dan memindai dokumen penting seperti manual O&M atau menghabiskan jam-jam berjalan di sekitar fasilitas Anda untuk mengambil gambar peralatan/tag ID, cari mereka secara online. Sebagian besar instruksi dan manual O&M dapat diunduh dari situs web supplier, sementara gambar peralatan memerlukan pencarian gambar Google sederhana. Percayalah pada kami, ini adalah penghemat waktu yang besar dan teknisi Anda akan berterima kasih kepada Anda untuk menyediakan lebih banyak informasi di ujung jari mereka.
6. KASIH SAYANG MEMILIKI BATAS– Ketahui keterbatasan sistem Anda
Seperti semua hal yang baik, sistem CMMS memiliki keterbatasannya. Perangkat lunak hanya sebaik data yang Anda masukkan. Ini tidak akan secara ajaib menampilkan pesan kerja Anda melalui telepatis—seseorang perlu memasukkan data secara manual ke dalam kolom dan menekan simpan. Meskipun perangkat lunak pengenalan suara dan alat penulisan otomatis telah maju jauh, tidak ada yang sebaik seorang manusia. Poinnya adalah, pahami fitur dan fungsi sistem Anda sebelum Anda membelinya. Ketahui data mana yang diperbarui otomatis dan mana yang perlu dimasukkan secara manual sehingga Anda memiliki ekspektasi yang jelas tentang kemampuan perangkat lunak.
Jika perangkat lunak Anda tidak menawarkan semua fungsionalitas yang dibutuhkan bisnis Anda, Anda mungkin perlu mengevaluasi ulang pilihan perangkat lunak Anda atau mungkin ini adalah masalah menghabiskan sedikit lebih banyak uang pada integrasi data. Sebagian besar vendor CMMS menawarkan layanan integrasi data penuh, di mana vendor bertanggung jawab untuk pengumpulan data (mengunggah manual O&M Anda, mengambil stok inventaris suku cadang Anda, menambahkan semua peralatan, dll.) serta penyiapan akun. Mengoutersource pekerjaan ini dapat menghemat banyak waktu bagi organisasi Anda dan memastikan database Anda disiapkan dengan benar dan dioptimalkan segera. Pengembangan kustom juga dapat mengatasi keterbatasan sistem saat ini. Banyak vendor akan bekerja sama dengan Anda untuk membuat modul kustom untuk organisasi Anda dengan harga. Jika alat baru ini menunjukkan nilai untuk klien lain, vendor mungkin setuju untuk membagi biaya pengembangan. Jelajahi opsi Anda dan pahami cara terbaik untuk menangani keterbatasan.
7. KASIH SAYANG BERAVENTUR– Coba modul baru
Teknologi terus berkembang, menjadi lebih efisien dan ramah pengguna untuk semua tingkat keterampilan teknis. Pastikan Anda mengetahui fitur baru yang telah dikembangkan oleh vendor CMMS Anda sejak Anda awalnya membeli sistem. Mungkin merupakan kasus di mana Anda dapat memanfaatkan nilai luar biasa dari sistem kode batang atau lantai interaktif tanpa harus membayar lebih untuk fitur itu. Jika Anda tidak merasa cukup berani untuk menggunakan fitur canggih, coba manfaatkan fitur yang lebih dasar yang belum Anda sempatkan untuk mengeksplorasi. Alat pelaporan yang kuat dapat memberikan wawasan tentang semua aspek operasi pemeliharaan Anda dan, lebih baik lagi, mereka sangat mudah dibuat. Anda bahkan bisa “atur dan lupakan” dengan memicu email laporan dengan frekuensi pilihan Anda. Berjalan di bagian liar dan selami fitur baru, perusahaan Anda pasti akan melihat manfaat dari memanfaatkan fitur di luar manajemen pesan kerja sederhana.
Menunjukkan kasih sayang pada sistem Anda akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan lebih banyak darinya, baik memanfaatkan fitur baru atau memperketat pemeliharaan database. Dengan menghabiskan lebih banyak waktu di awal dengan benar menambahkan informasi aset dan membersihkan antarmuka yang kacau, Anda dan tim Anda akan bekerja jauh lebih efisien nanti. Ingat, semua orang suka merasa dihargai, dan perangkat lunak CMMS Anda bukan pengecualian.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengoptimalkan CMMS Anda, hubungi tim dukungan ramah kami.
