Tingkatkan Efisiensi Organisasi Nirlaba Anda dengan Perangkat Lunak CMMS

Setiap dolar yang diterima melalui donasi selalu menimbulkan tekanan untuk menghemat biaya. Akibatnya, organisasi nirlaba sering mengurangi anggaran di bidang-bidang yang tidak terkait langsung dengan layanan klien di garis depan — seperti pemeliharaan. Sayangnya, hal ini justru dapat meningkatkan biaya, karena pemeliharaan reaktif yang terus-menerus dan ketertiban yang buruk mengabaikan waktu berharga relawan atau karyawan. Dengan kerusakan yang berulang dan tanpa sumber daya untuk memperbaikinya, organisasi nirlaba Anda menjadi kurang efektif dan dapat kehilangan fokus pada misi utamanya.

Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) dapat membantu organisasi dari semua ukuran menyederhanakan tanggung jawab pemeliharaan sambil menghemat uang. Sistem CMMS mampu mengurangi biaya secara keseluruhan dengan berbagai cara, dari memperpanjang umur aset melalui pemeliharaan proaktif hingga mengurangi jam lembur dengan menyederhanakan tugas administrasi berulang ke dalam sistem digital. Baca selengkapnya untuk mempelajari bagaimana perangkat lunak CMMS untuk organisasi nirlaba dapat membantu setiap aspek operasional.

Bisnis Menjalankan Organisasi Nirlaba

Memelihara fasilitas sambil tetap menekan biaya adalah tantangan bagi banyak organisasi, namun sifat kerja nirlaba membuatnya semakin sulit. Organisasi nirlaba kecil mungkin tidak memiliki manajer pemeliharaan penuh waktu, dan yang memilikinya sering mengandalkan relawan untuk menangani sebagian besar pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan. Kehadiran relawan tidak dapat diprediksi, dan tidak selalu cukup banyak orang untuk menyelesaikan tugas pemeliharaan — tanpa menyebutkan kesulitan dalam mencari relawan dengan keterampilan yang tepat untuk melakukan perbaikan.

Sulit juga untuk mengkomunikasikan apa yang perlu dilakukan, karena seseorang yang hanya datang sekali atau dua kali seminggu tidak akan memahami semua kebutuhan pemeliharaan Anda. Dan jika sesuatu rusak dan Anda hanya memiliki satu atau dua relawan yang tahu cara memperbaikinya, mungkin tidak ada yang tersedia; Anda harus menunggu hingga hari relawan berikutnya atau mencari kontraktor luar yang dapat melakukan pekerjaan tersebut.

Banyak organisasi nirlaba menggunakan peralatan bekas donasi yang rusak lebih sering, dan fasilitas mereka mungkin tidak dalam kondisi yang baik, membutuhkan perawatan lebih banyak dibandingkan gedung baru. Namun dengan keterbatasan anggaran yang tidak dapat diprediksi, selalu ada godaan untuk menunda tugas pemeliharaan sepanjang waktu yang memungkinkan.

Meskipun hibah dan kampanye donasi membantu dalam pemrograman nirlaba yang penting, dana tersebut biasanya dialokasikan untuk satu proyek dan tidak dapat digunakan untuk perbaikan atau pemeliharaan fasilitas. Singkatnya, Anda bergantung pada relawan yang kurang berpengalaman (dan kadang tidak andal) untuk memelihara peralatan dan fasilitas yang usang dengan anggaran yang sangat terbatas.

Apa itu Perangkat Lunak CMMS?

Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi, atau CMMS, adalah perangkat lunak yang menyederhanakan semua aspek tugas pemeliharaan Anda. Ini memudahkan untuk:

• Jadwalkan dan otomatiskan tugas pemeliharaan pada kalender terkomputerisasi
• Sediakan portal pemesanan kerja sederhana untuk klien, staf, dan relawan
• Lacak pesanan kerja dan buatnya saat berada di lapangan melalui aplikasi seluler CMMS
• Buat pesanan kerja terjadwal untuk vendor luar
• Pantau kinerja peralatan dan karyawan serta buat laporan

"Tanpa perangkat lunak, personil pemeliharaan dipaksa mengelola dengan metode manual, seperti pesanan kerja kertas atau spreadsheet dan kalender," ujar Taylor Short, peneliti pasar CMMS di Software Advice, sebuah situs web yang membandingkan dan meninjau perangkat lunak CMMS dan perangkat lunak bisnis lainnya.

CMMS digunakan oleh semua orang, mulai dari bisnis kecil hingga korporasi multinasional, namun kompleksitas beberapa perangkat lunak manajemen pemeliharaan dapat membuatnya tidak praktis untuk sebagian besar organisasi nirlaba. Hippo CMMS dirancang agar cukup ramah pengguna bagi organisasi nirlaba terkecil, namun kaya fitur bagi organisasi besar dengan kebutuhan kompleks.

Apakah Anda Mengadakan Kumpulan Dana atau Acara Pers di Fasilitas Anda?

Tidak peduli seberapa kacau halnya di balik layar, organisasi Anda perlu terlihat sempurna selama acara kumpulan dana atau media. Gedung harus bersih, suhu ruangan terkontrol, dan setiap kerusakan yang tidak menarik pada fasilitas harus diperbaiki.

Selain itu, Anda mungkin perlu menyiapkan sistem AV atau peralatan yang jarang digunakan untuk menghibur dan memberi informasi kepada tamu. Kabel mikro yang hilang atau sekring internal yang putus bisa menjadi perbedaan antara pidato utama yang efektif dan mengesankan donatur, dan kegagalan yang membuat mereka mempertimbangkan lagi untuk mendukung organisasi Anda.

Pengelola Pesanan Kerja On Demand dari Hippo dapat membantu Anda memastikan semua tugas perbaikan dan persiapan selesai sebelum acara besar. Anda dapat menggunakan alat ini untuk menghubungkan staf, relawan, manajer pemeliharaan, dan teknisi luar. Siapa pun yang Anda tambahkan dapat mengajukan permintaan pemeliharaan saat diperlukan, memberi pemberitahuan segera kepada manajer pemeliharaan.

Manajer kemudian dapat menugaskan setiap tugas kepada relawan atau kontraktor luar, mengkategorikannya, menandai prioritasnya, dan menambahkan detail lain yang relevan. Manajer juga dapat mengakses laporan mendalam untuk melacak pesanan kerja yang selesai atau menemukan proyek yang terlambat.

Karena Hippo CMMS berfungsi dari setiap perangkat, siapa pun di organisasi Anda yang memiliki akses ke sistem dapat memperbarui pesanan kerja. Artinya, Anda akan tahu PA telah disiapkan dan ruang rapat telah dibersihkan, alih-alih menyadari bahwa mikro tidak bisa menyala saat terlambat untuk melakukan sesuatu.

Apakah Anda Mengelola Beberapa Properti?

Organisasi nirlaba kecil dapat berjalan dengan kepemimpinan yang baik dan beberapa relawan yang berdedikasi. Namun, bekerja di seluruh properti yang berbeda secara drastis meningkatkan kompleksitas manajemen fasilitas dan pemeliharaan gedung.

Logistik menjadi lebih rumit. Anda tidak dapat mengandalkan kabar gila atau mengelola pesanan kerja dengan kertas, karena informasi tidak akan mengalir dengan andal dari satu gedung ke gedung lain. Alat yang Anda letakkan di satu gedung akhirnya ada di gedung lain, karena staf atau relawan meminjamnya untuk melakukan perbaikan yang diperlukan. Tanpa sistem terpusat, pelaporan kemajuan pemeliharaan di semua fasilitas menjadi lebih memakan waktu.

Kurangnya organisasi ini sering tidak terdeteksi hingga terjadi darurat. Plumbing rusak di gedung baru, atau listrik padam, dan Anda menyadari Anda tidak tahu bagian apa saja yang tersedia. Anda dapat berharap alat Anda berada di tempat terakhir Anda melihatnya, atau mengeluarkan uang untuk belanja hardware darurat.

Perangkat lunak CMMS Hippo menghilangkan stres memelihara beberapa situs. Sistem manajemen pemeliharaan aset dan peralatan kami memungkinkan Anda melihat semua peralatan Anda dari tata letak lantai dan menyimpan gambar, manual O&M, dan informasi penting lainnya, sehingga relawan, karyawan, dan kontraktor luar akan selalu memiliki dokumen penting yang tersedia. Anda bahkan dapat menyiapkan peringatan inventaris untuk mengisi ulang saat bagian menurun, dan menjadwalkan pemeliharaan rutin untuk AC, pemanas air, dan segala sesuatu yang perlu diatur secara teratur.

Apakah Anda Menyediakan Layanan Kesehatan?

Ketika kesehatan terlibat, kesalahan kecil dapat memiliki konsekuensi yang drastis. Baik Anda bekerja di rumah sakit nirlaba besar atau klinik gratis kecil, menjaga fasilitas tetap bersih dan peralatan dalam kondisi kerja yang baik membuat perbedaan besar dalam kualitas perawatan pasien yang diberikan oleh staf Anda.

Selain itu, prosedur pemeliharaan lebih rumit di bidang kesehatan. Ada aturan khusus tentang kapan dan bagaimana fasilitas perlu dibersihkan, dan kebijakan kontrol akses yang ketat, yang dapat menyusutkan jadwal pemeliharaan. Peralatan spesial seperti mesin MRI perlu dipelihara secara konsisten, yang memerlukan teknisi luar. Dan di atas semuanya, Anda masih harus melakukan semua pemeliharaan gedung dan fasilitas reguler.

Perangkat lunak CMMS Hippo menyediakan solusi manajemen pemeliharaan kesehatan dan rumah sakit untuk organisasi dari setiap ukuran. Ini dapat diskalakan dan dilengkapi dengan pengguna tanpa batas, sehingga Anda dapat memberikan tingkat akses yang tepat kepada semua orang yang memerlukannya, dari administrator utama hingga teknisi yang hanya datang saat diperbaikan khusus.

Dokter, perawat, dan staf lain dapat mengajukan permintaan kerja kepada manajer pemeliharaan, yang dapat memprioritaskannya dan menugaskannya kepada staf kebersihan, kontraktor, atau teknisi luar secara real time. Manajer juga dapat mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis membuat daftar tugas aktivitas pemeliharaan preventif, yang dapat diterima dan diperbarui oleh karyawan pada perangkat portabel.

Karena perangkat lunak mengorganisir dan menyimpan informasi kontraktor, mudah untuk melacak pemeliharaan preventif khusus juga. Baik Anda perlu membersihkan lantai besok atau mesin X-ray dilakukan service oleh teknisi luar dalam 6 bulan, Hippo CMMS secara otomatis mengirim dan melacak pesanan kerja.

Apakah Aset di Fasilitas Anda Tidak Terganti?

Suasana tenang dan reflektif dari galeri atau museum mungkin terlihat seperti kebalikan dari fasilitas kesehatan yang sibuk, namun keduanya memerlukan perawatan yang teliti dari staf pemeliharaan. Abaikan pemeliharaan yang diperlukan pada sistem kontrol iklim, dan Anda dapat merusak lukisan yang berharga atau artefak budaya. Gunakan bahan kimia pembersih yang salah, dan Anda dapat menghancurkan antik yang unik.

Perangkat lunak CMMS Hippo mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. Pesanan kerja tidak disampaikan melalui kabar gila atau dicatat di kertas — mereka dicatat dan dilacak dalam perangkat lunak, dengan sebanyak mungkin detail yang diperlukan. Pesanan kerja pemeliharaan preventif berisi daftar periksa tugas langkah demi langkah, memastikan pendekatan yang terstandarkan untuk setiap pesanan kerja.

Itu bukan perbedaan yang sepele; akan tidak praktis untuk mengirim kru pembersih dengan binder yang berisi instruksi spesifik untuk setiap item atau bagian dari koleksi yang rapuh. Dengan Hippo, namun, itu mudah. Setiap karyawan menerima pesanan kerja individu dari smartphone atau tablet mereka, dengan instruksi perawatan khusus untuk setiap tugas. Dengan akuntabilitas yang lebih besar dan lebih banyak informasi, Anda dapat yakin setiap anggota staf pemeliharaan Anda akan memperlakukan karya dengan perawatan yang layak mereka terima.

Apakah Anda Kesulitan Mengikuti Kode atau Pemeriksaan?

Jika Anda beroperasi di AS, Anda mungkin sudah tertanggung oleh OSHA dan hukum ketenagakerjaan. Ada juga kode keamanan gedung yang harus diikuti — pemeliharaan alarm asap dan tabung pemadam kebakaran, dan menjaga jalan keluar bebas dari kekacauan. Ada kode tambahan jika Anda menyediakan perumahan atau layanan medis, mengajarkan keterampilan atau mengoperasikan bengkel mesin, menjual produk atau memasak dan menyajikan makanan — hampir segala sesuatu yang dilakukan organisasi Anda menambahkan persyaratan kepatuhan. Satu pemeriksaan yang gagal dapat mengakibatkan denda besar, penutupan fasilitas, dan reputasi yang rusak.

Perangkat lunak CMMS Hippo memudahkan untuk mengikuti semua detail kecil. Tugas kepatuhan rutin seperti memastikan jalur keluar bersih dapat diubah menjadi pesanan kerja otomatis yang berulang seberapa sering yang diperlukan. CMMS secara otomatis memberitahu manajer pemeliharaan, memastikan bahwa tugas yang hanya perlu dilakukan sekali setiap beberapa bulan, seperti memeriksa alarm asap, tidak dilupakan.

Di organisasi nirlaba, setiap dolar berharga. Departemen pemeliharaan yang tidak efisien dapat memberatkan anggaran Anda dan membuat organisasi Anda kurang efektif. Hippo CMMS dapat membantu organisasi nirlaba Anda menyelesaikan semua pekerjaan yang terjadi di balik layar, sambil menghemat lebih banyak uang untuk misi Anda.