Pertanyaan Esensial yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Solusi CMMS
Dunia manajemen pemeliharaan telah berkembang seiring dengan tuntutan pasar, tantangan ekonomi, dan kemajuan teknologi yang menantang perusahaan di berbagai sektor industri. sebagai tanggapan terhadap kondisi ini, Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) dengan cepat menjadi industri yang tumbuh menawarkan solusi manajemen pemeliharaan untuk bisnis, besar dan kecil. Namun, dengan jumlah dan keragaman sistem manajemen pemeliharaan di pasaran, menemukan solusi CMMS yang cocok untuk bisnis Anda juga dapat menjadi tantangan tambahan karena perusahaan bervariasi dalam kebutuhan dan struktur unik mereka.
Sementara perangkat lunak CMMS menjanjikan banyak hal, manfaat potensialnya bergantung besar pada menyeimbangkan kebutuhan perusahaan, kemampuan perangkat lunak, dan faktor-faktor spesifik industri lainnya. Dengan menemukan kesesuaian yang tepat, memungkinkan untuk mengubah tidak hanya departemen pemeliharaan Anda, tetapi juga seluruh bisnis Anda. Survei 558 perusahaan yang menggunakan perangkat lunak CMMS melaporkan peningkatan produktivitas rata-rata 28% setelah mengimplementasikan perangkat lunak baru mereka. Secara umum, cara terbaik untuk menavigasi dalam menemukan solusi manajemen pemeliharaan yang tepat untuk organisasi Anda adalah dengan mengetahui pertanyaan yang tepat untuk ditanyakan kepada vendor CMMS.
2 Hal yang Perlu Anda Lakukan Sebelum Memulai Belanja CMMS:
1. Bentuk Tim Pemilihan CMMS
Sebelum Anda memulai pencarian solusi CMMS yang akan bekerja untuk Anda, Anda harus berkonsultasi dengan banyak pemangku kepentingan dalam operasi perusahaan Anda. Lihatlah mereka yang bekerja di departemen pemeliharaan Anda atau yang lain yang bekerja dengan kontraktor dan vendor luar Anda. Wawasan dan umpan balik mereka penting, karena mereka akan tahu apa yang diperlukan untuk meningkatkan operasi, serta cara mengatasi konseksikan kegagalan peralatan.
2. Definisikan persyaratan Anda
Tentukan fitur yang akan Anda butuhkan untuk mentransfer 100% operasi manajemen pemeliharaan Anda ke sistem perangkat lunak. Jika Anda ingin mengganti CMMS saat ini Anda, pertimbangkan tugas yang kurang dimiliki sistem saat ini sambil mencatat fitur-fitur yang Anda temukan redundan.
Buat daftar fitur yang esensial serta daftar sekunder atribut yang Anda temukan membantu tetapi tidak perlu. Lihat tim pemilihan CMMS Anda untuk wawasan. Jika Anda tidak yakin di mana memulai, inilah beberapa fitur yang sering diminta:
- Melacak biaya perbaikan pemeliharaan bulanan atau triwulanan
- Mengurangi waktu henti peralatan dengan alat pemeliharaan preventif
- Menghilangkan kebutuhan akan kertas
- Manajemen pesanan kerja sederhana dan formulir permintaan pesanan kerja
- Kemampuan untuk memproses pesanan kerja menggunakan perangkat seluler (demikian juga, apakah mereka memiliki aplikasi iOS dan Android?)
- Metode untuk melacak lokasi peralatan dan bagian
- Sistem kalender untuk merencanakan aktivitas pemeliharaan
- Meningkatkan komunikasi antara anggota tim dan ke manajemen atas, jika diperlukan
4 Pertanyaan Awal untuk Ditanyakan Setiap Vendor CMMS
Setelah Anda memiliki gambaran umum tentang serangkaian fitur yang dibutuhkan bisnis Anda, Anda perlu mengidentifikasi solusi yang mungkin cocok untuk organisasi Anda (kami menyarankan memilih 3 atau 4 vendor berbeda untuk perbandingan). Saat berbicara dengan vendor, perhatikan hal-hal berikut:
Apakah mereka akan memberikan demo?
Jangan pernah melompat ke dalam sistem, terlepas dari harga, sebelum mengujinya terlebih dahulu. Jika vendor dapat menyelaraskan demonstrasi yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, ini adalah langkah yang benar. Saat demo perangkat lunak CMMS, rujuk ke daftar fitur yang diperlukan Anda untuk memastikan CMMS memenuhi kebutuhan Anda. Waspadai fungsionalitas berlebihan yang tidak Anda butuhkan karena Anda kemungkinan akan membayar untuknya meskipun Anda tidak pernah menggunakannya.
Industri apa yang ditujukan perangkat lunak?
Beberapa solusi CMMS dirancang untuk tipe bisnis atau organisasi tertentu. Misalnya, organisasi nirlaba dan bisnis kecil tidak akan membutuhkan alat yang sama dengan perusahaan besar dan rumah sakit.
Di lingkungan medis, misalnya, pekerja pemeliharaan mungkin melacak nilai jutaan dolar peralatan yang terus dipindahkan di antara lantai di rumah sakit. Potongan peralatan ini tidak boleh gagal karena nyawa tergantung padanya. Dalam kasus ini, tugas pemeliharaan harus ditimpa pada interval tertentu, atau ditautkan dengan peristiwa yang dipicu yang dapat terjadi kapan saja.
Bisnis lain mungkin membutuhkan solusi yang memantau tidak hanya kebutuhan pemeliharaan peralatan dan gedung mereka, tetapi juga persyaratan layanan armada otomotif mereka. Sementara beberapa suite CMMS memiliki kemampuan manajemen armada, tidak setiap CMMS memiliki fitur ini. Secara alternatif, kebutuhan kantor kecil mungkin terbatas pada memastikan mesin yang penting bagi bisnis tetap dalam kondisi baik dan lampu serta filter vacuum diganti sesuai jadwal.
Apakah CMMS ramah pengguna?
Kemudahan penggunaan adalah kunci. Anda tidak akan melihat return on investment jika Anda membuang waktu, sumber daya, dan uang dengan kesulitan memahami CMMS baru Anda. CMMS bukan hanya untuk anggota yang mengerti teknologi organisasi Anda — ini dirancang untuk semua orang. Ini berarti semua karyawan dari teknisi pemeliharaan tingkat dasar hingga manajer tingkat C harus dapat menggunakan CMMS Anda secara efektif setiap hari.
Dengan CMMS, semakin banyak data dan upaya yang Anda masukkan, semakin baik return yang akan diberikan sistem. Jika Anda memilih sistem perangkat lunak yang memerlukan keterampilan yang mengerti teknologi, akan sulit untuk merealisasikan potensi sistem. Jika karyawan kesulitan mempelajari sistem — atau yang lebih buruk, menolak untuk mempelajarinya karena terlalu frustrasi – kesalahan dapat terjadi; unit AC mungkin gagal pada hari panas di bulan Juli atau potongan peralatan yang menyelamatkan nyawa di rumah sakit mungkin tidak berfungsi sebagaimana mestinya. CMMS harus dianggap sebagai asisten bagi departemen pemeliharaan; sebuah perangkat lunak yang digunakan di setiap tahap proses pemeliharaan. Tidak peduli seberapa canggih CMMS mungkin, itu hanya akan bernilai jika karyawan bersedia dan mampu menggunakannya. Pengambilan sistem oleh semua pengguna akan meningkat secara dramatis dengan memilih perangkat lunak CMMS yang ramah pengguna (sering dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas).
Saat berbicara dengan vendor CMMS, tanyakan berapa lama implementasi sistem biasanya berlangsung, dan juga berapa banyak panggilan dukungan yang biasanya diantisipasi dari klien baru dalam beberapa bulan pertama. Pertanyaan ini akan memberikan Anda gambaran yang baik tentang seberapa ramah pengguna perangkat lunak mereka sebenarnya.
Apakah perangkat lunak berbasis web atau terinstal?
Solusi CMMS berbasis web (juga dikenal sebagai Software as a Service (SaaS) atau cloud computing) biasanya dihosting oleh penyedia Anda pada perangkat keras mereka dan dikelola di datacenter mereka sendiri. Pengguna mengaksesnya melalui Internet, baik melalui situs web, atau aplikasi atau solusi perangkat lunak tertentu. Di sisi lain, CMMS terinstal, sepenuhnya dihosting di lokasi, berarti semua perangkat keras harus diinstal, dikelola, dan dikontrol oleh perusahaan yang menggunakan CMMS.
Secara umum, solusi CMMS berbasis web jauh lebih murah, dan mereka menawarkan pengguna tingkat dukungan yang jauh lebih tinggi dengan fitur dukungan yang tersatukan ke dalam produk. Namun, karena mereka tidak dihosting di lokasi, pengguna terkadang merasa mereka memiliki kontrol yang lebih rendah atas CMMS mereka, karena mereka tidak memiliki kontrol atas perangkat keras tempat instalasi mereka dihosting. Beberapa pengguna merasa data mereka tidak seaman di platform berbasis web dibandingkan dengan dihosting di lokasi. Isu keamanan data adalah prioritas untuk model SaaS yang canggih saat ini. Untuk penjelasan mendalam tentang keamanan CMMS berbasis web, baca artikel kami di sini. Seperti banyak penyedia CMMS berbasis web, Hippo menggunakan enkripsi 256-bit untuk melindungi data kliennya. Selain itu, ia melakukan tes keamanan rutin tahunan pada perangkat kerasnya, memastikan bahwa lubang yang mungkin ada diperbaiki segera. Dengan mempertimbangkan biaya layanan keamanan terkelola, kemungkinan kecil bahwa CMMS terinstal lebih aman daripada solusi berbasis web, dalam praktiknya.
5 Pertanyaan untuk Ditentang tentang Harga CMMS Anda
Menemukan CMMS yang tepat untuk bisnis Anda hanyalah bagian dari persamaan. Bagian lainnya adalah biaya perangkat lunak CMMS. Biaya aktual penggunaan perangkat lunak CMMS akan bervariasi dari satu vendor ke vendor, tergantung pada fungsionalitas yang diinginkan, jumlah pengguna, dan jumlah data yang dikelola. Lisensi satu pengguna ditemukan berbiaya rendah hingga $25 per bulan dengan biaya meningkat hingga $200 per bulan, tidak termasuk biaya langganan atau layanan tahunan lainnya. Untuk menerima informasi biaya yang dapat diandalkan dan akurat, terbaik untuk melihat di luar informasi yang disediakan di situs web vendor CMMS. Luangkan waktu untuk berkomunikasi langsung dengan vendor tentang produk dan biaya sebelum membeli Perangkat Lunak CMMS dengan bertanya pada pertanyaan berikut:
Apakah vendor akan menagih Anda untuk setiap pengguna tambahan?
Sementara beberapa solusi CMMS dibangun di sekitar biaya lisensi tetap, yang lain akan menagih jumlah yang meningkat tergantung pada jumlah pengguna yang mengakses sistem. Isu ini perlu diatasi untuk menentukan apakah sistem akan cocok dengan anggaran Anda. Sistem yang menagih untuk pengguna tambahan dapat membatasi untuk bisnis yang berkembang pesat. Alternatif yang lebih baik mungkin paket yang memungkinkan jumlah pengguna tanpa batas, sehingga menghilangkan kekhawatiran tentang biaya yang meningkat.
Penting juga untuk bertanya kepada vendor bagaimana mereka mendefinisikan pengguna. Apakah pengguna seseorang yang hanya mengakses sistem, atau pengguna seseorang yang dapat membuat permintaan pesanan kerja? Pastikan Anda serasi dengan vendor Anda sehingga Anda dapat dengan akurat memperkirakan penawaran yang akan Anda terima.
Apakah struktur harga jelas?
Identifikasi biaya tersembunyi dengan berbicara dengan vendor CMMS secara detail tentang struktur biaya mereka. Jelaskan kebutuhan perusahaan Anda dan tanyakan langsung macam biaya apa yang dapat Anda harapkan di masa depan. Seperti yang dicatat, tidak semua sistem CMMS mengaitkan biayanya dengan jumlah pengguna yang mengakses sistem. Beberapa menagih berdasarkan jumlah pesanan kerja yang dikirim bulanan, sementara yang lain memiliki tarif yang berubah tergantung pada berapa banyak situs, gedung, atau departemen yang dimiliki atau diraih bisnis Anda.
Jika perangkat lunak berbasis web adalah opsi, pertimbangkan hal ini. Harga pada perangkat lunak berbasis web biasanya lebih fleksibel dan dapat diatur serta tersedia dalam pembayaran bertahap (tahunan atau bulanan). Secara alternatif, perangkat lunak berbasis situs yang harus diinstal pada server perusahaan khusus biasanya datang dengan biaya awal yang lebih tinggi; dan meski dengan biaya itu, bisnis mungkin masih harus membayar bulanan atau tahunan untuk biaya lisensi dan langganan dukungan.
Apakah ada diskon yang tersedia?
Banyak perusahaan CMMS menawarkan diskon untuk klien nirlaba, komitmen jangka panjang, dan jenis pelanggan lainnya. selama penelitian Anda, pastikan untuk bertanya kepada setiap vendor macam diskon apa yang mereka tawarkan. Jumlah diskon dapat bervariasi dari satu vendor ke vendor; pertimbangkan diskon yang berlaku dalam pertimbangan dan keputusan akhir Anda.
Apakah kebijakan pengembalian dana?
Menemukan CMMS yang tepat adalah kerja keras, dan jika Anda tidak puas, memiliki jalur pengembalian adalah penting. Tanyakan apakah vendor menawarkan jenis jaminan kepuasan apa pun. Berapa lama jaminan berlangsung dan apa syaratnya. Karena instalasi dan implementasi perangkat lunak CMMS dapat menjadi proses yang memakan waktu beberapa bulan atau bulan, memiliki periode pengembalian yang diperpanjang adalah wajar.
Biaya penyiapan berapa?
Biaya implementasi perangkat lunak dapat mahal dan menjadi penentu akhir. Pastikan untuk bertanya tentang biaya penyiapan yang umum dan bertanya berapa banyak klien mereka biasanya membayar selama tahun pertama mereka sebagai pelanggan. Karena setiap perusahaan memiliki hambatan implementasi yang berbeda, buat kendala dalam estimasi.
Penyiapan sistem biasanya terjadi dalam dua cara: klien menyiapkan segalanya atau, klien membayar perusahaan perangkat lunak CMMS untuk membantu dalam prosesnya. Keputusan tentang penyiapan mandiri tidak hanya harus didorong oleh biaya tetapi juga oleh keterampilan teknis yang tersedia untuk melakukan proses tersebut. Untuk beberapa bisnis, waktu, sumber daya, dan frustrasi yang terlibat dalam proses penyiapan mandiri dapat membuat keputusan untuk menggunakan bantuan vendor lebih disukai. Dalam kasus ini, vendor mungkin lebih bersedia untuk membantu mengisi database Anda dan melatih staf Anda. Jika Anda ingin menghemat uang dengan menyiapkan perangkat lunak CMMS baru Anda sendiri, tetapi sistem sangat rumit sehingga Anda memerlukan bantuan vendor, itu mungkin bukan perangkat lunak yang tepat untuk Anda. Secara umum, sistem berbasis web lebih mudah diimplementasikan dibandingkan sistem di lokasi yang memerlukan perangkat keras khusus. Penting untuk menilai perbedaan biaya jauh sebelumnya jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan bantuan vendor.
2 Pertanyaan Dukungan Teknis untuk Ditanyakan Setiap Vendor CMMS
Bahkan perangkat lunak yang paling ramah pengguna dapat disertai dengan pertumbuhan; faktor penting adalah memastikan bahwa pelatihan yang tepat dan staf dukungan yang kuat dapat memastikan kesulitan diminimalkan. Jika Anda berencana untuk mengimplementasikan CMMS dengan sukses, Anda perlu memastikan bahwa vendor Anda memiliki tim yang siap untuk mendukung perusahaan Anda. Inilah dua pertanyaan kepada vendor Anda selama konsultasi awal:
Apakah mereka menawarkan pelatihan?
Temukan apakah vendor CMMS akan melatih Anda untuk menyiapkan database, memasukkan data, menjadwalkan pemeliharaan preventif, dan mengantrekan pesanan kerja – serta layanan lain yang dibutuhkan tim Anda dari CMMS Anda. Demikian pula, temukan apakah pelatihan termasuk dalam biaya bulanan Anda (atau biaya penyiapan). Jika tidak, biaya tambahan untuk pelatihan berapa? Pendekatan terbaik adalah memastikan bahwa beberapa orang kunci, seperti manajemen dan pengguna esensial lainnya, dilatih dalam perangkat lunak secepatnya. Para pemimpin tersebut kemudian dapat memberitahukan pengetahuan mereka kepada anggota tim pemeliharaan lain seiring waktu. Berbagi informasi dengan cara ini dapat menghemat uang jika vendor CMMS yang Anda pilih menagih untuk pelatihan dan dukungan.
Apakah dukungan mudah dihubungi?
Temukan waktu dukungan dapat dihubungi dan, sama pentingnya, waktu tanggapan yang diharapkan. Bertanya tentang metode komunikasi yang tersedia untuk Anda? Bergantung pada situasi dan waktu siang, email mungkin bekerja paling baik sementara pada waktu lain, komunikasi telepon atau obrolan mungkin lebih disukai. Temukan apakah tim dukungan berkualitas? Dengan kata lain, apakah Anda akan memanggil nomor call center 800- di mana staf dukungan teknis ditunjuk ke luar, atau apakah Anda akan berinteraksi dengan teknisi staf yang mampu memperbaiki bug dan meningkatkan pengalaman pelanggan?
Untuk sebagian besar pelanggan yang berinvestasi dalam CMMS, memiliki program pemeliharaan preventif yang terjadwal adalah inti dari bisnis Anda. Jika bug sistem mengganggu fungsionalitas pemeliharaan preventif atau fitur lain yang vital, menyelesaikan masalah secepatnya adalah penting. Bermain telepon gawang, menunggu di dermaga selama 45 menit, atau memiliki tiket pesanan kerja diteruskan kepada orang lain dapat frustrasi dan mahal. Bertanya bagaimana dan oleh siapa masalah ini akan ditangani. Dukungan adalah sesuatu yang bisnis jarang pikirkan sampai ada masalah. Bertanya tentang layanan dukungan sebelum Anda membeli CMMS.
3 Pertanyaan untuk Ditentang tentang Keberhasilan CMMS Anda di Jangka Panjang
Saat membeli perangkat lunak CMMS, umum untuk fokus pada saat ini dengan kekhawatiran yang berpusat pada isu terkait biaya instalasi dan melatih karyawan dalam penggunaannya. Terlalu sering, isu terkait bagaimana sistem akan mempengaruhi bisnis Anda di masa depan saat tumbuh dan berkembang diabaikan. Pastikan Anda mempertimbangkan tiga faktor ini yang mungkin mempengaruhi bisnis Anda di masa depan:
Apakah perangkat lunak CMMS Anda dapat diskalakan seiring pertumbuhan bisnis Anda?
Bisnis adalah dinamis yang berarti mereka berubah dan berkembang seiring waktu. Bicara dengan vendor CMMS Anda dan temukan apakah perangkat lunak dapat beradaptasi dengan pertumbuhan perusahaan termasuk penambahan gedung, peningkatan staf, atau mengubah tugas dan tanggung jawab staf pemeliharaan. Rumah sakit misalnya, mengalami perubahan berkelanjutan seperti perkenalan peralatan baru yang memerlukan pemeliharaan harian, atau penambahan armada ambulans yang perlu berada di jalan 24/7. Dalam kasus ini, CMMS harus dapat menangani tantangan ini. Antisipasi bahwa perusahaan Anda kemungkinan akan berkembang, dan perangkat lunak Anda harus berkembang dengan Anda. Pastikan semua detail kemampuan ekspansi perangkat lunak disampaikan sebelumnya.
Antisipasi kemungkinan bahwa perusahaan Anda akan berkembang, dan perangkat lunak Anda harus mampu berkembang dengan Anda. Pastikan semua detail disampaikan sebelumnya sehingga perusahaan Anda tidak ditangkap dalam perubahan atau ekspansi besar.
Apakah data dapat diekstraksi untuk digunakan dalam sistem CMMS lain?
Jika perusahaan Anda tumbuh melebihi batas perangkat lunak yang Anda pilih, penting bahwa Anda tidak menemukan diri Anda dalam posisi harus memulai dari nol dengan sistem baru. Isu penting untuk dipertimbangkan adalah, apakah vendor akan mengizinkan Anda untuk menggunakan kembali data yang disimpan di sistem mereka untuk digunakan dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan baru? Pastikan untuk bertanya tentang prosedur jika ekstraksi data menjadi diperlukan.
Seberapa sering pembaruan perangkat lunak?
Perusahaan perangkat lunak yang terkemuka memiliki tim pengembang yang selalu bekerja untuk meningkatkan perangkat lunaknya. Pembaruan umum dan menunjukkan bahwa vendor CMMS Anda terinvestasi dalam mempertahankan hubungan seumur hidup dengan pelanggan yang puas. Secara umum, perangkat lunak berbasis web diperbarui lebih sering daripada perangkat lunak yang diinstal pada server milik bisnis. Namun, pembaruan ini biasanya tidak menghasilkan gangguan layanan. Karena perbedaan frekuensi pembaruan dan waktu henti yang terkait bervariasi dari satu vendor ke vendor dan dari satu format ke format lainnya, terbaik untuk bertanya seberapa sering pembaruan perangkat lunak dirilis, pada waktu apa mereka dirilis, dan apa, jika ada, waktu henti yang dapat diharapkan selama instalasi pembaruan.
Untuk Menemukan CMMS yang Tepat Untuk Bisnis Anda, Anda Harus Bertanya dan Mencari Jawaban
Jika Anda masih mencoba untuk melacak kebutuhan pemeliharaan Anda menggunakan spreadsheet, saatnya untuk mempertimbangkan CMMS sebagai alternatif yang lebih efisien, produktif, dan menguntungkan. Departemen Energi AS melaporkan bahwa, secara rata-rata, perusahaan melaporkan penurunan 20% dalam waktu henti peralatan setelah perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan diimplementasikan. Namun, meski dengan potensi penghematan biaya yang besar, Anda mungkin sudah tahu bahwa menemukan CMMS yang cocok dengan bisnis Anda dapat menakutkan.
