6 Indikator Jelas Anda Harus Mengupgrade CMMS Hari Ini

Manajer pemeliharaan tidak lebih baik dari alat mereka, dan alat fisik tidak lebih penting dari alat virtual — sistem yang menampung pesanan kerja, tugas, dan dokumen aset. Kapan terakhir kali Anda memberikan evaluasi menyeluruh pada perangkat lunak CMMS Anda?

Jika Anda tidak tahu bahwa CMMS singkatan dari “computerized maintenance management software,” aman untuk bertaruh Anda menggunakan alur kerja kertas atau sistem spreadsheet. Itu sendiri adalah alasan untuk mengupgrade. Tetapi bahkan jika Anda sudah memiliki sistem terpusat yang tersedia, Anda harus secara teratur menilai kesehatan dan kinerjanya, sama seperti yang Anda lakukan dengan fasilitas Anda.

Saat revolusi SaaS dan mobile menyapu industri IT, banyak sistem perusahaan, termasuk CMMS, telah berkembang. Pasar masih berkembang. Perangkat lunak pemeliharaan dan manajemen fasilitas diperkirakan akan melewati $43 miliar pada 2019, menurut MarketsandMarkets. Jika Anda belum meninjau lanskap vendor perangkat lunak baru-baru ini, untuk membandingkan fitur aplikasi CMMS baru dan opsi harga yang fleksibel, sekarang mungkin saatnya.

Seberapa baik aplikasi CMMS saat ini Anda memenuhi kebutuhan Anda? Ini adalah enam tanda mungkin saatnya untuk memperbarui aplikasi CMMS.

Kurangnya Visibilitas

Seberapa banyak yang Anda ketahui tentang kinerja dan pemeliharaan aset dan fasilitas Anda, pada setiap saat? Jika memakan waktu satu hari hanya untuk membuat laporan status dasar, bagaimana Anda akan membuat keputusan cepat ketika nasib pekerjaan, atau kelangsungan layanan, atau keselamatan pekerja tergantung padanya?

Aplikasi CMMS modern dan ramah pengguna harus menyediakan visibilitas real-time dengan melacak dan melaporkan sejumlah metrik fasilitas dan peralatan, dari kode kegagalan CMMS hingga waktu henti, penyelesaian pesanan kerja, jam penggunaan, dan inventaris bagian. Tentu saja, tidak semua pengguna akan membutuhkan metrik ini selama setiap prosedur, tetapi membawa semua data Anda ke dalam satu sistem menyediakan akses yang nyaman bagi manajer fasilitas dan pengambil keputusan lainnya. Akses berbasis izin memberikan pengguna kemampuan untuk menggunakan fitur spesifik sambil memblokir akses ke fitur yang tidak mereka butuhkan. Izin dapat dengan mudah dimodifikasi untuk mencerminkan kebutuhan setiap pengguna, membantu membersihkan antarmuka dan menyederhanakan tugas segera yang dihadapi.

Masalah Kepatuhan

Di setiap industri, ada kode dan peraturan yang mengatur keselamatan, pemeliharaan, dan tingkat layanan fungsional. Di dunia berbasis kertas, tetap patuh terhadap peraturan ini memerlukan banyak upaya manual dan — kemungkinan besar — manajer fasilitas dengan otak seperti jebakan baja.

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi yang tepat dapat mengotomatisasi banyak proses ini untuk meningkatkan tingkat kepatuhan dan meminimalkan tenaga kerja berlebihan. Lacak status peralatan, kendaraan, atau fasilitas Anda melalui aplikasi CMMS kami, dan tetapkan pemberitahuan untuk mengingatkan Anda tentang kedaluwarsa jaminan dan pemeriksaan rutin. Anda juga dapat mencatat riwayat perbaikan, menampung semua dokumen aset dan peralatan termasuk manual O&M, lembar spesifikasi, tag ID, dan gambar model peralatan, serta memelihara jejak audit yang bersih untuk pemeriksaan atau permintaan di masa depan.

Perubahan di Tempat Kerja yang Mempengaruhi Pemeliharaan

Jika Anda hanya mengelola beberapa potongan peralatan atau fasilitas yang lebih kecil, Anda mungkin tidak merasa perlu untuk sistem perangkat lunak yang didedikasikan. Anda mengelola dengan baik dengan spreadsheet dan lemari berkas. Untuk saat itu, itu mungkin benar. Tetapi jika keadaan berubah — kendaraan/peralatan baru, fasilitas yang ditingkatkan, atau tantangan regulasi baru — alur kerja saat ini Anda mungkin tiba-tiba menjadi tidak mencukupi.

Jika salah satu perubahan ini ada pada jadwal untuk enam bulan ke depan, ide yang baik untuk mulai meneliti solusi sekarang dan menempatkan sistem. Dengan munculnya lebih banyak vendor SaaS yang menawarkan aplikasi CMMS yang terjangkau, bahkan operasi terkecil dapat mendapat manfaat dari manajemen pesanan kerja yang tersederhanakan dan basis data kontraktor luar. Aplikasi CMMS juga dapat diskalakan dan dapat dengan mudah tumbuh bersama bisnis untuk mencerminkan kebutuhan operasional yang berubah. Dengan meneliti opsi sekarang atau memulai dengan fitur aplikasi CMMS sederhana, Anda akan berada di depan permainan saat tiba saatnya untuk membuat keputusan implementasi skala besar.

Untuk tips bagaimana menghemat waktu meneliti aplikasi CMMS, unduh panduan CMMS gratis kami.

Teknis Anda Membawa Klipbord

Tidak ada yang “salah” dengan menggunakan klipbord itu sendiri. Teknis dan staf pemeliharaan telah bekerja dari kertas selama bertahun-tahun sebelum datangnya perangkat lunak bisnis modern. Tetapi jika Anda memiliki aplikasi CMMS dan pekerja Anda masih menggandakan upaya mereka dengan proses berbasis kertas dan masuk ulang data, mungkin saatnya untuk mempertimbangkan upgrade.

Sistem berbasis cloud atau hibrid cloud harus menghilangkan kebutuhan untuk alur kerja yang ketinggalan zaman dan berlebihan dengan menyediakan akses real-time ke data dan laporan dari setiap lokasi. Banyak vendor bahkan menyediakan aplikasi seluler asli sehingga teknisi dapat membaca, mengajukan, memodifikasi, dan menyelesaikan pesanan kerja dari smartphone dan tablet mereka.

Kurangnya Integrasi

Apakah aplikasi CMMS saat ini Anda bertukar data dengan sistem bisnis relevan lainnya, seperti manajemen inventaris, manajemen properti, dan akuntansi? Jika Anda menggunakan produk berbasis server berusia 10 tahun yang vendor-nya telah berhenti merilis pembaruan, jawabannya kemungkinan tidak. Integrasi horizontal jenis ini penting untuk memastikan unit pemeliharaan Anda mendukung bagian lain dari bisnis.

Untuk itu, cari aplikasi CMMS yang mendukung integrasi asli dengan sistem yang Anda gunakan (plug and play), atau menyediakan API (application program interface) yang fleksibel untuk integrasi kustom. Jika semuanya gagal, pastikan data pemeliharaan Anda dapat dengan mudah diekstraksi dari database Anda tanpa biaya denda untuk melakukannya.

Proses Pesanan Kerja yang Gagal

Pesanan kerja adalah darah kehidupan hampir setiap operasi pemeliharaan, jadi mengelolanya secara efisien dapat membuat perbedaan antara sukses dan gagal sebagai unit bisnis. Jika tingkat perbaikan pertama kali (FTF) Anda rendah dan pesanan kerja Anda seringkali terlambat, Anda biasanya dapat menelusuri masalah ke alur kerja yang salah atau manajemen data yang buruk.

Misalnya, aplikasi CMMS saat ini Anda tidak menawarkan fitur inventaris bawaan yang terhubung dengan pesanan kerja, sehingga teknisi Anda seringkali setengah jalan melalui pekerjaan sebelum mereka menyadari mereka tidak memiliki bagian atau bahan yang diperlukan. Saat Anda meneliti sistem, coba cari yang mendukung alur kerja saat ini Anda dan dapat membawa perbaikan di mana diperlukan. Penting juga bahwa fitur pesanan kerja memperluas akses pengguna kepada staf perusahaan dan pelanggan — siapa pun yang mungkin memiliki kepentingan pada fasilitas dan peralatan Anda.

Mungkin pertanyaan yang sebenarnya yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri bukan Kapan saatnya untuk mengupgrade? tetapi Apa yang menahan saya? Saat aplikasi CMMS semakin terjangkau dan dapat diakses, unit pemeliharaan di setiap industri mengadopsi sistem baru untuk meningkatkan cara mereka bekerja dan mengurangi biaya overhead. Jangan menunggu terlambat untuk menemukan aplikasi cmms Anda. Jika Anda mengidentifikasi diri Anda dengan salah satu gejala pada daftar ini, saatnya untuk mulai melakukan penelitian dan membandingkan produk.