Kembali Ke Dasar:Panduan CMMS Utama Bagian 4

Saatnya untuk angsuran terakhir dari seri kami Kembali Ke Dasar:Panduan CMMS Terbaik. Kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang sistem CMMS. Klik di sini jika Anda melewatkan Bagian 1, di sini untuk Bagian 2, dan di sini untuk Bagian 3.

Dalam postingan hari ini, kami akan membahas cara menemukan kecocokan yang tepat antara CMMS dan organisasi Anda dengan menentukan pertanyaan terbaik untuk diajukan.

Baca terus untuk Bagian 4- Tiga pertanyaan penting untuk ditanyakan saat meneliti CMMS yang tepat untuk organisasi Anda.

Seperti semua pembelian, baik itu membeli mobil atau memilih sepatu yang sempurna, Anda harus mengajukan pertanyaan yang tepat untuk membuat keputusan pembelian yang tepat. Penilaian kritis harus dilakukan untuk benar-benar memahami manfaat dari satu produk di atas yang lain. Jika Anda tidak membandingkan campuran produk, bagaimana Anda bisa yakin bahwa Anda benar-benar menemukan produk yang cocok?

Dalam posting hari ini, kami mengungkap tiga pertanyaan penting yang harus Anda tanyakan untuk menemukan CMMS terbaik. Sebelum membeli perangkat lunak CMMS, organisasi Anda harus membentuk tim untuk menanyakan:

• Siapa yang perlu menggunakan perangkat lunak,
• Apa yang perlu dilakukan, dan,
• Manfaat apa yang mereka harapkan.

1) Siapa yang Perlu Menggunakan Perangkat Lunak?

Mulailah dengan ukuran, distribusi, struktur dan keahlian dari departemen pemeliharaan Anda. Apakah Anda memiliki tim kecil yang melakukan perbaikan umum pada satu fasilitas, tim spesialis yang besar yang bekerja di lusinan bangunan, atau di antaranya? Apakah Anda mendapatkan pengiriman bulanan dari satu vendor, atau bekerja setiap hari dengan berbagai vendor dan teknisi luar?

Bagaimana dengan pengguna non-pemeliharaan? Apakah Anda menginginkan portal yang memungkinkan pekerja lain di perusahaan Anda mengajukan permintaan perintah kerja? Apakah manajemen atas akan menggunakan CMMS untuk mengevaluasi departemen pemeliharaan? Dan apakah evaluasi ini akan terjadi di beberapa fasilitas? Akankah HR menggunakannya untuk mengevaluasi kinerja? Jawaban atas pertanyaan ini akan secara langsung memengaruhi cakupan CMMS Anda dan struktur harga perangkat lunak yang tersedia.

2) Apa yang Perlu Dilakukan Perangkat Lunak?

Sebuah manajemen fasilitas kecil dan departemen pemeliharaan gedung akan memiliki kebutuhan yang berbeda dari sebuah perusahaan besar di industri manufaktur. Beberapa organisasi hanya memerlukan aplikasi CMMS sederhana untuk membuat dan melacak perintah kerja. Perusahaan lain memerlukan seperangkat alat yang lengkap, termasuk pemeliharaan preventif, pelacakan, dan manajemen vendor.

Jangan lupa untuk memikirkan mobilitas dan kemudahan penggunaan. Fitur apa yang perlu diakses pekerja di lapangan? Apakah perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi Anda harus dapat diakses oleh pekerja yang buta huruf atau tidak bisa berbahasa Inggris? UI visual yang sederhana mungkin tidak terlalu penting bagi tim teknisi TI, tetapi bisa jadi hal itu membuat atau menghancurkan organisasi yang mempekerjakan pekerja berketerampilan rendah atau imigran dengan kefasihan bahasa Inggris yang terbatas.

Anda juga harus memikirkan apa yang perlu dilakukan penyedia. Apakah Anda memerlukan mitra CMMS yang dapat menginstal dan mengkonfigurasi perangkat lunak CMMS, atau memberikan pelatihan? Tingkat dukungan apa yang Anda butuhkan jika Anda mengalami bug? Bisakah Anda membiarkan perangkat lunak mati selama beberapa hari saat Anda menyelesaikan masalah perangkat lunak, atau apakah Anda memerlukan dukungan pelanggan yang akan segera menghubungi Anda kembali?

3) Manfaat Apa yang Anda Harapkan Dari Perangkat Lunak CMMS?

Apakah Anda bertujuan untuk meningkatkan produktivitas? Pelacakan yang lebih baik dan kontrol pengeluaran? Proses yang lebih terstandarisasi di seluruh organisasi Anda? Atau apakah Anda mencoba memecahkan masalah tertentu, seperti kurangnya pemeliharaan preventif, disorganisasi, atau kontrol inventaris yang buruk?

Sangat penting bahwa manajemen dan departemen pemeliharaan memiliki suara dalam memilih perangkat lunak CMMS. Jika manajemen membuat keputusan sendiri, mereka mungkin fokus pada fitur mencolok, sementara mengabaikan aksesibilitas, mobilitas, dan fitur lain yang penting bagi departemen pemeliharaan. Jika departemen pemeliharaan membuat keputusan sendiri di sisi lain, mereka dapat mengabaikan kebutuhan manajemen fitur pelacakan dan pelaporan. Idealnya, Anda juga harus berbicara dengan pemangku kepentingan lain, seperti pekerja yang perlu mengajukan permintaan pemeliharaan atau penyewa (dalam manajemen fasilitas).

Menggabungkannya:Situasi yang Dilihat Kembali

Ingat situasi kehidupan nyata yang kami gambarkan di awal Bagian 1? Tanpa bantuan CMMS standar, ban berjalan yang rusak dapat merusak keseluruhan operasi Anda. Setelah CMMS diimplementasikan, situasi yang dulu rumit disederhanakan dan segera diperbaiki. Inilah cara bermain dengan CMMS:

Merevolusi departemen pemeliharaan Anda. Ada tantangan dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Mungkin sulit untuk menemukan opsi terbaik, dan banyak perusahaan berakhir dengan banyak penolakan dari departemen pemeliharaan jika perangkat lunak tidak memiliki alur kerja yang tepat.

Kami mendorong Anda untuk mengajukan banyak pertanyaan, dan memastikan Anda berada di jalur yang benar, sehingga Anda dapat menemukan sistem yang memenuhi kebutuhan semua orang.

Jika Anda siap untuk mulai meneliti opsi CMMS, hubungi kami untuk webinar langsung gratis dan uji coba gratis 30 hari — kami ingin menunjukkan kepada Anda apa yang dapat dilakukan Hippo CMMS!

Dapatkan keempat entri blog di satu tempat. Kami telah menyusun seri blog ini menjadi satu eBook yang komprehensif. Unduh gratis sekarang!