Kembali Ke Dasar:Panduan CMMS Utama Bagian 3

Saatnya untuk Bagian 3 dalam Back To Basics:Seri blog Panduan CMMS Ultimate kami. Kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang sistem CMMS. Jika Anda melewatkan Bagian 1, Anda dapat membacanya di sini atau klik di sini untuk Bagian 2- mempelajari fitur-fitur utama CMMS.

Dalam posting hari ini kita akan membahas atribut perangkat lunak penting yang dapat membuat atau menghancurkan implementasi CMMS yang sukses.

Baca terus untuk Bagian 3- Menemukan perpaduan yang tepat antara keramahan pengguna, harga, dan penyediaan di CMMS Anda.

Minggu lalu kami memberi Anda ikhtisar sederhana tentang fitur CMMS penting yang biasanya dicari pelanggan dalam perjalanan pembeli mereka. Tapi ceritanya tidak berakhir begitu perangkat lunak memenuhi kriteria Anda untuk serangkaian fitur CMMS tertentu. Faktor-faktor yang benar-benar membedakan satu CMMS dari yang lain jauh melampaui fitur mereka, ini tentang bagaimana fitur tersebut dikirimkan dan label harga yang menyertainya. Atribut perangkat lunak seperti tingkat keramahan pengguna, struktur harga, dan metode pengiriman perangkat lunak - baik itu diinstal maupun berbasis web - semuanya berkontribusi pada keberhasilan implementasi perangkat lunak di organisasi mana pun. Kami merinci ketiganya dan menunjukkan kepada Anda apa yang harus dicari dalam campuran atribusi perangkat lunak yang sempurna.

1) Kemudahan penggunaan dalam perangkat lunak CMMS

Seperti yang telah kami katakan sebelumnya, biasanya ada trade-off antara kegunaan dan ketahanan. Perangkat lunak CMMS yang memberikan fitur ekstensif kepada pengguna mungkin tampak seperti pembelian yang mudah, namun sistem ini cenderung berantakan dan sulit untuk dikuasai. Selain itu, beberapa perusahaan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi mengabaikan desain yang ramah pengguna dan antarmuka yang ramping. Mereka gagal mengujinya pada pengguna tanpa latar belakang teknologi yang kuat, atau menerapkan tata letak grafis yang intuitif.

Keramahan pengguna adalah salah satu faktor terpenting dalam implementasi CMMS yang sukses. Diperkirakan 40-80% implementasi CMMS gagal pada tahun pertama, sehingga setiap kerumitan yang tidak dibutuhkan menimbulkan risiko nyata bagi keberhasilan adopsi. Jika manajer pemeliharaan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mempelajari perangkat lunak yang kompleks, menavigasi menu yang rumit, mengubah berbagai izin pengguna dan segera menghubungi dukungan teknis, daripada melakukan tugas pemeliharaan yang sebenarnya, kecil kemungkinan mereka akan menyukai sistem perangkat lunak CMMS baru mereka. Kecuali jika perangkat lunaknya disederhanakan, ada risiko nyata tidak pernah menyadari manfaat perangkat lunak pemeliharaan terkomputerisasi.

Bahkan dalam organisasi dengan kebutuhan yang kompleks, CMMS yang paling mudah digunakan seringkali merupakan pilihan terbaik. Armtec Infrastructure Inc., produsen bahan konstruksi dan infrastruktur, adalah contoh sempurna. Mereka mengoperasikan jaringan pabrik kecil, ramping, terpisah secara geografis untuk merespons dengan lebih efisien, membuat manajemen pemeliharaan yang efektif cukup menantang.

Pada tahun 2013, mereka masih menggunakan kertas dan pena atau spreadsheet — setiap manajer pabrik bertanggung jawab atas pemeliharaannya sendiri — dan membutuhkan cara untuk menjalankan program pemeliharaan yang lebih terpusat dan konsisten. Mereka dengan hati-hati membandingkan semua opsi, dan akhirnya memilih Hippo CMMS. Itu memiliki semua fitur yang mereka butuhkan, tetapi fitur bukanlah faktor penentu.

“Semua orang menyukai Hippo yang terbaik dari semua paketnya,” kata Leo Logashov, Manajer Keunggulan Operasi Nasional. “Kami memilih Hippo karena kesederhanaannya, karena beberapa pengguna tidak memiliki keterampilan komputer tingkat lanjut dan hanya mengetahui dasar-dasarnya.”

2) penyediaan perangkat lunak CMMS

Ini mungkin mengejutkan banyak bisnis yang mencari CMMS, tetapi metode pengiriman perangkat lunak sama pentingnya dengan apa yang dapat dilakukannya. Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi dulunya hanya dipasang di lokasi. Departemen TI harus memuat program (dan pembaruan perangkat lunak) ke komputer atau jaringan lokal dan mengkonfigurasinya dengan tangan (sebagai alternatif, mereka harus menginstal server mereka sendiri di tempat). Itu membosankan dan memakan waktu, dan seringkali membutuhkan banyak penyesuaian sebelum semuanya bekerja dengan benar. Seringkali, program hanya dapat diakses dari satu komputer. Jika komputer gagal, Anda bisa kehilangan catatan bertahun-tahun dalam sekejap mata. Selain itu, sistem CMMS yang diinstal jauh lebih mahal daripada opsi lain karena biaya di muka yang tinggi dan biaya berkelanjutan yang mahal karena pengguna harus membayar untuk setiap peningkatan tambahan yang diluncurkan penyedia. Label harga yang mahal adalah penghalang utama bagi banyak perusahaan untuk mengakses CMMS atau memastikan ROI.

Saat ini, perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi biasanya ditawarkan di cloud, menggunakan model Software as a Service (SaaS). Alih-alih membeli program dan meningkatkan dan membayar TI untuk menginstal dan menjalankannya, Anda membayar biaya berlangganan dan membiarkan penyedia perangkat lunak mengurus detail teknis. Anda dapat mengaksesnya dari mana saja, dan perusahaan menangani instalasi dan pembaruan secara otomatis. Risiko data Anda rusak atau hancur karena kegagalan komputer juga jauh lebih kecil, karena semuanya disimpan di pusat data yang aman.

Ingatlah, dengan SaaS Anda bergantung pada penyedia perangkat lunak, jadi penting untuk mengetahui tentang jaminan dan dukungan mereka. Layanan dapat berkisar dari sesi pelatihan cepat untuk membuat pengguna mengenal sistem mereka hingga penyiapan penuh di mana vendor bertanggung jawab atas pengumpulan data dan integrasi data. Berbagai poin harga, sumber daya CMMS tambahan, dan paket dukungan teknis berkelanjutan tersedia untuk setiap vendor, jadi pastikan Anda memilih vendor tidak hanya berdasarkan produk tetapi juga layanan profesional yang mereka berikan.

3) harga perangkat lunak CMMS

Sebagian besar industri perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi menawarkan lisensi per pengguna dan per modul. Dengan kata lain, untuk serangkaian fitur tertentu (misalnya, manajemen perintah kerja dan manajemen inventaris), Anda harus membayar X dolar per bulan untuk setiap pengguna.

Ini bisa tampak seperti masalah besar jika Anda memiliki departemen pemeliharaan kecil, tetapi itu akan kembali menggigit Anda seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Selain itu, model penetapan harga ini dapat membatasi cara Anda menggunakan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Misalnya, akan sangat mahal untuk memberikan akses kepada kontraktor luar atau anggota staf biasa yang mungkin perlu mengajukan permintaan kerja.

Model penetapan harga lainnya, seperti Hippo CMMS', bekerja secara berbeda. Kami mengenakan biaya per fasilitas, bukan per kepala. Itu memungkinkan pengguna kami menggunakan perangkat lunak untuk berkomunikasi dengan vendor, kontraktor, dan siapa pun yang membutuhkannya. Dan karena harga per fasilitas menurun saat Anda menambahkan lebih banyak fasilitas ke sistem Anda, perangkat lunak tersebut sebenarnya menjadi lebih hemat biaya seiring pertumbuhan Anda.

Pentingnya menemukan perangkat lunak CMMS yang memiliki perpaduan yang tepat antara keramahan pengguna, metode pengiriman, dan struktur harga yang hemat biaya sering kali dibayangi oleh pengejaran organisasi akan sistem manajemen pemeliharaan yang kaya fitur. Dengan memahami perbedaan antara atribut dan fitur perangkat lunak, pembeli dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang jenis CMMS yang paling sesuai dengan organisasi mereka.

Sekarang setelah Anda dilengkapi dengan pemahaman umum tentang komposisi CMMS, saatnya untuk menggabungkan semuanya. Tonton minggu depan untuk posting terakhir dalam seri 4 Bagian kami- Menemukan kecocokan yang tepat:Pertanyaan terbaik untuk diajukan kepada vendor CMMS.

Minggu 3 Pekerjaan Rumah:Baca entri blog kontribusi tamu kami untuk mempelajari info lebih lanjut antara pertukaran antara perangkat lunak yang ramah pengguna vs perangkat lunak yang kuat.

Dapatkan keempat entri blog di satu tempat. Kami telah menyusun seri blog ini menjadi satu eBook yang komprehensif. Unduh gratis sekarang!

Menginginkan info lebih lanjut tentang cara membeli dan menerapkan CMMS terbaik untuk bisnis Anda? Unduh Panduan Pembeli CMMS kami hari ini!