Seri Pakar CMMS: Cara Memilih Vendor yang Tepat – Bagian 2
Mencari vendor perangkat lunak yang tepat mungkin tampak menakutkan karena mereka janjian berbagai fitur, harga terbaik, dan jaminan layanan. Tetapi dengan kebutuhan utama Anda di tangan, Anda akan dapat dengan mudah menyaring kerumunan untuk menemukan produk yang tepat. Jika Anda belum membaca Bagian 1: Capai 50% penelitian Anda dalam 4 langkah mudah…tanpa berbicara dengan salesman, klik di sini untuk menemukan pentingnya penilaian kebutuhan. Dari sana, baca lebih lanjut untuk daftar pertanyaan umum yang sering ditanyakan pembeli saat mencari. Hanya untuk membantu, kami telah menambahkan jawabannya juga!
Kami telah mengkonsolidasikan panduan CMMS Basics and Beyond kami yang luar biasa untuk kesenangan unduhan Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Ambil sekarang.
Q1: Berapa banyak vendor perangkat lunak yang harus saya bandingkan?
A1: Kami merekomendasikan Anda membandingkan dan membedakan 3 hingga 4 vendor. Jika Anda melihat terlalu banyak, Anda risiko bingung dengan nama perusahaan dan fitur. Anda mungkin bahkan mengalami kelelahan pembeli, baik yang membuat Anda tidak suka perangkat lunak pemeliharaan sepenuhnya atau- dalam momen kelemahan- membuat keputusan yang salah. Jika Anda membandingkan terlalu sedikit vendor, Anda berisiko melewatkan opsi yang mungkin cocok lebih baik dengan organisasi Anda atau yang menawarkan nilai yang lebih baik.
Q2: Pendekatan terbaik untuk menemukan vendor perangkat lunak pemeliharaan?
A2: Salah satu cara paling nyaman untuk menemukan vendor perangkat lunak adalah mengunjungi situs perbandingan perangkat lunak yang spesialisasi dalam mencocokkan kebutuhan pembeli dengan penyedia perangkat lunak. Situs seperti Software Advice dan Capterra adalah sumber daya yang bagus untuk pembeli untuk belanja gratis. Cukup cari jenis perangkat lunak yang Anda cari dan tunjukkan kebutuhan utama Anda. Layanan akan mencocokkan Anda dengan vendor yang memenuhi deskripsi tersebut. Anda hanya perlu mengisi satu formulir sederhana dan tekan submit, vendor akan melakukan sisanya. Dari sana, perwakilan vendor akan menghubungi Anda dengan informasi perusahaan dan untuk menyiapkan demo pada waktu yang Anda pilih! Situs-situs itu juga mencantumkan rating vendor, ulasan klien, profil vendor, dan konten manajemen pemeliharaan. Ini adalah toko satu pintu untuk belanja perangkat lunak online yang nyaman.
Q3: Apa yang harus saya harapkan saat saya pergi ke demo perangkat lunak?
A3: Demo perangkat lunak (atau tur virtual langsung perangkat lunak) adalah cara terbaik untuk terbiasa dengan tampilan dan nuansa produk tertentu. Demo intro biasanya sekitar 30 menit hingga 1 jam, membawa Anda melalui garis besar produk. Pastikan Anda pergi ke setiap demo dengan tujuan atau sasaran kunci yang ingin Anda capai dari perangkat lunak. Apakah Anda ingat penilaian kebutuhan yang Anda lakukan? Inilah tempat Anda dapat melakukannya! Siapkan kebutuhan Anda dan datang dengan pola pikir kritis terhadap produk yang Anda lihat. Jangan berkompromi pada fitur perangkat lunak kunci yang harus dimiliki untuk perusahaan Anda. Mengetahui apa yang Anda inginkan sebelum pergi ke demo akan membantu menyaring orang sales yang mendorong dan perangkat lunak yang kurang memuaskan. Ingatlah bahwa kesederhanaan adalah yang terbaik. Pilih sistem yang terasa paling sederhana untuk digunakan dan mudah dinavigasi. Jika Anda bingung dalam demo, kemungkinan besar anggota tim lain juga akan bingung. Bertanya sebanyak mungkin dan jangan merasa malu jika Anda perlu menjadwalkan demo lain untuk meninjau fitur tambahan atau item yang lebih mendalam.
Pada saat yang sama, manfaatkan pengalaman belanja ini. Sementara banyak vendor memiliki fitur yang sama, beberapa menonjol dengan modul unik dan pendekatan segar terhadap fungsionalitas. Evaluasi apakah fitur seperti rencana lantai interaktif, kemampuan barcode, atau modul manajemen ruang akan bermanfaat bagi organisasi Anda.
Q4: Apakah Anda memiliki saran tentang harapan harga?
A4: Sistem perangkat lunak memiliki rentang harga yang luas dengan banyak faktor yang perlu dipertimbangkan. Dalam model berbasis web, kami telah melihat lisensi single user berjalan seendah $25/bulan hingga setinggi $200/bulan. Sering kali Anda diwajibkan membayar biaya langganan tahunan secara muka dengan daftar harga biasanya dinyatakan sebagai biaya bulanan untuk membuatnya terlihat lebih rendah. Biaya lisensi diperbarui setiap tahun. Biaya lisensi mencakup biaya penggunaan sistem dan fitur apa pun yang termasuk dalam tingkat paket itu. Struktur harga dapat bervariasi antara vendor. Faktor utama yang mempengaruhi biaya lisensi perangkat lunak adalah:
- Jumlah pengguna- Banyak solusi menagih per pengguna, per bulan. Ketahui berapa banyak orang di organisasi Anda yang perlu menggunakan sistem (semua vendor akan bertanya ini untuk memberikan tawaran yang tepat bagaimanapun). Ketahui berapa banyak pengguna DAN berapa banyak peminta yang Anda butuhkan. Harga biasanya memungkinkan lebih banyak peminta untuk mengakses sistem pada satu lisensi daripada pengguna. Beberapa perusahaan menawarkan lisensi pengguna tidak terbatas, yang jauh lebih hemat biaya jika Anda memiliki 3+ pengguna yang perlu mengakses perangkat lunak.
- Jumlah fasilitas- Jumlah bangunan dan fasilitas dalam operasi pemeliharaan Anda sangat penting dalam sebagian besar tawaran harga. Ini karena lebih banyak bangunan akan meningkatkan jumlah aset yang dilacak oleh perangkat lunak, jumlah data yang diinput, dan jumlah orang yang harus dilatih. Beberapa vendor mungkin juga bertanya ukuran umum fasilitas Anda untuk membantu mereka memahami jumlah aset yang akan dilacak. Sebagai aturan umum, sebuah bangunan 20.000 kaki persegi berisi aset senilai $900K- $1,2M. Beberapa skema harga berdasarkan jumlah fasilitas di organisasi Anda dan akan meningkat dengan jumlah kecil saat Anda menambahkan bangunan.
- Ukuran departemen pemeliharaan Anda- Faktor ini mirip dengan jumlah pengguna dalam sistem Anda. Vendor mungkin bertanya berapa banyak orang di departemen Anda untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang berapa banyak orang yang memerlukan akses ke fitur seluler atau lainnya yang terutama berlaku untuk departemen pemeliharaan Anda. Ini juga memberi vendor gambaran yang lebih baik tentang berapa banyak orang yang perlu dilatih tentang topik tertentu.
Selain biaya lisensi Anda, biaya setup dan pelatihan juga harus dipertimbangkan dalam anggaran Anda karena biaya ini sering kali di luar itu. Untuk perencanaan anggaran yang lebih baik, bicara dengan tim Anda untuk menentukan timeline setup dan peran serta tanggung jawab setup. Anda akan mempelajari lebih banyak tentang implementasi di Bagian 3, namun memahami keuntungan dan kerugian setup penuh dan sebagian adalah langkah krusial menuju memenuhi harapan timeline.
Q5: Berapa lama proses ini akan berlangsung?
A5: Seluruh proses biasanya berlangsung antara 3 hingga 6 minggu. Sering kali vendor ingin Anda melihat produk mereka secepat mungkin karena mereka tahu Anda melihat beberapa pesaing lainnya. Anda akan ingin vendor segar dalam pikiran Anda saat Anda memutuskan mana yang akan diikuti. Ambil satu atau dua minggu untuk melalui vendor awal tiga hingga empat yang Anda cari. Setelah demo pertama dengan setiap vendor, sederhanakan pilihan menjadi dua opsi. Minta satu atau dua demo lagi dengan masing-masing untuk analisis yang lebih mendalam perangkat lunak. Sebagian besar vendor memiliki uji coba gratis yang dapat Anda gunakan untuk lebih terbiasa dengan perangkat lunak sendiri. Ambil waktu ini untuk mendapatkan umpan balik dari tim Anda dan pastikan semua tingkat keterampilan teknis cukup nyaman dengan perangkat lunak. Setelah Anda bermain-main untuk sementara, Anda mungkin ingin melakukan putaran diskusi lagi dengan perwakilan vendor Anda untuk bertanya yang muncul selama uji coba atau untuk melibatkan pemangku kepentingan lain dalam percakapan. Pada titik ini, organisasi Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang setiap produk vendor dan akan dapat membuat keputusan pembelian yang hati-hati.
Kami telah mengkonsolidasikan panduan kami CMMS software Basics and Beyond yang luar biasa untuk kesenangan unduhan Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Ambil sekarang.
Klik di sini untuk Bagian 3 dari 7 dari CMMS Expert Series. Pelajari perbedaan mendasar antara tiga jenis setup CMMS.
