CMMS Expert Series Bagian 2
Mencari vendor perangkat lunak yang tepat mungkin tampak menakutkan karena mereka menjanjikan berbagai fitur, harga terbaik, dan jaminan layanan. Tetapi dengan kebutuhan utama Anda di tangan, Anda akan dapat dengan mudah memotong kekacauan untuk menemukan produk yang tepat. Jika Anda belum membaca Bagian 1:Capai 50% riset Anda dalam 4 langkah mudah...tanpa berbicara dengan staf penjualan, klik di sini untuk menemukan pentingnya penilaian kebutuhan. Dari sana, baca terus untuk daftar pertanyaan umum yang sering ditanyakan pembeli saat mencari. Untuk membantu kami juga telah menambahkan jawaban!
Kami telah mengkonsolidasikan CMMS Basics and Beyond kami yang mengagumkan Panduan untuk kesenangan mengunduh Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Dapatkan sekarang.
Q1:Berapa banyak vendor perangkat lunak yang harus saya bandingkan?
A1:Kami menyarankan Anda untuk membandingkan dan membedakan 3 hingga 4 vendor. Jika Anda melihat terlalu banyak, Anda akan berisiko bingung dengan nama dan fitur perusahaan. Anda bahkan mungkin mengalami kehabisan pembeli, baik mematikan perangkat lunak pemeliharaan sepenuhnya atau- pada saat lemah- membuat keputusan yang salah. Jika Anda membandingkan terlalu sedikit vendor, Anda berisiko kehilangan opsi yang mungkin lebih sesuai dengan organisasi Anda atau yang menawarkan nilai lebih baik.
Q2:Apa pendekatan terbaik untuk menemukan vendor perangkat lunak pemeliharaan?
J2:Salah satu cara paling mudah untuk menemukan vendor perangkat lunak adalah dengan mengunjungi situs web perbandingan perangkat lunak yang mengkhususkan diri dalam mencocokkan kebutuhan pembeli dengan penyedia perangkat lunak. Situs seperti Saran Perangkat Lunak dan Capterra adalah sumber daya yang sangat baik bagi pembeli untuk berbelanja secara gratis. Cukup cari jenis perangkat lunak yang Anda cari dan tunjukkan persyaratan utama Anda. Layanan kemudian akan mencocokkan Anda dengan vendor yang memenuhi deskripsi itu. Anda hanya perlu mengisi satu formulir sederhana dan tekan kirim, vendor akan melakukan sisanya. Dari sana, perwakilan vendor akan menghubungi Anda dengan info perusahaan dan untuk menyiapkan demo pada waktu yang Anda pilih! Situs tersebut juga mencantumkan peringkat vendor, ulasan klien, profil vendor, dan konten manajemen pemeliharaan. Ini adalah toko serba ada untuk belanja perangkat lunak yang nyaman secara online.
Q3:Apa yang harus saya harapkan ketika saya masuk ke demo perangkat lunak saya?
J3:Demo perangkat lunak (atau penelusuran langsung perangkat lunak secara virtual) adalah cara terbaik untuk mengenal tampilan dan nuansa produk tertentu. Demo intro biasanya sekitar 30 menit hingga 1 jam, membawa Anda melalui gambaran umum produk. Pastikan Anda masuk ke setiap demo dengan tujuan atau sasaran utama yang ingin Anda dapatkan dari perangkat lunak. Apakah Anda ingat bahwa penilaian kebutuhan yang Anda lakukan? Di sinilah Anda dapat menerapkannya! Siapkan kebutuhan Anda dan bersiaplah dengan lensa kritis pada produk yang Anda lihat. Jangan berkompromi pada fitur perangkat lunak utama yang merupakan keharusan bagi perusahaan Anda. Mengetahui apa yang Anda inginkan sebelum melakukan demo akan membantu menyingkirkan tenaga penjualan yang memaksa dan perangkat lunak yang kurang berkilau. Perlu diingat bahwa kesederhanaan adalah yang terbaik. Pilih sistem yang terasa paling mudah digunakan dan mudah dinavigasi. Jika Anda bingung dalam demo, kemungkinan anggota tim Anda yang lain juga demikian. Ajukan pertanyaan sebanyak mungkin dan jangan merasa bodoh jika Anda perlu menjadwalkan demo lain untuk membahas fitur tambahan atau item yang lebih mendalam.
Pada saat yang sama, manfaatkan pengalaman berbelanja ini. Sementara banyak vendor memiliki fitur serupa, beberapa menonjol dengan modul unik dan fungsionalitas baru. Evaluasi apakah fitur ini seperti denah lantai interaktif, kemampuan kode batang, atau modul manajemen ruang akan bermanfaat bagi organisasi Anda.
Q4:Apakah Anda memiliki saran tentang ekspektasi harga?
A4:Sistem perangkat lunak memiliki kisaran harga yang luas dengan banyak faktor berbeda yang perlu dipertimbangkan. Dalam model berbasis web, kami telah melihat lisensi pengguna tunggal berjalan mulai dari $25/bln hingga setinggi $200/bln. Seringkali Anda diharuskan membayar biaya berlangganan tahunan di muka dengan daftar harga yang biasanya dinyatakan sebagai biaya bulanan agar terlihat lebih rendah. Biaya lisensi diperbarui setiap tahun. Biaya lisensi termasuk biaya penggunaan sistem dan fitur apa pun yang termasuk dalam tingkat paket tersebut. Struktur harga dapat bervariasi antar vendor. Faktor utama yang mempengaruhi biaya lisensi perangkat lunak adalah:
- Jumlah pengguna- Banyak solusi harga per pengguna, per bulan. Ketahui berapa banyak orang di organisasi Anda yang perlu menggunakan sistem (semua vendor akan menanyakan ini kepada Anda untuk memberi Anda penawaran yang tepat). Ketahui berapa banyak pengguna DAN berapa banyak pemohon yang Anda perlukan. Harga biasanya memungkinkan lebih banyak pemohon untuk mengakses sistem pada satu lisensi daripada pengguna. Beberapa perusahaan menawarkan lisensi pengguna tak terbatas, yang jauh lebih hemat biaya jika Anda memiliki 3+ pengguna yang memerlukan akses ke perangkat lunak.
- Jumlah fasilitas- Jumlah bangunan dan fasilitas dalam operasi pemeliharaan Anda sangat penting dalam sebagian besar penawaran harga. Ini karena lebih banyak bangunan akan meningkatkan jumlah aset yang dilacak oleh perangkat lunak, jumlah data yang dimasukkan, dan jumlah orang yang akan dilatih. Beberapa vendor mungkin juga menanyakan ukuran umum fasilitas Anda untuk membantu mereka memahami jumlah aset yang akan dilacak. Sebagai aturan umum, gedung seluas 20.000 kaki persegi berisi aset antara $900K- $1,2 juta. Beberapa skema harga didasarkan pada jumlah fasilitas di organisasi Anda dan akan meningkat dengan jumlah nominal saat Anda menambahkan bangunan.
- Ukuran departemen pemeliharaan Anda- Faktor ini mirip dengan jumlah pengguna di sistem Anda. Vendor mungkin bertanya berapa banyak orang di departemen Anda untuk mendapatkan ukuran yang lebih baik tentang berapa banyak orang yang memerlukan akses ke ponsel atau fitur lain yang terutama berlaku untuk departemen pemeliharaan Anda. Ini juga memberi vendor pemahaman yang lebih baik tentang berapa banyak orang yang perlu dilatih tentang topik tertentu.
Selain biaya lisensi Anda, biaya pengaturan dan pelatihan juga harus diperhitungkan dalam anggaran Anda karena biaya ini sering kali melebihi dan melampauinya. Untuk perencanaan anggaran yang lebih baik, bicarakan dengan tim Anda untuk menentukan jadwal penyiapan serta peran dan tanggung jawab penyiapan. Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang penerapan di Bagian 3, namun memahami kelebihan dan kekurangan penyiapan penuh dan sebagian merupakan langkah penting untuk memenuhi ekspektasi linimasa.
T5:Berapa lama saya bisa memperkirakan proses ini berlangsung?
A5:Seluruh proses biasanya memakan waktu antara 3 sampai 6 minggu. Seringkali vendor ingin Anda melihat produk mereka sesegera mungkin karena mereka tahu Anda melihat beberapa pesaing lain. Anda pasti ingin vendor segar dalam pikiran Anda ketika Anda memutuskan mana yang akan ditindaklanjuti. Luangkan waktu satu atau dua minggu untuk menelusuri tiga hingga empat vendor awal yang Anda cari. Setelah demo pertama dengan masing-masing vendor, persempit pilihan menjadi dua opsi. Minta satu atau dua demo lagi dengan masing-masing untuk masuk ke analisis perangkat lunak yang lebih rinci. Sebagian besar vendor memiliki uji coba gratis yang dapat Anda gunakan untuk lebih mengenal perangkat lunak Anda sendiri. Luangkan waktu ini untuk mendapatkan umpan balik dari tim Anda dan pastikan bahwa semua tingkat keterampilan teknis agak nyaman dengan perangkat lunak. Setelah Anda bermain-main sebentar, Anda mungkin ingin berdiskusi lagi dengan perwakilan vendor Anda untuk mengajukan pertanyaan yang Anda ajukan selama uji coba atau untuk mengajak pemangku kepentingan lain ikut serta dalam percakapan. Pada titik ini, organisasi Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang setiap produk vendor dan akan dapat membuat keputusan pembelian yang bijaksana.
Kami telah mengkonsolidasikan perangkat lunak CMMS Dasar-Dasar dan Selanjutnya yang mengagumkan Panduan untuk kesenangan mengunduh Anda di sini! Tidak ingin membaca seluruh seri blog? Dapatkan sekarang.
Klik di sini untuk Bagian 3 dari 7 CMMS Expert Series. Pelajari perbedaan mendasar antara ketiga jenis penyiapan CMMS.
