Cara Menggunakan Ukuran Organisasi Anda untuk Memilih Perangkat Lunak CMMS Terbaik 

Karena ukuran organisasi sering kali menentukan persyaratan fungsional dalam proses pemilihan perangkat lunak CMMS, CEO dapat lebih efisien mengembangkan daftar persyaratan mereka dengan mempertimbangkan fasilitas dan jumlah tenaga kerja mereka.

Kirim email ini

Pada saat yang sama, di semua industri dan ukuran, ada kasus penggunaan universal untuk perangkat lunak CMMS.

Organisasi yang lebih besar sering kali berfokus pada fitur manajemen aset berikut.

Pelacakan keseluruhan yang lebih baik dengan perangkat lunak CMMS

Lebih besar berarti lebih banyak bagian yang bergerak, mendorong kebutuhan akan pelacakan proyek, staf, dan inventaris yang dapat diandalkan.

Peter Drucker mengatakan yang terbaik:"Jika Anda tidak dapat mengukurnya, Anda tidak dapat meningkatkannya."

Melacak inventaris, bahkan di beberapa fasilitas

Pengendalian persediaan yang buruk selalu melibatkan peningkatan biaya dari pembusukan, penyusutan, dan biaya penyimpanan yang dapat dihindari.

Perangkat lunak CMMS memotong biaya persediaan dengan menjaga tingkat persediaan Anda tetap up to date. Setelah departemen pemeliharaan mencapai tingkat par yang dapat disesuaikan, perangkat lunak mengirimkan peringatan sehingga departemen dapat memesan suku cadang dan bahan yang diperlukan. Karena Anda telah memperhitungkan waktu tunggu dengan tingkat par, Anda dapat mengirimkan semuanya menggunakan metode yang paling hemat biaya, menghindari pengiriman terburu-buru di menit-menit terakhir yang mahal.

Metrik pemeliharaan benchmark antara situs dan tim

Solusi CMMS yang tepat dapat menunjukkan kepada Anda apa yang berhasil dan apa yang tidak, menciptakan peluang untuk membawa praktik yang baik dari satu fasilitas atau tim ke fasilitas atau tim lainnya. Prosesnya dimulai dengan pengambilan data otomatis yang mudah dan diakhiri dengan laporan otomatis yang dikemas dengan metrik utama seperti tingkat penyelesaian perintah kerja pemeliharaan preventif.

Pemeliharaan preventif saja dapat mendorong penghematan antara 12% hingga 18% dibandingkan perintah kerja reaktif. Jika Anda memiliki program yang berhasil, ada banyak nilai dalam mencoba mengembangkannya di seluruh fasilitas Anda.

Metrik utama lainnya dapat mencakup biaya tenaga kerja dan waktu henti yang tidak terjadwal.

Selama proses pemilihan, cari perangkat lunak yang memudahkan untuk memanfaatkan data Anda. Idealnya, perangkat lunak harus menggunakan data mentah Anda untuk membuat laporan kaya grafis yang melukiskan gambaran besar pemeliharaan, yang sangat penting bagi manajer pemeliharaan serta departemen lain yang perlu melacak biaya dan laba atas investasi.

Keamanan dan keamanan data yang lebih baik dengan perangkat lunak CMMS

Perangkat lunak CMMS memudahkan untuk menangkap dan menggunakan data, tetapi organisasi memerlukan penyedia CMMS yang juga memastikan data mereka tetap aman dan terlindungi, terlindung dari korupsi atau kehilangan dan pelaku jahat, baik eksternal maupun internal.

Memperluas sistem masuk tunggal

Meskipun secara dangkal tentang kenyamanan, sistem masuk tunggal juga membuat sistem Anda lebih aman dan efisien dengan mengurangi:

• Sandi lelah
• Waktu yang terbuang untuk memasukkan sandi untuk setiap platform
• Kemacetan TI karena tiket pemulihan sandi

Ketika pengguna diminta untuk membuat dan mengingat beberapa kata sandi, mereka sering mengembangkan kebiasaan buruk yang dapat menyebabkan pelanggaran keamanan, termasuk menggunakan kata sandi yang sederhana dan mudah ditebak dan menggunakan kata sandi yang sama di seluruh akun. Karena sistem masuk tunggal berarti orang harus mengingat hanya satu, ini mendorong mereka untuk menggunakan kata sandi yang kuat. Karena mereka hanya perlu masuk sekali, pengguna menghemat waktu sementara departemen TI mendedikasikan lebih sedikit sumber daya untuk tiket yang terkait dengan kata sandi.

Selama proses seleksi, tanyakan tentang SSO dan bagaimana dan apakah CMMS dapat dikaitkan dengan program Anda yang sudah ada.

Memelihara log aktivitas

Transparansi dan akuntabilitas bermuara pada kemampuan menjawab dua pertanyaan dengan cepat dan andal:“Siapa yang melakukannya?” dan “Kapan mereka melakukannya?”

Log aktivitas mencatat semua yang dilakukan pengguna di dalam perangkat lunak. Salah satu manfaatnya adalah mencegah perilaku jahat dari karyawan yang tidak puas. Tidak mungkin bagi seseorang untuk masuk ke perangkat lunak dan kemudian menghapus atau secara acak mengubah data kunci tanpa meninggalkan sidik jari digital.

Manfaat kedua terkait dengan kepatuhan, di mana organisasi perlu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan membuktikannya. Log aktivitas memberikan lapisan perlindungan ekstra terhadap berbagai jenis kewajiban.

Catatan singkat tentang perangkat lunak dan kepatuhan

Untuk banyak standar industri dan pemerintah, perangkat lunak tidak mungkin sesuai. Sebaliknya, perangkat lunak memungkinkan organisasi Anda untuk membuat dan menjalankan proses yang membuatnya sesuai.

Sabuk pengaman bisa menjadi analogi yang longgar. Di sebagian besar tempat, ada undang-undang bahwa Anda harus mengenakan sabuk pengaman saat mengemudikan mobil, dan ketika Anda mengenakan sabuk pengaman saat mengemudi, Anda mematuhi undang-undang tersebut. Tapi sabuk pengaman? Tidak masuk akal untuk menanyakan apakah itu mengikuti hukum atau tidak. Itu hanya di sana sehingga Anda dapat mengikuti hukum.

Pada saat yang sama, ada standar industri dan pemerintah yang berlaku langsung pada perangkat lunak, dan terlepas dari cara Anda menggunakannya, perangkat lunak tersebut dapat masuk atau keluar dari kepatuhan. Pastikan untuk mengajukan pertanyaan spesifik kepada calon penyedia saat meninjau standar yang memengaruhi industri Anda.

Skalabilitas jangka panjang untuk organisasi yang lebih kecil dengan perangkat lunak CMMS

Meskipun pakaian yang lebih kecil mungkin saat ini tidak membutuhkan banyak fitur yang menarik bagi organisasi yang lebih besar, mereka perlu memposisikan diri untuk mengakomodasi pertumbuhan di masa depan.

Selama proses pemilihan, cari penyedia yang sudah disiapkan untuk terus bekerja dengan Anda seiring pertumbuhan organisasi dan kebutuhan Anda. Pada tingkat paling dasar, perangkat lunak harus memudahkan penambahan aset, pengguna, dan bahkan fasilitas. Untuk set fitur, penyedia harus menawarkan versi berjenjang dari platform mereka, dengan setiap level memperkenalkan kemampuan tambahan. Ketika penyedia dapat mengakomodasi persyaratan yang berkembang hanya dengan memindahkan Anda ke tingkat yang lebih tinggi, mereka menghemat waktu, biaya, dan ketidakpastian yang pasti datang dengan beralih penyedia.

Dalam beberapa kasus, organisasi melampaui platform perangkat lunak sepenuhnya, dan penyedia tidak bisa begitu saja memindahkannya ke tingkat yang lebih tinggi. Di sini, penyedia mungkin harus memindahkan organisasi ke platform mereka yang lebih kuat, yang memang melibatkan orientasi dan pelatihan tambahan. Tapi masih ada keuntungan kontinuitas. Anda bekerja dengan penyedia yang sama, mengurangi banyak ketidakpastian yang menyertai perubahan; ingat, 80% implementasi gagal sehingga Anda ingin menghapus secara tidak pasti dan mengurangi risiko Anda sebanyak mungkin.

Tetapi dukungan melintasi semua industri, melampaui ukuran untuk kebutuhan perangkat lunak CMMS

Meskipun ada beberapa tren umum untuk hubungan antara ukuran organisasi dan persyaratan fitur perangkat lunak, ada banyak pengecualian dan outlier. Perusahaan kecil di industri pertahanan, misalnya, mungkin memiliki persyaratan keamanan data yang ketat. Perusahaan besar mungkin tidak memerlukan sistem masuk tunggal untuk tim pemeliharaannya.

Terlepas dari variasi apa pun, satu-satunya fitur umum adalah dukungan. Organisasi dari semua ukuran perlu memeriksa dengan cermat tim dukungan penyedia potensial dan kemudian bertanya pada diri sendiri, "Seberapa besar investasi penyedia CMMS ini dalam kesuksesan jangka panjang pelanggan?"

Pelatihan dan pelatihan

Dukungan dimulai saat orientasi, dan penting untuk menemukan penyedia dengan infrastruktur fleksibel yang menawarkan berbagai opsi. Tergantung di mana organisasi Anda berada dalam hal data aset dan strategi pemeliharaan, Anda mungkin memerlukan apa saja mulai dari sedikit bantuan untuk memuat sesuatu ke dalam database hingga audit lengkap di lokasi atas fasilitas, aset, dan peralatan Anda. Penyedia yang baik dapat menilai kebutuhan Anda dan mengisi kesenjangan keterampilan atau tenaga kerja.

Semakin banyak tim Anda menggunakan perangkat lunak, semakin besar ROI Anda. Pelatihan yang disesuaikan membuat semua orang berjalan dengan benar. Pastikan penyedia dapat mengakomodasi berbagai jenis pelajar dengan dokumentasi, video, dan sesi satu lawan satu.

Dukungan berkelanjutan

Setelah implementasi, Anda memerlukan penyedia yang dapat memberikan dukungan yang andal, kompeten, dan beragam.

Selama proses seleksi, tanyakan tentang jam kerja tim pendukung dan berapa banyak cara berbeda untuk menjangkau mereka. Apakah semuanya berbasis email? Bisakah Anda menelepon mereka di telepon, atau semuanya dilakukan secara online?

Anda juga ingin ada dokumentasi, video, dan webinar yang mencakup fitur baru dan peningkatan terbaru. Ini tidak hanya membuktikan bahwa penyedia ingin pelanggan mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak mereka, tetapi juga menunjukkan bahwa mereka terus meningkatkannya.

Langkah selanjutnya

Terlepas dari ukuran Anda saat ini, perangkat lunak CMMS yang tepat membantu Anda mengontrol biaya dengan alur kerja yang disederhanakan, pelacakan yang lebih baik, dan gambaran besar tentang operasi pemeliharaan Anda. Meskipun ukuran organisasi Anda dapat memengaruhi fitur mana yang perlu Anda cari, dukungan tetap menjadi kasus penggunaan universal untuk perangkat lunak manajemen pemeliharaan.

Jika Anda tidak memilikinya, atau yang Anda miliki gagal memenuhi apa yang dijanjikan kepada Anda, inilah saatnya untuk menjangkau dan mulai berbicara dengan penyedia. Begitu mereka memahami tujuan spesifik Anda dan di mana Anda berada dalam prosesnya, mereka dapat membantu Anda memahami pilihan Anda.