Pilih Perangkat Lunak CMMS Ideal dengan Menyesuaikan Ukuran Organisasi Anda

Karena ukuran organisasi sering menentukan persyaratan fungsional dalam proses seleksi perangkat lunak CMMS, CEO dapat lebih efisien mengembangkan daftar persyaratan mereka dengan mempertimbangkan jumlah fasilitas dan tenaga kerja mereka.

Email ini

Pada saat yang sama, di seluruh industri dan ukuran, ada kasus penggunaan universal untuk perangkat lunak CMMS.

Organisasi yang lebih besar sering fokus pada fitur manajemen aset berikut.

Pelacakan keseluruhan yang lebih baik dengan perangkat lunak CMMS

Lebih besar berarti lebih banyak bagian yang bergerak, yang mendorong kebutuhan akan pelacakan yang andal proyek, staf, dan inventaris.

Peter Drucker mengatakan dengan baik: “Jika Anda tidak dapat mengukurnya, Anda tidak dapat meningkatkannya.”

Pelacakan inventaris, bahkan di seluruh beberapa fasilitas

Kontrol inventaris yang buruk selalu melibatkan biaya yang meningkat dari kerusakan, penurunan, dan biaya penyimpanan yang dapat dihindari.

Perangkat lunak CMMS memotong biaya inventaris dengan menjaga tingkat inventaris Anda tetap terkini. Setelah departemen pemeliharaan mencapai tingkat par yang dapat disesuaikan, perangkat lunak mengirim peringatan sehingga departemen dapat memesan bagian dan materi yang diperlukan. Karena Anda telah mempertimbangkan waktu procrastination dengan tingkat par, Anda dapat mengirimi segalanya menggunakan metode paling hemat biaya yang mungkin, menghindari pengiriman darurat terakhir yang mahal.

Benchmarking metrik pemeliharaan antara situs dan tim

Solusi CMMS yang tepat dapat menunjukkan kepada Anda apa yang bekerja dan apa yang tidak, menciptakan peluang untuk membawa praktik baik dari satu fasilitas atau tim ke yang lain. Proses dimulai dengan penangkapan data yang mudah dan otomatis dan berakhir dengan laporan otomatis yang dipenuhi dengan metrik kunci seperti tingkat penyelesaian pesan kerja pemeliharaan mencegah.

Pemeliharaan mencegah sendiri dapat menghemat antara 12% hingga 18% dibandingkan pesan kerja reaktif. Jika Anda memiliki program yang bekerja, ada banyak nilai dalam mencoba untuk memperluasnya di seluruh fasilitas Anda.

Metrik kunci lainnya dapat termasuk biaya tenaga kerja dan waktu henti yang tidak terjadwal.

Selama proses seleksi, cari perangkat lunak yang memudahkan Anda untuk memanfaatkan data Anda. Secara ideal, perangkat lunak harus menggunakan data mentah Anda untuk membangun laporan kaya grafik yang melukis gambaran besar pemeliharaan, yang krusial bagi manajer pemeliharaan serta departemen lain yang perlu melacak biaya dan return on investment.

Keamanan dan keselamatan data yang ditingkatkan dengan perangkat lunak CMMS

Perangkat lunak CMMS memudahkan untuk menangkap dan menggunakan data, tetapi organisasi perlu penyedia CMMS yang juga memastikan data mereka tetap aman dan terlindungi, terlindungi dari kerusakan atau kehilangan dan pelaku berbahaya, baik eksternal maupun internal.

Memperpanjang single sign-on

Meskipun secara permukaan tentang kenyamanan, single sign-on juga membuat sistem Anda lebih aman dan efisien dengan mengurangi:

• Kelelahan kata sandi
• Waktu yang terbuang memasukkan kata sandi untuk setiap platform
• Bottleneck IT karena tiket pemulihan kata sandi

Saat pengguna diwajibkan untuk membuat dan mengingat beberapa kata sandi, mereka sering mengembangkan kebiasaan buruk yang dapat mengakibatkan pelanggaran keamanan, termasuk menggunakan kata sandi yang sederhana dan mudah ditebak dan menggunakan kata sandi yang sama di seluruh akun. Karena single sign-on berarti orang hanya perlu mengingat satu, itu mendorong mereka untuk menggunakan kata sandi yang kuat. Karena mereka hanya perlu login sekali, pengguna menghemat waktu sementara departemen IT mengalihkan sumber daya yang lebih sedikit untuk tiket terkait kata sandi.

Selama proses seleksi, tanya tentang SSO dan bagaimana dan apakah CMMS dapat terintegrasi dengan program Anda yang sudah ada.

Memelihara log aktivitas

Transparansi dan akuntabilitas bergantung pada mampu untuk dengan cepat dan dapat diandalkan menjawab dua pertanyaan: “Siapa yang melakukannya?” dan “Kapan mereka melakukannya?”

Log aktivitas mencatat semu yang dilakukan pengguna di dalam perangkat lunak. Salah satu manfaat adalah itu mencegah perilaku berbahaya dari karyawan yang tidak puas. Tidak mungkin bagi seseorang untuk login ke perangkat lunak dan kemudian menghapus atau mengubah data kunik secara acak tanpa meninggalkan sidik jari digital.

Manfaat kedua terkait dengan kepatuhan, di mana organisasi perlu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan membuktikannya. Log aktivitas menyediakan lapisan perlindungan tambahan terhadap berbagai jenis tanggung jawab.

Catatan cepat tentang perangkat lunak dan kepatuhan

Banyak standar industri dan pemerintah, mustahil bagi perangkat lunak untuk kompatibel. Sebaliknya, perangkat lunak memungkinkan organisasi Anda untuk membuat dan menjalankan proses yang membuatnya kompatibel.

Sabuk pengaman dapat menjadi analogi yang longgar. Di sebagian besar tempat, ada hukum bahwa Anda harus memakai sabuk pengaman saat mengemobil mobil, dan saat Anda memakai sabuk pengaman saat mengemobil, Anda mematuhi hukum. Tapi sabuk pengaman? Tidak masuk akal untuk bertanya apakah itu mengikuti hukum atau tidak. Ini hanya ada sehingga Anda dapat mengikuti hukum.

Pada saat yang sama, ada standar industri dan pemerintah yang berlaku langsung terhadap perangkat lunak, dan terlepas dari bagaimana Anda menggunakannya, perangkat lunak dapat kompatibel atau tidak. Pastikan untuk bertanya pertanyaan spesifik kepada penyedia potensial saat meninjau standar yang mempengaruhi industri Anda.

Skalabilitas jangka panjang untuk organisasi yang lebih kecil dengan perangkat lunak CMMS

Meskipun organisasi yang lebih kecil mungkin saat ini tidak memerlukan banyak fitur yang menarik organisasi yang lebih besar, mereka perlu menempatkan diri mereka untuk mengakomodasi pertumbuhan di masa depan.

Selama proses seleksi, cari penyedia yang sudah siap untuk terus bekerja sama dengan Anda seiring berkembangnya organisasi dan persyaratan Anda. Pada level paling dasar, perangkat lunak harus memudahkan untuk menambahkan aset, pengguna, dan bahkan fasilitas. Untuk serangkaian fitur, penyedia harus menawarkan versi bertingkat dari platform mereka, dengan setiap level memperkenalkan kemampuan tambahan. Saat penyedia dapat mengakomodasi persyaratan yang berkembang dengan hanya memindahkan Anda ke tingkatan lebih tinggi, mereka menghemat waktu, biaya, dan ketidakpastian yang pasti datang dengan mengganti penyedia.

Dalam beberapa kasus, organisasi melampaui platform perangkat lunak sepenuhnya, dan penyedia tidak dapat dengan mudah memindahkan mereka ke tingkatan yang lebih tinggi. Di sini, penyedia mungkin harus memindahkan organisasi ke platform mereka yang lebih canggih, yang melibatkan onboarding dan pelatihan tambahan. Tetapi masih ada keuntungan kontinuitas. Anda bekerja dengan penyedia yang sama, mengurangi banyak ketidakpastian yang datang dengan perubahan; ingat, 80% implementasi gagal jadi Anda ingin menghapus ketidakpastian dan mengurangi risiko Anda sebanyak mungkin.

Tetapi dukungan melintasi semua industri, melampaui ukuran untuk persyaratan perangkat lunak CMMS

Meskipun ada beberapa tren umum untuk hubungan antara ukuran organisasi dan persyaratan fitur perangkat lunak, ada banyak pengecualian dan outliers. Sebuah perusahaan yang lebih kecil di industri pertahanan, misalnya, mungkin memiliki persyaratan keamanan data yang ketat. Sebuah perusahaan yang besar mungkin tidak memerlukan single sign-on untuk tim pemeliharaan mereka.

Terlepas dari variasi apa pun, satu fitur umum adalah dukungan. Organisasi dari semua ukuran perlu memeriksa tim dukungan penyedia potensial dengan seksama dan kemudian bertanya pada diri mereka, “Seberapa dalam penyedia CMMS ini telah berinvestasi dalam keberhasilan jangka panjang pelanggan?”

Onboarding dan pelatihan

Dukungan dimulai pada onboarding, dan penting untuk menemukan penyedia dengan infrastruktur yang fleksibel yang menawarkan berbagai opsi. Bergantung pada di mana organisasi Anda dalam hal data aset dan strategi pemeliharaan, Anda mungkin membutuhkan apa saja dari sedikit bantuan memuat hal-hal ke dalam database hingga audit lengkap di tempat fasilitas, aset dan peralatan Anda. Penyedia yang baik dapat menilai kebutuhan Anda dan mengisi kesenjangan keterampilan atau tenaga kerja.

Semakin sering tim Anda menggunakan perangkat lunak, semakin besar ROI Anda. Pelatihan yang disesuaikan memulai semua orang dengan kaki kanan. Pastikan penyedia dapat mengakomodasi berbagai jenis pembelajar dengan dokumentasi, video, dan sesi satu-satu.

Dukungan berkelanjutan

Setelah implementasi, Anda perlu penyedia yang dapat menyediakan dukungan yang andal, kompeten, dan beraspek multiformat.

Selama proses seleksi, tanya tentang jam tim dukungan dan berapa banyak cara berbeda untuk menghubungi mereka. Apakah semuanya berbasis email? Apakah Anda dapat memanggil mereka melalui telepon, atau semuanya dilakukan online?

Anda juga ingin ada dokumentasi, video, dan webinar yang mencakup fitur baru dan perbaikan terbaru. Tidak hanya ini membuktikan bahwa penyedia ingin pelanggan mendapatkan yang terbaik dari perangkat lunak mereka, tetapi juga menunjukkan bahwa mereka terus meningkatkannya.

Langkah selanjutnya

Terlepas dari ukuran saat ini Anda, perangkat lunak CMMS yang tepat membantu Anda mengontrol biaya dengan alur kerja yang efisien, pelacakan yang lebih baik, dan pandangan besar atas operasi pemeliharaan Anda. Meskipun ukuran organisasi Anda dapat mempengaruhi fitur apa yang perlu Anda cari, dukungan tetap merupakan kasus penggunaan universal untuk perangkat lunak manajemen pemeliharaan.

Jika Anda tidak memiliki satu, atau yang Anda miliki gagal memberikan apa yang dijanjikan, saatnya untuk menghubungi dan mulai berbicara dengan penyedia. Setelah mereka memiliki ide tentang tujuan spesifik Anda dan di mana Anda berada dalam proses, mereka dapat membantu Anda memahami opsi Anda.