Bagaimana Perangkat Lunak CMMS Memungkinkan Fasilitas Kesehatan Mengatasi Tantangan yang Bertambah

Industri perawatan kesehatan selalu menghadapi daftar tantangan yang panjang, dan pandemi COVID-19 telah membuat situasi semakin parah sambil menciptakan masalah baru, seringkali tidak terduga. Sekarang lebih dari jamais, manajer fasilitas dan pemeliharaan perlu mengambil kendali atas operasi pemeliharaan mereka, memaksimalkan perawatan pasien sambil meminimalkan biaya. Perangkat lunak CMMS akhirnya memungkinkan hal ini.

Awalnya, harapan adalah ancaman terbesar dari COVID-19 adalah itu dapat membebani rumah sakit. Panggilan di seluruh negeri untuk “menghambat kurva” bertujuan untuk memperlambat penyebaran virus, mendistribusikan jumlah kasus selama periode yang lebih panjang, memungkinkan fasilitas untuk membawa personel dan persediaan yang diperlukan. Alih-alih lonjakan, harapan adalah untuk kurva yang lebih lembut.

Namapai yang terjadi justru tidak terduga: penutupan keuangan yang menghukum bagi penyedia perawatan kesehatan di kedua ujung spektrum, baik untuk tempat dengan sejumlah besar kasus maupun untuk yang hanya melihat beberapa. Apa yang menghubungkannya? Penurunan hampir total pasien non-darurat dan operasi pilihan, yang merupakan tempat banyak fasilitas perawatan melihat sebagian besar keuntungan mereka. The Washington Post membandingkan dua rumah sakit, UMass Memorial Medical Center di Worcester, Mass., dengan 2.700 pasien COVID-19, dan MU Health Care’s University Hospital di Columbia, Mo., dengan hanya sekitar 40. Dalam kedua kasus, “setiap rumah sakit telah membatalkan lebih dari 2.000 operasi. Puluhan ribu kunjungan klinik telah hilang. Pendapatan pasien bulanan turun puluhan juta dolar.” Kertas kemudian menunjukkan bahwa bahkan sebelum pandemi, “Lebih dari 1.200 rumah sakit beroperasi dengan defisit dalam dua atau lebih dari lima tahun terakhir.”

Dan hal-hal bisa menjadi lebih buruk. Sekarang ada laporan bahwa rumah sakit akan menghadapi biaya baru untuk perlengkapan pelindung diri (PPE) dan persediaan lain yang terkait dengan COVID-19.

Tetapi sebelum kita melihat bagaimana solusi CMMS yang tepat membantu fasilitas perawatan kesehatan mengatasi tantangan yang sudah ada dan baru, mari kita tetapkan beberapa definisi dasar. Misalnya, apa yang termasuk dalam kategori “fasilitas perawatan kesehatan”?

Catatan cepat: Saat Anda melalui daftar, coba hitung semua jenis aset dan peralatan yang berbeda yang diperlukan untuk menjalankan fasilitas ini. Ini adalah angka yang besar. Perawatan kesehatan, di setiap level, dipenuhi dengan bagian bergerak yang saling terhubung dan krusial misi yang profesional perawatan kesehatan bergantung pada untuk memberikan perawatan pasien berkualitas.

Jenis fasilitas perawatan kesehatan

Sebelum menguraikan cara spesifik sebuah CMMS yang baik dapat membantu manajer fasilitas dan pemeliharaan menjaga fasilitas perawatan kesehatan berjalan lancar dan menyelesaikan tantangan perawatan kesehatan, penting untuk mendapatkan ide yang lebih baik tentang seberapa luas istilah “fasilitas perawatan kesehatan” dapat.

Pusat bedah ambulator

Versi yang diringkas dari ward bedah rumah sakit, pusat ini fokus pada rentang prosedur bedah yang sempit. Keuntungan termasuk biaya lebih rendah dan risiko infeksi lebih rendah. Kadang-kadang juga disebut fasilitas bedah pasien luar.

Pusat kelahiran

Lingkungan kelahiran yang hemat biaya dan inklusif keluarga. Karena mereka tidak memiliki peralatan yang sama seperti rumah sakit, mereka bekerja dengan kehamilan di mana tidak ada komplikasi yang diketahui.

Bank darah

Pengumpulan, pengurutan, dan penyimpanan darah dan trombosit yang disumbangkan dengan aman. Karena darah dan produk darah tidak dapat diproduksi, pusat ini krusial untuk semua orang dari orang dengan anemia hingga korban kecelakaan mobil.

Klinik dan kantor dokter

Kategori luas yang mencakup segalanya dari praktek pribadi dokter umum hingga kantor dokter gigi, dari spesialis hingga klinik walk-in. Penyebut umum adalah mereka bekerja pada basis pasien luar.

Pusat pendidikan diabetes

Peluang pendidikan dan dukungan untuk mereka yang memiliki atau berisiko terkena penyakit ini. Seiring meningkatnya penyakit ini, pusat ini semakin umum.

Pusat dialisis

Perawatan khusus untuk pasien dengan penyakit ginjal, yang kadang-kadang membutuhkan dialisis, penyaringan dan pembersihan darah, sebanyak tiga kali seminggu.

Rumah hospis

Perawatan akhir hayat dengan mandat luas untuk memberikan perawatan medis dan emosional. Meskipun beberapa pasien tetap di rumah mereka, mereka dengan kebutuhan signifikan dipindahkan ke rumah hospis atau rumah sakit khusus.

Rumah sakit

Fasilitas perawatan kesehatan besar yang menawarkan berbagai layanan medis, mulai dari kelahiran hingga unit perawatan intensif untuk pasien dengan cedera mengancam nyawa. Ward biasanya dibagi antara perawatan intensif dan non-intensif.

Pusat citra dan radiologi

Layanan diagnostik citra termasuk CT scan, ultrasonografi, X-ray, dan MRI. Rumah sakit sering memiliki pusat internal, tetapi fasilitas pasien luar dapat memberikan biaya lebih rendah dan penjadwalan yang lebih baik.

Pusat perawatan kesehatan mental dan penyalahgunaan obat

Kategori luas lagi, tetapi di sini mencakup segalanya dari fasilitas besar untuk banyak jenis perawatan kesehatan mental hingga fasilitas perawatan khusus untuk kecanduan spesifik, termasuk alkohol, obat ilegal, dan obat resep. Tersedia opsi pasien dalam dan pasien luar.

Rumah sakit jiwa

Diposisikan untuk pasien dengan kebutuhan medis jangka panjang yang tidak cukup serius untuk memerlukan perawatan di rumah sakit tetapi yang tidak dapat dirawat di rumah. Dalam beberapa kasus, mereka sangat mirip dengan kompleks apartemen, tetapi dengan staf medis penuh waktu. Biasanya untuk pasien tua, tetapi beberapa fasilitas memenuhi warga muda.

Pusat perawatan segera

Perawatan kesehatan berdasarkan permintaan yang berada di antara kebutuhan rumah sakit dan praktek dokter. Sering digunakan oleh orang tua dengan anak sakit dengan segala sesuatu dari flu parah hingga lengan patah.

Itu adalah rentang fasilitas yang luas, tetapi mereka cenderung menghadapi serangkaian tantangan yang sama, termasuk:

• Keandalan aset
• Keamanan
• Sanitasi
• Kepatuhan

Mari kita lihat bagaimana perangkat lunak manajemen pemeliharaan modern membantu dengan setiap satu.

Tingkatkan keandalan aset dengan CMMS di perawatan kesehatan

Di seluruh industri, tim pemeliharaan bekerja keras untuk menjaga aset tetap beroperasi. Dan risiko tinggi. Saat sebuah peralatan penting berhenti bekerja di pabrik manufaktur, itu mempengaruhi keuntungan. Waktu, uang, dan bahkan pekerjaan orang ada di garis. Tetapi untuk perawatan kesehatan, risiko seringkali lebih tinggi lagi. Saat lift berhenti bekerja di rumah sakit, tidak ada cara untuk memindahkan pasien kritis ke teater operasi. Saat sistem HVAC gagal, kualitas udara menurun, mempengaruhi semua orang dengan kesulitan bernapas dan sistem kekebalan tubuh yang terpengaruh. Dan jika sistem pemadam kebakaran atau deteksi gas radongagal, mustahil untuk dengan cepat memindahkan pasien terjatuh ke keamanan. Nyawa ada di garis.

Perangkat lunak manajemen fasilitas modern menyelesaikan tantangan perawatan kesehatan ini dan memastikan waktu aktif dengan membuatnya jauh lebih mudah untuk mendirikan, menjalankan, dan meningkatkan program pemeliharaan mencegah, termasuk:

• Perencanaan
• Penjadwalan
• Pelacakan
• Penyesuaian halus

Saat aset dan peralatan baru, secara umum terbaik untuk mengikuti saran produsen untuk tugas dan frekuensi pemeliharaan mencegah. Jadi, berdasarkan manual pengguna, Anda berencana untuk membersihkan autoklav setiap saat sambil katup pembuang tekanannya diperiksa secara visual dan diuji setiap bulan. Setelah Anda memiliki waktu dan tugas yang ditentukan, Anda dapat memuatnya ke dalam CMMS sebagai PM berbasis waktu atau berbasis meter. Perangkat lunak secara otomatis menghasilkan PM saat mereka tiba. Saat Anda ingin mengetahui bagaimana program berkinerja, Anda dapat dengan cepat membuat laporan berdasarkan tingkat penyelesaian PM. Tidak seperti dengan metode berbasis kertas dan spreadsheet, tidak ada yang terlewatkan. Perangkat lunak mengingat kapan sesuatu jatuh tempo dan kemudian kapan selesai.

Ingat, saat Anda pertama kali menyiapkan PM, Anda mengikuti apa yang ada dalam manual. Namun seiring waktu, tim pemeliharaan mulai mengenal aset dan peralatan lebih baik daripada orang yang merancang dan membangun mereka. Itulah mengapa setelah cukup pelacakan, Anda dapat mulai menyesuaikan program dengan halus. Kami menggunakan contoh autoklav sebelumnya. Jika Anda melihat PM historis Anda dan menemukan katup pembuang tekanan mulai menempel sekitar setiap ketiga minggu, Anda dapat menyesuaikan PM. Sekarang alih-alih pemeriksaan visual dan uji setiap bulan, Anda mengatur mereka setiap dua minggu.

Tingkatkan keamanan dengan CMMS di perawatan kesehatan

Prinsip yang hampir universal dalam perawatan kesehatan adalah Primum non nocere, yang diterjemahkan sebagai “Pertama, jangan buat kerusakan.” Ide yang sederhana: jangan membuat hal-hal menjadi lebih buruk. Jika kita mencoba membantu orang, hal paling terakhir yang ingin kita lakukan adalah melukai mereka dalam proses.

Bagi tim pemeliharaan di perawatan kesehatan, ini sama. Hal terakhir yang mereka inginkan adalah seseorang datang ke fasilitas mereka mencari bantuan hanya untuk terluka lagi. Bayangkan jika seseorang dengan lengan patah jatuh di tangga karena pagar longgar. Seorang pecandu di pusat pemulihan mendapatkan akses ke obat resep karena kunci pintu rusak. Seorang pasien lansia yang menderita demensia pergi dari fasilitas karena alarm pintu tidak berbunyi. Untuk memastikan hal itu tidak terjadi, hal-hal perlu diperbaiki secepat dan sebaik mungkin. Alat manajemen fasilitas yang tepat membuat tim Anda cepat, lebih efisien.

Kami telah melihat pemeliharaan mencegah, jadi mari kita lompat ke pesan kerja berdasarkan permintaan. Segera seseorang menemukan masalah, mereka dapat memperingati departemen pemeliharaan menggunakan portal permintaan pemeliharaan yang terbuka. Alih-alih mengirim email yang berbelit-belit atau meninggalkan pesan suara yang tidak lengkap, mereka mengisi formulir online cepat. Dan karena memiliki bidang data yang telah ditetapkan, tim pemeliharaan dijamin mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Segera, pemimpin pemeliharaan dapat meninjau dan menyetujui permintaan, menghasilkan, memprioritaskan, dan menugaskan pesan kerja, dan kemudian melacak semuanya hingga penutupan.

Dan karena apa yang termasuk dalam pesan kerja, teknisi dapat melakukan lebih banyak hal lebih cepat. Alih-alih catatan yang dicoret pada kertas atau beberapa detail yang dipadatkan ke dalam sel spreadsheet, pesan kerja CMMS dilengkapi dengan informasi yang berguna, termasuk:

• Instruksi langkah demi langkah
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Informasi aset yang komprehensif
• Salinan digital skema, gambar, dan manual O&M
• Suku cadang dan materi yang terkait
• Peta dan rencana lantai interaktif

Mereka tidak pernah perlu kembali ke kantor untuk mengambil atau menyerahkan kertas. Mereka tidak pernah perlu berlari kembali ke lemari persediaan untuk mengambil bagian atau alat yang mereka lupakan atau tidak menyadari bahwa mereka membutuhkan hingga setengah jalan melalui tugas. Tidak perlu lagi berkeliling bertanya pada teknisi lain cara melakukan sesuatu. Dan yang terakhir dalam daftar, peta dan rencana lantai interaktif, sangat membantu. Bahkan rumah sakit kecil bisa menjadi sedikit labirin. Sekarang teknisi pergi tepat ke tempat mereka dibutuhkan.

Tetap bergerak dengan aplikasi seluler CMMS di perawatan kesehatan

Solusi CMMS yang baik mencakup aplikasi CMMS yang memperluas rentang fitur yang tersedia dengan terhubung langsung ke perangkat lunak dan hardware perangkat seluler, membantu teknisi bekerja lebih efisien sambil berjalan.

Aplikasi pemeliharaan dan pemberitahuan push

CMMS sudah memudahkan untuk tetap memberitahu teknisi Anda dengan memusatkan data dan manajemen pesan kerja. Aplikasi seluler yang baik melangkah lebih jauh dengan pemberitahuan push. Sekarang, alih-alih menunggu teknisi login ke perangkat lunak sehingga mereka dapat melihat tugas baru mereka, Anda dapat menggunakan aplikasi di perangkat seluler mereka untuk memberi tahu mereka segera. Setiap kali Anda menugaskan mereka ke pesan kerja baru, ponsel mereka berbunyi sementara aplikasi menampilkan pesan di seluruh layar.

Ini adalah perbedaan dasar yang sama antara email gaya lama dan pesan teks. Saat Anda mengirim email, Anda harus menunggu orang login ke akun mereka untuk melihatnya. Dengan pesan teks, mereka tahu segera.

Untuk sebagian besar departemen pemeliharaan perawatan kesehatan, terutama ketika mereka memiliki CMMS, sebagian besar pesan kerja harus datang dari program pemeliharaan mencegah, yang berarti Anda menjadwalkan pekerjaan sebelumnya. Namun bahkan pemeliharaan kelas dunia melibatkan pesan kerja berdasarkan permintaan, dan saat Anda perlu berputar dengan cepat, pemberitahuan push adalah cara cepat untuk memprioritaskan pekerjaan dan memindahkan sumber daya Anda.

Aplikasi pemeliharaan dan kode batang

Misalnya, teknisi dapat menggunakan kamera ponsel mereka untuk memindai kode batang atau label kode QR pada aset untuk mengakses data aset dan pesan kerja terbuka yang terkait dengan cepat. Ini sangat berguna saat bekerja pada pemeliharaan mencegah. Saat seorang teknisi perlu memperbaiki unit HVAC, mudah bagi mereka untuk menemukan yang tepat. Bahkan jika ada sepuluh unit identik yang berdekatan di atap, hanya satu di antaranya yang jelas memerlukan pekerjaan. Namun saat pemeriksaan PM atau tugas, tidak ada cara mudah untuk mengetahui di antara sepuluh mana yang akan dikerjakan. Pindaan cepat memastikan teknisi menyelesaikan pekerjaan yang tepat pada aset yang tepat.

Aplikasi pemeliharaan dan unggahan gambar langsung

Teknisi juga dapat menggunakan kamera untuk mengunggah gambar langsung ke pesan kerja. Setelah mereka mengunggah gambar, tim pemeliharaan lainnya dapat melihatnya, membuka banyak kemungkinan hemat waktu. Pertama, jika teknisi mengalami kesulitan dengan perbaikan, mereka dapat mengunggah gambar dan meminta saran dari tim. Alih-alih berkeliling fasilitas mencari bantuan, mereka dapat tetap di lokasi dan memintanya secara jarak jauh. Gambar juga adalah cara yang efektif untuk mendokumentasikan pekerjaan mereka. Sebelum menutup pesan kerja, mereka dapat meminta pemeriksaan visual jarak jauh.

Aplikasi pemeliharaan dan sinkronisasi offline

Fitur penting lainnya dari aplikasi pemeliharaan seluler adalah kemampuan untuk bekerja offline. Rumah sakit dan fasilitas perawatan kesehatan lainnya bisa menjadi tempat yang besar, seringkali dengan titik di mana akses internet tidak mungkin atau diizinkan. Administrator telah mengubah aturan seiring waktu, tetapi masih banyak area di mana mereka telah melarang penggunaan ponsel karena takut dapat mengganggu peralatan krusial.

Aplikasi memungkinkan bekerja offline dengan menyimpan informasi dan kemudian mendorongnya ke database pusat saat perangkat kembali dalam jangkauan. Manfaatnya adalah teknisi tidak perlu mengingat data penting; mereka dapat memasukkannya ke dalam aplikasi mereka secara real-time, memastikan akurasi yang lebih baik.

Capai (dan buktikan) kepatuhan dengan CMMS di perawatan kesehatan

Ada selalu dua bagian dari kepatuhan. Pertama adalah menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu. Kedua adalah membuktikan Anda telah menyelesaikan pekerjaan dengan benar dan tepat waktu. Jika Anda kesulitan dengan sistem kertas atau spreadsheet yang kuno, ini adalah bagian kedua yang sering kali tantangan nyata.

Dengan metode lama, Anda memulai tanpa cara mudah untuk memasukkan data ke dalam sistem. Semua atau ditulis dengan tangan atau dipunch ke dalam kolom dan baris yang tak berujung di seluruh file independen. Karena tidak mudah, Anda akhirnya mendapatkan banyak data buruk; atau orang terlalu frustrasi untuk memasukkan data yang tidak akurat. Atau bahkan ketika semua orang mencoba yang terbaik, ada terlalu banyak ruang untuk kesalahan manusia. Kemudian, bahkan jika data Anda akurat, sulit untuk menjaga agar aman dan dapat diakses.

Perangkat lunak manajemen fasilitas modern menyelesaikan masalah ini karena penyedia solusi Anda melakukan semua beban IT bagi Anda. Mereka menjaga perangkat lunak, terus meningkat dan memperbaruinya secara mulus di balik layar. Mereka juga menjaga semua hardware, yang berarti Anda tidak perlu menghabiskan uang untuk memasang atau melakukan servis server yang mahal dan rumit.

Perangkat lunak didukung oleh komputasi cloud, yang berarti semua data Anda disimpan dengan aman dalam satu database pusat. Keuntungannya adalah segera setelah seseorang memperbarui data, misalnya menghasilkan pesan kerja baru atau menutup satu, semua orang dapat melihat perubahan. Anda tidak berhadapan dengan banyak versi—kecuali salah satunya yang tidak usang—yang tersebar di atas banyak kertas atau file. Dan sekarang setelah data Anda akurat, solusi CMMS Anda juga memudahkan untuk secara otomatis menghasilkan laporan yang dipenuhi dengan KPI dan metrik pemeliharaan. Ini menghitung semua angka untuk Anda.

Kepatuhan adalah tentang menangkap data yang tepat, menjaga agar aman, dan kemudian menggunakannya untuk menghasilkan laporan. Perangkat lunak manajemen fasilitas yang tepat membuat setiap langkah proses lebih cepat, lebih mudah, dan lebih dapat diandalkan.

Mulai dengan CMMS di perawatan kesehatan

Jika Anda belum memiliki CMMS, atau Anda memiliki satu yang gagal memberikan apa yang dijanjikan, saatnya untuk mengambil kendali atas program pemeliharaan Anda. Ingat bahwa langkah selanjutnya setelah membaca tentang CMMS online adalah untuk menghubungi penyedia dan memulai percakapan.