Memilih Perangkat Lunak CMMS yang Sesuai dengan Ukuran Bisnis Anda
Selama dua dekade terakhir, bisnis dari semua ukuran telah merasa dampak dari pasar yang sangat kompetitif, perubahan teknologi, dan tantangan ekonomi. Untuk alasan ini, pemilik bisnis mencari cara untuk beroperasi lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih ringkas; terutama di area pemeliharaan operasi. Sistem Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS) dikembangkan dengan tujuan ini dalam pikiran dan karena itu, mereka sekarang adalah solusi manajemen pemeliharaan yang dipilih oleh sejumlah pelanggan yang semakin banyak di seluruh spektrum industri, korporasi, dan sektor layanan.
CMMS untuk Bisnis menawarkan kemampuan untuk melacak surat kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan mencegah atau perbaikan. Fitur terakhir ini, pemeliharaan mencegah (PM) mewakili tulang punggung perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Kemampuan untuk menjadwalkan surat kerja PM dengan pengaturan yang bervariasi dan dapat disesuaikan, mengirim notifikasi dari jarak jauh mengenai surat kerja yang tertunda, sedang berjalan, atau terlambat, dan kemudian secara instan menghasilkan laporan PM adalah daya tarik utama untuk sebagian besar perusahaan yang tidak hanya ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya, tetapi juga mengambil keputusan tentang operasi mereka seiring berjalannya waktu. Pengenalan pemeliharaan mencegah ke dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan telah bertanggung jawab atas perpanjangan umur pakai peralatan, organisasi yang ditingkatkan, manajemen waktu dan penggunaan tenaga kerja yang lebih baik dan akhirnya, biaya operasional yang dikurangi dan keuntungan perusahaan yang ditingkatkan.
Mengingat bukti rekam jejak yang teruji, tidak diragukan lagi bahwa CMMS adalah produk manajemen pemeliharaan yang sangat baik. Namun, pertanyaan yang tersisa adalah, “Apakah perangkat lunak CMMS tepat untuk ukuran bisnis saya?” Di sini, saya akan mencoba memberikan jawaban.
Kira-kira 50 tahun lalu saat perangkat lunak manajemen pemeliharaan otomatis pertama kali hadir, akses nirkabel dan seluler belum ada. Pada saat itu, CMMS terbatas pada komputer kartu lubang besar. Utama karena biaya peralatan serta keahlian yang diperlukan untuk mengoperasikannya, sistem sistem awal ini hanya menarik bagi perusahaan manufaktur yang sangat besar. Sejak saat itu, CMMS telah berkembang dan saat ini mereka memiliki kemampuan dan titik harga yang mampu memenuhi kebutuhan unik bisnis, besar dan kecil. Ini sebagian besar karena keberagaman, kemampuan disesuaikan, dan keterjangkauan mereka.
Keberagaman
CMMS saat ini memiliki berbagai fitur yang membuatnya mudah digunakan, dapat dibawa, dan sangat efisien. Dengan keterampilan teknis minimal di luar klik mouse atau ketukan pada tablet, staf pemeliharaan dapat memesan pekerjaan atau inventaris, melacak progres pekerjaan, mengirim laporan dan banyak lagi. Semua prosedur manajemen pemeliharaan dapat dilakukan dari dasbor perangkat lunak. Ini berarti tidak lagi diperlukan pesan pekerjaan atau inventaris salinan keras yang sering mengakibatkan penundaan waktu serta kertas yang tidak diperlukan. Karena sebagian besar CMMS beroperasi pada WIFI atau akses seluler, staf pemeliharaan dapat melakukan pekerjaan mereka dari mana saja mereka berada. Tidak perlu kembali ke stasiun komputer untuk mengakses CMMS. Selain itu, kamera sistem dan kemampuan pemindaian terintegrasi memungkinkan untuk menangkap dan mengirim foto atau kode batang sehingga meningkatkan operasi pemeliharaan dengan mengurangi kesalahan, penggunaan staf, dan waktu.
Kemampuan Disesuaikan
Salah satu manfaat terbesar dari CMMS saat ini terletak pada kemampuannya untuk menyesuaikan diri dengan organisasi, bukan organisasi yang harus menyesuaikan diri dengan sistem. Berdapat kemampuan disesuaikan berarti CMMS mampu memenuhi kebutuhan individual bisnis besar dan kecil, dan dengan jumlah aset, pengguna, situs, dan persyaratan pemeliharaan mencegah yang berbeda. Yang paling penting, mereka juga memiliki kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan kebutuhan organisasi yang berubah seiring pertumbuhan dan reformulasi mereka.
Seperti yang disebutkan, program pemeliharaan mencegah (PM) mewakili aspek paling berharga dari CMMS karena mereka sebagian besar bertanggung jawab atas perpanjangan umur pakai peralatan, organisasi yang ditingkatkan, manajemen waktu dan penggunaan tenaga kerja yang lebih baik dan akhirnya, biaya operasional yang dikurangi dan keuntungan perusahaan yang ditingkatkan. PM juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan individual dari setiap perusahaan. Misalnya, program PM yang disesuaikan dapat fokus pada waktu henti operasi yang ideal atau didorong oleh pedoman produsen peralatan dan/atau industri atau diatur menjadi kombinasi dari kedua strategi itu. Di luar parameter ini, program pemeliharaan dapat memicu PM menggunakan jadwal kaloran yang ditentukan sebelumnya (misalnya, harian, mingguan, bulanan, musiman, tahunan) atau dengan bacaan meter yang ditentukan (misalnya, jam waktu operasional, pon per inci persegi, jarak tempuh, dll.).
Fitur CMMS yang berguna lainnya adalah kemampuan untuk mengalokasikan akses pengguna berdasarkan kebutuhan pemilik bisnis. Dengan fitur ini, akses pengguna dapat tetap terbuka untuk semua staf atau alternatifnya, dibatasi dalam berbagai tingkat berdasarkan peran, tanggung jawab, atau bahkan lokasi pengguna di dalam fasilitas.
Akhirnya, perangkat lunak pemeliharaan otomatis tersedia dalam dua format; berbasis cloud dan sistem mandiri on-premise. Setiap menawarkan array fitur sendiri termasuk kemampuan pemeliharaan mencegah tetapi berbeda dalam hal biaya dan persyaratan sumber daya. CMMS on-premise sering menarik bagi pemilik bisnis yang lebih suka memiliki kontrol lebih atas keamanan data perusahaan dan pemeliharaan sementara sistem berbasis cloud populer karena kemudahan penggunaan dan tanpa persyaratan pemeliharaan.
Keterjangkauan
Pasar CMMS telah tumbuh sangat pesat dalam beberapa tahun terakhir sebagai respons terhadap permintaan untuk cara yang lebih efisien dalam mengelola operasi pemeliharaan. Mengenali keberagaman bisnis dalam hal ukuran, bentuk, dan fungsi, vendor CMMS telah bereaksi dengan cara yang sama dengan menawarkan berbagai produk untuk memenuhi kebutuhan dan anggaran perusahaan. Sistem CMMS biasanya dibundel dalam berbagai titik harga dan pelanggan dapat memilih di antara mereka sambil mendapatkan sejumlah fitur tambahan seperti pengguna tidak terbatas atau berbagai tingkat dukungan teknis berkelanjutan, untuk menyebut beberapa. Alternatifnya, pelanggan juga dapat memilih paket yang lebih dasar tetapi masih memiliki opsi untuk menambahkan layanan berdasarkan kebutuhan spesifik dan anggaran mereka. Dengan pendekatan ini, perusahaan kecil dapat dijamin tidak “membeli berlebihan” tetapi masih mendapat manfaat dari sistem perangkat lunak CMMS yang canggih yang akan cocok untuk ukuran bisnis mereka. Di sisi lain, bisnis skala besar dengan banyak lokasi mungkin mendapat manfaat paling besar dari paket CMMS yang menawarkan audit aset dan inventaris yang disediakan oleh vendor serta onboarding internal.
CMMS menawarkan bisnis dari semua ukuran dan dari semua sektor industri kesempatan untuk menjalankan operasi mereka dengan efisiensi maksimal dan penghematan biaya. Besar atau kecil, perangkat lunak CMMS mampu memenuhi kebutuhan dan anggaran semua ukuran bisnis. Tantangannya adalah meneliti produk yang tersedia dengan hati-hati dan membuat keputusan berdasarkan kebutuhan, tujuan, dan anggaran perusahaan.
