Bandingkan Harga Perangkat Lunak CMMS dan Pilih yang Terbaik untuk Bisnis Anda

Menjelajahi dunia Computerized Maintenance Management Software (CMMS) dapat membingungkan dan juga sedikit menakutkan. Untuk memulai, ada sejumlah besar vendor di luar sana. Namun, dengan industri CMMS yang melanjutkan kurva pertumbuhannya yang cepat, menentukan jumlah sebenarnya dari perusahaan manajemen pemeliharaan dapat menjadi sulit. Namun, untuk memberi Anda gambaran tentang apa yang mungkin dihadapi pembeli perangkat lunak CMMS potensial, pencarian Google cepat untuk istilah, "vendor perangkat lunak CMMS" menghasilkan 242.000 hasil pada saat penulisan ini. Tidak mengherankan bahwa ketika membandingkan harga perangkat lunak CMMS dan mencoba menemukan yang cocok untuk perusahaan Anda dapat menjadi tantangan. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat mencari CMMS sesuai anggaran Anda:

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi?

Titik awal yang baik adalah meringkas apa itu perangkat lunak CMMS. Pada dasarnya, sistem paling baik digambarkan sebagai program perangkat lunak yang sangat canggih yang memanfaatkan ribuan titik data yang pada waktu tertentu, dapat memberikan gambaran umum operasi fasilitas kepada pengguna atau sebagai alternatif, status peralatan individual. Sistem CMMS saat ini menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak perintah kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan langsung menentukan aset mereka yang memerlukan pemeliharaan preventif. Penggunaan perangkat lunak CMMS yang konsisten dan tepat telah menghasilkan masa pakai peralatan yang lebih lama, organisasi yang lebih baik, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik, dan pada akhirnya, mengurangi biaya operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Tentukan kebutuhan Anda

Tidak ada gunanya mengejar pencarian perangkat lunak CMMS Anda sebelum terlebih dahulu menentukan apa kebutuhan Anda dalam memperoleh sistem manajemen pemeliharaan otomatis. Mulailah dengan mengumpulkan umpan balik dari staf pemeliharaan Anda tentang tantangan yang Anda hadapi menggunakan sistem pelacakan pemeliharaan Anda saat ini serta mempertimbangkan apa yang diperlukan untuk mengatasinya. Beberapa fitur yang paling banyak diminta adalah:

• Melacak biaya perbaikan pemeliharaan bulanan atau triwulanan
• Mengurangi waktu henti peralatan dengan alat pemeliharaan preventif
• Menghilangkan kebutuhan akan kertas
• Manajemen perintah kerja sederhana dan formulir permintaan perintah kerja
• Kemampuan untuk memproses perintah kerja menggunakan perangkat seluler
• Metode untuk melacak lokasi peralatan dan suku cadang
• Sistem kalender untuk merencanakan kegiatan pemeliharaan
• Meningkatkan komunikasi antara anggota tim dan manajemen tingkat atas
• Akses seluler
• Kemampuan perangkat lunak untuk berubah dan berkembang sesuai kebutuhan perusahaan

Mempertimbangkan ini bersama dengan fitur lain yang mungkin ingin Anda miliki akan membantu Anda mengembangkan daftar fitur yang harus dicari dalam solusi CMMS Anda. Tak perlu dikatakan bahwa semakin banyak fitur yang dimiliki sistem CMMS, semakin mahal biayanya.

Memahami berbagai format perangkat lunak CMMS

Agar tidak jatuh ke dalam perangkap membandingkan "apel dan jeruk" ketika membandingkan harga perangkat lunak CMMS, penting untuk menyadari bahwa perangkat lunak tersedia dalam dua format yang berbeda; berbasis premis dan cloud. Perbedaan ini penting karena sistem berbasis cloud bergantung pada vendor yang menghosting data di servernya sendiri (yaitu, di cloud) sedangkan sistem di lokasi mengharuskan perusahaan untuk menginstal dan menghosting datanya di peralatannya sendiri, di lokasi. Yang pertama bergantung pada vendor yang memelihara sistem sedangkan yang kedua harus menggunakan pemeliharaan internal perangkat lunak dan perangkat keras sistem oleh spesialis TI-nya sendiri.

Ada kelebihan dan kekurangan untuk setiap platform perangkat lunak CMMS. Banyak pelanggan menganggap CMMS berbasis cloud lebih menarik karena dua alasan utama:biaya lebih rendah dan tanpa perawatan. Di sisi lain, banyak orang lain lebih memilih sistem di tempat karena mereka menyediakan manajer pemeliharaan dengan kontrol penuh dan penyesuaian data dan sistem mereka. Misalnya, operator sistem di lokasi dapat menjadwalkan pemeliharaan dan peningkatan sistem mereka berdasarkan jadwal mereka sendiri dan tidak sesuai dengan vendor berbasis cloud. Perbedaan lainnya adalah platform berbasis cloud menawarkan aksesibilitas seluler sedangkan pada platform situs tidak. Saat membandingkan harga perangkat lunak CMMS, perbedaan terakhir antara kedua format adalah perbedaan biaya yang cukup besar dengan platform di tempat yang menghasilkan biaya di muka yang jauh lebih tinggi.

Biaya

Perbandingan harga perangkat lunak CMMS perlu mempertimbangkan perbedaan yang ditemukan dalam opsi fitur dan layanan selain perbedaan biaya dalam platform sistem. Seperti yang disarankan sebelumnya, platform di tempat lebih mahal; pada kenyataannya, mereka cenderung berjalan tiga kali lebih banyak daripada biaya lisensi tahunan sistem berbasis web. Namun, biaya di muka ini adalah pembayaran satu kali karena tidak ada biaya sistem tambahan. Sementara biaya awal untuk sistem berbasis cloud lebih rendah, biaya jangka panjang yang terkait dengan biaya lisensi dari waktu ke waktu lebih besar (yaitu, biaya berlangganan/lisensi tahunan diperkirakan $ 1500 per tahun untuk departemen pemeliharaan kecil). Namun, ada biaya terkait dan/atau berkelanjutan dengan sistem di tempat yang menyisihkan biaya di muka. Misalnya, platform CMMS di lokasi memerlukan perangkat keras, firewall, dan perangkat lunak antivirus serta staf TI yang akan memelihara dan mengelola semua aspek fungsi sistem termasuk instalasi, entri data, peningkatan, keamanan, dan pelatihan staf. CMMS berbasis cloud tidak memerlukan biaya tambahan karena dukungan sistem mencakup semua pembaruan perangkat lunak, peningkatan sistem, keamanan, dan dukungan teknis.

Terlepas dari operasi sistem, ada beberapa biaya CMMS tambahan opsional yang terkait dengan perangkat lunak CMMS seperti entri data internal dan tutorial online untuk orientasi staf. Beberapa vendor akan menggabungkan ini ke dalam biaya lisensi tahunan mereka tetapi sistem ini cenderung lebih mahal daripada CMMS dasar. Banyak vendor juga menawarkan audit inventaris di tempat dan orientasi staf, sekali lagi dengan biaya tambahan. Seperti disebutkan sebelumnya, semakin banyak opsi yang dipilih pada salah satu platform manajemen pemeliharaan, semakin mahal biayanya. Sebagai catatan akhir untuk berhati-hati, saat menanyakan tentang sistem berbasis cloud, pastikan untuk menentukan apakah penawaran harga didasarkan pada bayar per pengguna, bayar per modul (yaitu, pemeliharaan preventif, manajemen inventaris), bayar per perintah kerja, atau berdasarkan biaya dengan biaya lisensi satu kali. Ada perbedaan biaya yang cukup besar di antara berbagai skema penetapan harga ini.

Kesimpulan

Untuk secara akurat membandingkan harga perangkat lunak CMMS melibatkan mengetahui intinya. Karena tidak semua perangkat lunak CMMS sama dan karena vendor CMMS umumnya menjual sistem dalam bentuk paket, faktor-faktor ini harus diingat. Sesuaikan dengan cermat total biaya sistem perangkat lunak CMMS dengan fitur pilihan Anda, format yang Anda inginkan, tambahkan layanan opsional seperti orientasi dan implementasi, dan terakhir, sesuaikan dengan anggaran Anda. Penelitian yang cermat diikuti dengan diskusi dengan vendor akan memastikan bahwa pilihan terakhir Anda akan cocok untuk bisnis Anda.