Bandingkan Harga Perangkat Lunak CMMS – Temukan Solusi Ideal untuk Bisnis Anda

Menavigasi dunia Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS) bisa membingungkan dan juga sedikit menakutkan. Untuk memulai, ada sejumlah besar vendor di luar sana. Namun, dengan industri CMMS terus melengkung pertumbuhan pesatnya, menentukan jumlah sebenarnya perusahaan manajemen pemeliharaan bisa sulit. Masih, untuk memberi Anda gambaran tentang apa yang mungkin dihadapi pembeli potensial perangkat lunak CMMS, pencarian Google cepat untuk istilah, “CMMS software vendors” menghasilkan 242.000 hasil pada waktu penulisan ini. Tidak mengherankan ketika membandingkan harga perangkat lunak CMMS dan mencoba menemukan yang cocok untuk perusahaan Anda bisa menjadi tantangan. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat mencari CMMS dalam anggaran Anda:

Apa itu Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi?

Titik awal yang baik adalah meringkas apa itu perangkat lunak CMMS. Secara esensial, sistem paling baik dijelaskan sebagai program perangkat lunak yang sangat canggih yang menggunakan ribuan titik data yang kapan saja dapat memberikan pengguna gambaran umum operasi fasilitas atau alternatifnya, dengan status peralatan individual. Sistem CMMS saat ini menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak surat kerja, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan pemeliharaan mencegah. Penggunaan yang konsisten dan tepat perangkat lunak CMMS telah mengarah pada umur pakai peralatan yang diperpanjang, organisasi yang ditingkatkan, manajemen waktu dan penggunaan tenaga kerja yang lebih baik dan akhirnya, biaya operasional yang dikurangi dan keuntungan perusahaan yang ditingkatkan.

Tentukan kebutuhan Anda

Tidak ada gunanya melanjutkan pencarian perangkat lunak CMMS Anda sebelum pertama menentukan apa kebutuhan Anda dalam memperoleh sistem manajemen pemeliharaan otomatis. Mulailah dengan mengumpulkan umpan balik dari staf pemeliharaan Anda tentang tantangan yang Anda hadapi menggunakan sistem pelacakan pemeliharaan saat ini serta mempertimbangkan apa yang diperlukan untuk mengatasi mereka. Beberapa fitur yang paling banyak diminta adalah:

• Melacak biaya perbaikan pemeliharaan bulanan atau triwulanan
• Mengurangi waktu henti peralatan dengan alat pemeliharaan mencegah
• Menghilangkan kebutuhan akan kertas
• Manajemen surat kerja sederhana dan formulir permintaan surat kerja
• Kemampuan untuk memproses surat kerja menggunakan perangkat seluler
• Metode untuk melacak lokasi peralatan dan komponen
• Sistem kalendar untuk merencanakan kegiatan pemeliharaan
• Meningkatkan komunikasi antara anggota tim dan ke manajemen atas
• Akses seluler
• Kemampuan perangkat lunak untuk berubah dan memperluas seiring kebutuhan perusahaan berubah

Mengambil ini ke dalam pertimbangan bersama dengan fitur lain yang mungkin Anda inginkan akan membantu Anda dalam mengembangkan daftar fitur yang harus dicari dalam solusi CMMS Anda. Tidak perlu dikatakan bahwa semakin banyak fitur sistem CMMS, semakin mahal cenderung menjadi.

Memahami berbagai format perangkat lunak CMMS

Agar tidak jatuh ke dalam jebakan membandingkan “apel dan jeruk” saat membandingkan harga perangkat lunak CMMS, penting untuk menyadari bahwa perangkat lunak tersedia dalam dua format yang berbeda; on-premise dan berbasis cloud. Perbedaan ini penting karena sistem berbasis cloud bergantung pada vendor yang menyimpan data pada server mereka sendiri (yaitu, di cloud) sedangkan sistem on-premise memerlukan perusahaan untuk menginstal dan menyimpan data mereka pada peralatan mereka sendiri, di lokasi. Yang pertama bergantung pada vendor untuk memelihara sistem sementara yang terakhir harus memanfaatkan pemeliharaan sistem perangkat lunak dan perangkat keras internal oleh spesialis TI mereka sendiri.

Ada manfaat dan kerugian untuk setiap platform perangkat lunak CMMS. Banyak pelanggan menganggap CMMS berbasis cloud lebih menarik untuk dua alasan utama: biaya lebih rendah dan tanpa pemeliharaan. Di sisi lain, banyak yang lain lebih suka sistem on-site karena mereka memberikan manajer pemeliharaan kontrol penuh dan kemampuan disesuaikan atas data dan sistem mereka. Misalnya, operator sistem on-premise dapat menjadwalkan pemeliharaan dan upgrade sistem mereka berdasarkan jadwal mereka sendiri dan bukan menurut jadwal vendor berbasis cloud. Perbedaan lain adalah platform berbasis cloud menawarkan akses seluler sedangkan platform on-site tidak. Saat membandingkan harga perangkat lunak CMMS, perbedaan akhir antara dua format adalah selisih biaya yang signifikan dengan platform on-premise yang memiliki biaya awal yang jauh lebih tinggi.

Biaya

Perbandingan harga perangkat lunak CMMS perlu mempertimbangkan perbedaan yang ditemukan dalam opsi fitur dan layanan selain selisih biaya dalam platform sistem. Seperti yang disarankan sebelumnya, platform on-premise lebih mahal; sebenarnya, mereka cenderung berjalan tiga kali lipat lebih dari biaya lisensi tahunan sistem berbasis web. Namun, biaya awal ini adalah pembayaran satu kali karena tidak ada biaya sistem tambahan. Sementara biaya awal untuk sistem berbasis cloud lebih rendah, biaya jangka panjang yang terkait dengan biaya lisensi seiring waktu lebih besar (yaitu, biaya langganan/lisensi tahunan diperkirakan $1500 per tahun untuk departemen pemeliharaan kecil). Masih, ada biaya terkait dan/atau berkelanjutan dengan sistem on-premise terlepas dari biaya awal. Misalnya, platform CMMS on-premise memerlukan perangkat keras, firewall dan perangkat lunak antivirus serta staf TI yang akan memelihara dan mengelola semua aspek fungsi sistem termasuk instalasi, entri data, upgrade, keamanan dan pelatihan staf. CMMS berbasis cloud tidak memerlukan biaya tambahan apa pun karena dukungan sistem mencakup semua pembaruan perangkat lunak, upgrade sistem, keamanan, dan dukungan teknis.

Selain operasi sistem, ada beberapa biaya tambahan opsional yang terkait dengan perangkat lunak CMMS seperti entri data internal dan tutorial online untuk onboarding staf. Beberapa vendor akan membundel ini ke dalam biaya lisensi tahunan mereka tetapi sistem ini cenderung lebih mahal daripada CMMS dasar. Banyak vendor juga menawarkan audit inventaris on-site dan onboarding staf, lagi-lagi dengan biaya tambahan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, semakin banyak opsi yang dipilih pada platform manajemen pemeliharaan mana pun, semakin mahal mereka akan menjadi. Sebagai catatan hati-hati terakhir, saat bertanya tentang sistem berbasis cloud, pastikan untuk menentukan apakah penawaran harga didasarkan pada bayar per pengguna, bayar per modul (yaitu, pemeliharaan mencegah, manajemen inventaris), bayar per surat kerja atau biaya berdasarkan biaya lisensi satu kali. Ada selisih biaya yang besar di antara skema harga yang berbeda ini.

Kesimpulan

Untuk membandingkan harga perangkat lunak CMMS secara akurat melibatkan mengetahui garis bawahnya. Karena tidak semua perangkat lunak CMMS sama dan karena vendor CMMS umumnya menjual sistem dalam paket, faktor-faktor ini harus diingat. Cocokkan secara hati-hati total biaya sistem perangkat lunak CMMS dengan fitur favorit Anda, format yang Anda inginkan, layanan opsional tambahan seperti onboarding dan implementasi dan akhirnya, cocokkan ini dengan anggaran Anda. Penelitian yang hati-hati diikuti oleh diskusi dengan vendor akan memastikan pilihan akhir Anda akan cocok untuk bisnis Anda.