Cara meningkatkan manajemen inventaris pemeliharaan
Manajemen inventaris adalah pahlawan tanpa tanda jasa dari operasi pemeliharaan Anda — biasanya tidak banyak pujian bagi mereka yang bekerja keras dengan suku cadang. Tetapi jika dilakukan dengan benar, ini dapat meningkatkan manajemen pemeliharaan aset Anda ke tingkat berikutnya sambil menghemat banyak perubahan bagi perusahaan Anda. Hari ini, kami mengungkap semua cara untuk meningkatkan pengelolaan inventaris sehingga Anda dapat menurunkan biaya dan menghindari pemborosan waktu dan uang.
Hentikan kebocoran uang dari gudang Anda dengan template manajemen inventaris ini
Daftar isi
- Apa itu manajemen inventaris pemeliharaan?
- Biaya pengelolaan inventaris pemeliharaan yang buruk
- 7 cara meningkatkan manajemen inventaris pemeliharaan
- Intinya:Manajemen inventaris dan gambaran yang lebih besar
Empat tips untuk manajemen inventaris MRO yang lebih baik
Video
Apa itu manajemen inventaris pemeliharaan?
Manajemen persediaan adalah upaya untuk memiliki persediaan yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang tepat. Tujuannya adalah untuk meminimalkan biaya dengan membantu fasilitas mengetahui kapan harus membeli lebih banyak inventaris berdasarkan tarif penggunaan normal.
Cara Anda menentukan inventaris bergantung pada industri Anda. Untuk toko ritel, inventaris adalah produk yang coba dijual toko kepada pelanggan, seperti jas atau gaun. Dalam hal pemeliharaan, inventaris adalah suku cadang yang digunakan untuk membuat aset berfungsi dengan baik, seperti motor, bantalan, kipas, atau filter. Tujuan tim pemeliharaan adalah memiliki inventaris yang tepat dalam jumlah yang tepat untuk memperbaiki atau meningkatkan aset, sambil juga mempertimbangkan ruang yang tersedia di anggaran dan gudang mereka.
Biaya manajemen inventaris pemeliharaan yang buruk
Ada banyak langkah yang terlibat dalam mengelola persediaan. Kesalahan apa pun di sepanjang jalan dapat berarti kerugian finansial yang besar. Manajemen inventaris yang buruk dapat menyebabkan biaya suku cadang dan penyimpanan yang lebih tinggi, penjadwalan pemeliharaan yang tidak seimbang, dan peningkatan kehabisan stok dan inventaris usang.
Manajemen persediaan adalah upaya untuk memiliki persediaan yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang tepat.
Tiga masalah utama dari manajemen persediaan yang buruk adalah memiliki terlalu banyak stok, terlalu sedikit stok, dan stok tidak dapat Anda temukan. Semua bisa menyebabkan kekacauan dan merusak garis bawah.
Terlalu mudah untuk salah urus dan mengeluarkan uang terlalu banyak saat harus membeli inventaris. Biaya tipikal untuk menyimpan suku cadang tambahan adalah antara 12% dan 20% dari biaya pembelian. Itu berarti jika Anda membelanjakan $100.000 setiap tahun untuk membeli saham, Anda dapat melanjutkan dan menambahkan $12.000 hingga $20.000 ke anggaran Anda untuk ruang penyimpanan dan administrasi. Membeli terlalu banyak inventaris membuat masalah ini semakin parah.
Memiliki terlalu sedikit stok menghadirkan masalah yang lebih mendesak. Bayangkan bagian penting dari peralatan produksi rusak dan Anda tidak memiliki bagian yang diperlukan untuk memperbaikinya. Waktu henti pada mesin itu hanya berubah dari beberapa jam menjadi beberapa hari atau minggu, dan biaya kerusakan itu meroket. Belum lagi biaya pengiriman terburu-buru yang sangat tinggi atau tindakan sementara yang berisiko yang sering kali dirasa perlu dilakukan oleh teknisi untuk menjaga produksi tetap sesuai jadwal.
Masalah ini terlalu umum untuk produsen. Dari semua waktu henti tahunan yang tidak terjadwal, 50% dapat dikaitkan dengan kurangnya suku cadang, menurut laporan oleh Aberdeen Group. Sistem manajemen inventaris yang tepat memastikan suku cadang penting tersedia, membantu menghapus waktu henti yang tidak direncanakan, meningkatkan produksi, dan menyelamatkan Anda dari kerugian ribuan atau jutaan dolar.
Anda mungkin memiliki jumlah suku cadang yang tepat di gudang Anda, tetapi tidak masalah jika Anda tidak dapat menemukannya. Jika Anda memiliki masalah ini, Anda tidak sendirian. Diperkirakan antara 10% hingga 25% waktu teknisi dihabiskan untuk mendapatkan suku cadang karena sulit ditemukan. Ketidakmampuan untuk melacak lokasi suku cadang mengurangi waktu kunci pas dan dapat meningkatkan waktu henti beberapa menit ekstra setiap kali terjadi kerusakan. Ini mungkin tidak tampak banyak, tetapi setiap menit waktu henti membutuhkan biaya ratusan atau ribuan dolar. Jika Anda kesulitan menemukan suku cadang dua atau tiga kali sebulan, itu bisa berarti menghabiskan ratusan ribu dolar setahun untuk sesuatu yang dapat dengan mudah dihindari.
7 cara meningkatkan manajemen inventaris pemeliharaan
Sekarang setelah Anda melihat berapa biaya yang dapat ditimbulkan oleh manajemen inventaris yang buruk, mari kita lihat bagaimana Anda dapat menghindari skenario mimpi buruk ini. Setiap langkah dari proses manajemen persediaan dapat dioptimalkan untuk mengurangi pemborosan, redudansi, dan inefisiensi. Menerapkan beberapa strategi ini dapat sangat membantu meningkatkan proses manajemen inventaris Anda dan menghemat banyak sakit kepala dan uang bagi tim pemeliharaan.
1. Pelacakan suku cadang
Seperti yang kami uraikan di atas, mencari suku cadang bisa sangat membuang waktu dan uang. Jika satu jam waktu henti yang tidak direncanakan menghabiskan $1.000 dalam tenaga kerja yang hilang dan seorang teknisi menghabiskan 15 menit mencari suku cadang di gudang yang tidak teratur, itu berarti tambahan $250 sia-sia. Memiliki sistem pelacakan inventaris memungkinkan Anda untuk mengawasi tingkat stok dan lokasi. Hal ini memungkinkan teknisi dan insinyur untuk melihat apakah suku cadang tersedia tanpa harus memeriksa secara fisik ruang penyimpanan dan ke mana harus pergi untuk mengambilnya. Pelacakan inventaris yang akurat juga mencegah pemesanan rangkap, yang membantu Anda menghindari kelebihan stok yang mahal.
Jangan pernah kehilangan jejak bagian penting Anda dengan template jumlah siklus gratis ini
2. Tingkat stok
Memiliki jumlah stok yang tepat adalah kuncinya. Goldilocks adalah panutan Anda untuk strategi ini — Anda tidak boleh memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit persediaan di gudang Anda. Mulailah dengan menentukan tingkat stok minimum. Anda dapat melakukannya dengan mengidentifikasi suku cadang yang diperlukan untuk peralatan penting produksi dan menghitung penggunaan rata-rata suku cadang ini. Anda juga dapat menyempurnakan level minimum dan menyusun ulang jumlah berdasarkan waktu tunggu pemasok. Jika dilakukan secara efektif, strategi ini dapat membantu Anda menerapkan pengiriman tepat waktu di fasilitas Anda.
Bayangkan bagian penting dari peralatan produksi rusak dan Anda tidak memiliki bagian yang diperlukan untuk memperbaikinya. . .biaya kerusakan itu baru saja meroket.
3. Menyusun ulang
Setelah Anda menetapkan tingkat stok minimum, Anda memerlukan cara untuk mengetahui kapan suku cadang berada di bawah level tersebut dan mengomunikasikannya kepada personel logistik. Ini menghilangkan dugaan pemesanan ulang dan mengurangi kemungkinan kelebihan dan kekurangan stok. Anda juga harus melacak semua pesanan pembelian untuk inventaris. Ini akan membantu Anda mengukur semua aktivitas terkait pemeliharaan dan dampak keuangannya pada akhir tahun. Memiliki data ini juga akan memberi Anda dasar yang bagus untuk membuat keputusan inventaris di masa mendatang.
Jangan biarkan keadaan darurat membuat Anda lengah dengan template kit bagian ini
4. Mengelola inventaris di beberapa lokasi
Sistem dan proses pengelolaan inventaris standar sangat penting jika organisasi Anda memiliki beberapa situs. Memiliki kemampuan untuk melacak suku cadang dan persediaan di berbagai lokasi penyimpanan di berbagai fasilitas memberikan keuntungan besar bagi teknisi Anda. Jika pemasok kekurangan stok, membutuhkan jumlah pesanan minimum yang besar, atau memiliki waktu tunggu yang lambat, itu bisa berarti penundaan besar dalam mendapatkan suku cadang penting. Jika Anda membutuhkan inventaris dengan cepat, atau jika suatu suku cadang sudah usang, biasanya akan lebih cepat untuk mengirimkan suku cadang tersebut dari situs lain. Memiliki akses ke sumber daya dari beberapa situs dapat menyelamatkan Anda dalam keadaan darurat seperti ini, tetapi hal ini bergantung pada komunikasi yang baik dan data terbaru.
5. Hilangkan bagian yang usang
Suku cadang usang dapat merana di ruang penyimpanan Anda selama berbulan-bulan, menghabiskan ruang di rak dan neraca Anda. Tapi ini bahkan bukan yang terburuk. Jika Anda memerlukan suku cadang untuk perbaikan dan hanya menemukan stok usang, itu akan meningkatkan waktu henti. Melacak siklus hidup suku cadang mengurangi persediaan usang. Mengetahui kapan Anda membeli suku cadang, berapa lama Anda memilikinya, dan kapan suku cadang itu menjadi usang dapat meminimalkan jumlah modal yang terikat pada bahan yang kurang digunakan dan menghindari waktu henti yang mahal.
6. Pelaporan inventaris
Membangun kerangka pelaporan yang solid untuk pengelolaan inventaris memberi Anda semua data untuk melihat tren dan membuat keputusan yang lebih cerdas. Dengan data ini, Anda dapat meningkatkan alokasi dana, menjadi lebih baik dalam menjadwalkan pemeliharaan, dan beralih ke otomatisasi pembelian Anda. Beberapa metrik berguna yang dapat Anda lacak mencakup dasar-dasar, seperti tingkat inventaris dan riwayat pesanan pembelian, serta angka lanjutan lainnya, seperti nilai stok yang ada dan pesanan pembelian yang belum diselesaikan.
7. Satu sistem terintegrasi
Memiliki satu sistem lengkap untuk mengelola pemeliharaan Anda, termasuk manajemen inventaris, memiliki beberapa manfaat utama. Yang pertama adalah aksesibilitas data, konsistensi dan kualitas. Dengan semuanya di satu tempat, Anda dapat melacak, melaporkan, dan mentransfer pengetahuan dengan efisiensi dan akurasi. Yang kedua adalah pelatihan. Alih-alih melatih departemen terpisah pada sistem yang terpisah, Anda hanya perlu melatih seluruh organisasi pada satu sistem. Terakhir, memiliki satu sistem menghemat biaya untuk membeli beberapa sistem dan menghubungkannya. Jika Anda mengelola inventaris dan pemeliharaan preventif dengan perangkat lunak CMMS, Anda juga tidak perlu berinvestasi dalam sistem ERP yang mahal.
Perawatan manajemen inventaris dan gambaran yang lebih besar
Manajemen persediaan yang baik seringkali mengarah pada pemeliharaan yang baik. Ketika bagian yang tepat berada di lokasi yang tepat, memungkinkan teknisi untuk melakukan tugas secepat dan selengkap mungkin. Tetapi memperbaikinya membutuhkan waktu, dan membutuhkan investasi dalam proses yang solid untuk semuanya, mulai dari pembelian hingga pelacakan suku cadang. Ini membutuhkan waktu, tetapi begitu Anda menemukan formula yang tepat, Anda dapat menekan biaya sambil memastikan fasilitas Anda berjalan dengan lancar.
