Mengubah Operasi Gudang dengan CMMS: Tingkatkan Efisiensi dan Kurangi Waktu Hentian

Manajemen gudang adalah keseimbangan aktivitas yang dimulai sejak barang tiba sampai dikeluarkan.

Beberapa tugas krusial mengontrol operasi dalam gudang. Mereka sebagian besar berputar di sekitar bahan dan aset di satu sisi, dan manajemen karyawan serta pengawasan pemeliharaan di sisi lain.

Meskipun tugas-tugas tersebut dilakukan secara manual di masa lalu, saat ini sebagian besar jika tidak semua telah diotomatisasi. Ini telah memungkinkan melalui penggunaan teknologi seperti enterprise resource planning (ERP), perangkat lunak standalone warehouse management system (WMS), dan computerized maintenance management systems (CMMS).

Mari kita lihat CMMS secara khusus, dan pertimbangkan bagaimana ia meningkatkan berbagai aspek manajemen gudang, menghasilkan proses yang lebih lancar dan efisien.

Asset Management

CMMS menghasilkan dua manfaat utama dalam pemeliharaan peralatan gudang: pengurangan waktu hentian peralatan, dan perpanjangan umur aset.

Kesulitan waktu hentian peralatan terlihat dalam banyak proses yang terganggu setiap kali ada shutdown yang tidak terduga. Ada beberapa alasan mengapa mesin akan gagal, tetapi dalam konteks ini mari kita asumsikan itu karena pemeliharaan yang tertunda.

Bayangkan bahwa forklift tiba-tiba mati, menyebabkan aktivitas kemasan terhenti. Perbaikan segera adalah prioritas, namun situasi semakin memburuk karena ketersediaan spare parts yang tidak ada. Manajer korporasi memperkirakan bahwa masalah pemeliharaan forklift dapat mengakibatkan biaya ribuan dolar per menit bagi fasilitas.

CMMS dapat menghilangkan masalah ini dengan menghasilkan peringatan spare parts rendah, mencatat riwayat perbaikan peralatan, dan bahkan melacak tren kondisi aset jika fasilitas menerapkan pemeliharaan berbasis kondisi. Hasilnya adalah pengurangan waktu hentian, perpanjangan umur aset dan penghematan uang.

Process Management

Gudang dapat mencapai efisiensi yang lebih tinggi dengan mengotomatisasi pengumpulan, pengorganisasian dan distribusi informasi yang relevan dari satu lokasi pusat. (CMMS dapat diakses dari mana saja, asalkan ada koneksi internet.) Manajer dapat menangani masalah di gudang dan membuat keputusan yang tepat tanpa hadir secara fisik. Selain itu, CMMS yang diaktifkan seluler dapat meningkatkan komunikasi di antara staf, yang dapat memeriksa status pesanan kerja, memantau kemajuan perbaikan, dan menerima peringatan di perjalanan.

Spare Parts Management

CMMS memungkinkan kontrol yang lebih baik atas seluruh proses pengadaan spare parts, dari manajemen vendor hingga pembelian, stok dan pengeluaran spare parts. Ini memberikan gambaran ringkas tentang apa yang terjadi dengan semua jenis komponen yang dapat diganti. Ini membantu manajer untuk membuat permintaan pembelian, melacak informasi spesifik tentang item, mencatat lokasinya secara real time, dan memantau level stok ruangan.

Karena CMMS melacak data seiring waktu, itu memungkinkan wawasan yang membentuk dasar untuk perencanaan stok jangka pendek dan jangka panjang. Dengan mengidentifikasi pola konsumsi spare parts seiring waktu, itu membantu mencegah situasi di mana, misalnya, komponen diperlukan untuk perbaikan mendesak tetapi habis stok. Sistem mengeluarkan peringatan ketika inventori spare parts jatuh di bawah ambang yang telah ditentukan.

CMMS adalah sistem berbasis cloud, yang memungkinkan semua pengguna untuk mengakses informasi yang sama tanpa mempedulikan lokasi mereka. Akibatnya, mereka dapat lebih mudah menyinkronkan aktivitas pemeliharaan yang bergantung pada ketersediaan spare parts tertentu.

Maintenance Scheduling

Jika bicara tentang pemeliharaan peralatan yang efektif, pilihan terbaik adalah mengambil pendekatan proaktif.

Ada sejumlah strategi pemeliharaan proaktif yang dapat dipilih saat ini, dengan pemeliharaan mencegah dan prediktif yang paling dominan. Dalam semua kasus, CMMS menghilangkan kehabisan waktu untuk menyiapkan dan menjadwalkan aktivitas pemeliharaan secara manual. Mencoba mengelola pemeliharaan secara manual dalam gudang modern yang besar adalah resep pasti untuk kekacauan. Aktivitas akan bentrok, tugas penting akan diabaikan, dan waktu hentian akan meningkat saat tim pemeliharaan kesulitan menangani satu darurat setelah yang lain.

Regulatory Auditing

Pemilik gudang menghadapi persyaratan ketat untuk inspeksi regulasi rutin, serta audit keamanan dan kepatuhan. (Itu terutama kasus untuk sektor makanan dan kesehatan.) OSHA memelihara peraturan dan pedoman keamanan yang ketat untuk gudang. Audit yang paling umum adalah untuk jaminan kualitas, pembacaan meter, inspeksi keamanan dan bahaya.

Perangkat lunak CMMS dapat digunakan untuk membuat, menjadwalkan, melakukan, dan mencatat berbagai macam inspeksi. Catatan juga berfungsi sebagai bukti kepatuhan, karena kemampuan sistem untuk mengunggah dokumen terkait seperti daftar periksa, gambar, dan prosedur langkah demi langkah untuk memvalidasi bahwa intervensi dilakukan dengan benar.

Setelah segalanya dikatakan dan dilakukan, manajemen gudang adalah usaha yang menuntut dengan sedikit toleransi terhadap kesalahan dan ketidakefisian. Alih-alih membuang waktu berharga mencoba mengelola semuanya secara manual, pertimbangkan alat seperti CMMS untuk menjaga kekacauan agar tidak muncul. Ini akan membantu menghilangkan banyak sakit kepala manajemen gudang.

Bryan Christiansen adalah pendiri dan CEO Limble CMMS.