10 Strategi Terbukti untuk Mengoptimalkan Manajemen Work Order demi Keberhasilan Bisnis

Selama tiga dekade terakhir, manajemen operasi perusahaan telah berkembang pesat. Kondisi ekonomi yang fluktuatif, persaingan pasar yang meningkat dan peralihan ke teknologi komputer sebagian besar bertanggung jawab atas perusahaan di semua sektor yang mengadopsi pendekatan operasi yang “lebih cerdas”. Untuk tetap menguntungkan dan kompetitif, perusahaan mengenali kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi bisnis melalui penghematan sumber daya, bahan dan waktu. Aspek kunci dari manajemen operasi yang efektif adalah manajemen work order yang efisien. Berikut adalah sepuluh tips untuk meningkatkan proses tersebut:

1. Pertimbangkan untuk beralih dari metode manajemen operasi berbasis kertas ke format digital.

Spreadsheet menawarkan solusi manajemen pemeliharaan work order yang sangat baik untuk operasi kecil dan beberapa menengah yang memproses kurang dari 20 work order bulanan. Spreadsheet dibuat menggunakan program komputer seperti Microsoft Excel atau Lotus 1-2-3. Saat menggunakan perangkat lunak spreadsheet, data yang diatur dalam kolom dan baris dapat ditangkap, ditampilkan dan dimanipulasi. Spreadsheet dirancang untuk menyimpan data numerik dan string teks pendek serta menampilkan hubungan data secara grafis. Di sisi lain, untuk fasilitas yang lebih besar – yang mengelola lebih dari 20 work order bulanan, perangkat lunak pelacakan work order seperti Sistem Manajemen Perawatan Komputerisasi (CMMS) adalah pilihan yang lebih optimal karena sistem ini dapat melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan perawatan mencegah atau perbaikan. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak mencakup antarmuka berbasis cloud yang aman, akses seluler melalui smartphone dan tablet dan beralih sepenuhnya ke kertasless yang membuat sistem ini semakin menarik bagi bisnis.

2. Bedakan antara pemeliharaan reaktif dan mencegah

Pemeliharaan reaktif dilakukan ketika sebuah peralatan secara tidak terduga gagal. Dalam kasus ini, operasi berhenti sampai peralatan diperbaiki. Kadang-kadang, ini mungkin memerlukan bagian yang diperlukan dipesan jika tidak tersedia di stok. Di sisi lain, pemeliharaan mencegah melibatkan pemeriksaan peralatan saat masih berfungsi dengan tujuan melakukan tune up dan mengganti bagian kecil untuk mencegah kerusakan dan kegagalan tidak terduga. Karena pemeliharaan mencegah dapat dijadwalkan selama waktu henti operasi dan saat bagian yang diperlukan tersedia, gangguan operasi diminimalkan dan umur peralatan dapat diperpanjang.

3. Terapkan rencana pemeliharaan mencegah

Penting untuk mengembangkan rencana pemeliharaan mencegah untuk tujuan mengurangi pemeliharaan reaktif yang tidak terencana. Dalam hal ini, biaya dapat dikurangi, sumber daya dapat dialokasikan dengan lebih baik, dan manajemen waktu dapat menjadi lebih efisien. Dengan menjadwalkan pemeliharaan mencegah, manajer fasilitas dapat menempatkan teknisi untuk bekerja pada bagian peralatan berdasarkan waktu penggunaan rendah dan juga berdasarkan lokasi fasilitas sehingga beberapa bagian dapat ditangani pada waktu yang sama.

4. Asosiasikan work order dengan aset

Saat merencanakan jadwal pemeliharaan mencegah dan kemudian saat meninjau semua riwayat pemeliharaan, menghubungkan work order dengan aset dapat menjadi strategi yang bermanfaat. Ini melibatkan asosiasi bangunan dan lokasi dengan peralatannya (misalnya, unit atap seperti kipas buangan, penangani udara, pendingin udara). Dengan menetapkan asosiasi ini, manajer dapat mengurangi waktu teknisi dan juga mengidentifikasi peralatan berdasarkan lokasinya dalam laporan riwayat pemeliharaan mereka.

5. Tetapkan dan gunakan templat serta prosedur operasi standar

Karena efisiensi dan keuntungan adalah tujuan utama, masuk akal bahwa manajer pemeliharaan menerapkan prosedur yang membantu dalam proses ini. Membuat templat daftar periksa dan protokol untuk pemeliharaan menghilangkan tebakan bagi teknisi dan memastikan mereka patuh terhadap standar operasi untuk setiap peralatan. Templat pemeliharaan work standar mengurangi kesalahan dan kebingungan sambil meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan diproses sebagaimana mestinya.

6. Gunakan perangkat seluler untuk mengelola work order

Perangkat seluler adalah alat manajemen pemeliharaan work order yang sangat baik dengan menambahkan portabilitas yang menghemat waktu pada tugas. Dengan aplikasi work order, manajer pemeliharaan dapat mengajukan work order di lapangan tanpa harus menunggu untuk kembali ke komputer desktop mereka untuk melakukannya. Dengan kata lain, work order dapat dikirim saat bergerak mempersingkat waktu respons. Saat menggunakan CMMS, teknisi dapat membuat, memodifikasi atau memperbarui work order langsung dari ponsel atau tablet mereka. Serta, sistem ini memiliki kemampuan kamera dan kode batang terintegrasi yang mengurangi kesalahan dan sekali lagi, menghemat waktu saat memesan bagian. Dengan pemindaian kode batang akses seluler, tidak lagi perlu mencari database produsen peralatan dengan kata kunci dan filter untuk manual. Sebaliknya, work order dapat dibuat secara akurat saat kode batang dengan mudah dipindai dengan smartphone atau tablet.

7. Tetapkan tanggal jatuh tempo yang realistis

Karena waktu adalah uang, menetapkan waktu perbaikan yang realistis sangat penting. Dengan memperkirakan secara akurat jumlah waktu sebuah peralatan akan berada di luar layanan, manajer pemeliharaan dapat membuat jadwal alternatif dengan tujuan menjaga operasi keseluruhan.

8. Jika可能, tanggungkan tugas pada teknisi internal

Karena perbaikan dapat mahal, terbaik untuk mencari cara yang paling hemat biaya untuk menyelesaikannya. Perusahaan besar dengan banyak aset kemungkinan besar akan menemukan bahwa memiliki teknisi internal sendiri adalah solusi yang paling terjangkau dalam hal penghematan waktu dan biaya keseluruhan. Teknisi internal tersedia dengan mudah sehingga meminimalkan waktu henti peralatan. Dengan menggunakan pendekatan ini, manajer pemeliharaan dapat mengelola akuntabilitas, memantau waktu selesai, mencatat biaya tenaga kerja serta mengamati tren perbaikan dan merencanakan masa depan. Untuk operasi kecil, mungkin lebih hemat biaya untuk menggunakan teknisi pihak ketiga daripada menyewa penyedia layanan internal. Dengan menangani beberapa peralatan sekaligus (saat menggunakan program pemeliharaan mencegah) membuat subkontrak pemeliharaan menjadi pilihan yang optimal.

9. Lacak biaya luar dari pemasok dan vendor

Dalam upaya untuk menilai apakah teknisi perbaikan internal dipertimbangkan, mencatat biaya luar dari pemasok dan vendor bersama dengan biaya waktu henti peralatan dapat membantu. Saat biaya menggunakan layanan perbaikan pihak ketiga (termasuk pembelian bagian mereka) melebihi biaya menyewa teknisi staf, solusinya menjadi jelas.

10. Lacak dan catat semua biaya, bagian, persediaan, tenaga kerja, kontraktor luar

Saat menilai biaya operasional keseluruhan, biaya yang terkait dengan persediaan, tenaga kerja dan kontraktor luar adalah faktor penting yang dipertimbangkan. Dengan melacak biaya ini seiring waktu, manajer pemeliharaan dapat membuat keputusan yang tepat tentang bagaimana mengalokasikan dana dan sumber daya di masa depan.

Kesimpulan

Menjaga peralatan perusahaan berjalan secara efisien mungkin adalah tujuan paling penting bagi manajer pemeliharaan. Menyederhanakan dan mempercepat work order adalah cara untuk mencapai tujuan tersebut. Memahami aset fasilitas dan lokasinya, mengembangkan rencana pemeliharaan mencegah yang dijadwalkan, membuat templat work standar dan menggabungkan teknologi perangkat seluler dapat meminimalkan kesalahan dan waktu henti peralatan yang tidak perlu. Serta, strategi ini membantu dalam memperpanjang umur peralatan dan meningkatkan manajemen waktu serta pemanfaatan tenaga kerja dan pada akhirnya, mengurangi biaya keseluruhan dan meningkatkan margin keuntungan. Menemukan kendaraan work order yang optimal, baik itu spreadsheet atau perangkat lunak work order, adalah langkah pertama yang penting menuju efisiensi operasional.